ANNEXE V
Présentation historique du Groupe
préparatoire
L'idée de la création d'un groupe de travail
ad hoc a été impulsé sous la houlette du Conseil
exécutif dans le cadre de sa 185e session en
2010. Composé de 18 membres (dont un président et un
vice-président élus parmi ces membres) au commencement, à
raison de 3 membres par groupe électoral, ce groupe
avait été créé à titre
expérimental dans le but de favoriser une participation
renforcée de tous les Etats-membres de l'UNESCO et de
contribuer à la préparation des travaux des deux
commissions plénières du Conseil, à savoir la
Commission du programme et des relations extérieures (PX)
en charge des programmes touchant les grands secteurs de l'UNESCO
ainsi que les relations extérieures à l'exemple des relations
avec les autres institutions de la famille des Nations-Unies ; et la
Commission financière et administrative (FA)
chargée, comme son nom l'indique, des questions ayant trait aux
finances et à l'administration de l'organisation. A ses
débuts, ce groupe ad hoc avait donc pour mandat d'examiner un
nombre limité de points identifiés en amont dans le
cadre de consultations entre les présidents du Conseil exécutif,
des Commissions PX et FA et du groupe préparatoire, pour faciliter la
préparation des débats du Conseil exécutif.
Le groupe préparatoire à titre
expérimental a été suspendu en 2015, lors de la
197e session du Conseil qui a, par sa
décision 197 EX/44, décidé de mettre en place des
réunions intersessions six fois par an à titre
expérimental pour le biennium 2016-2017. La mise en place de ce
nouveau mécanisme va ainsi permettre la participation des Etats
non-membres du Conseil en la qualité d'observateurs et qui, à ce
titre, ne bénéficieront pas du droit de vote mais favoriseront
les discussions. Par cette décision, le Conseil a ainsi
suspendu le nombre limité du groupe préparatoire en permettant la
participation de tous les Etats-membres bénéficiant du statut de
participants renforcés au Conseil exécutif.
Cependant, en 2017 à la 203e session du
Conseil, un mandat révisé du groupe préparatoire fut
effectué conformément à la décision 203
EX/13. Il a été ainsi établi que ce groupe ad
hoc aura pour fonction de contribuer à une
préparation efficace des sessions ordinaires du conseil exécutif
en allégeant sont travail pour faciliter sa prise de
décision. Son nombre n'est plus limité,
il est ouvert aux 195 Etats-membres et est dirigé par un
président et un vice-président membres du Conseil sous
réserve, pour ces derniers, de ne pas être à la
présidence d'un autre organe subsidiaire du Conseil et de ne pas
siéger au Bureau du Conseil exécutif.
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Décision 203 EX/13 : extraite
de la Brochure sur le Conseil exécutif, édition 2018
À sa 203e session (novembre 2017), le
Conseil exécutif a décidé d'établir le mandat
révisé ci-après pour le Groupe préparatoire
(décision 203 EX/13) :
« Le Conseil exécutif,
1. Rappelant la résolution 38 C/101, ses
décisions 193 EX/7. IV, 197 EX/28 et 44, et 202 EX/21, ainsi que la
résolution 39 C/87,
2. Ayant à l'esprit les recommandations
pertinentes et l'annexe I figurant dans le rapport du Groupe de travail
à composition non limitée sur la gouvernance, les
procédures et les méthodes de travail des organes directeurs de
l'UNESCO, approuvées par la résolution 39 C/87,
3. Accueillant favorablement la tenue de
consultations informelles sur les projets de décision en amont des
sessions du Conseil exécutif, sans préjudice de la
prérogative du Conseil exécutif en matière de prise de
décisions à ses sessions ordinaires,
4. Se référant au document 202
EX/21.INF.SP, ainsi qu'au rapport oral de la Présidente du Comité
spécial à sa 202e session (202 EX/SR.10),
5. Prenant en considération les conclusions des
discussions tenues lors de la 10e réunion intersessions des membres du
Conseil exécutif, ainsi qu'au sein du Comité spécial du
Conseil exécutif à sa 202e session,
6. Réaffirmant qu'il est important
d'améliorer les pratiques du Conseil exécutif, qui sont
appelées à évoluer, et reconnaissant que les principes
guidant l'élaboration de futurs mécanismes intersessions/
préparatoires devraient être le caractère inclusif des
réunions, la préparation efficace des sessions ordinaires du
Conseil exécutif et la recherche d'un bon rapport
coût-efficacité,
7. Décide, au terme de la période
d'essai de deux ans au cours de laquelle ont été tenues des
réunions intersessions des membres du Conseil exécutif,
également ouvertes aux États membres qui ne sont pas membres du
Conseil exécutif, en qualité d'observateurs
bénéficiant du statut de participant renforcé, de
réviser comme suit le mandat et les méthodes de travail du Groupe
préparatoire du Conseil exécutif :
I. Fonction
(1) Le Groupe préparatoire du Conseil exécutif
(ci-après dénommé « le Groupe ») doit contribuer
à une préparation efficace des sessions ordinaires du Conseil
exécutif et faciliter la prise de décisions par ce dernier. Le
Groupe doit être inclusif et d'un bon rapport
coût-efficacité.
