Amélioration de l'organisation comptable. Cas de l'entreprise BR sarl (bà¢tisseurs de richesses)au Gabon.

Section 2 : OBJECTIFS, INTERET DE L'ETUDE ET DIFFICULTES RENCONTREES

1.1 Intérêts du Sujet

Le choix du thème « Amélioration de l'organisation comptable : Cas de l'entreprise Bâtisseurs de Richesses » revêt trois intérêts qui sont les suivants :

D'abord L'exploitation et l'approfondissement des outils de d'organisation comptable, de comptabilisé et de gestion et manageriels appris tout le long de notre formation à l'AFRAM.

Puis de véhiculer aux dirigeants d'entreprises les atouts, les bienfaits de la tenue d'une comptabilité normalisée. Notre étude, donnera un panorama de ce qu'est l'organisation comptable selon l'OHADA à tout chercheur dans le domaine. Enfin, étant mise à la disposition publique, elle permettra de comprendre les procédés généraux du Forex Trading (marché financiers).

a) Les Objectifs 

Pour une meilleure gestion de son activité, BR SARL doit faire l'effort de se conformer aux normes relatives à l'existence d'une bonne comptabilité, en tenant compte du knowlege management.^24(*).Les objectifs généraux que se fixe cette étude est de mettre en place les outils nécessaires qui permettront à BR Sarl d'organiser sa comptabilité, selon les normes du code OHADA. En terme d'objectif spécifique existant il s'agit de :

_ dégager les forces et faiblesses du système comptable ;

_ expliquer certaines procédures importantes ;

_ décrire le système de gestion actuel ;

_ contribuer à l'amélioration d'organisation comptable.

b) Hypothèses de l'étude

Les raisons de la non Organisation de la comptabilité sont nombreuses, il peut s'agir de :

1. L'insuffisance d'Information ;

2. L'inexistence d'une comptabilité informatisée ;

3. Absence d'un service d'archive au sein de chaque agence BR SARL ;

4. Un Service financier natif et en pleine organisation ;

5. Le profile inadapté ;

1.2 Description des taches et Difficultés rencontrées

a) Les tâches effectuées

A notre arrivé au sein de BR SARL le premier challenge auquel nous avons pris plaisir a effectuer était celui imposé au Directeur Financier (DAF) au chef comptable et son assistante. Ce challenge était l'élaboration des états de synthèse de l'exercice 2014 en plein milieu de l'exercice 2015. Nous devions tout d'abord traiter les pièces comptables dont qui étaient déjà parvenues à notre service (2015) puis collecter toutes les pièces (des 15 agences) de l'exercice antérieur qui n'étaient pas encore présentes.

Durant notre séjour au sein de l'entreprise BR SARL, nous avons effectué plusieurs tâches. D'une part au sein de l'agence principale de l'avenue de cointe. Cette agence englobe en son sein le Service Comptabilité en charge de toute l'organisation de la comptabilité des différentes agences. D'autre part, à la Direction Administrative et Financière qui elle se trouve, au siège social de l'entreprise. Nous énumèrerons tous d'abord les tâches effectuées au service comptabilité, puis celles réalisées à la Direction Administrative et Financière.

Au service comptabilité nous avons effectués les taches suivantes :

1_ Classements des factures d'achats locaux des différentes agences et Enregistrement sur la feuilles « achats locaux » du Fichier Excel. Dès la réception de la pièce comptable nous lui attribuons un numéro d'ordre (0001 à n) en vérifiant si toutes les informations sont inscrites par la suite. En cas d'informations manquantes on ne saisit pas la pièce. La pièce est directement rendue dans son carton d'origine. Nous adressons par la suite un courrier au chef d'agence concerné par cette facture. En fin de journée nous remettons au chef comptable l'ensemble des courriers par clé USB. La pièce correcte est saisie dans le fichier Excel qui nous a sert de brouillon pour classer les différentes factures (Voir Annexe n°4). Sur Chaque lignes, on inscrit les informations qui correspondent à chaque libellé du compte tiers (exemple SEEG). C'est ainsi qu'on inscrit la date de l'opération, le numéro de pièce, le numéro de facture, l'identité du prestataire extérieur (quand elle n'est pas connue on marque Fournisseurs divers), le libellé de l'écriture « SEEG » désigne les frais d'électricité (désignation de l'achat) pour un montant hors taxe, inscrit au débit car c'est une sortie. Selon la nature du paiement nous mentionnons en mode de règlement « espèces » (la majorité des achats sont réglés depuis la caisse au comptant). Les achats de plus de cent cinquante (150.000) sont enregistrées dans la feuille « immobilisations ». Le fichier Excel est un tableau dynamique. Certaines informations telles que les dates d'échéances s'affichaient automatiquement.

