Optimisation de la gestion des flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de SAGA GABON

Section 2 : Approche théorique des flux documentaires

La notion de flux documentaires a également une place prépondérante dans toutes les transactions commerciales à caractère international ou non. En effet, la documentation représente les preuves écrites de l'existence d'un contrat et celle de son exécution. De plus, la nature et la signification des documents varient selon la dimension de la transaction (internationale ou non), le mode de transport utilisé et la nature de la marchandise transportée.

Ainsi, en matière de transport maritime, on retrouve différents types de documents, ayant chacun un rôle bien déterminé. De ce fait, le département shipping de SAGA en tant qu'auxiliaire de transport mandataire, reçoit de la part de ses mandants (COMILOG France et Armateurs/Affréteurs) tous les documents^4(*) nécessaires lui permettant de remplir ses missions. Nous avons par exemple, l'affrètement^5(*) qui marque le début du contrat et fournit les instructions relatives aux types de marchandises en fonction des quantités voulues par le destinataire et leurs adresses respectives. Notons qu'à chaque étape de l'escale du navire, le département shipping utilise des documents bien spécifiques.

Avant l'escale du navire, le capitaine du navire fait parvenir à son agent shipping le ship's particular (ce document décrit toutes les caractéristiques détaillée du navire), la crew list (liste de son équipage), last port clearance (la clearance de sortie du port précédent celui d'Owendo), Nil list (liste des objets dangereux à bord), ports of call. Ces documents serviront de support aux agents shipping pour l'établissement de la clearance d'entrée et de sortie destinée à la douane et pour l'actualisation de la fiche statistique du Conseil Gabonais des chargeurs. Rappelons que l'absence de ces documents rend impossible toute opération portuaire et fait l'objet d'amandes non négligeables.

Des l'arrivée du navire au port d'Owendo, le capitaine du navire tend au département shipping, la notice of readiness (celle-ci confirme l'aptitude du navire à commencer les opérations de chargement) qu'il fait suivre au chargeur (COMILOG Owendo). Durant les opérations de chargement (trois jours en général), le département shipping prépare les documents relatifs à la sortie du navire. À l'instar de l'operation report (qui décrit tous les évènements comme l'heure du pilote à bord du navire, les horaires d'accostage du navire), le statement of facts (rapport journalier des opérations de chargement de la marchandise) et le mate's receipt (ce document précise les quantités de marchandises par client final transportés par le navire).

Le capitaine du navire prépare les derniers documents dont le département shipping a besoin pour la suite du processus. Notamment l'authority to sign bills of lading vessel `s (l'autorisation de signature des titres de transport), stowage cargo plan (le plan de chargement du navire), cargo per ships scale (le plan de chargement détaillé en terme de poids par calle).

Le département shipping de SAGA utilise également d'autres documents qui lui sont propres, comme la prise en compte escale navire, la fiche de clôture escale navire et le manifeste définitif. Ces derniers documents sont respectivement impliqués dans la facturation des dépenses relatives à l'escale du navire au port d'Owendo et pour la déclaration de la cargaison à la douane via le système informatique douanier (SINDARA).

La fin de la transaction est marquée par la finalisation des bills of lading ou encore connaissements qui sont les titres de propriété des marchandises.

Retenons que les documents cités plus haut interviennent dans toutes les opérations se rapportant à l'exportation du manganèse et empruntant le même circuit que les flux d'informations. Schématiquement, ce circuit se présente comme suit.

Photo 1 : Shipping

Source : Photographie n°1 de l'agent shipping de SAGA, l'agent de COMOLOG et le capitaine du navire, prise le 02 juillet 2008 par l'auteur.

Figure 7 : le schéma des flux

Contrat de vente

Amateurs/Affréteurs

Chargeur: COMILOG France

Contrat de mandat

Partenariat

Département shipping de SAGA

Source : réalisé par l'auteur

* ⁴ Tous les documents cités interviennent dans toutes les opérations portuaires portant sur l'exportation du manganèse, voir annexe 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 et10

* ⁵ Il désigne le contrat de vente ou d'achat du manganèse, voire annexe 1