INTRODUCTION GENERALE
L'activité économique est le résultat
d'innombrables opérations effectuées par une multitude
d'unités élémentaires (entreprises, ménage, etc.).
Une grande interdépendance existe entre certaines catégories.
C'est ainsi que la catégorie des ménages définit le niveau
de la consommation, permettant à la catégorie des entreprises de
définir le niveau de production.
En effet, l'entreprise est une unité de production qui
vend des produits et services sur un marché, par opposition à une
Administration (services non marchands), ou à une association qui, bien
que pouvant produire dans le cadre d'une activité commerciale, ne peut
répartir ses bénéfices entre ses membres. La production
est donc principalement issue de l'activité des entreprises.
Il existe cependant une très grande diversité
entre les entreprises, du petit commerce du quartier aux grandes
sociétés employant de très nombreux salariés et
exerçant dans divers secteurs d'activité. Ainsi on peut
distinguer le secteur de la production, de la distribution et celui des
prestations de service.
Toute entreprise doit mettre en place une comptabilité
destinée à l'information externe comme à son propre usage.
La comptabilité est une technique qui permet d'enregistrer, dans des
comptes, les flux de l'entreprise afin de déterminer le résultat
de l'exercice (bénéfices ou pertes) et de présenter la
situation patrimoniale de l'entreprise.
Les états financiers qui en résultent doivent
répondre aux besoins d'un grand nombre d'utilisateurs internes à
l'entreprise (dirigeants, salariés) ou externes à l'entreprise
(actionnaires, Etat, organismes sociaux, créancier, etc.).
De nos jours, pour harmoniser les besoins en matière de
comptabilité, les Etats membres de l'Union Economique et
Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) ont adopté comme
référentiel commun le Système Comptable Ouest Africain
(SYSCOA) qui est entré en vigueur le 1er janvier 1998. Le
SYSCOA a mis en place un certain nombre de principes et de règles pour
permettre à la comptabilité d'être la mémoire sans
laquelle le bon fonctionnement de l'entreprise pourrait être remis en
cause.
Une comptabilité adéquate est importante pour
soutenir et faire progresser une entreprise. Sans elle, cette dernière
court le risque de se heurter à des problèmes de
trésorerie, de gaspiller de l'argent et de ne pas saisir les
opportunités de se développer. La réalité, c'est
qu'un chef d'entreprise sachant mettre au point des stratégies et vendre
ses produits avec l'aide d'une équipe performante a besoin d'une
comptabilité fiable et efficace.
Cependant, la comptabilité n'est pas seulement un
ensemble formellement parfait, mais elle est effectivement le reflet de toutes
les caractéristiques patrimoniales de l'entreprise. C'est un ensemble
organisationnel constitué, en amont, par un système de captation
et de traitement des flux d'information et, en aval, par un système de
contrôle des procédures et des enregistrements comptables.
Une comptabilité ne peut, en effet, donner des
informations fiables que si toutes les informations sont correctement traduites
dans la comptabilité. Ceci suppose, outre le respect des principes et
des règles comptables, des contrôles internes suffisants. C'est
dire donc qu'une comptabilité efficace ne peut être construite que
dans le bon ordre organisationnel.
C'est fort de ce constat, que lors de notre passage dans
l'entreprise Ed.PA, nous avons choisi de comprendre et d'analyser son
organisation comptable en prenant comme thème : « L'organisation
comptable de Ed.PA ».
L'étude revêt trois centres d'intérêts
d'une grande importance :
> Au plan personnel, elle nous permet de compléter
notre formation théorique et d'enrichir nos connaissances par la
pratique en milieu professionnel ;
> Pour l'Institut Burkinabé des Arts et
Métiers (IBAM) ce rapport pourra guider les générations
futures et apporter un plus à la bibliothèque de
l'établissement dans le domaine de la gestion des entreprises ;
> Pour l'entreprise, nous espérons que ce rapport sera
une contribution à l'amélioration de son organisation
comptable.
Dans le souci de développer au mieux le thème, la
structure suivante a été retenue :
> la présentation de l'entreprise Ed.PA fera l'objet de
la première partie de notre travail;
> la deuxième partie qui traitera le thème
lui-même, comportera deux (02) chapitres :
o le premier chapitre sera consacré aux aspects
théoriques de l'organisation comptable ;
o le deuxième chapitre traitera de l'organisation
comptable propre à Ed.PA et sera complétée par les
constats et les suggestions que nous aurons pu retenir dans la structure.
PRESENTATION ET
ORGANISATION DE
Ed.PA.
CHAPITRE I : PRESENTATION GENERALE DE Ed.PA
I. STATUT JURIDIQUE
L'entreprise Edmond PARE, en abrégé « Ed.PA
», est une entreprise individuelle évoluant dans l'environnement
socio-économique burkinabé depuis 2006 sous la forme d'une
Société A Responsabilité Limité (S.A.R.L.) avec un
capital social de deux millions (2 000 000) de francs CFA. Monsieur Isaïe
PARE en est le promoteur. Elle est reconnue sous le RCCM n° BF OUA
2006B1636, IFU n°0005322V, Employeur CNSS n° 24089J, compte bancaire
BOA n°0100334002288. Elle dispose d'un agrément technique de l'Etat
sous le numéro 468/98.
Son siège est à Ouagadougou, au « 1200
Logements » sur la rue 28/475 porte n°558. (Annexe 1)
II. VISIONS ET OBJECTIFS
Le contexte économique international actuel est
marqué par une globalisation de l'économie. Les
conséquences sur les pays en voie de développement sont les
réorientations économiques engendrant des difficultés
d'ordre social, culturel et économique.
Pour faire face à cette situation, les pays en voie de
développement comme le Burkina Faso, doivent développer une
nouvelle culture économique accordant une grande importance au
développement durable.
Consciente de cette situation, Ed.PA se donne pour mission la
dynamisation de l'expertise locale et la gestion durable des ressources pour un
développement équitable et durable.
Cela doit passer par l'atteinte des objectifs suivants :
? La contribution au développement local par l'appui
conseil, la formation, les études, l'élaboration et le suivi de
plans de développement au profit des acteurs locaux (organes élus
des collectivités territoriales, services techniques
déconcentrés de l`Etat, société civile, secteur
privé, projets et programmes locaux de développement,
associations/ONG, organisations de producteurs, etc.).
· La contribution au renforcement des
capacités infrastructurelles par la confection et la réalisation
d'infrastructures communautaires au profit des populations rurales.
Ainsi, Ed.PA entend contribuer de son mieux au renforcement
des capacités des acteurs de développement
particulièrement dans un contexte de la décentralisation
(élus locaux, société civile, personnel des
collectivités, administrations et services techniques).
III. ACTIVITES (Annexe 7)
Créée depuis 2006, l'entreprise Ed.PA, avec un
personnel permanent de six (06) personnes et une multitude de contractuels,
s'est forgé une solide expérience dans plusieurs domaines. Ces
domaines se subdivisent comme suit :
1. Les études
Ce volet comprend :
Le développement local La décentralisation
L'environnement
2. Les formations
La formation, Information, Education, Communication (IEC) La
sensibilisation, Plaidoyer, Appui Conseil
3. Les Bâtiments et Travaux Publiques
Construction et réhabilitation d'infrastructures
routières (routes en terre) Travaux d'assainissement urbain et ouvrages
de franchissement Construction de bâtiment
Parcs de vaccination
4. L'hydraulique
Aménagements hydro-agricoles Forages et puits à
grands diamètres
CHAPITRE II : ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE Ed.PA
Afin de mener à bien ses activités, toute
entreprise a une organisation propre à elle, répondant au mieux
à ses besoins et à son fonctionnement normal. L'entreprise Ed.PA
quant à elle, a une organisation de type hiérarchique
(confère annexe 2). Ainsi, on distingue d'une part, l'organe de
décision et d'autre part, les organes d'exécution.
I. L'ORGANE DE DECISION
L'organe de décision est celui qui émet des
directives au sein de l'entreprise. Il s'agit de la Direction
Générale avec à sa tête le Directeur
Général en la personne de Monsieur Isaïe PARE, qui est le
promoteur de l'entreprise. Cet organe a pour missions de définir la
politique générale et les attributions au sein de l'entreprise.
Le D.G est donc garant :
? Des objectifs de l'entreprise ;
= De la définition des tâches;
=> Des commandes ;
=> Du budget ;
= De la recherche des marchés.
II. LES ORGANES D'EXECUTION
Les organes d'exécution sont ceux qui veillent au
respect des instructions en provenance de la Direction Générale.
