Optimisation de la gestion des flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de SAGA GABON

Chapitre 2 : Déroulement du stage

Du 01 juillet au 30 septembre 2008 représente la période de notre passage au sein de l'entreprise SAGA, plus précisément au sein du service shipping. Cette courte expérience dans le milieu professionnel nous a permis de prendre connaissance des réalités et des enjeux du métier du shipping. Elle nous a aussi permis de participer à l'ensemble du processus de la prestation du département shipping, notamment, dans l'exécution de certaines tâches.

Section 1 : Nos missions au sein service shipping SAGA

Les missions assignées à l'agent shipping, commencent bien avant que le navire n'arrive au port d'owendo et s'étendent jusqu'après son départ. Cependant la complexité des tâches shipping et l'usage de la langue anglaise sur l'ensemble du processus, limitaient notre champ d'action, à l'exécution des tâches n'exigeant pas la maîtrise de l'anglais. Notre mission était d'assister, chaque jour, à la conférence maritime du port d'owendo, à partir de 11h du matin

Il s'agissait d'annoncer les dates d'arrivées prévisionnelles des navires traités par SAGA à la capitainerie du port commercial, dans le but d'attribuer à ces derniers un pilote et un poste d'accostage, du moins pour les navires conventionnels, les minéraliers ayant un poste d'accostage bien spécifique. Cette tâche constitue la première phase de la prestation.

Notre mission était également de saisir par écrit les autorités portuaires, comme la Douane et le Conseil Gabonais des Chargeurs, pour le compte de nos clients. Cette tâche a consisté à remplir les fiches de renseignements des navires permettant l'identification des cargaisons, et à les remettre physiquement à un agent du Conseil Gabonais des Chargeurs.

Elle a aussi consisté à renseigner nos navires et les marchandises transportées auprès de la Douane Gabonaise. En effet, il s'agissait de faire signer les clearances^1(*) d'entrées, les clearances de sorties des navires et les manifestes, afin que les escales et les sorties de nos navires ne souffrent d'aucune anomalie, du point de vue de la loi en vigueur.

En outre, les tâches dont l'exécution nous incombaient et compte tenu du statut d'agent shipping assistant, il nous arrivait d'accompagner les agents shipping dans leurs prestations à bord des navires. Ainsi, une fois le navire à quai ou encore en rade attente au

large, l'agent devait arraisonner le navire. C'est -à - dire établir un premier contact physique avec le capitaine du navire, dans le but de le mettre en confiance et de lui remettre les outils de communication dont il a besoin durant son escale au port d'owendo. Il s'agit aussi de récolter toutes les informations nécessaires pour la suite des opérations de chargement ; notamment  le plan de chargement du navire, la liste de l'équipage, la liste des aliments à bord du navire, la clearance de sortie du port précédent.

* ¹ Documents visé par les agents des douanes et rendant légale l'entrée et la sortie du navire au port. C'est un document propre au transport maritime.