Optimisation de la gestion des flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de SAGA GABON

Chapitre 4 : Les maillons de la chaîne logistique des flux

Les contrats de vente du manganèse font intervenir plusieurs acteurs, ayant chacun un rôle bien déterminé selon leur niveau d'implication dans le contrat. Ainsi, comme le montre la figure 7, on a pour chaque contrat ou encore affrètement l'implication du chargeur (COMILOG France), Clients (les Armateurs/ Affréteurs) et l'auxiliaires de transport (SAGA)

Section 1 : Clients (Armateurs/Affréteurs) et Chargeur (COMILOG)

1-1Clients (armateurs/affréteurs)

Par définition, un armateur ou le fréteur est la personne physique ou morale propriétaire d'un navire à caractère commercial ou non. Ainsi dans un contrat de vente du manganèse, il apparaît comme le principal client des auxiliaires de transports. Ils sont de ce fait liés par un contrat de mandat, comme l'illustre la figure 7. Notons qu'un armateur peut en même temps être le client du chargeur, si celui-ci est l'acheteur du manganèse. Toute fois pour les auxiliaires de transports, un armateur n'est pas forcément le propriétaire d'un navire. En effet, la personne physique ou morale utilisant un navire en affrètement, pour une transaction donnée appelée affréteur est le propriétaire de ce navire durant toute la transaction commerciale, ce qui lui confère le nom d'armateur.

1-2 Chargeur (COMILOG)

Un chargeur est la personne physique ou morale exportateur ou importateur de marchandises. Dans le cas de l'exportation du manganèse, COMILOG joue le rôle du chargeur. Sa clientèle est constituée des armateurs et des affréteurs des minéraliers ils sont tous liés par un contrat de vente. COMILOG travail en partenariat avec l'entreprise SAGA et désigne un de ses Agents appelé le Chipper^6(*) qui assure, durant les opérations de chargement du manganèse, l'interface entre le département shipping de SAGA et le chargeur, tout en maintenant la liaison entre le navire et le port minéralier d'Owendo.

Section 2 : SAGA-AFRITRAMP-GABON

Pour chaque affrètement portant particulièrement sur la vente du manganèse, l'entreprise SAGA-AFRITRAMP^7(*)-GABON, est agent du navire encore appelé agent shipping ou consignataire du navire. Par agent shipping, on entend le représentant de l'exploitant du navire (armateurs/affréteurs) dans un port d'escale, durant les opérations portuaires à l'import et à l'export des marchandises. En générale il rassemble le fret, délivre la marchandise, assiste le capitaine du navire durant les opérations de manutention. Par ailleurs, le rôle de l'agent shipping au travers de la chaîne logistique est de plus en plus assimilé à un régulateur de flux. En ce sens que, pour chaque affrètement il manipule et transforme les flux d'informations brutes en flux utilisables par les autres maillons de la chaîne logistique (confère figure 3, page 12). En effet, les missions de l'agent shipping, dans le cadre de ses prestations s'étendent sur trois aspects relatifs à l'escale du navire, notamment : Avant l'arrivée, pendant l'escale et après l'escale du navire au port d'Owendo.

2-1 Avant l'arrivée du navire

Rappelons qu'il existe une diversité de tâche propre à ce premier aspect relatif à l'escale du navire au port d'Owendo. Ainsi la nature des tâches est fonction du type de marchandise, qu'il s'agisse de l'import ou de l'export. En effet, le processus sera plus long, s'il s'agit de l'exportation du bois et moins long dans le cas de l'exportation du manganèse. De ce fait, dès lors que l'agent shipping reçoit l'affrètement, il déclenche de facto le processus correspondant à cette étape. En effet, il s'agit de préparer l'entrée du navire au port d'Owendo, comme le montre la figure 3, page 12. La réalisation de ce processus est assujettie à plusieurs types d'informations fournies par les armateurs/ affréteurs, notamment : l'E.T.A du navire (date d'arrivée provisoire) et tous les autres documents propres au navire, cités plus haut, permettant à l'agent shipping de mettre en place les documents nécessaires pour l'accostage officiel du navire.