Dans sa structure organisationnelle, Ed.PA comprend cinq (05) services qui
dépendent tous de la Direction Générale :
=> Un service chargé des études ;
=> Un service chargé des réalisations ;
=> Un service de comptabilité ;
=> Un service de liaison reprographie ;
=> Un Secrétariat de Direction.
II.1.LE SERVICE CHARGE DES ETUDES
Ce service a à sa tête un Directeur du volet
études qui est un ingénieur de développement rural. Il est
chargé de mener les études de faisabilités, le suivi et
l'évaluation des projets de développement et d'assurer les
formations. Dans le souci de mener à bien ces études, Ed.PA
développe des partenariats techniques avec des consultants dont les
compétences sont jugées suffisantes dans certains domaines.
II.2.LE SERVICE CHARGE DES REALISATIONS
Ce service est géré par un ingénieur en
Génie civil. Il est chargé de recruter le personnel
nécessaire pour chacun des chantiers, de concevoir les plans et les
devis des réalisations physiques en BTP à effectuer, de
superviser et de contrôler ces réalisations.
II.3.LE SERVICE DE LA COMPTABILITE
Le service de la comptabilité est chargé de :
=> la collecte et du traitement des informations comptables et
financières ;
=> la tenue de la comptabilité au quotidien, les
déclarations fiscales et sociales, l'établissement des
états financiers et la détermination du résultat de fin
d'exercice ;
=> la paie du personnel et de toutes les opérations de
dépenses ;
=> la tenue de la caisse de menu dépenses pour les
petites dépenses ;
Il assure également les contrôles de caisse et les
rapprochements
bancaires.
II.4. LE SERVICE DE LIAISON REPROGRAPHIE
La mission dont ce service est chargé, est en
réalité d'assurer la communication entre l'entreprise et son
environnement. Il est en étroite collaboration avec le
secrétariat pour les transmissions de courrier.
II.5. LE SECRETARIAT DE DIRECTION
Le secrétariat est à la disposition du D.G. afin de
l'assister dans ses tâches. Ainsi donc la secrétaire :
= Organise et coordonne les rendez vous ;
=> Réceptionne le courrier et procède à
sa transmission au D.G. ; => Reçoit les appels du standard
téléphonique ;
= Rédige les correspondances ;
= Tient les archives ;
= Assiste le D.G. dans ses tâches.
L'ORGANISATION
COMPTABLE
CHAPITRE I : ASPECTS THEORIQUES DE
L'ORGANISATION
COMPTABLE
Nous définirons dans ce chapitre quelques notions
comptables utiles à la compréhension, ensuite nous prendrons
connaissance des prescriptions du SYSCOA.
I. DEFINITION DE QUELQUES NOTIONS
I.1. La comptabilité
La comptabilité est définie comme un système
d'organisation de l'information permettant de :
> Saisir, classer, enregistrer des données
chiffrées de nature économique et juridique. Ces données
sont enregistrées dans des comptes définis dans un cadre
comptable conventionnel et harmonisé.
> Fournir après un traitement approprié, un
ensemble d'informations conformes aux besoins des divers utilisateurs
intéressés.
La comptabilité est à la fois un instrument
d'informations financières et un outil de gestion :
> La comptabilité : instrument
d'information financi~re
L'entreprise est une organisation transparente qui doit rendre
compte aux partenaires avec lesquels elle est en relation d'affaire.
Ce sont :
o - les salariés qui lui consacrent leur force de
travail
o - les clients et fournisseurs avec qui elle est en relation
d'affaires
o - les bailleurs de fonds qui lui apportent les capitaux :
actionnaires, créanciers....
o - l'Etat à qui l'entreprise doit payer les impôts
et les taxes
o - les organismes sociaux à qui l'entreprise doit payer
les diverses cotisations
> La comptabilité : outil de
gestion
Loin d'être un simple outil d'informations
financières, la comptabilité est également un outil de
gestion destiné à éclairer les dirigeants de
l'entreprise. Elle se présente de ce fait, comme un
tableau de bord destiné aux dirigeants et composé d'une
série d'instruments de mesure de performances comme les soldes
intermédiaires de gestion, le tableau de financement, les ratios.
I.2.L'organisation comptable
L'organisation comptable décrit les contraintes de la
tenue de la comptabilité conduisant à établir les
documents de synthèse.
C'est donc un ensemble de règles, de procédures
écrites, mises en place au sein de l'entreprise pour satisfaire aux
exigences de régularité, de sincérité, afin
d'assurer l'authenticité des écritures de façon à
ce que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de
mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument
de preuve et d'information des tiers.
I.3.Le plan comptable
Le plan comptable de l'entreprise est un document qui rassemble,
dans un ordre logique, la nomenclature des comptes à utiliser,
définit leur contenu et précise les règles
particulières de leur fonctionnement. Le système comptable ouest
africain (SYSCOA), entré en vigueur le 1er janvier 1998 dans
les pays membres de l'UEMOA, est le système en vigueur au Burkina
Faso.
Ainsi toutes les entreprises font recours au plan de comptes
normalisés dont la liste figure dans le SYSCOA. Les comptes sont
identifiés par un numéro et un intitulé. Le plan comptable
de chaque entreprise doit être suffisamment détaillé pour
permettre l'enregistrement des opérations. Le SYSCOA distingue trois
(03) types de comptes à savoir les comptes de bilan (classe 1 à
5), les comptes de gestion (classe 6 à 8) et les comptes des engagements
hors bilan (classe 9).
Lorsque les comptes prévus par le SYSCOA ne suffisent pas
à l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses
opérations, elle peut ouvrir toutes subdivisions nécessaires.
Inversement, si les comptes prévus par le SYSCOA
s'avéraient trop détaillés par rapport aux besoins de
l'entreprise, elle peut les regrouper dans un compte global de façon
à permettre l'établissement des états financiers
annuels.
I.4.Les procédures comptables
Les procédures comptables sont un ensemble de
règles édictées au sein d'une entreprise et permettant de
gérer la comptabilité de façon claire et précise
dans le but de pouvoir situer les responsabilités et d'éviter les
éventuelles malversations. Ces dispositions doivent obligatoirement
être écrites.
Elles doivent être obligatoirement mises en place dans
toute comptabilité.
I.5.Le système comptable
Le système comptable est un ensemble qui permet
d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité
c'est-à-dire : enregistrer, classer, résumer et
synthétiser.
=> l'enregistrement des opérations : se fait par les
journaux,
=> le classement des opérations : se fait par le grand
livre des comptes, => le résumé des opérations : se
fait par la balance générale des comptes,
=> la synthèse des opérations : se fait par le
bilan et le compte de résultat.
C'est dans cet ordre que tout système comptable doit
s'organiser.
On distingue deux principaux systèmes comptables qui
sont : le système classique et le système centralisateur, chacun
d'eux pouvant être informatisé ou non.
I.5.1. Le système classique
Le système d'organisation comptable
généralement baptisé système classique est le plus
ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs
de base de la comptabilité. Ce système est adapté aux
entreprises de petite taille. Il utilise un journal général
classique, tenu par une personne, enregistrant au jour le jour et de
façon chronologique toutes les opérations comptables. Mais il est
évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il
s'avère très vite insuffisant. Il s'ensuit un travail
énorme et fastidieux au niveau des reports du grand-livre.
Le système est décrit de la manière
ci-après à partir des pièces comptables classées
chronologiquement :
=> enregistrement au journal, au jour le jour, des
opérations comptables ;
=> report dans le compte de chaque opération ;
=> calcul périodique du solde des comptes et
établissement de la balance générale ;
=> établissement des documents de synthèse
à partir de la balance.
I.5.2. Le système centralisateur
Le système centralisateur est apparu pour
répondre au besoin des grandes entreprises que la lourdeur du
système classique ne permet pas de satisfaire. En effet le
système classique a l'inconvénient de cumuler les reports sans
permettre une division du travail. Le système centralisateur pour
répondre à ce besoin, repose sur une véritable division du
travail en tenant deux comptabilités complémentaires :
La comptabilité auxiliaire : La saisie quotidienne des
documents de base est réalisée dans plusieurs journaux
auxiliaires spécialisés (journal de ventes, journal de banque,
journal OD) selon la nature des opérations (recettes, payement,
opérations diverses). Le nombre de journaux auxiliaires est une
décision de gestion. L'emploi de comptes de virements internes est alors
nécessaire pour éviter le double enregistrement
d'opérations qui concernent plusieurs journaux auxiliaires.
La comptabilité générale :
Périodiquement (au moins une fois par mois) chacun des journaux
auxiliaires est totalisé et centralisé par une écriture
unique dans un journal général. La centralisation dans le journal
général et le grandlivre général permet ensuite
l'élaboration des documents de synthèse.
I.5.3. Le système informatique
Le système informatique, est une évolution des deux
(02) systèmes précédents.
