Missions et défis du journal d'entreprise dans les organisations au cameroun: entre propagande blanche, marketing holiste et construction d'une image institutionnelle

SECTION 2 : SUPPORTS ET OUTILS DE LA COMMUNICATION INTERNE

L'entreprise pour communiquer à l'interne, fait recours à plusieurs moyens, supports et outils de communication parmi lesquels : les moyens/supports écrits, oraux, informatiques et audiovisuels.

2-1. LES SUPPORTS ÉCRITS

L'écrit permet de crédibiliser une information, car il engage son auteur, il sert de référence (« les paroles s'en vont et les écrits restent »)^88(*). A AES-SONEL et à la SABC c'est le moyen le plus sollicité en interne.

· Le journal d'entreprise :

Dans les entreprises citées plus haut, il est question des magazines corporates ; destinés au public interne et externe. Ces magazines sont remis sur le lieu de travail et la distribution se fait par départements et services. Ensuite, les chefs de département et de services s'assurer du retrait des journaux d'entreprises par le personnel de travail.

- Objectifs :

Les journaux AES-SONEL Today, et «33» degrés à l'ombre, ont un grand objectif : informer. Le premier magazine informe sur l'entreprise et le second magazine informe sur les activités de l'entreprise.

Dans ce grand ensemble (informer), se trouve des objectifs tels que former le personnel (à AES-SONEL, c'est un objectif pédagogique, qui permet d'éduquer les récepteurs), valoriser le personnel (dans les deux structures, il est question de sortir de l'ombre ceux qui accomplissent les travaux de fond, et de les mettre sous les projecteurs), motiver le personnel (à la SABC, la motivation du personnel est essentiel dans l'atteinte des objectifs de l'entreprise).

Le troisième palier des objectifs stratégiques se rapporte à la persuasion. A AES-SONEL, pour lutter contre « les ont dit », le journal d'entreprise a également pour objectifs de, clarifier et mettre fin à la rumeur ; diffuser la tranche de vie des personnes éloignées (à la SABC comme à AES-SONEL, cet objectif permet de raviver le sentiment d'appartenance) et communiquer sur la vie de l'entreprise (innovations, orientation, pensée du top-management).

- Avantages :

Le journal d'entreprise permet une diffusion plus large, la valorisation des couronnements individuels et collectifs, la pérennisation des informations véhiculées, le développement de l'esprit de groupe, l'ouverture de certains services.

Il sert également de lien entre les membres de l'entreprise, il permet de fédérer, motiver et impliquer le personnel, de créer un sentiment d'appartenance en communiquant sur la vie de l'entreprise, l'environnement économique, sociales et culturel, tout en réduisant les clivages entre les niveaux hiérarchiques.

- Limites :

La mise sur pied d'un journal d'entreprise nécessite un coût assez élevé, en particulier lorsque sa conception et sa réalisation sont sous-traitées ; engendrant parfois les contraintes de périodicité comme le cas d'AES-SONEL. Le journal d'entreprise rencontre aussi des difficultés à trouver des correspondants pouvant fournir les informations. Par conséquent, il connait de nombreuses critiques quant à son utilité ou son objectivité (il est perçu comme un instrument de propagande, la voix du parti).

· Le flash d'information :

Le flash d'information est un support parallèle au journal d'entreprise. C'est une note courte et simple qui informe le personnel sans attendre la prochaine publication du journal d'entreprise. Il est le plus souvent conditionné par l'actualité et les évènements concernant l'entreprise.

- Objectifs :

Le flash d'information est sollicité lorsqu'il faut coller à l'actualité : annoncer un résultat, une décision, ou mettre fin à une rumeur.

- Avantages :

Information quasi instantanée, il est rédigé, édité et diffusé en temps record. Surtout la lecture est rapide, car le support contient des messages brefs et ponctuels.

- Limites :

Non seulement la qualité de l'information diffusée est brute, en plus la durée de vie est courte, le message est périssable (consommable et jetable).

