Optimisation de la gestion des flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de SAGA GABON

Section 2 : tâches shipping et analyse critique du problème

Rappelons que l'ensemble des services qu'offre le département shipping, auprès des armateurs ou affréteurs, est de deux ordres. En effet, chaque affrètement déclenche une démarche purement administrative et une démarche commerciale. La première correspond à une procédure, et la deuxième se résume à un processus de mise en oeuvre des documents spécifiques à l'affrètement.

2-1/ Procédure administrative:

Elle correspond à l'ensemble des actions ou des formalités requises, susceptibles non seulement de faciliter l'escale du navire au port d'Owendo, mais aussi de rendre cette dernière officielle. Ainsi interviennent successivement et de façon indépendante, la Capitainerie du port d'Owendo, la Douane Gabonaise et le Conseil Gabonais des Chargeurs. Le département shipping fournit, pour chacun de ces maillons externes à son organisation, des informations bien déterminées. Nous pouvons représenter cette procédure par le schéma suivant

Figure 2 : Présentation des tâches constituant la procédure shipping

Département shipping

Caractéristiques des navires

E.T.A et Tirant d'eau des navires

Manifeste et les clearances navires

C G C

Capitainerie du port

Douane Gabonaise

Source : réalisé par nous-même (l'auteur)

- Fournir l'E.T.A (date d'arrivée prévisionnelle du navire) et les différents tirants d'eau du navire à la capitainerie du port lors des conférences maritimes est une tâche qui permet d'actualiser la situation portuaire, et surtout d'affecter des navires attendus à un pilote pour les manoeuvres d'accostage. Rappelons que le nombre réduit des postes d'accostage, justifie la complexité de la tâche. En effet, la conférence maritime est tenue en présence de tous les consignataires exerçant sur le port et la stratégie de chaque agent est faire accoster son navire le plus rapidement possible.

- Les manifestes et les clearances d'entrées et sorties sont des documents qui doivent être signés par les agents de douane en service. Ils permettent ainsi, de légaliser l'escale du navire et la cargaison transportée par celui-ci.

- Pour suivre l'évolution du trafic, le Conseil Gabonais des Chargeurs a besoin des caractéristiques de tous les navires traités avant leurs sorties du port et exige des tableaux statistiques de l'évolution du trafic pour chaque fin de trimestre

2-2/ Processus de mise en oeuvre documentaire

Il s'agit de l'ensemble des informations que les armateurs font parvenir aux agents shipping. Ces informations concourent à la réalisation de tous les documents relatifs à la transaction commerciale. Il est constitué de trois étapes présentées par le schéma suivant.

Figure 3 : Présentation des tâches composant le processus

- Réception

- Analyse et trie des informations

Réalisation des documents

Vérification, signature et diffusion des documents

Source : réalisé par l'auteur

Nous étions également impliqués dans la réalisation de la première étape du processus, laquelle consiste à  analyser toutes les informations relatives au navire, et à collecter celles relatives à la partie pratique de l'affrètement, nécessaires à la mise en oeuvre des supports écrits spécifiques à la transaction commerciale.

La réalisation aisée de ces tâches dans les délais, est la seule contrainte qu'il convient de minimiser. C'est un challenge difficile au regard du niveau du trafic. En effet, les navires arrivent au port d'Owendo de façon indépendante et mettent en général 72 heures au quai minéralier. Le graphique ci-dessous présente l'évolution des entrées des minéraliers au mois de juillet 2008.

Figure 4 : Evolution des entrées des navires dans le port d'Owando, au mois de juillet 2008

Source : Cahier de consignation de SAGA GABON

Le graphique ci -dessus montre les arrivées successives des navires tout au long du mois de juillet 2008. Ainsi, pour chaque navire, correspond un affrètement et donc une procédure administrative et un processus de mise en oeuvre documentaire. Le problème ici concerne deux aspects important du shipping, notamment la gestion des flux d'informations et celle des flux documentaires. Il s'agit précisément de la question des délais de transmissions des différents flux à travers la chaîne logistique globale.

Une approche système du département shipping, nous permet d'expliquer ce problème de façon explicite. En effet, le département shipping de SAGA est composé de trois sous systèmes en interactions, dont un système de pilotage ou de management, qui finalise toute l'organisation en lui assignant des objectifs et des orientations ; un système d'information qui est traversé par l'ensemble des informations qui alimentent l'organisation et un système

opérant^2(*) qui exécute les tâches shipping. Le système opérant est impliqué, aussi bien dans la procédure administrative que dans le processus de mise en oeuvre documentaire. Il joue le rôle de régulateur des flux, et c'est dans cette partie de l'organisation que se localise le problème.