Sa caractéristique fondamentale est que :
=> seule la première opération d'enregistrement
est saisie ;
=> toutes les autres opérations : report au grand
livre, établissement de la balance, établissement du bilan et du
compte de résultat, se font automatiquement, sans aucune intervention
humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.
II. REGLES ET PRINCIPES DE LA COMPTABILITE
II.1. Règles du SYSCOA
L'organisation comptable mise en place dans l'entreprise doit
satisfaire aux exigences de régularité et de
sécurité pour assurer l'authenticité des écritures
de façon à ce que la comptabilité puisse servir à
la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de
l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion.
Pour ce faire, le SYSCOA a édicté les articles
suivants :
Article 14 : L'organisation
comptable mise en place dans l'entreprise doit satisfaire aux exigences de
régularité et de sécurité pour assurer
l'authenticité des écritures de façon à ce que la
comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de mesure des
droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument de preuve,
d'information des tiers et de gestion.
Article 15 : l'organisation
comptable doit assurer :
Un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des
informations de base ;
Le traitement en temps opportun des données
enregistrées ;
La mise à la disposition des utilisateurs des documents
requis dans les délais légaux fixés pour leur
délivrance.
Article 16 : pour maintenir
la continuité dans le temps de l'accès à l'information,
toute entreprise établit une documentation décrivant les
procédures et l'organisation comptable. Cette documentation est
conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation
des états financiers successifs auxquels elle se rapporte.
Article 17 : l'organisation
comptable doit au moins respecter les conditions de régularité et
de sécurité suivante :
· La tenue de la comptabilité dans la langue
officielle du pays et en francs CFA ;
· L'emploi de la technique de la partie double, qui se
traduit par une écriture affectant au moins deux comptes, l'un
débité et l'autre crédité. Lorsqu'une
opération est enregistrée, le total des sommes inscrites au
débit des comptes doit être égal au total des sommes
inscrites au crédit d'autres comptes ;
· La justification des écritures par des
pièces datées, conservées, classées dans un ordre
défini dans le document décrivant les procédures et
l'organisation comptable, susceptible de servir comme moyen de preuve et
portant des références de leur enregistrement en
comptabilité;
· Le respect de l'enregistrement chronologique des
opérations : les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise sont
enregistrés en comptabilité, opération par
opération, dans l'ordre de leur date de valeur comptable. Cette date est
celle de l'émission par l'entreprise de la pièce justificative de
l'opération, ou celle de la réception des pièces d'origine
externe. Les mouvements sont récapitulés par période
préalablement déterminée qui ne peut excéder un
mois. Une procédure destinée à garantir le
caractère définitif de l'enregistrement de ses mouvements devra
être mise en oeuvre ;
· L'identification de chacun de ces enregistrements
précisant l'indication de son origine et de son imputation, le contenu
de l'opération à laquelle il se rapporte ainsi que les
références de la pièce justificative qui l'appuie ;
· Le contrôle par inventaire de l'existence et de
la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise.
L'opération d'inventaire consiste à relever tous les
éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature,
la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date de
l'inventaire. Les données de l'inventaire sont organisées et
conservées de manière à justifier le contenu de chacun des
éléments recensés du patrimoine ;
· Le recours pour la tenue de la comptabilité de
l'entreprise, à un plan de comptes normalisé dont la liste figure
dans le SYSCOA ;
· La tenue obligatoire des livres ou autres supports
autorisés ainsi que la mise la mise en oeuvre de procédures de
traitement agréées, permettant d'établir les états
financiers annuels.
Article 18 : les comptes du
SYSCOA sont regroupés par catégories homogènes
appelées classes. Pour la comptabilité générale,
les classes comprennent :
· Des classes de comptes de situation ;
· Des classes de comptes de gestion.
Chaque classe est subdivisée en comptes
identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon
leur degré de dépendance vis-à-vis des comptes de niveau
supérieur, dans le cadre d'une codification décimale.
Le plan de comptes de chaque entreprise doit être
suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des
opérations.
Lorsque les comptes prévus par le SYSCOA ne suffisent
pas à l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses
opérations, elle peut ouvrir d'autres divisions nécessaires.
Inversement, si les comptes prévus par le SYSCOA sont trop
détaillés par rapport aux besoins de l'entreprise, elle peut les
regrouper dans un compte global de même niveau, plus contracté,
conformément aux possibilités offertes par le SYSCOA et à
condition que le regroupement ainsi opéré puisse au moins
permettre l'établissement des états financiers annuels dans les
conditions prescrites. Les opérations sont enregistrées dans les
comptes dont les intitulés correspondent à leur nature.
Article 19 : les livres
comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire sont :
· Le livre-journal, dans lequel sont inscrits les
mouvements de l'exercice enregistrés en comptabilité, dans les
conditions exposées au quatrième point de l'article 17 ;
· Le grand-livre, constitué par l'ensemble des
comptes de l'entreprise, où sont reportés ou inscrits
simultanément au journal, compte par compte, les différents
mouvements de l`exercice ;
· La balance générale des comptes,
état récapitulatif faisant apparaître, à la
clôture de l'exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le
solde créditeur, à l'ouverture de l'exercice, le cumul depuis
l'ouverture
de l'exercice des mouvements débiteurs et le cumul des
mouvements créditeur, le solde débiteur ou le solde
créditeur, à la date considérée ;
· Le livre d'inventaire, sur lequel sont transcrits le
bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le
résumé de l'opération d'inventaire. L'établissement
du livre-journal et du grand-livre peut être facilité par la tenue
de journaux et livres auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de
l'importance des besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux de ces
supports sont périodiquement et au moins une fois par mois
respectivement centralisés dans le journal et dans le grand-livre.
Article 20 : les livres
comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni
altération d'aucune sorte. Toute correction d'erreur s'effectue
exclusivement par inscription en négatif des éléments
erronés ; l'enregistrement exact est ensuite opéré.
Article 21 : les entreprises
qui relèvent du système minimal de trésorerie tiennent une
simple comptabilité de trésorerie dans les conditions
fixées par le SYSCOA. Les états financiers dans ces entreprises
ainsi que leurs règles d'établissement font l'objet d'une
édition distincte.
Article 22 : lorsqu'elle
repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recourir
à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de
régularité et de sécurité requises en la
matière de sorte que :
· Les données relatives à toute
opération donnant lieu à un enregistrement comptable comprenant,
lors de leur entrée dans le système de traitement comptable,
l'indication de l'origine du contenu et l'imputation de ladite opération
et puissent être restituées sur papier ou sous une forme
directement intelligible ;
· L'irréversibilité des traitements
effectués interdise toute suppression, addition ou modification
ultérieure d'enregistrement ; toute donnée entrée doit
faire l'objet d'une validation, afin de garantir le caractère
définitif de l'enregistrement comptable correspondant ; cette
procédure
de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque
période qui ne peut excéder un mois ;
· La chronologie des opérations écarte
toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition
ultérieure ; pour figer cette chronologie, le système de
traitements comptables doit prévoir une procédure
périodique (dite « clôture informatique ») au moins
trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui
suit la fin de chaque période considérée ;
· Les enregistrements comptables d'une période
clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la
date de valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent ;
toutefois, lorsque la date de valeur comptable correspond à une
période déjà clôturée, l'opération
concernée est enregistrée au premier jour de la période
non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de
l'opération est mentionnée distinctement ;
· La durabilité des données
enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation
conforme à la réglementation en vigueur. Sera notamment
réputée durable toute transcription indélébile des
données qui entraîne une modification irréversible du
support ;
· L'organisation comptable garantisse toutes les
possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la
reconstitution ou la restitution du chemin de révision et en donnant
droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à
la programmation et aux procédures de traitement, en vue notamment de
procéder aux tests nécessaires à l'exécution d'un
tel contrôle ;
· Les états périodiques fournis par le
système de traitement soient numérotés et datés.
Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative
établie sur papier ou sur un support assurant la fiabilité, la
conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les
délais requis.
Chaque donnée, entrée dans le système de
traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit
être appuyée d'une pièce justificative probante.
Article 23 : les
états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les
quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice. La date
d'arrêté doit être mentionnée dans toutes les
transmissions des états financiers.
Article 24 : les livres
comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces
justificatives sont conservés pendant dix ans.
II.2. Les principes comptables
Toute comptabilité utilise implicitement ou
explicitement un certain nombre de principes, postulats et conventions
regroupés sous l'appellation de principes comptables. La plupart des
principes sont universellement admis et utilisés. La connaissance de ces
principes permet de comprendre l'objectif général assigné
aux états financiers dans toutes les normes comptables.
