II.2.3.4. Le menu Données externes
À partir des outils disponibles dans le menu
Données externes, vous pouvez importer des données provenant d'un
autre fichier, accéder à des étapes d'importation qui ont
été sauvegardées, exporter des données dans un
autre fichier.
Figure 9 : Le ruban du menu Données externes
II.2.3.5. Le menu Outils de base de données
Le menu Outils de base de données permet entre autres :
de compacter et réparer une base de données, d'accéder
à la fenêtre Visual Basic pour Applications, d'exécuter une
macro, de mettre des tables en relation, d'accéder aux options
permettant d'analyser une table, de déplacer des données,
d'accéder à des compléments.
Figure 10 : Le ruban du menu Outils de base de données
II.2.3.6. Le menu Champs
Le menu Champs offre les possibilités suivantes : la
modification du
mode d'affichage d'une table, l'insertion et la suppression de
champ, la modification des propriétés de champ, la mise en forme
des champs, l'accès aux options permettant de réaliser la
validation de données.
Figure 11 : Le ruban du menu Champs
II.2.3.7. Le menu Table
Le menu Table permet entre autres : de modifier les
propriétés d'une table, d'insérer une macro nommée,
de mettre des tables en relation, d'insérer des fonctions.
Figure 12 : Le ruban du menu Table
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Pour afficher ou masquer les onglets et les commandes qui sont
disponibles dans un menu, vous pouvez cliquer sur la flèche
située à partie droite du ruban.
II.3. Créer et ouvrir une base de
données
Le lancement du logiciel donne accès à une
fenêtre permettant de créer une base de données. Access
peut proposer un nom et un répertoire pour enregistrer la base de
données. Suite à cet enregistrement, une fenêtre s'affiche
et offre la possibilité de saisir des données. Les bases de
données existantes peuvent être aussi sauvegardées sous un
autre nom et dans un autre répertoire. En cliquant sur le menu Fichier,
vous accédez à des sous- menus pour ouvrir et enregistrer une
base de données.
II.3.1. Créer une base de données
Après avoir lancé Microsoft Access, vous
accédez au mode Backstage (figure 3) offrant la possibilité de
sélectionner une option pour réaliser la base de
données.
Pour travailler à partir d'une base de données
vide, cliquez sur Base de données de bureau vide afin d'accéder
à une fenêtre permettant de taper le nom de la base de
données et de choisir un répertoire pour l'enregistrer. La
modification de l'emplacement du fichier peut être réalisée
à partir du bouton
Parcourir, cliquez sur ce bouton afin de rechercher un nouvel
emplacement. Ensuite, cliquez sur le bouton
Créer pour accéder à la fenêtre
principale de la base de données avec une table vide nommée
Table1 qui est ouverte en mode Feuille de données. Le curseur est
placé dans la première cellule de la deuxième colonne.
Vous pouvez commencer à taper à travers les champs pour
insérer des données. Il est aussi possible d'importer des
données provenant d'un autre fichier.
La structure d'une table se modifie lors de la saisie de
données en fonction du
type de données saisies. Au moment d'insérer de
nouveaux champs, vous pouvez aussi définir le type de données
pour chaque champ.
Dans le cas où une fenêtre de Microsoft Access
est ouverte, l'accès à une nouvelle base de données est
possible à partir du sous-menu Nouveau du menu Fichier. Dans le
sous-menu Nouveau, sélectionner Base de données de bureau vide.
Ensuite, suivre les autres étapes afin de créer une base de
données vide.
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