2_ Classements des bordereaux de versement de la banque et Enregistrement sur la feuille « Banque ». L'entreprise compte 4 principaux comptes en banque. A notre arrivée nous avons suggéré au chef comptable qu'une distinction soit faite en fonction des numéros de comptes. Nous avons créé pour chaque numéro de compte une fenêtre spéciale sur le fichier Excel (exemple pour le compte Poste Banque Bâtisseur de richesse l'enregistrement ne se faisait plus au même endroit que les versements du compte Eco-Banque Micro crédit ou Eco-Banque MAPAKOU Yves de Saint Fidèle. Nous inscrivons sur la page de chaque compte la date de l'opération, le numéro du bordereau, la nature de l'opération (versement) le montant correspondant au débit ou au crédit, (voir annexe n°5). Le traitement des bordereaux non traitables est reporté à plus tard .Ils font l'objet d'un courrier tout comme le cas des factures achats non traitées.

3_ Classements des reçus d'investissements et de remboursements clients, des factures d'achats locaux, des rapports des commissions agents (voir annexe n°6), des différentes agences et enregistrement sur la feuille « Caisse ». Nous inscrivons la date de l'opération, le numéro de la pièce, le numéro de la facture, la référence (désignation de l'opération) « achat » « investissement » « remboursement », l'identité des fournisseurs « libellé compte tiers » tout comme le « libellé de l'écriture » exemple SEEG, le montant selon le type d'opération réglée à la caisse débit ou crédit. (Voir annexe n°7).

4_ Classement et enregistrement des clients. Avant tous, nous dressons une liste alphabétique des clients. Puis nous séparons les clients en fonction de la présentation du dossier. Les clients dont les investissements sont enregistrés sur des fiches cartonnées fabriquées par l'entreprise sont traités. Les dossiers qui ne sont pas enregistrés de façon correcte ne sont pas traités. Ces derniers feront l'objet d'un courrier adresse à l'agence concernée. Nous enregistrons ainsi pour chaque client avec un code : la nature de la pièce (voir annexe n°8), les civilités (noms et prénoms, lieu et date de naissance) pour chaque lieu de domicile on affecte un « code zone » , (voir annexe n°9) , la profession ( voir annexe n°10) .

Et durant notre séjour à la Direction Générale plus particulièrement au sein de la Direction Administrative et Financière nous avons effectués les taches suivantes :

5_ Les états de rapprochements bancaires : Il était question pour nous de lettrer un ensemble d'opération compte banque de l'entreprise qui correspondait au montant des opérations retrouvé sur le journal de banque. Puis tous les montants identiques retrouvés sur les deux documents ont fait l'objet d'enregistrement sur une base de donné conçue par le chef comptable. Nous avons saisie au compte du client « BR SARL », pour la banque « Eco banque » à la période « 5 » de l'exercice « 2014 » l'ensemble des mouvements débit et crédit opéré par l'entreprise. (Voir annexe n°11).

b) Difficultés rencontrées

Pour la réalisation de ce travail, nous avons rencontré beaucoup de difficultés, notamment pour la récolte de données.

1_ La pression sur le plan humain en agence. Vue les délais impartis 2 mois (2) pour l'envoie de toutes les saisies au chef comptable. IL devait établir les états financiers de l'exercice 2014, puis achever les saisies de l'ouverture 2015 alors que nous sommes en milieu d'exercice 2015. La pression que subissait le chef comptable (en fonction depuis 2 mois) nous a énormément perturbé durant notre séjour. Il n'était pas aisé pour lui de nous consacrer du temps pour répondre à nos multiples interrogations. Aussi son arrivée ressente au sein de l'entreprise limitait très souvent son champs de réponses face à l'organisation des activités. Les nerfs à fleur de peau aussi des clients qui ne supportaient plus d'être aussi nombreux pour une aussi petite agence (en étant la première agence elle a le plus grand portefeuille client, et en raison de sa situation géographique le nombre de client croit de façon exponentiel). Sont là quelques-unes des pressions que nous avons appris a géré tout le long de l'élaboration de notre travail, sur le plan humain.

Aussi sur le plan de l'organisation même de l'activité comptable, dans la mesure où, les agences ne fonctionne pas en réseau informatique. Et sans harmonisation des taches comptables. Il y a discordance des données entre les informations devant être comptabilisées et la norme des principes comptables, qui sont les bases d'un système comptable bien organisé.