Ainsi la comptabilité doit respecter ces principes qui
conditionnent les règles et méthodes comptables utilisées
afin d'atteindre les objectifs d'image fidèle, de
régularité et de sécurité. Ces principes comptables
sont :
? Le principe de prudence :
Ce principe est énoncé d'entrée dans
l'article 3 de l'Acte uniforme portant organisation et harmonisation des
comptabilités des entreprises de l'OHADA. La comptabilité doit
satisfaire, dans le respect de la règle de prudence, aux obligations de
régularité, de sincérité et de transparence
inhérente à la tenue, au contrôle, à la
présentation et à la communication des informations
traitées. La prudence, appréciation raisonnable des
évènements et des opérations (article 6), s'illustre plus
facilement qu'elle se définit ; sa finalité est d'éviter
de transférer sur des exercices ultérieurs des risques nés
dans l'exercice et susceptibles d'entraîner des pertes futures.
C'est ce principe de pessimisme qui impose de tenir compte
des pertes probables sous forme de provisions mais qui interdit de
comptabiliser les gains simplement virtuels.
Cependant, l'excès de prudence peut conduire à
une image exagérément pessimiste et non fidèle de la
comptabilité.
? Le principe de transparence
:
Ce principe est capital pour l'obtention d'une information
loyale. L'information fournie par les états financiers doit être
compréhensible, conforme aux règles et conventions du SYSCOA,
suffisante et claire. On peut rattacher à ce principe les deux «
règles »suivantes :
· La règle de non- compensation :
Une compensation entre certaines pertes et certains produits
fausserait la comptabilité. Dans le bilan, une compensation entre des
actifs et des passifs, et notamment des créances et des dettes,
fausserait l'analyse de la situation financière.
Exemple : Une entreprise de travaux publics a
sur l'Etat une créance de 1000000F ; à la même date de fin
d'exercice, elle doit à l'Etat 1200000F d'impôts.
On doit lire au bilan :
ACTIF PASSIF
Etat 1000 000 Etat 1200 000 et non simplement 200 000 (somme
algébrique résultant de
(Créance) (Dette fiscale) la compensation).
L'entreprise aura en effet à payer, à
l'échéance prévue, 1200000F d'impôts et devra
attendre l'échéance de sa créance sur l'Etat de 1000000F
pour percevoir cette somme.
· La règle d'exhaustivitéElle
prohibe toute omission d'information d'importance significative ; de telles
omissions pouvant porter atteinte à la pertinence et
à la fiabilité des informations.
? Le principe de l'importance significative
:
En vertu de ce principe tout élément susceptible
d'influencer le jugement des états financiers doit être
signalé. Ce principe du SYSCOA est d'application délicate, car il
repose sur le jugement aussi bien du comptable que de celui de l'utilisateur
des données financières. Chaque utilisateur a son centre
d'intérêt. Ce principe permet de négliger les
éléments de faible importance dont l'omission est
tolérée. Ce qui pose le problème de l'exhaustivité
des enregistrements comptables.
? Le principe de la continuité de
l'exploitation :
En vertu de ce principe, l'entreprise est
présumée poursuivre ses activités sur un horizon temporel
prévisible. L'isolement des produits et des charges par exercice se fait
dans l'optique d'une continuité de l'exploitation des opérations
de l'entreprise. C'est pour cela qu'il est fait obligation à
l'entreprise d'effectuer au moins un inventaire physique de ses biens en fin
d'exercice. La fin de l'exercice est généralement fixée au
31 décembre de chaque année.
L'une des principales applications de ce principe réside
dans la définition du plan d'amortissement des immobilisations.
? Le principe d'intangibilité du bilan
:
Ce principe consolide la continuité de l'exploitation
et implique que le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan
de clôture de l'exercice précédent.
Ce principe, classique mais d'application délicate, a pour
principale conséquence le fait que l'on ne puisse imputer directement
:
ni les incidences (gains ou pertes) des changements des
méthodes comptables ;
ni les produits et les charges relatifs à des exercices
précédents qui auraient été omis. Ces corrections
doivent transiter par le compte de résultat du nouvel exercice.
4. Le principe du coût historique
:
D'après ce principe, tous les biens durables acquis par
l'entreprise doivent figurer dans les comptes et états financiers
à leur coût initial meme s'ils se déprécient dans le
temps. Cela implique que la comptabilité ne tient pas compte de
l'inflation et enregistre des coûts historiques. Mais en cas de
dévaluation sensible, les coûts peuvent être
révisés par le système de réévaluation.
4. Le principe de la permanence des
méthodes :
Les méthodes d'évaluation et de
présentation utilisées pour l'établissement des
états financiers ne doivent pas changer d'un exercice à un autre.
Cette constance dans l'application de méthodes permet d'assurer la
comparabilité de l'information dans le temps et dans l'espace. Ce
principe admet, toutefois, des changements motivés par la recherche
d'une meilleure image du patrimoine, de la situation financière et du
résultat de l'entreprise. Toute modification significative doit faire
l'objet d'une information dans l'état annexé.
4. Le principe de spécialisation des
exercices :
Chaque exercice est d'une durée normale de un an, et
possède ses propres charges et produits, donc son propre
résultat. Il faut rattacher à chaque exercice comptable
l'ensemble des opérations qui ont pris naissance et qui ont
été consommées au cours de cet exercice pour le montant
correspondant (régularisation des comptes de gestion).
4. Le principe de la prééminence de
la réalité économique sur l'apparence juridique :
Ce principe n'a pas été retenu par le SYSCOA.
Toutefois, certaines de ses applications ont été adoptées.
Il s'agit de l'inscription :
à l'actif du bilan du preneur, des biens faisant l'objet
d'un contrat de crédit-bail ;
à l'actif du bilan de l'acheteur des biens faisant l'objet
d'une clause de réserve de propriété ;
à l'actif du bilan du concessionnaire, des biens
donnés en concession ;
à l'actif du bilan des effets remis à l'escompte et
non encore échus ou honorés ;
dans les charges de personnel des redevances versées au
titre du personnel extérieur.
A l'exception du dernier, tous ces principes sont retenus dans
toutes les comptabilités du monde. Leur application correcte doit
conduire à obtenir dans les états financiers une image
fidèle du patrimoine, de la situation financière et du
résultat de l'entreprise.
CHAPITRE II : L'ORGANISATION COMPTABLE DE Ed.PA
I. ORGANISATION MATERIELLE DE LA COMPTABILITE
I.1. OUTILS ET SUPPORTS DE LA COMPTABILITE
Les outils avec lesquels Ed.PA tient sa comptabilité
comprennent le manuel de procédures comptables et administratives, le
plan comptable, les chronos, le brouillard de caisse, les dossiers en instance
de traitement et le logiciel de base Excel.
I.1.1. Le manuel de procédures comptables et
administratives
Ce manuel décrit les procédures mises en place
dans l'entreprise Ed.PA en matière d'organisation comptable, de
traitement de l'information au sein de l'entreprise, et des modes de classement
des pièces et documents comptables et administratifs.
Ce manuel va constituer une référence utile pour
appréhender globalement et sans difficulté le système de
traitement de l'information comptable au sein de l'entreprise.
I.1.2. Le plan comptable
Le plan comptable utilisé par l'entreprise est celui du
SYSCOA. Compte tenu du fait que les comptes du SYSCOA ne suffisent pas à
l'entreprise pour enregistrer distinctement toutes ses opérations, elle
a procédé à des subdivisions nécessaires à
ses enregistrements. Ces subdivisions concernent les comptes des
classes "4" ; "5" ; "6" ; "7" :
Exemples :
"401101" : Station SHELL
"401128" : Hage Matériaux
"521110" : Bank of Africa (BOA)
"521120" : Banque Atlantique du Burkina (BABF) "604110" : Achat
de fer à béton
"604120" : Achat de ciment ou sable "705110" : Construction de
bâtiments "705120" : Infrastructures routières
I.1.3. Les chronos
Ce sont des supports conventionnels dans lesquels sont
classés chronologiquement les différentes pièces
comptables gardées comme moyen de preuve. Le comptable a
créé différents chronos selon ses besoins et selon les
pièces comptables qu'il traite. On distingue par exemple le chrono des
produits, le chrono des charges et règlements, le chrono des salaires,
le chrono des déclarations fiscales et sociales, etc.
Il est à rappeler que les pièces comptables
contenues dans les chronos doivent être conservées dans
l'entreprise pendant au moins dix (10) ans.
I.1.4. Le brouillard de caisse
Le brouillard de caisse est un cahier servant de support pour
la tenue de la caisse de menu dépenses. Dans ce cahier, le comptable
note toutes les entrées et les sorties de la caisse de menu
dépenses et en tire le solde à la fin de chaque journée.
