II.2.2.2 Elaboration des tableaux de bord de
l'Administrateur délégué Général et du
Comite de Gestion
Les étapes de travail ci-haut décrites,
constituent les étapes préparatoires qui permettent aux
contrôleurs de gestion d'élaborer le tableau de bord de
l'Administrateur Délégué Général et du
comité de gestion.
Les surveillances et le contrôle doivent donc porter
sur la réalisation des objectifs ainsi que sur les situations de la
trésorerie.
II.2.2.3 Contrôle des budgets
a. Contrôle à priori du plan de
trésorerie
- tenir une fiche par article budgétaire tant en
produits qu'en charge et pertes diverses ;
- compléter les fiches aux jours les jours avec les
renseignements de la période. Sur chaque fiche, les montants seront
cumulés fin du mois et reporté au mois suivant ;
- la tenue des fiches sera assurée par l'agent ayant en
charge le contrôle budgétaire ou tout autre agent chargé du
contrôle de gestion ;
- à chaque décision d'achat ou des
dépenses, un total intérimaire sera arrêté et
comparé au crédit encore disponible afin de savoir si, en
exécutant la dépense, il y aura un dépassement ou
pas ;
- au regard de ces recommandations, le service du
contrôle de gestion devra émettre des avis budgétaires
(favorables ou défavorables) pour toutes dépenses à
engager ;
- l'avis budgétaire sera issu du contrôle de
conformité de la proposition de l'engagement financier au plan de
trésorerie de manière à s'assurer que :
§ l'engagement financier est chiffré ;
§ l'engagement financier est prévu au budget ou au
plan de trésorerie mensuel ;
§ le montant de l'engagement financier est compatible
avec le montant de trésorerie mensuel ;
§ l'engagement cadre avec l'exercice
budgétaire ;
§ le solde de l'engagement budgété couvre
le montant de l'engagement proposé ;
§ s'assurer que toutes les dépenses
engagées sont couvertes par les avis budgétaires et les cas
échéant relever les irrégularités dans un rapport
circonstancié.
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