En effet, son système d'information est doté d'un parc informatique vieillissant et non proportionnel au nombre d'agents shipping. Autrement dit, tous les agents shipping ne disposent pas d'un personnal computer (PC), leur permettant de prendre en compte, dans les meilleurs délais, les attentes des clients. De plus, les capacités des machines disponibles, ne sont pas adaptées aux variations du trafic maritime. Comme nous le montre la figure 4 (page 13), les contrats de vente de manganèse sont signés de façon indépendante. De ce fait, un agent shipping gère simultanément 2 à 3 navires.

Ce système d'informations du département shipping de SAGA GABON traite un nombre important d'informations avant, pendant et après l'escale du navire. La très faible flexibilité du système opérant occasionne un engorgement au niveau des procédures et des processus enclenchés par chaque affrètement et par conséquent augmente les délais d'attente des clients. Schématiquement, l'organisation de ce système d'information se présente comme suit.

Figure 5 : Présentation du système d'information SAGA

ENVIRONNEMENT

Clients Clients

ORGANISATION DU SYSTEME D'INFORMATION

-Traitement

-Classement

-Disposition

Sortie

Entrée

Actionnaires Organismes de réglementation Concurrents

Ce système est composé de trois fonctions : ENTREE- TRAITEMENT-SORTIE.

* ENTRÉE : c'est le processus pendant lequel les données sont saisies de façon brute en provenance de l'extérieur du système.

* TRAITEMENT : c'est le processus pendant lequel, ces données sont transformées de manière à leur donner une signification.

* SORTIE : elle concerne la diffusion des informations traitées vers d'autres maillons de la chaîne logistique des flux. Un autre aspect explicatif du manque de flexibilité du système d'information est, comme nous l'avons signalé plus haut, celui du mode de gestion des flux documentaires. En effet, le département shipping de SAGA traite et manipule un grand nombre de dossiers navires. Le graphique ci-contre donne un aperçu du nombre de navires traités par ce département de 2004 à 2007.

Figure 6 : Nombre de navires traités de 2004 à 2007

Source : Cahier de consignation de SAGA

Le graphique ci-dessus montre que le département shipping de SAGA traite environ 150 à 198 navires par an, soit environ 6 à 10 navires par mois. Nous comprenons qu'il enregistre et stocke le même nombre de dossiers navires. En effet, les méthodes de stockage et d'enregistrement des dossiers pratiquées au sein du département, bien qu'efficaces, semblent peu souples et inadaptées au niveau du trafic.

Rappelons qu'un dossier navire est composé de trois sous chemises, dans lesquelles il y a respectivement, l'ensemble des documents^3(*) d'entrée et de sortie navire, et tous les messages entrant et sortant spécifiques à l'affrètement.

Ainsi le volume d'un dossier navire avoisine une cinquantaine de page. Stocker et enregistrer les dossiers navires, de manière à retrouver une information et la mettre à disposition des clients ou des autres services, devient une tâche lourde. Une analyse par approche système du département shipping, montre que cette fonction (enregistrement et stockage) est manuelle. Ainsi, ce degré d'automatisation explique entre autre, le manque de flexibilité du système.

En somme, il existe au sein de l'organisation interne du département shipping, un problème, celui des délais de traitement et de transmission d'informations. Lequel peut s'expliquer de deux façons ; le premier fait référence à l'ensemble des moyens mis en oeuvre pour le traitement d'informations ; le deuxième concerne les méthodes de stockage et d'enregistrement pratiquées. Ces faiblesse peuvent avoir, sur le long terme, une incidence négative sur l'image de marque de l'organisation et donc sur la clientèle. Il parait donc nécessaire d'harmoniser les moyens de traitement d'information du département shipping avec son niveau d'activité et avec les exigences technologiques actuelles.

* ² La partie d'un système ayant pour mission l'exécution des tâches.

* ³ L'ensemble de ces documents contient toutes les informations relatives aussi bien au navire qu'aux opérations de chargements du manganèse. On a par exemple le plan de chargement pour l'entrée, et les rapports des opérations pour la sortie, puis toute la messagerie avec les interlocuteurs.