Il le transmet chaque week-end au DG qui, après vérification de
la concordance entre les fonds entrés et les dépenses faites,
approuve ou non.
I.1.5. Le logiciel de base Excel
La saisie des opérations comptables dans les livres de
l'entreprise se fait dans un tableau Excel que le comptable a configuré
à cet effet.
I.2. NATURE DES PIECES JUSTIFICATIVES
Les pièces justificatives qui circulent dans la
comptabilité sont de deux (02) ordres ; on distingue les pièces
d'origine externe et celles d'origine interne.
I.2.1. Les pièces d'origine externe
Ce sont :
> Les factures fournisseurs qui permettent de constater les
dettes de l'entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs. Elles
comprennent:
o Les factures de consommations d'eau,
d'électricité, de téléphone ; o Les factures
d'achats de fournitures de bureau ;
o Les factures d'achats de petits matériels et outillages
;
o Les factures de transports sur plis ;
o Les factures d'achat de matériaux de construction ;
o Les factures de locations de matériels et de locaux;
o Les factures des consultants en partenariat avec
l'entreprise.
> Les reçues de consommation du carburant
utilisé par le personnel dans l'exécution de leurs tâches
;
> Les chèques de règlement des clients : Ces
chèques sont établis par les clients en guise de règlement
de leurs dettes ;
> Les documents en provenance de la banque : Ce sont
essentiellement :
o les avis de débit qui informent Ed.PA.Sarl des
prélèvements opérés sur son compte soit au profit
des tiers, soit au profit de la banque elle-même (frais bancaires, agios,
commissions) ;
o les avis de crédit qui informent Ed.PA. Sarl de
l'encaissement d'un
chèque remis par le service comptable ou d'un virement
reçu ;
o les relevés bancaires qui récapitulent les
opérations réalisées par le
biais de la banque, ces relevés servent à
l'établissement des états de
rapprochements bancaires ;
o Les cautions bancaires ;
o Les bordereaux de versement.
> Les documents en provenance de l'administration fiscale et
sociale tels que :
o Les certificats de non engagement ;
o Les copies d'attestation de la CNSS ;
o Les copies d'attestation de la Direction Régionale du
Travail et des Lois sociales (DRTLS) ;
o Les certificats de non faillite ;
o Les attestations de situation fiscale, etc.
> Les quittances de règlement;
> Les factures pro forma qui sont des documents
établis par les fournisseurs à partir des demandes de prix. Elle
permet de connaître les renseignements sur le prix des articles, les
différents modes de paiement, et les délais de livraison
éventuels ;
> Les bons de livraison qui sont des documents
établis par les fournisseurs indiquant les références de
la commande, la désignation et la quantité des articles
livrés, la date et le numéro du document.
I.2.2. Les pièces d'origine interne
> Les factures à la clientèle (Annexe 3) qui
sont des factures fournies aux clients à la fin des prestations rendues
à ceux-ci. Ces factures permettent de faire le point des créances
de l'entreprise. Chaque facture définitive porte les mentions suivantes
: les nom et références de Ed.PA, la date d'établissement
de la facture, les nom et références du client, le numéro
de la facture, la désignation des travaux ou services, les
quantités et les prix. Enfin, la facture établie est conclue par
la fameuse formule « Arrêtée la présente facture
à la somme de (montant de la facture) » ;
> Les décomptes des travaux effectués (Annexe
4) : Ce sont des documents qui permettent à l'entreprise de
réclamer des paiements intermédiaires sur les travaux ou
prestations en cours d'exécution en fonction de leur état
d'avancement ;
> Les devis ou factures pro forma ;
> Les chèques de règlement des fournisseurs :
Ces chèques sont émis en
règlement de toute facture
dont le montant est supérieur à 50 000 FCFA ;
> Les pièces de caisse : Elles servent de
pièces comptables et justifient les entrées et sorties de
liquidités de la caisse de menu dépenses. Elles sont de deux
types :
o Les pièces de caisse dépense : ce sont des
pièces justificatives de sortie de liquidité au
bénéfice d'une personne soit pour effectuer
une opération au compte de la société, soit
pour régler une dette de la société ;
o Les pièces de caisse recette : elles justifient tout
approvisionnement de la caisse de menues dépenses. Sur ces
pièces, le comptable appose sa signature en certifiant avoir
reçu, soit un certain montant pour approvisionner la caisse, ou en cas
règlement d'un client
> Les pièces de banque : Elles sont utilisées
pour l'émission des chèques et portent les mentions suivantes :
la date, la banque, le N° du chèque, le
bénéficière, le montant et le motif du chèque. La
pièce est agrafée à la copie du chèque et
classée dans le chrono de banque concerné ;
> Les déclarations Fiscales ou sociales (Annexe 5) qui
sont établis et adressés au service des impôts ou à
la CNSS. Ce sont des modèles conçus par l'Administration fiscale
ou sociale que Ed.PA se contente de remplir ;
> Les bons de commande : toute commande doit être
autorisée par le Directeur Général et fait l'objet d'un
bon de commande valorisé. Ce document donne les caractéristiques
principales des articles, précise les quantités et les prix
auxquels ils seront livrés ;
> Les bons de réception qui sont les doubles des bons
de livraison signés par le comptable après contrôle des
achats ;
> Les bulletins de paie du personnel ; > Les factures des
frais de mission.
II. ORGANISATION FONCTIONNELLE DE LA COMPTABILITE
II.1. LE SYSTEME COMPTABLE UTILISE
Ed.PA utilise le système classique pour la tenue de sa
comptabilité. Compte tenu de sa taille et de son niveau
d'activité qui n'est pas très élevé ce
système lui permet d'assurer un meilleur suivi de ses
opérations.
II.2. LES TÂCHES COMPTABLES
Il s'agit de l'ensemble des opérations
régulières que la comptabilité d'une entreprise effectue.
A Ed.PA, on distingue les tâches courantes et les tâches
périodiques.
II.2.1. Les tâches courantes
Ce sont des tâches que le comptable accompli au jour le
jour ; il s'agit de :
a. La vérification des pièces
justificatives
Lorsque les pièces justificatives arrivent au service
comptable, elles font l'objet d'une vérification portant sur:
- les montants
- les cachets
- les noms de l'expéditeur et du destinataire
Lorsqu'il décèle des anomalies sur les
pièces qu'il vérifie, le comptable procède à leurs
corrections auprès des émetteurs de ces pièces avant leur
enregistrement dans la comptabilité.
b. Le recensement et le collage des pièces
comptables
Après la vérification, les pièces comptables
sont classées par date et par nature et sont ensuite collées sur
des papiers.
Exemple: deux reçues d'achat de carburant ayant
été consommé le même jour sont collés sur le
même papier.
c. Le classement des pièces
comptables
Les pièces comptables collées sont ensuite
classées dans des chronos par ordre chronologique et par mois. Un
numéro est attribué à chaque pièce afin de
faciliter les recherches ultérieures.
d. L'imputation des pièces
comptables
Après le classement, le comptable doit rechercher les
comptes qui doivent être mouvementés au regard des informations
comptables fournies par les pièces. L'imputation est faite sur des
fiches d'imputation comptables qu'il agrafe sur chaque pièce.
Le but de cette opération est de faciliter
l'enregistrement des pièces à l'ordinateur et d'éviter les
erreurs.
Exemple : Imputation
Ed.PA. Sarl
|
Fiche d'Imputation
Comptable
|
Nature de l'opération : Achat Date : 14/08/2010
Références de la pièce : 121
|
N° COMPTES
|
MONTANTS
|
Descriptions de l'opération
|
Débit
|
Crédit
|
Débit
|
Crédit
|
|
|
1 186 441
|
|
Achat de barres IPN de 80mm
|
646200
|
|
1 500
|
|
|
|
213 559
|
|
|
|
28 000
|
|
|
401128
|
|
1 429 500
|
|
|
|
|
|
e. La saisie des pièces
comptables
Après l'imputation, les pièces comptables sont
saisies à la machine sur Excel. La saisie se fait par pièce dans
l'ordre chronologique et suivant les numéros.
Exemple : Saisie de la pièce
précédemment imputée :
14/08/10
f.
604110 646200 445200 449200
401128
1429500
1186441
1500
213559
28000
Achat de fer
Droit de timbre
Etat, TVA récupérable sur achats
Acompte BIC
Hage Matériaux
(Achat de fer IPN)
Le contrôle des saisies
Une fois les saisies faites, le comptable procède
à leur contrôle en faisant le rapprochement avec les fiches
d'imputations comptables. Les éventuelles erreurs de saisie
constatées seront corrigées avant l'édition du journal
définitif.
g. La correction des erreurs
Toute erreur non corrigée se répercute dans les
documents utilisés ultérieurement et la comptabilité est
faussée. Les erreurs qui n'ont pas pu être décelées
lors du contrôle des saisies doivent être corrigées une fois
qu'elles sont décelées.
