2. le système de classification adopté
Qu'ils soient sous forme papier ou électronique, les
documents d'archives doivent être repérés facilement et,
pour ce faire, leur gestion ne peut être laissée au bon vouloir de
tous et de chacun. C'est dans cette perspective que les spécialistes de
la Gestion des Documents d'Archives (GDA) préconisent le recours
à une classification pour les documents de l'organisme aboutissant
à l'établissement d'un cadre de classement. L'idée
fondamentale d'un système de classement est de grouper les documents
selon une structure bien déterminée en utilisant des techniques,
des procédures et des méthodes structurées logiquement
permettant leur classement par groupe ou catégorie [4][5].
La classification est généralement
élaborée à partir de l'évaluation des besoins et de
l'inventaire des documents et sa structure doit être construite sur les
fonctions de gestion et d'exploitation de l'organisme auquel elle s'adresse.
3. Le classement des mémoires
Il consiste à classer les documents aux rayons selon
leur cote. Dans la bibliothèque, les mémoires sont classés
avec un système de classification défini par la
bibliothèque de l'INFSS comme suit : la première lettre
désigne la nature du document R (pour rapport) ; M (pour mémoire)
plus la première lettre du nom et la première lettre du
prénom de l'auteur et la dernière lettre représente la
première lettre du nom de la filière. , suivie
du numéro d'enregistrement. (Ex :
MEHM0123.)
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4- La numérisation des documents
La numérisation: correspond à un traitement
"post production" de l'archive, elle suppose que le document à connu une
vie sous un autre support (Papier, Image...). Deux modes de numérisation
existent:
- Le mode « image »: traite de la même
façon un manuscrit et un document imprimé;
- Le mode « texte » : suppose une opération
plus complexe, soit la saisie du texte sur ordinateur lorsque les documents
à numériser présentent un format peu adapté
à l'automatisation (manuscrit), soit la reconnaissance automatique des
caractères pour les documents imprimés ou avec une
écriture régulière.
- La technique appliquée par la Bibliothèque de
l'INFSS est la suivante :
? Le mémoire en texte imprimé est
déposé avec la version électronique sur CD-ROM
? La base de données créée sous le logiciel
Greestonne est alimentée par ces CD-ROM convertit en fichier PDF.
a- L'existence du logiciel de gestion
La gestion informatisée des mémoires peut se
faire à partir d'application développé sur mesure ou en
utilisant des logiciels ou progiciels standards dédiés à
la gestion de la documentation des mémoires. La plupart des
expériences en la matière tendent vers l'emploi de logiciel
documentaire utilisé aussi pour les bibliothèques et les centres
de documentations. La bibliothèque de l'INFSS dispose son propre
logiciel GREESTONNE qui est un logiciel libre et gratuit,
téléchargeable sur internet. L'avantage de ce logiciel est qu'on
peut l'adapter à ces besoins. On peut aussi recourir à des
logiciels comme CDS/ISIS distribués gratuitement par UNESCO pour les
pays
b- 16
L'existence d'une base de données
Les techniques numériques sont intervenues dans le
cycle de production des documents pour les concevoir, les produire, les
diffuser, les conserver, et plus largement, pour les gérer, elles ont
naturellement nécessité des méthodes et des
réflexions qui leur sont propres. Deux types de traitement
informatisé sont possibles [6]: Le traitement
partiellement automatisé par l'usage de l'informatique uniquement pour
un certains nombres d'opérations telle le repérage des documents
; Le traitement complètement automatisé par l'intégration
d'un ensemble de technologie au traitement. À ce niveau, la plupart des
opérations sont automatisées (classement, indexation,
repérage, déclassement, ...).La base de données sous le
logiciel greestonne de la bibliothèque de l'INFSS est conçue
comme suite :
? Une table de définition des champs est
établie
? Cette table de définition des champs est
renseignée par des mentions de responsabilité se trouvant sur la
page de garde.
? Enfin un établissement d'un lien hypertexte vers la
version intégrale en PDF du mémoire numérisé.
c- l'alimentation de cette base de données
Si la base est publique (en ligne) elle peut être
consultée par n'importe quel utilisateur connecté à
l'Internet. Il a le droit de faire des recherches, de voir leurs
résultats, de visualiser les notices qui l'intéressent et de les
exporter. En revanche, il ne peut pas modifier les notices ou ajouter d'autres.
Il n'a pas non plus le droit de constituer des bibliographies personnelles ou
d'avoir un historique de leurs interrogations. Tout ce qu'il est
autorisé à faire est de visualiser les ressources existantes dans
la macro-base. C'est pourquoi le logiciel Greestonne a deux interfaces :
Administrateur et publique ; de ce fait seul l'administrateur a la
possibilité d'alimenter et d'apporter des changements dans la base.
METHODOLOGIE
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