IV- GENERALITES :
A- Introduction sur les systèmes de gestion des
mémoires de Management des services de santé
La chaîne documentaire comporte plusieurs phases ou
activités. La communication documentaire constitue la phase où
l'usager est en mesure d'apprécier l'aptitude du spécialiste de
l'information à satisfaire ses besoins. Aussi, une bonne communication
est-elle tributaire en amont d'une bonne collecte et d'un traitement efficace.
Etant donc « fonction essentielle du service puisqu'elle justifie son
existence même, la communication est le résultat tangible de
l'exploitation d'un fonds documentaire. » (DURAND-EVRARD,
F. et Durand C. 1985).
Le professeur Gilles AGOSSOU fait remarquer
que « Les problèmes sociaux, politiques, économiques et
culturels présentent aujourd'hui une telle complexité que sans
une opinion publique bien informée, il n'y a aucun espoir de les
comprendre et de les résoudre ». Pour preuve. D'ici fin Avril
2018, les étudiants en fin de cycle master savent qu'ils doivent
présenter et soutenir devant un jury leur travail dans un document
appelé mémoire. L'élaboration du dit document n'est
possible qu'après avoir effectué plusieurs recherches
documentaires. Cette phase de recherches documentaire s'avère difficile,
fastidieuse si non insatisfaisante dans la bibliothèque de l'Institut
National de Formation en Sciences de la Santé INFSS de Bamako à
cause de la méconnaissance ou la non maitrise du système de
gestion des mémoires du cycle master en général et en
particulier ceux de management des services de santé
déposés en son sein. L'accès aux documents étant
direct, les usagers sont toujours responsables du désordre causé
dans les rayons des mémoires : source de difficulté dans la
recherche d'un mémoire à ce niveau ; l'absence de connexion
internet dans la
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bibliothèque est source du non fonctionnalité du
logiciel qui gère numériquement les mémoires
déposés à la bibliothèque.
Dans la bibliothèque de l'INFSS de Bamako, lorsqu'on
fait un tour pour demander un mémoire, c'est le calvaire
concrétisé par la lourdeur, la lenteur au mieux des cas.
L'impossibilité d'accéder au mémoire pose dès lors
le problème de système de gestion à ce niveau.
Or, au nombre des droits inaliénables reconnus à
la personne humaine et légitimés par les conventions
internationales, figurent le droit d'informer et le droit d'être
informé. L'information reconnue, donnée ultra-sensible, a
été et demeure encore le ciment de la cohésion d'une
communauté ou la source de sa destruction.
La Charte africaine des droits de l'homme et des peuples, la
Déclaration universelle des droits de l'homme ainsi que beaucoup
d'autres textes législatifs consacrent un véritable droit
à l'information des citoyens, soubassement de la société
de l'information caractérisée par la «
démocratisation de l'information ». A ce propos,
Françoise DURAND-EVRARD et Claude DURAND
renchérissent: « La loi d'accès aux documents
administratifs a donné à la communication dans l'administration
son fondement juridique en posant le principe du droit à l'information
et la nécessité d'un lieu de consultation ».
Mais la consécration du principe a-t-il suffi pour un
exercice effectif du droit à l'information ?
Le droit à l'information n'est pas toujours connu,
reconnu et exercé par les citoyens et les autorités
administratives et politiques.
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L'information dont il s'agit ici, est celle qui découle
des services de l'administration, des institutions de la République et
autres organismes publics et semi-publics.
Elle est d'autant plus importante qu'elle a fait dire le 4
septembre 2005, à Janvier François
Yahouédéou, Docteur en Ingénierie des
télécommunications, au cours de son passage sur l'émission
« Ma part de vérité » de Golfe
Télévision, que : « Les principaux
éléments d'appréciation de la vitalité d'une
démocratie sont la bonne circulation des hommes, des biens, des capitaux
et surtout des informations... ».
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B- Les différents systèmes de
gestion des mémoires
1- Le traitement physique des mémoires
Il consiste à vérifier l'état du document,
à l'estampiller, à lui mettre un numéro sur le dos
(étiquetage), et à le classer sur les rayons...
a- L'enregistrement
L'enregistrement commence dès la réception des
ouvrages par la bibliothèque.
Le registre d'inventaire des ouvrages doit comporter les
rubriques suivantes :
- Numéro d'entrée
- Date d'entrée
- Auteur (s) du document
- Titre
- éditeur, éventuellement lieu d'édition
- date de publication
- origine (achat, échange, don)
- cote
- nombre d'exemplaires détenus
- observations (pilon, exclu du prêt...)
Il peut, bien évidemment, s'informatiser aisément.
Pour les périodiques il est
bon d'ouvrir un registre particulier ; l'inventaire porte ici
sur les titres des revues
(et non sur les unités). On peut gérer autant de
registres d'inventaire que de
grands types de documents (mémoires, microfiches,
diapositives...).
b- l'estampillage :
L'estampillage consiste à apposer un tampon sur les
documents pour montrer leur appartenance à la bibliothèque. A
l'Institut les mémoires sont estampillés à leur page du
titre puis à la page de garde.
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c- L'étiquetage :
C'est une opération qui consiste à mettre un
numéro ou cote au dos du document, renforcé les reluire.
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