Les erreurs peuvent être décelées:
v' par leurs conséquences extracomptables par exemple
le fait de débiter le compte d'un client de l'entreprise à la
place d'un autre ; ce dernier se plaindra par la suite et l'erreur sera
corrigée
v' par l'inégalité des totaux du journal
v' par l'inexactitude de la balance
v' par omission ou par double enregistrement, etc.
Le procédé de l'inscription en négatif
est retenu par Ed.PA : Avant d'enregistrer correctement l'opération, le
comptable annule l'écriture erronée faisant jouer en sens
identique les mêmes comptes mais en y portant comme sommes les nombres
opposés des nombres primitifs.
h. La tenue de la caisse de menu
dépenses
Les dépenses dont le montant est inférieur ou
égal à 50.000 FCFA sont réglées par la caisse de
menu dépenses. Le comptable veille à la sécurité de
cette caisse et en détient exclusivement les clés.
Il effectue à chaque approvisionnement un
contrôle de caisse et tout manquant non expliqué est soldé
(payé). Le montant maximal autorisé dans la caisse est de 200.000
FCFA et une procédure de réapprovisionnement est engagée
lorsque le montant des espèces est inférieur ou égal
à 15.000 FCFA. Toute fois lorsqu'il y a une dépense urgente
à effectuer la caisse peut être réapprovisionnée
sans que le solde n'ait atteint ce minimum.
i. La gestion des stocks
Les stocks sont achetés selon les besoins des travaux
dont dispose l'entreprise. Il s'agit essentiellement des stocks de ciments et
autres matériaux de chantier. L'entreprise ne disposant pas encore de
magasinier, le comptable est chargé de la gestion de ces stocks.
j. La gestion des marchés
On distingue les marchés publics relatifs à
l'Etat et à ses collectivités publiques, et les marchés
privés relatifs aux particuliers. Tous les marchés publics de
l'Etat, quelque soit la source de financement, doivent être
exécutés toutes taxes comprises (TTC). Toutefois, en vue
d'éviter le financement du budget de l'Etat par les ressources
qu'allouent les bailleurs de fonds et assurer la neutralité de la TVA du
point de vue de l'attributaire, l'Etat a mis en place, un mécanisme de
prise en charge des impôts et taxes par le Budget National. Il s'agit de
la prise en charge de la TVA calculée sur le montant du marché au
moyen de chèques Trésor (ou chèques roses) et dont
l'attributaire est le redevable légal.
Le comptable est chargé de faire enregistrer aux
impôts les marchés dont l'entreprise est attributaire, et de
suivre la procédure d'exonération des marchés
exonérés de TVA.
Exemple : Procédure d'enregistrement de
marché exonéré de TVA dans la comptabilité :
04/03/10
411200
705120
443300
443000
445000
444110
444120
444110
571100
521120
449700
411200
444120
449700
M
M (HT)
X
(L+X)
N
(L-N)
X
(L-N)
(L-N)
M (HT)
X
M
X
X
Clients, ONG
Infrastructures routières
Etat, TVA facturée sur travaux
(Réhabilitation d'une route à Kienfangé)
10/04/10
Etat, TVA facturée
Etat, TVA récupérable
Etat, TVA due
Etat, TVA due chèque rose (Déclaration du
1er trimestre)
17/08/10
Etat, TVA due
Caisse
(Règlement TVA due du trimestre)
Banque Atlantique
Etat, chèques roses à recevoir
Clients, ONG
(Règlement du client)
Etat, TVA due chèques roses
Etat, chèques roses à recevoir
(Règlement de TVA par chèque rose)
Nota Bene :
M = Montant TTC du marché
M (HT) = Montant du marché HT
X = Montant de la TVA du marché (L+X) = Total TVA
facturée du trimestre
N = Total TVA récupérable du trimestre
k. Le suivi des cautions bancaires
La caution est un engagement que prend une personne physique
ou morale d'assurer un remboursement en cas de défaillance du
débiteur. On utilise aussi les termes se porter caution ou garant.
Les cautions bancaires interviennent lors des réponses aux
appels d'offres. Elles sont obtenues auprès des banques de la
société sur demande.
Lorsqu'il y a appel d'offres ou marché, il y est fait
mention de l'obligation aux soumissionnaires la présentation d'un ou
plusieurs cautions bancaires pour garantir le sérieux et la
capacité à assurer l'exécution du marché. Il s'agit
de la caution de soumission, la caution de bonne exécution, et la
caution de retenue de garantie.
L'une des tâches du comptable est de suivre toutes les
cautions bancaires.
k1. La caution de soumission (Annexe 6)
La caution de soumission est un document dans lequel la banque
de l'entreprise atteste qu'elle reste tenue à l'égard de la
structure qui lance l'avis d'appel d'offres, encore appelée maître
d'ouvrage, pour une somme déterminée par ce dernier et
généralement égal à 5% du marché s'il est
inférieur à 500 000FCFA et 10% s'il est supérieur à
500 000 FCFA. La banque s'engage donc à rembourser au maître
d'ouvrage le montant en question si :
=> Le soumissionnaire retire son offre pendant la
période de validité spécifiée par ce dernier sur le
model de soumission ou ;
=> Si le soumissionnaire, s'étant vu notifier
l'acceptation de son offre par le maître d'ouvrage pendant la
période de validité :
o Manque à signer ou refuse de signer le marché
alors qu'il est requis de le faire ;
o Manque à fournir ou refuse de fournir la garantie de
bonne exécution comme prévu dans les instructions aux
soumissionnaires de l'appel d'offres.
Le remboursement intervient dès réception de la
première demande écrite du maître d'ouvrage sans que ce
dernier ne soit tenu de justifier sa demande.
Toutefois, il mentionne dans sa demande que le montant qu'il
réclame lui est düparce que l'une ou l'autre des
situations ci-dessus, ou toutes les deux se sont
produites et il les mentionne nommément.
La garantie demeure valable jusqu'au 30ème
jour inclus suivant la fin du délai de validité des offres.
Après cette période, la banque procède à la main
levée sur la caution.
k2. La caution de bonne exécution
Elle intervient après attribution d'un marché
à l'entreprise. Dans ce document, la banque affirme se porter garant et
responsable à l'égard du maître d'ouvrage pour un montant
représentant un certain pourcentage du marché. Elle s'engage
à payer au maître d'ouvrage dès réception de la
première demande déclarant que la société ne
satisfait pas à ses engagements contractuels, sans argutie ni
discussion, le montant de la caution, sans que le maître d'ouvrage n'ait
à prouver ou à justifier les motifs de sa demande.
La garantie que constitue cette caution demeure valable
jusqu' à la date de délivrance du procès-verbal de
réception provisoire. Après cette date, la banque prononce la
main levée sur la caution.
Il est à noter que la caution, qu'elle soit de
soumission ou de bonne exécution, entraîne un blocage du montant
de la caution dans le compte en banque de la société, si ce
compte est provisionné, sinon la banque crédite le compte du
montant et fait supporter à la société les charges
occasionnées.
k3. La caution de retenue de garantie
La caution de retenue de garantie est un document
délivré par la banque et dans lequel cette dernière
déclare se porter caution solidaire de la société en
faveur du maître d'ouvrage jusqu'à concurrence du
montant de la caution. Cette caution entre en vigueur et prend effet dès
le versement du montant de la retenue de garantie sur le compte en banque de la
société par le maître d'ouvrage. Le montant de la caution
de retenue de garantie est une partie du montant de la facture que le
maître d'ouvrage ne verse pas à la société durant la
période de la garantie. Le maître d'ouvrage reverse donc ce
montant dans le compte en banque de la société. La banque bloque
le montant jusqu'à la fin de la période de garantie. Après
cette période, si la garantie n'est pas entrée en jeu, la banque
procède à la main levée sur le montant, sinon il est
reversé au maître d'ouvrage.