II. Composition
(2) Le Groupe est ouvert à l'ensemble des États
membres de l'UNESCO.
III. Présidence
(3) Le Groupe est placé sous la conduite d'un
président et d'un vice-président, qui sont membres du Conseil
exécutif mais qui n'exercent pas déjà la présidence
d'un autre organe subsidiaire du Conseil exécutif et qui ne
siègent pas au Bureau du Conseil exécutif. Le Groupe élit
à sa première réunion, et pour toute la durée de
l'exercice biennal, un président et un vice-président parmi ses
membres.
IV. Ordre du jour
(4) Le Président et le Vice-Président du Groupe
établissent l'ordre du jour provisoire de ce dernier, après
consultation du Bureau du Conseil exécutif, tout en veillant à ce
que tous les groupes électoraux soient consultés. L'ordre du jour
provisoire, ainsi que la documentation disponible, doivent être
envoyés aux États membres au plus tard une semaine avant la
réunion du Groupe préparatoire.
(5) L'ordre du jour provisoire doit comprendre un nombre
limité de points stratégiques provenant du projet d'ordre du jour
de la session ordinaire à venir du Conseil exécutif et dont
l'examen est jugé nécessaire, par le Président et le
Vice-Président du Groupe, pour la préparation de ladite session
ordinaire. Le Groupe doit se réunir en fonction des documents du Conseil
exécutif. Le choix des points à inscrire à l'ordre du jour
du Groupe doit répondre à la nécessité de veiller
à ce que des discussions préalables sur un point donné
aident le Conseil exécutif à prendre une décision à
sa session suivante. L'ordre du jour peut comprendre des points concernant,
entre autres :
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(a) des documents liés à la préparation et
au suivi du C/5 ;
(b)
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de nouveaux points de l'ordre du jour et/ou d'éventuels
amendements de fond aux projets de décision présentés par
des États membres ;
(c) des rapports du Service d'évaluation et d'audit (IOS)
;
(d) le Rapport stratégique sur les résultats (SRR)
(EX/4) ;
(e) des rapports du Commissaire aux comptes (afin de recueillir
les premières observations).
V. Méthodes de travail
(6) Le Groupe doit en principe se réunir deux fois par
an pour une durée d'un ou deux jours consécutifs selon les
besoins, au plus tard trois semaines avant les sessions ordinaires du Conseil
exécutif. Les dates préliminaires des réunions du Groupe
sont déterminées par le Conseil de façon à ce que
les résultats des travaux du Groupe soient transmis aux membres du
Conseil exécutif au moins dix jours ouvrables avant l'ouverture de la
session ordinaire, compte tenu de l'organisation générale des
travaux de la session du Conseil et des crédits budgétaires
correspondants.
(7) Le Secrétariat doit, si nécessaire, fournir
des informations au cours des délibérations du Groupe. Il doit
également prêter son concours au Président et au
Vice-Président pendant la réunion.
(8) Le Président et le Vice-Président doivent
rédiger et diffuser un rapport pour chacune des réunions du
Groupe sous la forme d'une synthèse des débats appelant
l'attention sur les principales questions soulevées lors de la
réunion, dans le plein respect des prérogatives du Conseil
exécutif en matière de prise de décisions. Le
Secrétariat doit faciliter la rédaction, la production et la
diffusion du rapport, lequel doit ensuite être rapidement publié
en tant que document d'information, au moins dix jours ouvrables avant la
session du Conseil exécutif.
(9) Les langues de travail du Groupe sont les six langues
officielles, dans la mesure du possible.
(10)
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Le Président peut inviter, en consultation et en accord
avec les États membres et au cas par cas, en veillant au bon rapport
coût-efficacité, des représentants d'organisations
internationales, des partenaires officiels concernés, ainsi que des
personnes qualifiées, à prendre part aux échanges sur les
questions relevant de leur compétence.
(11) Il peut être demandé au Président du
Groupe de faire rapport au Bureau du Conseil exécutif, si le Bureau le
juge approprié, afin d'aider ce dernier à s'acquitter de ses
tâches lors de la préparation des sessions ordinaires du Conseil
exécutif, y compris l'identification des points que le Bureau propose
d'examiner sans débat.
(12) Afin de favoriser la participation de tous, il est
recommandé de réserver une salle plus grande que la Salle X pour
ces réunions, et de remettre à chaque État membre de
l'UNESCO une plaque à son nom à l'entrée de la salle ;
8. Décide également que le Groupe
préparatoire et ses méthodes de travail doivent faire
l'objet
d'une évaluation par le Conseil exécutif à sa
207e session et par la Conférence générale à sa 40e
session, un débat préliminaire devant avoir lieu à la 205e
session du Conseil exécutif ;
9. Invite la Directrice générale
à tenir régulièrement des réunions d'information
ouvertes et
interactives sur des questions qui intéressent l'ensemble
des États membres.
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