1.3.1. Gestion quotidienne
La gestion quotidienne de la trésorerie invite le
trésorier à mener de nombreuses opérations conduisant
à une prise de décision rapide. Le premier type de
décision porte sur l'affectation des opérations à des
lignes comptables. Par la suite, il va s'agir d'opérer un
équilibrage entre les comptes. Il devra s'assurer que dans sa
centralisation, il n'y a pas de soldes en contre phase.
1.3.2. La
prévision de trésorerie
La qualité des décisions à prendre en
matière de gestion de la trésorerie dépend en grande
partie de la qualité du système d'information en place
(comptabilité générale, comptabilité analytique,
analyse des budgets). La qualité de la prévision est tributaire
de l'information de base sur laquelle elle est bâtie. Lorsque la
qualité de l'information comptable ou de la série statistique
élaborée est faible, la prévision peut être
établie avec un degré de précision satisfaisant. Il existe
plusieurs méthodes de prévision parmi lesquelles nous pouvons
citer :
1. L'extrapolation proportionnelle
Connaissant le rapport entre le chiffre d'affaire et le fond
de roulement, le besoin en fonds de roulement ou la trésorerie pour une
période donnée, on peut en déduire des prévisions
pour les périodes suivantes.
2. Le budget de trésorerie ou le plan de
trésorerie
Il prévoit l'évolution de la trésorerie
de l'année suivante, mois par mois. Il est construit en fin d'exercice
comptable à partir des autres budgets déjà
réalisés. Le dirigeant doit d'abord valider les budgets en amont
(achat, ventes, ressources humaines,...) et les pondérer s'ils sont trop
ambitieux. Ensuite, il procède à un retraitement à
savoir : passer les flux de dates comptable en dates de flux et calculer
le décaissement mensuel de TVA. Pour cela, il applique aux ventes les
délais de paiement moyens constatés dans le passé et
définit des règles pour les différentes charges.
3. Le plan de financement
Il permet de concrétiser dans un même document
les objectifs de l'entreprise et de préciser mes moyens d'exploitation
ainsi que les ressources financières qu'il convient de mettre en oeuvre
pour les atteindre.
1.3.3. Le suivi et
le contrôle des prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie constituent un
processus permanent et non un exercice isolé dans le temps. En ce sens
que la prévision nécessite un suivi. Ce suivi passe par :
Ø La révision et la mise à jour des
prévisions ;
Ø La prise en compte des informations internes
détaillées (confirmation des prévisions) et des
informations de source bancaire (réalisation effectives) ;
Ø L'analyse des écarts entre réalisations
et prévisions, et interprétation de ces écarts ;
Ø L'ajustement des décisions de financement et
ou placement dans le cadre d'une politique définie avec pour le but
d'obtenir une trésorerie zéro.
Dans le cadre de l'établissement des budgets annuels et
des plans de financement et d'investissement dont la décision est de la
haute hiérarchie, le trésorier joue le rôle d'une
manière informelle de conseiller. Il renseigne la direction
financière sur les possibilités de financement à court
terme qui doivent s'ajouter au financement à long terme
décidé par l'entreprise afin que celle - ci soit en mesure de
faire face à ses obligations d'échéances de remboursement,
de versement d'intérêts et des dividendes, etc.
En effet, il est évident que pour prendre à
temps les mesures nécessaires en vue de disposer à toute
époque des fonds suffisants, il faut dresser des prévisions de
trésorerie.
La mission du trésorier est tributaire de la
qualité des informations dont il peut disposer. C'est pourquoi son
premier travail consiste à élaborer des systèmes
d'information et de prévision, soit en s'appuyant sur des documents
existants (budget, comptabilité), soit en mettant en place des
indicateurs spécifiques, afin de connaitre, à l'avance,
l'évolution des encaissements et des décaissements, tant à
moyen terme (un à trois ans) qu'à court terme (un an) ou
qu'à très court terme (au jour le jour).
La prévision des mouvements de trésorerie
illustre les moments critiques où les flux entrent et sortent durant un
mois donné. La prévision des mouvements de trésorerie
n'indique pas d'estimation des ventes ni de moyenne des frais
généraux sur plusieurs mois.
Utilisé judicieusement, le plan permet de motiver les
décisions d'affaires et d'exercer un contrôle sur les achats de
stocks. Il sert aussi de dispositif d'alerte rapide, il révèle le
moment où les dépenses deviennent excessives ou encore celui
où les objectifs de vente ne sont pas respectés.
Le trésorier a suffisamment de temps pour parer
à l'éventualité d'un manque à gagner temporaire et
toute la latitude voulue pour prévoir l'investissement à court
terme des excédents temporaires.
Les prévisions servent aussi à mettre en place
un budget de trésorerie. Il est établi, pour une durée
d'un an, afin de fournir une description des recettes et des dépenses
liées ou non à l'exploitation. Pour la réalisation de ce
budget, le trésorier dispose de trois types d'information :
1. Des informations certaines et connues d'avance comme la
réalisation d'un emprunt ;
2. Des informations importantes mais difficilement accessibles
comme par exemple le décalage entre les données comptables et les
dates de réalisations effectives des dépenses ;
3. De simples estimations comme flux liés au cycle
d'exploitation et pour obtenir ce type d'information le trésorier doit
nécessairement prendre contact avec les services de production et les
services commerciaux.
Le budget de trésorerie devra être
réactualisé sur des périodes d'autant plus courtes que
l'activité est soumise à des aléas. Il permet de
préciser l'enveloppe et la nature des crédits de
trésorerie à court terme à négocier auprès
des intermédiaires financiers. On distingue les prévisions de
trésorerie par leur périodicité :
v Prévisions journalières : elles
servent de base à la détermination des mouvements de fonds qu'il
y a lieu d'ordonner pour assurer l'équilibre de la trésorerie.
v Prévisions hebdomadaires : elles
permettent d'évaluer le montant à conserver en banque pour les
règlements attendus.
Les prévisions hebdomadaires ou de
périodicité inférieure se distinguent des autres
prévisions en ce sens qu'elles dérivent directement, pour leur
grande partie, des pièces comptables qui recevront leur exécution
dans la période considérée.
v Prévisions mensuelles : elles servent
à déterminer, au moment où commence un mois, l'allure
générale des fonds disponibles pour l'ensemble de ce mois.
v Prévisions trimestrielles :Ces
prévisions ont pour but principal de provoquer les décisions
qu'il y aura lieu de prendre dans le proche avenir pour maintenir
l'équilibre de la trésorerie : par exemple, demande de
subvention à l'état.
v Prévisions annuelles : elles visent à
établir des situations budgétaires par le bureau qui s'oppose du
contrôle des comptabilités et le chef des finances.
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