Exemple d'enregistrement de la commission d'engagement que la
banque retient pour une caution de soumission :
631800
445400
521120
30000
5400
35400
Autres frais bancaires
Etat, TVA récup/Services ext
Banque Atlantique
(Commission d'engagement sur caution)
II.2.2. Les tâches mensuelles
Certaines tâches comptables ne sont
exécutées que chaque mois. Ces travaux mensuels effectués
par la comptabilité pour l'élaboration des documents de
synthèse sont :
> Le traitement des salaires ;
> La déclaration et le paiement de l'IUTS et de la TPA
;
> L'établissement des états de rapprochements
bancaires ;
a. Le traitement des salaires
A la fin de chaque mois le comptable se charge d'établir
les bulletins de paie et l'état des salaires. Chaque bulletin de paie
comprend :
V1 Les éléments d'identification du salarié
: noms, N° Matricule, poste occupé, catégorie ;
v' Le nombre de charges sociales, le numéro de la CNSS du
salarié et celui de l'employeur ;
v' La période concernée, le mode de paiement et le
nombre d'heures de travail ;
v' Les éléments du salaire tels que le salaire de
base, les différentes indemnités et primes, et les retenues ;
v' Le salaire net
L'état général des salaires qui
résume les différents gains et retenues de l'ensemble des
salariés est transmis au DG pour appréciation et validation ;
celui-ci doit apposer sa signature en cas d'accord.
b. La déclaration et le paiement de l'IUTS et
de la TPA
Lors du traitement des salaires le comptable procède
à la détermination de l'IUTS et de la TPA. Leur calcul se fait
sur la base des salaires : l'IUTS est calculé individuellement et est
à la charge de l'employé, tandis que la TPA, de façon
collective et à la charge de la société. Leur
déclaration est faite au plus tard le 10 du mois suivant le mois auquel
il se rapporte.
La procédure d'enregistrement des charges sociales est
la suivante :
|
661100
|
|
01/09/10
|
A
|
|
|
Appointement, salaires et commiss
|
|
422000
|
Personnel, rémunérations dues
|
|
A
|
|
|
(Constatation des salaires bruts)
|
|
|
|
|
14/09/10
|
|
|
|
421100
|
|
Personnel, avance
|
B
|
|
|
571100
|
Caisse
|
|
B
|
|
|
(Règlement d'avance au cours du mois)
|
|
|
|
Rapport de stage de fin de cycle Thème :
L'organisation comptable de Ed.PA
|
|
|
|
|
|
|
30/09/10
|
|
422000
|
|
Pers, rémunération due
|
B+C+D
|
|
|
431000
|
CNSS
|
|
C
|
|
447210
|
Etat, IUTS
|
|
D
|
|
421100
|
Personnel, avance
|
|
B
|
|
|
(Constatation des retenues)
d°
|
|
|
|
641400
|
|
TPA
|
E
|
|
|
664100
|
|
Charges sociales sur rémunération
|
F
|
|
|
447220
|
Etat, TPA
|
|
E
|
|
431000
|
CNSS
|
|
F
|
|
|
(Constatation de la TPA et de la
|
|
|
|
|
CNSS employeur)
d°
|
|
|
|
422000
|
|
Pers, rémunération due
|
A-B-C-D
|
|
|
571100
|
Caisse
|
|
A-B-C-D
|
|
|
(Paiement des salaires)
|
|
|
|
|
10/10/10
|
|
|
|
447210
|
|
Etat, IUTS
|
D+E
|
|
|
447220
|
|
Etat, TPA
|
|
D+E
|
|
571100
|
Caisse
|
|
|
|
|
(Règlement IUTS ET TPA)
d°
|
|
|
|
431000
|
|
CNSS
|
Z
|
|
|
571100
|
Caisse
|
|
Z
|
|
|
(Règlement CNSS du trimestre)
|
|
|
Nota Bene :
A : Ensemble des rémunérations en espèces
B : Avances accordées au personnel au cours du mois
C : Montant CNSS supporté par l'employé
|
D : Montant de l'IUTS
E : Montant de la TPA
F : Montant CNSS supporté par l'employeur
Z : Montant CNSS employé et employeur de tout le
trimestre
|
c. L'établissement des états
de
rapprochements bancaires
L'état de rapprochements bancaires permet de
vérifier la concordance entre les comptes banque tenus par l'entreprise
et les différents relevés bancaires envoyés par les
banques. Le comptable effectue cette tâche à la fin de chaque
mois.
II.2.3. Les tâches trimestrielles
Ces travaux sont effectués par trimestre. Il s'agit de la
déclaration et le paiement de la TVA, de la CNSS et des acomptes
IMFPIC.
a. La déclaration et le paiement de la
TVA
Ed.PA étant soumis au régime du réel
simplifié d'imposition (RSI), le comptable fait ressortir après
chaque trimestre l'état récapitulatif de la TVA déductible
et collectée obtenu sur la base des saisies. La déclaration se
fait au plus tard le 10 du mois suivant le trimestre concerné. Si la
différence entre la TVA facturée et la TVA déductible est
positive (TVA facturée supérieure à TVA
déductible), on parle de TVA due et elle est
réglée par l'entreprise ; par ailleurs, si la différence
est négative (TVA facturée inférieure à TVA
récupérable), il s'agit d'un crédit de
TVA reportable sur les déclarations à venir.
b. Paiement de l'acompte IMFPIC
La déclaration et le paiement de l'acompte de
l'Impôt Minimum Forfaitaire sur les Professions Industrielles et
Commerciales intervient au plus tard le 10 du mois suivant le trimestre au
titre duquel l'acompte est dû. Chaque acompte est calculé sur le
chiffre d'affaires (HT) du trimestre considéré au taux de 0,5%,
arrondi aux 1 000 F inférieurs.
Le montant de l'acompte ne peut être inférieur au
quart (1/4) du montant minimal de l'IMF annuel dû c'est à dire 200
000/4 = 50 000 F.
De ce montant, on déduit les prélèvements
supportés au cours du trimestre pour avoir le montant net de l'acompte
à payer aux impôts.
c. La déclaration et le paiement de la
CNSS
A la fin de chaque trimestre, l'entreprise déclare et
paie les cotisations sociales à la CNSS au plus tard la fin du mois suit
le trimestre au quel il se rapporte.
II.2.4. Les tâches annuelles
L'entreprise Ed.PA utilise le "Système Normal" de
présentation des états financiers. En effet, l'article 7 de
l'Acte Uniforme sur la comptabilité des entreprises de l'OHADA impose
l'établissement annuel pour chaque exercice (12 mois) des documents
d'information dénommés « états financiers annuels
». Ces états concernent chaque exercice, lequel est défini
de façon uniforme dans les pays membres de l'OHADA comme coïncidant
avec l'année civile (1er janvier au 31 décembre sauf
exception dûment motivée. Exemple : coopérative
agricole).
L'entreprise Ed.PA procède elle-même à
l'établissement de ses états financiers. Ces états
financiers annuels comprennent le bilan, le compte de résultat, ainsi
que l'état annexé (Article 8).
Pendant les mois de janvier à mars, la
comptabilité procède aux différentes
régularisations et à l'inventaire pour pouvoir déposer les
états financiers au service des impôts au plus tard le 30
avril.
a. Le bilan
Le bilan permet de présenter la situation (ou image) du
patrimoine de l'entreprise à la fin de l'exercice. Il décrit
séparément et selon un classement fonctionnel les
éléments de l'actif ou emplois (utilisation des ressources) et
ceux du passif ou ressources (origines des ressources).
Le bilan est complété par des documents
apportant une information significative et qui figurent dans l'état
annexé : tableau de l'actif immobilisé, tableau des
amortissements.
Il se présente sous la forme d'un tableau à deux
parties représenté comme suit :
Bilan au 31/12/N
|
ACTIF
|
Montants
bruts
|
Amortissements
et provisions
|
Montants
nets
|
PASSIF
|
Montants
|
|
Comptes à soldes débiteurs des classes
:
2
3
4
5
|
|
|
|
Comptes à soldes créditeurs des classes
:
1
4
5
|
|
|
Total ACTIF
|
|
|
|
Total PASSIF
|
|
N.B: TOTAL ACTIF = TOTAL PASSIF
> L'ACTIF
L'actif regroupe par poste, les comptes à soldes
débiteurs des classes 2 à 5 du plan comptable.
Ces postes sont classés par ordre de liquidité
croissante en trois catégories:
actif immobilisé ; actif circulant ; trésorerie
actif.
L'actif immobilisé : Ce sont des
biens affectés durablement à l'entreprise. Ils sont A.O.
(Activités Ordinaires) et H.A.O. (Hors Activités Ordinaires).
L'actif circulant: Ce sont les
stocks et les créances des A.O. et des H.A.O. du cycle
d'exploitation.
La trésorerie actif: Ce
sont les disponibilités y compris les titres qui seront
réalisés à court terme. Il y a aussi les écarts de
conversion actif qui représentent les pertes probables de change.
L'actif regroupe également, au titre de l'actif
soustractif, les comptes d'amortissements et de provisions à solde
créditeur. Ce qui fait que l'actif du bilan soit composé de trois
(3) colonnes. Ces colonnes permettent de faire apparaître pour chaque
poste:
- la valeur d'origine ou brute,
- la somme des amortissements et des provisions pratiquées
au cours de l'exercice,
- la valeur nette ou actuelle à la clôture.
