II.1.5.3. La Gérance
Le préposé à la gérance (le
gérant) est nommé, le cas échéant,
révoqué de ses fonctions par la direction générale.
Cette dernière définie les modalités : de son
engagement, de son licenciement, fixe les avantages lui accordés, sa
rémunération,...
Dans ses attributions le gérant s'occupe :
- De la supervision du système de contrôle
interne au niveau des branches d'activités ;
- De l'autorisation des dépenses engagées ;
- De la gestion des comptes bancaires ;
- De l'affectation des ressources et du personnel pour
une bonne marche des activités ;
- D'harmoniser les relations entre services,
- D'assurer des bonnes relations avec
l'extérieur ;
- De la réception des rapports des administrateurs des
branches, départements,...
II.1.5.4. L'Audit interne
Dans ces attributions le service d'Audit interne
s'occupe :
- De la programmation des missions d'audit et
contrôle,
- De la vérification et de la certification des
opérations d'exploitation, d'achat, d'exportation des matières
premières ;
- D'évaluer les divers systèmes de
contrôle,
- De l'établissement des conclusions et rapports de
leurs missions, etc.
II.1.5.5. L'Administration
Il est l'organe qui s'assure de l'application des normes et de
la bonne marche des services administratifs (caisse, comptabilité,
secrétariat et service du personnel), conformément aux directives
prévues et à la culture au sein de la société
ESCO-Kivu s.p.r.l.
L'Administration au sein de l'ESCO-Kivu, s'occupe du :
- Développement des activités au niveau local et
du respect des procédures régissant la société
ESCO-Kivu s.p.r.l ;
- Recrutement des nouveaux agents ou travailleurs au
niveau de la branche ;
- Classement des documents et correspondances ;
- Défini les attributions au personnel ;
- Garder et mettre à jour les dossiers des
agents ;
- Evaluer la performance des agents ;
- Accompagner le chef des projets dans leurs
exécutions ;
- Mettre à jour les listes de présence et
feuille de paie pour faciliter la passation des écritures comptables
à la fin de chaque mois ;
- Assister au conseil de discipline avec les chefs des projets
et les coordonnateurs des projets ;
- Fournir des conseils techniques aux chefs de
différents services et autres travailleurs ; etc.
II.1.5.6. La coordination
Cet organe s'occupe essentiellement des activités qui
nécessitent une spécialité et une connaissance en
techniques agricoles. Il est composé du département agricole et
du département des achats.
v Le département agricole
Ce département est constitué des :
o Agronomes
Ces ingénieurs s'occupent de :
- La supervision des activités des encadreurs ;
- Approuvent et mobilisent les planteurs en les informant et
en les formant en matières techniques agricoles
appropriées ;
- L'entretien des plantations appartenant à
l'entreprise.
o Encadreurs
Ceux-ci sont agents de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l, choisis
parmi les planteurs. Ils s'occupent de :
- L'enregistrement et de la sensibilisation des
planteurs ;
- Tenir les fiches et les cartes des planteurs pour mieux
surveiller les distributions des plantules ;
- Guider les planteurs à appliquer les normes de
l'agriculture pour améliorer leurs champs.
o Planteurs
Ce sont des personnes physiques ou morales disposant des
champs dont la superficie varie entre 1 et 30 hectares.
Généralement, ces planteurs sont
dispersés à travers les territoires de Beni et Lubero. Seul le
secteur de Watalinga dispose des champs un peu rapprochés.
La société ESCO-Kivu s.p.r.l collabore avec des
coopératives de planteurs opérant dans différents
milieux ruraux.
Vu leurs rendements la société a
décidée d'en créer d'autres à sa propre
initiative. Ces organisations servent ainsi de groupe de contact ou de
réseau de formation entre les planteurs.
A l'intérieur, ceux-ci disposent des organigrammes
structurés, proposés par l'ESCO-Kivu s.p.r.l.
A côté de ces deux catégories de
planteurs, l'ESCO-Kivu s.p.r.l travaille de même avec d'autres
planteurs encadrés par l'Office National de Café (ONC) et
d'autres organisations non gouvernementales tant nationales
qu'internationales.
o Responsables des stations
- Ces responsables s'assurent de la qualité des
produits achetés ;
- S'occupent de la maturité biologique des produits
agricoles ;
- S'occupent de la propreté des dépôts
pour éviter les éventuelles contaminations et destructions des
matières stockées ;
- Signent les bordereaux des produits achetés,
reçus ou expédiés.
o Chargés de conditionnement
Ces agents s'assurent du respect des normes et
procédures d'expédition des matières ou produits
achetés et exploités.
v Le département des achats
Cet organe s'occupe essentiellement des achats des produits
agro industriels au sein de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l. Il doit donc,
effectuer des négociations au prêt des particuliers pour avoir des
meilleurs produits en qualité, en prix et en quantité voulue.
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