1.7 Norme des cabinets
De nombreux cabinets d'expertise comptable et/ou de commissariat
aux
comptes ont développé à l'heure actuelle
leurs propres règles en matière
d'organisation et de
documentation des travaux et des dossiers.
Ces normes sont en principe appliquées à
l'ensemble des missions, elles entrent dans le cadre de la formation
dispensée aux collaborateurs, chacun devant mettre en oeuvre la
méthodologie retenue par le cabinet.
Ces règles internes sont reconnues et admises par la
profession elle-même, à condition toutefois qu'elles ne
dérogent pas aux normes édictées, en matière de
révision, par les organismes professionnels eux mêmes.
1.8 Procédure d'organisation mise en oeuvre par
le Cabinet POUNGOM
A la réception du dossier client, celui-ci est
organisé dans trois types de classeurs de couleurs différentes
(blanc, vert et rouge) suivant la nature des documents. Ainsi on distingue :
1.8.1. Les classeurs blancs
Ils sont destinés à contenir les pièces
comptables (pièces justificatives). Dans ce classeur se trouvent
classées par ordre chronologique et selon les journaux auxquels elles
correspondent toutes les pièces comptables à savoir : les
factures d'achats et de ventes, les relevés bancaires, les tickets de
caisse. Se trouve aussi dans les classeurs blancs, l'ensembles des courriers
émis ou reçus par le client dans le cadre de son exploitation
dans une rubrique spéciale intitulée « Opérations
diverses ». Ce dossier sera remis au client.
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1.8.2. Les classeurs verts : Dossier annuel
Ils comprennent le dossier annuel du client (Déclarations
de TVA, Impôts sur les Sociétés,...).
1.8.3. Les classeurs rouges : Dossier permanent
On y trouve le dossier permanent (extrait K-bis, les statuts,
...).
Cette étape est cruciale puis qu'elle permet une saisie
aisée des écritures comptable.
2. Réorganisation et amélioration du
dossier client
2.1. Codification des documents
Pour permettre la mise en oeuvre d'un dossier de travail bien
structuré et
donc une facilité pour l'expert-comptable et ses
collaborateurs d'exploiter le contenu, il serait souhaitable avant le
classement de tout document, d'y mentionner le nom du client, les
références du sous dossier (différentes
rubriques du dossier) avec une distinction entre dossier
permanent et
dossier annuel. Le contenu du dossier est souvent très
utilisé pour la réalisation de la mission. Dans plusieurs cas le
collaborateur peut être amené à retirer plusieurs documents
de divers dossiers, ce qui peut avoir comme conséquence le
mélange des documents lors du reclassement.
On assiste donc à un désordre organisé
par le collaborateur lors de la
réutilisation du dossier en étant obligé
de feuilleter presque tout le dossier pour retrouver l'information à
jour.
Afin de permettre la résolution de ce problème
il serait judicieux de numéroter les documents au fur et à mesure
de la mise à jour des dossiers et de reporter ces
références ( Nom client / nom de dossier / dossier
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annuel ou permanent / numéro de page) dans la fiche
récapitulative du sous dossier en cas de besoin.
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