VII. Retour d'expériences de mutualisation de la
fonction achat :
VII.1 Le Groupement Hospitalier de Territoire - Paris
Psychiatrie :
Contexte :
Le Centre Hospitalier de Sainte-Anne, l'Etablissement Public
de Santé Maison Blanche et le Groupe Public de Santé
Perray-Vaucluse ont pris l'initiative de se mettre en GHT « avant l'heure
».
Tout d'abord, les trois établissements ont
élaboré en 2013 un projet médical commun,
ensuite ils se sont constitués en direction commune en
2014, en ayant regroupé au sein d'un Groupement de Coopération
Sanitaire (GCS) toutes les fonctions support au cours du 1er semestre 2016, de
sorte qu'au 1er juillet 2016, le GHT étant une
réalité factuelle devenant une réalité juridique.
Le Centre Hospitalier de Sainte-Anne est désigné comme
l'établissement support mais le GCS tenait à ce que chaque
établissement puisse conserver son pouvoir
adjudicateur.
La mise en place du GCS a été objectivée
dans la mesure où les trois établissements pourront effectuer
leur achat en commun tout en simplifiant les procédures (éviter
des conventions). Chaque établissement (pouvoir adjudicateur)
délèguera ses achats d'exploitation au GCS, qui aura la charge de
l'achat, un système d'imputation par UF sera mis en place.
Voilà pourquoi, nous avons jugé
nécessaire d'exposer dans ce mémoire, le retour
d'expériences de la fonction achat mise en place par ce groupement, qui
est sans doute le GHT le plus avancé au niveau de la fonction achat
parmi les 135 GHT.
VI.1.1 Organisations cibles de la fonction achat
mutualisée :
Il a été choisi de centraliser les fonctions
achats et approvisionnement, en regroupant l'ensemble des équipes de la
fonction achat et logistique sur le site de Sainte-Anne (regroupement
géographique afin de faciliter la gestion). Les personnes
chargées de la liquidation et du mandatement sont également sur
ce même site. En effet, toutes les liquidations sont faites sur le
même site, cependant, chaque équipe liquidait les achats
réalisés par son établissement d'origine. Les
gestionnaires et les approvisionneurs, placés sous la
responsabilité des acheteurs disposent de 3 GEF différents afin
de liquider les factures. Actuellement, le GHT est à sa phase finale
d'organisation de la fonction achat, en adoptant une spécialisation de
chaque acheteur et approvisionneur par segment d'achat.
Le GHT fonctionne en Centrale d'achat, c'est le CH de
Sainte-Anne qui réalise l'ensemble des achats stockés pour le
compte du GHT (le compte 602) et les facturations sont afférentes
à chaque établissement.
Des travaux ont été lancés sur
l'harmonisation des références. Au départ, bien que
Sainte-Anne aie 700 références et Maison Blanche 400, seules 30
références étaient communes. Aujourd'hui, 200
références sont communes entre ces établissements.
Mise en place d'une direction commune achat et logistique, car
il est judicieux que la fonction achat et logistique soit coordonnées
par un seul directeur achat.
Le Directeur des achats a la délégation de
signature pour les marchés des 3 établissements. ? Mise en place
d'un référentiel « politique achats » commun aux 3
établissements, ? Un responsable du bureau des marchés unique au
lieu de un par établissement,
? Elaboration des DCE homogènes, car les 3
établissements ont des pratiques très
hétérogènes en matières de processus d'achat,
? La computation des seuils se fait par pouvoir adjudicateur
donc par établissement, ? Un contrôleur de gestion achat commun a
été nommé.
VI.1.1.1 Avantages et inconvénients :
Les avantages de l'organisation mise en
place :
Dans le domaine des achats et de la logistique des gains
d'efficiences importants sont observés :
· L'avantage est tout d'abord un gain économique
grâce à une réduction des effectifs pour la fonction achat
et logistique, car le GHT est passé de 33 agents à 25
agents chargés de la fonction achat commune,
· La mutualisation des ressources achats,
restructurations logistiques à savoir : le regroupement de magasins
à un magasin unique, regroupement des équipes de transports
sanitaires, fermeture d'une blanchisserie et d'un UCP),
· Partage d'expertises entre les établissements,
Les inconvénients de l'organisation mise en
place :
· La conservation de 3 pouvoirs adjudicateurs sont
sources de complexité car en effet, cela nécessite de rester avec
3 GEF afin de chaque établissement puisse liquider ses factures, ce qui
est une contrainte forte.
· La lisibilité par les fournisseurs est
très faible en termes de facturation.
| 
