Mise au point d'une application de gestion des contrats de déclarations dans une agence en douane. Cas de Cosec Sprl

I.3. FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE

Dans le cadre de notre travail, nous avons retenu un seul poste d'ouvrage qui est celui du bureau d'exploitation qui gère les déclarations.

I.3.1. DESCRIPTION TEXTUELLE

Le client dépose à l'agence un dossier complet. Ce dossier comprend les documents commerciaux (facture de fret, facture du fournisseur,...), les certificats de contrôle, certificat d'origine ainsi que l'AVI.^7(*) Aussitôt les documents acceptés, l'agence établit un contrat avec le client et lui remet un acte de contrat. Après l'établissement du contrat avec l'importateur, l'agence rédige les formalités douanières sur base des documents qui lui était remis. Et ces formalités douanières sont écrites sur une fiche de déclaration qu'on appelle T1 (T one)^8(*). Ainsi, ce document est immédiatement transmit auprès des services de douane.

Après vérification et validation de la déclaration, l'inspecteur en douane remet à l'agence le bulletin de liquidation pour le paiement des droits et taxes de douane. Avec cette note, l'agence se rend à la banque, paye et reçoit une quittance de déclaration. La banque à son tour transmet immédiatement à partir d'un réseau informatique les informations de paiement à la douane.

Après le paiement, l'agence retourne à la douane pour la vérification de paiement et celle-ci le livre un bon à enlever qui permet à l'agence de retirer la marchandise. Et l'agence à son tour remet la marchandise au client accompagné des documents de dédouanement.

I.3.2. TABLEAU DES ACTEURS

Un acteur est une personne morale ou physique capable d'émettre ou de recevoir des informations.^9(*)

Un acteur est interne à l'organisation lorsqu'il appartient au système d'information de l'organisation. Un acteur est externe à l'organisation lorsqu'il n'appartient pas au système d'information mais qui est à l'origine ou à la destination de flux d'informations reçus ou émanant du système d'information.^10(*)

En outre, pour ce qui concerne ce tableau, nous reprendrons les acteurs qui sont essentiels à notre étude.

N°	ACTEUR	TYPE	EXPLICATIOIN
1	CLIENT	EXTERNE	Qui déclare sa marchandise pour l'importation
2	AGENCE	INTERNE	Qui établit les formalités d'importation ou d'exportation de la marchandise lors de la déclaration
3	DOUANE	EXTERNE	Reçoit la marchandise à importée ou à exportée et le place sous un régime douanier
4	BANQUE	EXTERNE	Elle reçoit tous les frais du à l'Etat

I.3.3. GRAPHE DES FLUX

Par définition, un flux est un échange d'information entre un acteur avec lui-même ou entre deux acteurs.^11(*) De par cette définition, nous dirons que les échanges d'informations sont sous formes des flèches représentant le flux vers les acteurs qui sont sous forme de noeuds ou ovale.

Ainsi donc nous avons :

CLIENT

BANQUE

AGENCE

DOUANE

6

5

9

8

4

3

7

1

2

10

1. Documents présentés

2. Contrat remis

3. Déclaration transmise

4. Déclaration taxée et bulletin de liquidation transmis

5. Paiement montant de déclaration

6. Quittance de déclaration remise

7. Informations de paiement transmises

8. Quittance de déclaration présentée

9. Bon à enlever transmis

10. Marchandises livrées

* ⁷ AVI signifie : Attestation de Vérification à l'Importation

* ⁸ René Ledru, Chronique juridique : Loi sur les exportations et importations, ordonnance du 9 juillet 2008, Ed. Thomson Sales Europe, p.35

* ⁹ Hubert Tardieu, La Méthode Merise-Tome1, Principes et outils, éd. d'organisation, Paris, 1996, p.104

* ¹⁰ Idem, p.105

* ¹¹ BAVUEZA D., Cours de Méthodes d'analyse informatique, G₂/Info/UPL, 2009-2010, Inédit