2-2 Pendant l'escale du navire

Dans cette partie de l'exécution des missions du département shipping, le rôle de l'agent va au de-là de l'assistance du bord durant les opérations portuaires. Laquelle consiste essentiellement, à satisfaire les besoins de l'équipage du navire, et qui ne rentre pas forcément dans le cadre de la transaction proprement dite, mais qui sont utiles pour la bonne continuité de cette dernière. Ces besoins portent en général sur la santé, l'approvisionnement du navire en aliments, le divertissement si possible et sur la fourniture à l'équipage de toutes les informations concernant toutes les autorités portuaires susceptibles de précéder son passage à bord, à l'instar des agents de la marine marchande, du service d'immigration du port d'Owendo et de la douane.

D'autre part, l'agent shipping en tant que mandataire veille, durant les opérations de chargements, au strict respect des dispositions prévues par le contrat de vente qui lie l'armateur et le chargeur. Il agit comme un accélérateur de flux et suit au jour le jour le déroulement du chargement du minerai, tout en actualisant les documents (operation reporte et le statement of facts) qui servent de rapport journaliers des opérations de chargement. Ces documents sont par la suite dirigés vers tous les acteurs impliqués, pour un meilleur suivi à distance des opérations de chargement.

De plus, au fur et à mesure que les opérations s'achèvent, l'agent shipping met en oeuvre, comme nous l'avons mentionné plus haut, l'ensemble des documents ayant pour rôle non seulement de couvrir le déroulement des opérations et la marchandise embarquée, mais aussi de faciliter les échanges et les modalités de paiement de la marchandise en aval du transport principal de la marchandise. C'est le cas de documents comme, les titres de propriété de la marchandise (connaissement ou encore bills of lading), les mate's receipt et les manifestes exports. L'agent prépare entre autre la sortie du navire et la rend officielle par l'établissement d'une clearance de sortie.

2-3 Après l'escale du navire

En règle générale, en dehors du pilote, l'agent shipping est la dernière personne à prendre congé du bord. En effet, après la transaction commerciale, la responsabilité du consignataire du navire est toujours engagée. Il est de ce fait chargé de regrouper toute la documentation relative aux formalités requises par les différentes phases de l'escale du navire. Laquelle est dirigée vers ses clients (armateurs/affréteurs), qui sont les principaux interlocuteurs de l'agent shipping.

Notons que l'orientation de ces flux documentaires à l'endroit des clients s'effectue de deux manières précises. D'abord par messagerie, ensuite par courrier express. Le tout dans un délai relativement court, afin d'accélérer et de faciliter les différentes procédures administrative et financières spécifiques au contrat en cours de finition.

Le niveau de risque en matière de transactions commerciales internationales, plus précisément en transport maritime, justifie la délicatesse de cette dernière étape et dans le même temps, la place particulière qu'occupe l'entreprise SAGA-AFRITRAMP au travers de la chaîne logistique des flux. Ainsi, la bonne maîtrise de ces flux permet au consignataire du navire d'atteindre les objectifs qui lui sont assignés. À savoir  réguler les différents flux vers les clients et ceci en temps réel. Elle permettra également, une meilleure réduction des délais d'attente des clients (armateurs/affréteurs).

L'objectif principal de l'agent shipping étant de fournir à ses clients la bonne information, au moment où la demande est formulée. L'évolution du trafic maritime actuel au port d'Owendo et les enjeux de réduction des délais conduisent à des réflexions fondées sur la recherche de l'agilité et donc de la flexibilité, l'élasticité du système d'information et la réactivité de ce dernier.

Cette partie de l'analyse présente d'abord une approche méthodologique fondée sur l'objet principale et la démarche scientifique de notre étude, avant de finir avec la présentation des différentes suggestions relatives à la gestion des flux d'informations et documentaires.

* ⁶ Il désigne l'agent shipping du chargeur

* ⁷ Désigne les navires qui font du tramping. C'est-à-dire qui n'ont un programme fixe.