· La revue de presse :

C'est une reproduction agencée d'articles ou d'extraits d'articles de presse concernant l'entreprise et son environnement.

- Objectifs :

Information et mobiliser. La revue de la presse à pour objectifs de montrer l'efficacité de l'organisation, de favoriser la mobilité des informations nécessaires au développement de la structure, amener les salariés à fournir des informations importants pour la direction de la communication.

- Avantages :

La revue de la presse favorise le mouvement de l'information au sein de l'entreprise, elle rend service aux cadres en leur permettant de gagner du temps (temps employé à la lecture de la presse et plus particulièrement de la presse spécialisée), en leur pourvoyant des informations utiles pour la prise de décision.

- Limites :

La revue de la presse absorbe énormément le temps du documentaliste, et demande les frais de reproduction (en faisant plusieurs copies). Elle présente un risque de submerger les cadres avec des informations pas toujours utiles pour leurs activités.

· La note de service :

C'est un document qui consiste à donner des consignes, des directives, des instructions, des explications ou des informations véhiculées par la hiérarchie à un public déterminé.

- Objectifs :

La note de service est un outil du management qui à pour objectif d'établir les règles du fonctionnement interne de l'organisation, de décrire les directives, de communiquer sur les orientations et les modifications juridiques, techniques, sociales ou commerciales ; de communiquer sur les changements et les défis.

- Avantages :

Elle produit des informations très précises et adaptées au bénéficiaire, la note de service est élaborée avec une rapidité de mise en oeuvre, elle sert également de référence pour recueillir certaines informations.

- Limites :

La note de service est considérée comme un instrument de pouvoir ; elle se caractérise par un manque d'interaction, en plus, elle demande une rédaction délicate et comprend un risque de reproduction abusive.

· La lettre au personnel :

C'est une lettre signée par le chef de l'entreprise, et remis sur le lieu de travail ou adressée à domicile. Elle peut être permanente ou occasionnelle.

- Objectifs :

Elle vise à informer le personnel lors des évènements importants ou graves. Elle permet également de faire passer un message pendant une circonstance exceptionnelle (bilan, orientations stratégiques, remerciements...).

- Avantages :

La lettre de service répond aux attentes et aux inquiétudes du personnel, afin de contrebalancer les rumeurs. Un autre avantage réside dans la rapidité de réalisation et de diffusion avec un contenu très précis ; surtout que l'impact a une grande puissance sur le destinataire, puisqu'il s`agit d'une lettre adressée par le chef d'entreprise.

- Limites :

La lettre au personnel est le plus souvent considérée comme un instrument de propagande, et comme un support qui assure la manipulation du personnel. A travers cette lettre, il existe aussi un risque d'intrusion dans la vie privée.

· La boîte à idées :

Ce sont des boîtes placées au sein de l'entreprise dans lesquelles, les salariés insèrent des feuilles de suggestion à la hiérarchie, concernant la vie et le fonctionnement de l'entreprise.

- Objectifs :

La boîte à idées permet d'améliorer le fonctionnement de l'organisation en permettant aux membres du personnel d'exprimer directement leurs avis, leurs impressions et leurs suggestions.

- Avantages :

Encourage les initiatives et augmente la créativité, éveille l'intérêt du personnel pour son travail. La boîte à idées est un moyen d'expression du personnel de travail qui permet de faire monter l'information.

- Limites :

Il existe des risques de démobilisation si les suggestions ne sont pas retenues, le nombre de suggestion est faible lorsqu'il n'existe pas un système de récompense.

· L'affichage :

Tableaux ou panneaux permettant d'afficher les informations variées destinées aux employés de l'entreprise.

- Objectifs :

L'affichage permet de prévenir, anticiper, sensibiliser ou informer le personnel de travail ; en diffusants les informations légales (santé, sécurité, droits et devoirs...), hiérarchiques (résultats, conditions de travail, horaires...), et salariales (carnet de naissance, de mariage, de décès, courtes annonces...).

