2.2. Propositions pour l'amélioration des
services
a) Recruter sur les bases des compétences,
diplômes
L'entreprise devrait valoriser le savoir-faire des demandeurs
d'emploi et réduire les recrutements sur les critères de famille.
Elle doit soumettre à des périodes d'essai tout nouvel agent
avant de signer un contrat de longue durée. Puis tout au long de la
période d'essai, elle doit organiser des séances ou
séminaire de formation interne pour les nouveaux et aussi l'ancien
dès qu'un nouveau logiciel doit intégrer le cycle
d'activité de l'entreprise.
b) Le respect des postes
Pour assurer l'efficacité de chaque agent et mesurer sa
productivité, il serait mieux que chaque service s'occupe des
tâches qui leurs sont propres. L'harmonie et le respect des postes
seraient source de plus d'efficacité, d'entraide et donc
d'économie d'énergie et de la performance pour l'entreprise.
c) L'interconnexion des services et des
agences
Afin de stoker les données, des agences et services,
toutes les informations financières au même endroit, dans des
disques durs externes via un serveur central, il faut que BR SARL se munisse
d'une interconnexion. Cela sera possible en allouant un budget
conséquent au service informatique et en recrutant des experts dans le
domaine.
d) L'amélioration du service des
archives
Les limites rencontrées dans les tenues de
l'information comptable ont révélé qu'il est
nécessaire de se munir d'un service d'archives pour les
réceptions des pièces comptables et leur traitement de
manière efficace afin qu'elles arrivent intactes au service informatique
puis, comptabilité. L'amélioration du service
comptabilité au sein de chaque agence. Il serait avantageux pour la
bonne tenue de la comptabilité de tout BR SARL de disposer d'un service
comptabilité pour chaque agence. En ayant un responsable chargé
du traitement de l'information financière pour chaque agence, et tous
travaillant en réseau, le traitement de l'information comptable sera
plus efficace dans le temps. Ainsi, avec une programmation de
l'élaboration des états financiers, le chef comptable se mettra
en accord avec ses assistants repartis dans chaque agence pour la publication
des états financiers.
d.1 Le processus de dématérialisation des
traitements comptables
Il
paraît essentiel de commencer par aborder la
dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux
aspects techniques.
1 Présentation des principaux aspects
techniques liés à la dématérialisation
Rappelons que la comptabilité financière a pour
objectif de produire des états financiers destinés à
informer les tiers et les associés sur la situation financière de
l'entreprise, en s'appuyant sur une organisation matérielle. La
dématérialisation va alors porter sur les documents devant subir
des traitements comptables.
2 Le lien entre traitements comptables et
dématérialisation
Les traitements comptables consistent à trier, saisir
et enregistrer les données nécessaires à
l'établissement des états de synthèse que sont le bilan et
le compte de résultat (pour BR SARL). Ils sont bien évidemment
liés aux relations commerciales, mais aussi aux relations des
entreprises avec les salariés, les organismes sociaux, les banques et
l'administration fiscale. La dématérialisation concerne les
documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents
sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire...
qui vont être intégrés dans le traitement de l'information
financière.
3 Eléments techniques de base
La dématérialisation engendre une succession de
traitements informatiques liés aux traitements comptables ; on
parle le plus souvent de traitement automatisé sous forme
numérique. Nous n'approfondirons pas ici les aspects techniques, mais de
manière simple, on peut retenir trois étapes importantes dans le
processus de dématérialisation :
1° La numérisation des documents ;
2° Archivage des documents ;
3° Transmission des documents ;
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