I.4.Les procédures comptables
Les procédures comptables sont un ensemble de
règles édictées au sein d'une entreprise et permettant de
gérer la comptabilité de façon claire et précise
dans le but de pouvoir situer les responsabilités et d'éviter les
éventuelles malversations. Ces dispositions doivent obligatoirement
être écrites.
Elles doivent être obligatoirement mises en place dans
toute comptabilité.
I.5.Le système comptable
Le système comptable est un ensemble qui permet
d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité
c'est-à-dire : enregistrer, classer, résumer et
synthétiser.
=> l'enregistrement des opérations : se fait par les
journaux,
=> le classement des opérations : se fait par le grand
livre des comptes, => le résumé des opérations : se
fait par la balance générale des comptes,
=> la synthèse des opérations : se fait par le
bilan et le compte de résultat.
C'est dans cet ordre que tout système comptable doit
s'organiser.
On distingue deux principaux systèmes comptables qui
sont : le système classique et le système centralisateur, chacun
d'eux pouvant être informatisé ou non.
I.5.1. Le système classique
Le système d'organisation comptable
généralement baptisé système classique est le plus
ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs
de base de la comptabilité. Ce système est adapté aux
entreprises de petite taille. Il utilise un journal général
classique, tenu par une personne, enregistrant au jour le jour et de
façon chronologique toutes les opérations comptables. Mais il est
évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il
s'avère très vite insuffisant. Il s'ensuit un travail
énorme et fastidieux au niveau des reports du grand-livre.
Le système est décrit de la manière
ci-après à partir des pièces comptables classées
chronologiquement :
=> enregistrement au journal, au jour le jour, des
opérations comptables ;
=> report dans le compte de chaque opération ;
=> calcul périodique du solde des comptes et
établissement de la balance générale ;
=> établissement des documents de synthèse
à partir de la balance.
I.5.2. Le système centralisateur
Le système centralisateur est apparu pour
répondre au besoin des grandes entreprises que la lourdeur du
système classique ne permet pas de satisfaire. En effet le
système classique a l'inconvénient de cumuler les reports sans
permettre une division du travail. Le système centralisateur pour
répondre à ce besoin, repose sur une véritable division du
travail en tenant deux comptabilités complémentaires :
La comptabilité auxiliaire : La saisie quotidienne des
documents de base est réalisée dans plusieurs journaux
auxiliaires spécialisés (journal de ventes, journal de banque,
journal OD) selon la nature des opérations (recettes, payement,
opérations diverses). Le nombre de journaux auxiliaires est une
décision de gestion. L'emploi de comptes de virements internes est alors
nécessaire pour éviter le double enregistrement
d'opérations qui concernent plusieurs journaux auxiliaires.
La comptabilité générale :
Périodiquement (au moins une fois par mois) chacun des journaux
auxiliaires est totalisé et centralisé par une écriture
unique dans un journal général. La centralisation dans le journal
général et le grandlivre général permet ensuite
l'élaboration des documents de synthèse.
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