Analyse du processus d'élaboration et d'exécution d'un budget d'exploitation et son incidence sur la gestion d'une organisation non gouvernementale

Conditions d'efficacité du contrôle budgétaire

Trois conditions s'imposent :

a) La continuité du contrôle

Alors que la fonction de programmation et planification est discontinue, la fonction de contrôle s'exerce de manière continue, il est donc important que le système de contrôle soit constamment en alerte.

b)  La rapidité d'obtention des résultats

Il n'est suffisant que les contrôles soient effectués à grande fréquence voire de manière connue. Encore faut-il que le délai qui s'écoule entre la date de la mesure et celle de sa lecture, par de gestionnaire responsable, soit suffisamment court pour que soient possible :

- La recherche de la cause de l'écart ;

- L'action corrective

c. La saisie des informations au niveau des centres de responsabilités

Cette condition implique que les consommations soient localisées et valorisées aux niveaux des différents centres de responsabilités.

Ceci implique le rapprochement entre les valeurs budgétaires et les réalisations. De façon pratique il faut que le nombre des rubriques budgétaires soit plus réduit et limité aux facteurs de gestion essentiels, pour mesurer leurs performances et conduire l'action, que celui des rubriques comptables de la comptabilité analytique d'exploitation.

Techniques du contrôle budgétaire

a) La technique du budget initial

Le budget initial est un budget statique en ce sens qu'il a été construit sur base d'une seule hypothèse des ventes et de production. La confrontation des réalisations avec le budget initial permet de vérifier si les objectifs d'activités ont été atteints. Ce type de contrôle est un contrôle d'efficacité. Cette comparaison n'apporte aucune information pertinente sur le rendement des facteurs de gestion mesuré sous forme de rapport entre le coût des facteurs et le volume d'activités de production ou des ventes. Donc elle ne permet pas le contrôle d'efficience.^30(*)

b) La technique du budget flexible (budget adapté)

Il s'agit en réalité de simuler, à posteriori, le fonctionnement normal de l'entreprise ou d'une partie de l'entreprise Direction, département, service ou atelier, une base de son activité réelle.

En d'autres termes, le budget révisé ou adapté est celui reconstruit après :

- Sur base de l'activité réelle,

- En conservant comme moyen de chiffrage, les normes techniques ainsi que les standards sur lesquels était fondé le budget initial.

« L'utilisation de la technique du budget flexible implique une parfaite connaissance de la variation des coûts en fonction du volume d'activité tant au niveau global de l'entreprise qu'au niveau des centres donc d'effectuer le contrôle d'efficience. Elle repose en effet, sur la distinction des coûts fixes et des coûts variables, on sait que :

- Les coûts variables encore appelés coûts opérationnels ou coûts d'activités, évoluent en fonction du niveau d'activités.

- Les coûts fixes ou coûts de structures demeurent constants et ne suivent pas l'évolution du niveau d'activités de l'entreprise.

* ³⁰ Marcel ILUNGA LEU, OP.Cit, p.12.