Les difficultés rencontrées sont liées au non application des principes comptables défini par le SYSCOHADA, le non respect du manuel de procédures comptables et financières de l'entreprise conformément aux temps d'un exercice comptable.

2_ La difficulté d'accès à l'information. Il n'était pas possible de recueillir toutes les informations nécessaires sur la nature des opérations. Certains agents n'ont pas souhaité répondre à nos questions. D'autre tel que le chef comptable ont exprimé le besoin de confidentialité des opérations redoutant d'éveiller des concurrents. De même, durant les heures au bureau nous n'avons pas le droit d'accéder à l'internet, ni à tout autre moyen de connexion avec l'extérieur (les téléphones portables devaient être arrêtés dès l'entrée au service comptabilité).

3_ L'Asymétrie d'information dans le système financier actuel .Le système financier de BR SARL semble ne pas mesurer le risque lié à l'activité de l'entreprise.

Selon Zvie Bodie et Robert Merton « Un système financier fournit des moyens de gérer le risque » (Finance 2^e édition 2007).

Non seulement, de la réception des pièces comptables de chaque agences en particuliers celles des provinces, à leur traitements aux services comptabilité, l'échange de l'information ne circule pas de manière fluide. Mais Aussi, la non synchronisation des informations concernant l'activité de l'entreprise a retardé pendant un mois, notre démarche de recherche documentaire. En interrogeant deux chefs d'agences les informations ne sont pas les mêmes.

Les agences n'envoient pas au service comptabilité toutes les pièces nécessaires à la bonne comptabilisation pour l'amélioration de la gestion financière, l'élaboration du budget prévisionnel. Il y a asymétrie d'information^25(*).

En effet, dans les différentes agences BR SARL le service des archives était embryonnaire quand des fois il était inexistant .Le service financier se trouve en déficit de documents comptables pour élaborer les Etats financiers dans les temps. Cela est entrainé aussi par le fait du manque d'information des agences.

Les documents comptables arrivent sous forme papiers avec retard et quelques fois défectueux, incomplets, irréguliers (absences de mentions obligatoires de la facture (date, nom du fournisseur, mention « bon à payer », visas, délai de règlement, etc.) Sur les pièces comptables, absences des désignations d'achats, de l'identité des fournisseurs, clients, input et output de trésorerie injustifiées) et le paramétrage comptable est effectif depuis cette fin d'année car depuis sa création il n'y a pas encore de publication des états financiers bien qu'il y a activité et croissance des agences.

4_ Le traitement des achats irréguliers. Ils y a de nombreuses irrégularités dans le traitement des achats par les agences. Elles ne respectent pas la procédure et le service comptabilité se retrouve avec des factures d'achats effectuées en agences, sans au préalable avoir envoyé à la Direction Administrative et Financière une facture pro forma de l'état des besoins. L'incertitude face à la réalisation et l'analyse dynamique des ratios financiers de l'exercice passé. L'inexistence des documents permettant d'évaluer la rentabilité de l'activité principales, et l'adéquation ressources emploi tant sur le plan humain que sur le plan des matériels et Logiciels que sur le plan financiers. La difficulté dans l'élaboration de budget prévisionnel pour chaque service, agences, dépenses formations etc.

5_ Traitement irrégulier de la trésorerie, par les chefs d'agence. Les bons de caisses étaient tous émis par chaque agence au lieu d'ordre du responsable des achats en fonction des états des besoins de chaque agence.

Au terme de cette première partie, nous constatons que La PME de droit Gabonais BR SARL souffre d'un problème de mauvaise organisation comptable. Nous tenterons de vérifier nos hypothèses dans la partie qui suit à l'aide de notre analyse méthodique des données recueillis tout au long de notre séjour. Les hypothèses ainsi justifiées, nous tenterons d'apporter des suggestions pour contribuer à la résolution des problèmes constatés durant notre séjour.

* ²⁴La gestion des connaissances (en anglais Knowledge Management) est une démarche managériale pluridisciplinaire qui regroupe l'ensemble des initiatives, des méthodes et des techniques permettant de percevoir, identifier, analyser, organiser, mémoriser, partager les connaissances des membres d'une organisation - les savoirs créés par l' entreprise elle-même ( marketing, recherche et développement) ou acquis de l'extérieur ( intelligence économique) - en vue d'atteindre un objectif fixé.

* ²⁵Sélection adverse 1: elle découle du déséquilibre dans l'échange de l'information << ceux qui s'assurent du risque courent un risque plus fort que la moyenne>>Finance (Zvi Bodie et Robert Merton)