- Avantages :

L'information est sommaire et facile à diffuser (rapidité), l'affichage a une souplesse d'utilisation et développe le sentiment d'appartenance.

- Limites :

L'efficacité en ce qui concerne l'impact est faible et réduit, la plupart de temps les informations « brulantes » et importantes sont noyées dans des informations secondaires, et même dépassées.

· Compte-rendu de réunion :

Le compte-rendu de réunion est un document constitué du résumé des différentes interventions faites au cours d'une réunion.

- Objectifs :

Il apporte les informations sur les circonstances de la réunion : lieu, date, heure de début et de fin, ordres du jour, les présents, les absents et les excusés. Il peut également s'agir d'un procès-verbal lorsqu'il s'agit d'un compte-rendu de réunion à caractère officiel.

- Avantages :

Le compte-rendu de réunion est non seulement un support de communication descendante, ascendante également un support horizontal. C'est un document de référence précis et autorisé pour la diffusion par les membres du groupe.

- Limites :

La procédure d'élaboration est très lente, c'est un support incomplet ne pouvant pas suffisamment rendre compte de la totalité des échanges. Par conséquent, il peut altérer la réalité en montrant une cohésion de pure forme.

· Tract :

Le tract est un document produit par la direction, semblable aux tracts syndicaux, distribués sur le lieu de travail.

- Objectifs :

Il permet d'apporter la réponse de la direction face à une rumeur.

- Avantages :

Il permet d'atténuer ou d'empêcher les rumeurs, il est rapide dans sa mise en oeuvre.

- Limites :

Le tract est perçu comme un instrument court circuitant les voies normales de transmission de l'information.

3-2. Les supports oraux

L'oral est le moyen de communication le plus naturel et le plus immédiat. Les relations humaines qu'il permet d'instaurer le rendent irremplaçable.

· La réunion de service :

Ce sont des réunions de certains membres du personnel pour étudier ensemble un problème.

- Objectifs :

Rechercher des solutions à un problème technique, commercial, d'organisation, social (comité de rédaction, cercles de qualité...)

- Avantages :

Appel à la responsabilité et à la créativité ; moyen de sensibilisation aux problèmes, plus grande adhésion des salariés aux salariés.

- Limites :

Nécessite d'une volonté et affirmée de la part de la direction de prendre en compte les solutions, sinon les effets seront désastreux : sentiment de manipulation, perte de temps.

· La conférence :

Exposé d'un sujet par un cadre ou une personne extérieure.

- Objectifs :

Apporter les informations générales de manière plus crédible que par un dirigeant de l'entreprise.

- Avantages :

Complément de la formation professionnelle, permet de faire accepter des idées sur lesquelles il n'y a pas de consensus, permet de réduire les tensions.

- Limites :

Temps passé si la conférence a lieu pendant le temps de travail.

· Visite de l'entreprise :

Visite guidée des bureaux (ateliers) organisée par l'entreprise pour les membres du personnel et leur famille.

- Objectifs :

Chercher un soutien dans la famille des salariés.

- Avantages :

Renforce la cohésion de l'entreprise. Valorise le travail de chacun. Permet de montrer les autres parties du travail. Crée des liens extraprofessionnels.

- Limites :

Heures consacrées à la préparation de la visite. Matériel de signalisation et d'affichage. Frais du vin d'honneur. Frais des cadeaux.

· L'entretien individuel et annuel :

Conversation formelle entre un cadre et l'un de ses subordonnés.

- Objectifs :

Faire le point du travail et du comportement de chacun.

- Avantages :

Communication directe, obtention d'informations sur l'interviewé. Possibilité de faire évoluer les individus.

- Limites :

Souvent perçu comme une contrainte par la hiérarchie. Temps passé.

* ⁸⁸ Ibid. Demont L., Kempf A., Scibetta C., Rapidel M., Nathan, VUEF, 2001, P. 224