> LE PASSIF
Le passif du bilan regroupe, par poste, les comptes à
solde créditeur des classes 1, 4 et 5 du plan comptable. Ces postes sont
classés par ordre d'exigibilité croissante et en quatre
catégories :
capitaux propres et ressources assimilées ;
dettes financières et ressources assimilées ;
passif circulant ;
trésorerie passif.
Les capitaux propres et ressources assimilées et les
dettes financières et ressources assimilées constituent les
ressources stables de l'entreprise.
Le passif circulant représente des dettes des
activités ordinaires et des activités hors activités
ordinaires.
La trésorerie passif est constituée par les
découverts bancaires et les crédits de trésorerie.
Il y a enfin les écarts de conversion passif qui sont les
gains probables de change.
b. Le compte de résultat
Le compte de résultat de l'exercice présente les
charges et les produits organisés selon qu'ils concernent les
activités d'exploitation, financières ou hors activités
ordinaires (H.A.O).
Il permet de calculer plusieurs indicateurs de gestion utiles
tels que les soldes significatifs de gestion, la Capacité d'Auto
Financement, le Besoin de Financement d'Exploitation, l'Excédent de
Trésorerie d'Exploitation, le Seuil de rentabilité, divers ratios
de gestion et d'activité, ainsi que le résultat net.
La structure du compte de résultat comprend quatre (04)
niveaux successifs : o activités d'exploitation ;
o activités financières ;
o hors activités ordinaires ;
o participations des travailleurs et impôts sur le
résultat.
c. Le Tableau Financier des Ressources et Emplois
(TAFIRE)
Le TAFIRE est un tableau permettant de déterminer
l'ensemble des flux ayant occasionné les ressources nouvelles au cours
du dernier exercice et les emplois qui ont été faits de ces
ressources. L'objectif de ce tableau est de faire apparaître pour un
exercice donné les flux d'investissement et de financement, les autres
emplois et ressources financières ainsi que la variation de la
trésorerie propre de cet exercice. Le tableau met en évidence
deux aspects :
- le calcul de la variation du fonds de
roulement net à partir de la variation des ressources durables et celle
des emplois durables,
- l'utilisation de la variation du fonds de
roulement net global pour la détermination du besoin de l'exercice en
fonds de roulement et la variation nette de la trésorerie.
d. L'état annexé et l'état
supplémentaire
L'état annexé
L'état annexé est en quelque sorte le mode
d'emploi et complément nécessaire à la
compréhension des autres états financiers dont il est une partie
intégrante. Il concourt à donner une image fidèle du
patrimoine, de la situation financière et du résultat de
l'entreprise en indiquant par exemple les modes d'évaluations,
l'état des provisions et des amortissements.
L'état annexé est rendu obligatoire par le SYSCOA
et est exigé dans les deux (02) systèmes plus
évolués (normal et allégé).
L'état annexé comprend onze (11) tableaux :
|
Tableau 1- Actif immobilisé
Tableau 2- Amortissements
Tableau 3- Plus- values et moins values sur cessions
d'immobilisations Tableau 4- Provisions
Tableau 5- Biens pris en crédit-bail et contrats
assimilés
Tableau 6- Echéance des créances à la
clôture de l'exercice
Tableau 7- Echéance des dettes à la clôture
de l'exercice
Tableau 8- Consommations intermédiaires de l'exercice
Tableau 9- Répartition du résultat et autres
éléments caractéristiques des cinq (05) dernières
années.
Tableau 10- Projet d'affectation du résultat de
l'exercice
Tableau 11- Effectif, masse salariale, personnel propre à
l'entreprise et personnel extérieur.
|
Etat supplémentaire
« Dans le système normal, est rendu obligatoire
l'établissement d'un état fournissant des informations
additionnelles dénommé Etat supplémentaire statistique
» stipule l'article 12 du droit comptable.
L'état supplémentaire est obligatoire dans le
système normal et ne fait pas partie des états financiers annuels
; il fournit des informations additionnelles. Son élaboration vise
à satisfaire les besoins d'informations de certains partenaires de
l'entreprise (administrations, banques, représentants du personnel,
...)
L'état supplémentaire doit être
cohérent avec les autres états financiers annuels car il se situe
dans le prolongement des informations produites par ces états. Il se
rapporte aux informations suivantes :
Production de l'exercice en quantité et en valeur ;
Achats destinés à la production.
III. CONSTATS ET
SUGGESTIONS
III.1. CONSTATS
Les trois (03) mois passés à Ed.PA nous ont
été à bien des égards riches aussi bien en termes
de savoir que de relations humaines. Aussi, nous avons pu faire des constats en
termes d'atouts et d'insuffisances.
III.1.1 Les atouts de Ed.PA
En ce qui concerne les atouts, nous avons pu constater :
> La tenue régulière de rencontres entre le
Directeur Général et l'ensemble de son personnel pour faire le
point des différents problèmes qui entravent la bonne marche des
activités en vue de les solutionner au mieux. Ainsi, la
comptabilité se voit régulièrement fixer des objectifs
à atteindre.
> Le brouillard de caisse est envoyé à la fin
de chaque semaine au DG pour lui permettre de se mettre au diapason des
mouvements de caisse de la semaine et de donner son appréciation.
> L'existence d'un bon climat social entre les travailleurs
crée une bonne motivation de l'ensemble du personnel.
III.1.2. Les insuffisances Comme insuffisances nous
avons pu constater :
> La vétusté du micro-ordinateur mis à
la disposition de la comptabilité et le manque d'onduleur font que les
informations comptables ne sont pas sécurisées.
> Le manque d'une comptabilité sur les chantiers. En
effet, les pièces justificatives des dépenses que fait le chef de
chantier parviennent dans l'entreprise avec un retard ; ceci ne permet pas au
comptable d'établir la situation des comptes dans un délai
raisonnable ;
=> Le personnel administratif utilisé par Ed.PA est
insuffisant pour ses besoins ; le comptable, est aussi le gestionnaire de
l'entreprise. Toute chose qui ne lui permet pas d'organiser correctement la
comptabilité.
=> La saisie des opérations comptables se fait sur
Excel, cette méthode comporte des risques d'erreurs et n'est pas
automatique. Par exemple pour établir le Grand Livre, il faut copier,
pour chaque compte, tous les mouvements du compte dans le Journal, puis les
coller au Grand Livre. Il faut être très attentif dans cette
opération pour ne pas omettre de mouvement.
III.2. SUGGESTIONS
Au regard de différentes remarques portées
ci-dessus, nous suggérons à Ed.PA pour une amélioration du
travail :
> Un recrutement de personnel pour palier l'insuffisance du
personnel ;
? Le renouvellement du matériel informatique de la
comptabilité pour permettre le bon déroulement des travaux
comptables ;
=> Mettre sur les chantiers un aide comptable qui sera
chargé de la collecte et de la suivie des opérations de
dépenses afin de faciliter la tâche au comptable, ou à
défaut de cela, veiller à l'acheminement à temps de toutes
les factures vers la comptabilité.
> L'acquisition d'un logiciel comptable pour plus
d'efficacité dans la saisie des opérations comptables. Il faudra
former à cet effet le comptable à la maîtrise de ce
logiciel.
CONCLUSION GENERALE
L'entreprise Ed.PA, avec laquelle nous nous sommes
familiarisés pendant trois (03) mois, présente de nombreux atouts
indéniables pour l'exercice de la fonction de comptable. En effet, nous
avons été plongés dans un milieu professionnel qui nous a
beaucoup appris sur le plan pratique. Le travail a certes été
immense mais très enrichissant et formateur à tout points de
vue.
A travers ce stage et l'étude de notre thème
« L'organisation comptable de Ed.PA », nous avons fait la
connaissance dans une première partie de l'entreprise à travers
sa présentation, son organisation et ses activités. Dans une
seconde partie, nous avons procédé à l'étude
proprement dite du thème qui nous a renseignés beaucoup sur les
dispositions réglementaires et les réalités pratiques en
matière d'organisation comptable.
A l'issue de notre étude, nous avons pu relever quelques
constats et faire des suggestions en vue d'une amélioration du
fonctionnement de l'entreprise.
En définitive, il faudrait saluer les acteurs qui ont
oeuvré à la bonne tenue de ce stage et dire, comme le philosophe
allemand Nietzche : « ce serait mal récompenser son maître
que de rester toujours disciple », que ce serait mal récompenser le
personnel de l'IBAM et tout le corps professoral, le responsable et personnel
de l'entreprise Ed.PA, tous ceux qui ont oeuvré à la bonne tenue
de ce stage, que de ne pouvoir reproduire ce que nous avons appris.
| 
