Analyse du processus d'élaboration et d'exécution d'un budget d'exploitation et son incidence sur la gestion d'une organisation non gouvernementale

La hiérarchie budgétaire

Ordre d'établissement des budgets

Il convient de donner la priorité au budget des ventes. Après consultation des existants en stock de produits finis, le budget de production est établi. De même, le budget des achats est établi en partant du budget de productions et après consultations des existences stocks de matières premières.

Les budgets des investissements et des charges sont construits à partir des budgets des ventes et de production. Le budget de trésorerie enfin est édifié en partant des budgets des investissements, des charges, des achats et des ventes.

L'ensemble de ces budgets, y compris le bilan et le compte de résultats prévisionnels, constitue le budget général.

Mise en harmonie des budgets

« C'est au dernier stade, c'est-à-dire lors de la construction du budget de trésorerie et du compte de résultats » prévisionnel que se pose le problème » 

En effet :

- D'une part, la théorie doit être positive à quelque date que ce soit ;

- D'autre part, ce résultat doit être conforme à celui défini antérieurement.

Lorsque ces deux impératifs ne sont pas satisfait après une démarche « descendante » de la construction budgétaire, il est nécessaire de procéder de la façon « ascendante », de faire des « retours en arrière » pour assurer l'harmonie et la cohérence de l'ensemble ; cette cohérence n'étant obtenue qu'après de nombreux « allers et retours ».

La Construction du budget d'exploitation

Les comptes

Les comptes comptable budgétaire sont tirés ;

- Du plan comptable général congolaise et du système comptable OHADA qu'il s'agit d'une entreprise commerciale ou d'une entreprise de production des biens ou des services très exigeante et outillée en conséquence.^34(*)

A. En système comptable OHADA

Les comptes sont créés par nature des dépenses ou des charges.

60 Achats et variations de stock

61 Transports

62 Services extérieurs A

64 Impôts et taxes

65 Autres charges

66 Charges de personnel

67 Frais financiers et charges assimilées

68 Dotations aux amortissements

69 Dotations aux provisions

70 Ventes

71 Production immobilisées

73 Variations de stocks de biens et de services produits

75 Autres produits

77 Revenus financiers et produits assimilés

78 Transferts de charges

Les comptes du budget d'exploitation sont regroupés par centre de responsabilité, l'inconvénient est que le niveau inférieur au Centre de responsabilité n'est pas regroupé. Le regroupement des charges et produits au centre de responsabilité est moins précis qu'en comptabilité analytique.

En comptabilité générale, il y a des charges et des produits d'exploitation et hors exploitation. Les éléments d'exploitation sont ceux qui se rapportent au chiffre d'affaires de l'entreprise, de la période, c'est-à-dire les éléments liés à l'activité normale de l'entreprise au cours de cette même période. Sont hors exploitation, les éléments n'ayant pas un lien direct avec l'activité normale de l'entreprise ou les éléments qui se sont réalisés en dehors de l'exercice comptable concerné.^35(*)

b) En comptabilité analytique, il y a :

- Des charges non incorporables et des charges incorporables

- Des charges supplétives

- Des produits non incorporables et des produits incorporables

- Des produits supplétifs

Dans l'élaboration du budget d'exploitation, les charges qui sont prises en considération sont celles dites incorporables.

Ces différentes natures des charges incorporables.

Les charges incorporables peuvent être de différentes natures :

- Charges directes

- Charges indirectes

- Charges variables

- Charges fixes

i) Les charges directes

Les charges directes sont directement affectables soit :

- A un seul produit

- A une seule activité

Exemple

- Coût Standard de matière première

- Coût de la main d'oeuvre directe

- Coût de production

ii) Les charges indirectes

- Coût de l'administration

- Coût d'approvisionnement

- Coût de production

- Coût de l'entretien

- Coût de la distribution

Ce sont les charges qui sont imputables à tous les produits ou toutes les activités après répartition.^36(*)

- Frais de structure (Frais généraux)

- Les charges directes et charges indirectes

- Charges incorporables

- Charges directes

- Charges indirectes

Section

- Imputation

- Charges directes

- Charges indirectes

iii) les charges variables

Les charges variables sont également appelées proportionnelles ou charges d'activités car variant de façon proportionnelle à l'activité de l'entreprise.^37(*)

Activité

Ex. : Consommation de matières

iv) charges fixes

Les charges fixes sont indépendantes du volume d'activité pour une période donnée. Ces charges comprennent les charges de structures (capacité) et les charges modulables.

La structure existante donne à l'entreprise la capacité de production, de vente, d'administration etc.

Les charges de structures sont souvent appelées charges de capacité. Les charges de structure varient par palier.^38(*)

Elles peuvent être considérées, par approximation, comme fixes entre 2 paliers d'activités. Leur réduction résulte de « désinvestissement » ou de « dégraissage des structures ».

Les charges modulables peuvent être réduites sans diminuer à court terme le potentiel de l'entreprise, sont considérées comme fixes les charges suivantes :

- l'amortissement des bâtiments et des équipements

- les charges d'encadrement

- les frais généraux

- les primes d'assurances.

Activité

Les charges fixes ou de structure peuvent évoluer par palier dans le temps selon l'évolution de l'activité.

Pour clore cette partie consacrée aux charges, il est important de préciser deux autres notions importantes sur les charges

- les charges abonnées

- les amortissements techniques

a) les charges abonnées

L'enregistrement comptable de certaines charges ne correspond pas toujours à la période d'analyse.

Par exemple certaines charges sont payées : par année, la prime d'assurance et par trimestre...

D'autres sont comptabilisées en fin d'exercice : l'amortissement :

1. Si le montant des charges est connu d'avance comme fixe, il faut diviser ce montant par le nombre de périodes.

2. Si le montant des charges est fonction de l'activité et ne sera donc connu qu'en fin d'exercice, on détermine alors prévisionnellement les charges. L'exemple de frais d'entretien.

b) les amortissements

Deux types d'amortissements

- amortissements techniques calculées en fonction de l'utilisation probable et réelle des investissements.

- Les amortissements comptables : source principale de l'autofinancement : prélèvement sur les bénéfices destinés à permettre le maintien et le développement du potentiel de l'entreprise. L'amortissement fiscal ne peut pas servir de base au calcul des coûts de revient parce qu'il n'est pas pratiquement jamais lié à la dépréciation réelle du bien mais plutôt à une notion financière.

Les produits

On ne peut pas parler de produits « fixer ou variables » mais plutôt de leur caractère certain ou aléatoire.

i) Recettes certaines

Ces recettes sont classées selon la nature des activités des entreprises

- subventions, une foi reçue leur notification officielle

- ventes d'actifs (si elles sont décidées et que le prix en est connu)

- produits financiers (s'il s'agit de placement stables dont la rémunération peut être estimée)

ii) Recettes aléatoires

- Ventes commerciales

- Prestations de service

- Recettes divers (dons, reprends de provisions, divers)

* ³⁴ MEMENTO, éd. 2012, p.8

* ³⁵ CT Madjer, notes de cours de la comptabilité analytique d'exploitation G2 ISC Tshikapa 2006-2007,

* ³⁶ CT Madjer B. OP CIT.

* ³⁷ Idem

* ³⁸ Idem