Memoire Online - La mise en place d'un dispositif référentiel de controle interne

1- Processus de pilotage de l'organisation comptable et financier....................................13

2- Processus concourant à l'établissement de l'informations comptable et financière publiée.22

Chapitre II PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE EN MATIERE DE VENTES 54

Chapitre III : PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE TRESORERIE..................................................................................................60

Chapitre IV: PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE CHARGES DE PERSONNEL...............................................................................79

Chapitre V: PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE D'IMMOBILISATIONS.......................................................................................89

CONCLUSION...................................................................................................98

ANNEXE ..........................................................................................................99

BIBLIOGRAPHIE et WEBOGRAPHIE..................................................................100

TABLE DE MATIERES........................................................................................101

- Mon père (feu) ASSAMOI Yavo François, qui a quitté le monde des vivants à 1 mois de la fin de ma formation.

- Ma très chère mère YAVO Kichy Jeannette, tradipraticienne à ERYMAKOUDJE (AGBOVILLE).

- Ma très chère et tendre épouse ASSAMOI Sopie Félicite, pour ses conseils précieux dans la rédaction de ce mémoire.

- Mes enfants ASSAMOI Arnaulde Stéphanie et ASSAMOI Pamela Symphorienne.

REMERCIEMENTS

Le présent mémoire n'aurait pas vu le jour sans l'aide bienveillante, la compréhension et le dévouement d'un certain nombre de personnes qui, par leur présence et leurs conseils, m'ont apporté leur soutien. Je les en remercie et m'excuse de ne pouvoir toutes les citer. J'exprime ma profonde gratitude à :

· Monsieur le Président de l'ordre des experts comptables et comptables agrées de Cote d'Ivoire, pour avoir accepté de donner des conseils méthodiques qui m'ont permis de structurer un cheminement des pensées ,l'expert comptable diplômé, René EDI .

· Monsieur le vice président de l'Académie des Sciences Arts et Cultures de la Diaspora (ASCAD) le professeur Barthélemy Kotchy.

· Monsieur le conseiller économique et social, le Docteur, Pharmacien Jacobs Koutouan TCHIMOU

· Madame, le Directeur administratif et financier de l'ATCI, Geneviève AHY.

· Sans oublier, ce grand homme de coeur, qui a permis mon intégration à l' A.T.C.I, Monsieur Faustin Ory DJETE, anciennement Président du conseil d'administration de l'A.T.C.I.

J'exprime toute ma reconnaissance à toutes les personnes rencontrées au cours de mes

AVANT PROPOS

Le Diplôme d'Ingénieur Comptable et Financier de AGITEL-FORMATION, à été crée en 2004.

Le but principal de la création de ce diplôme de cette école est de joindre l'excellence à la formation afin de former des diplômés dynamiques au service du pays. C'est donc une formation née de l'exigence du monde Professionnel d'aujourd'hui que cette école assure aux étudiants.L'école regroupe de nombreuses Filières entre autre l'ingénierie comptable et finance, accrédité par le CAMES, l'école AGITEL est membre de l'AACSB depuis 200.Il est nécessaire pour tout étudiant admissible au diplôme d'ingénieur comptable et financier de faire un stage pratique au sein d'une entreprise. Ce stage s'impose dans la mesure où il permet à l'étudiant de mettre réellement en Pratique toutes les techniques apprises à l'école, de se familiariser à l'environnement du travail, de mesurer sa capacité d'adaptation, d'intégration, de création au sein du groupe que constitue l'entreprise, Ce stage est sanctionné par la rédaction d'un mémoire,C'est dans ce cadre que nous avons effectué notre stage à l'Agence des Télécommunications de, Côte-d'Ivoire (ATCI) structure dans laquelle j'exerce depuis 05/11/2001, dont une mission contractuelle d'Audit confiée au cabinet MOIHE, m' a permise de constater cette absence, le présent mémoire répond t- il avant tout à une exigence Pédagogique pour tout étudiant en fin de cycle à AGITEL - FORMATION.

C'est un document de travail académique sanctionnant la formation de troisième cycle en ingénierie comptable et financier.

Aussi, vise t-il à montrer l'importance de la comptabilité en entreprise à travers la mise en place d'un service comptable performant, l'intérêt de cette étude est de montrer la nécessité absolue, incontournable d'un service comptable au sein d'une entreprise pour permettre à celle-ci de mieux maîtriser ses comptes.

L'absence de référence d'audit dans beaucoup de sociétés s'explique par le fait que celles-ci ne Perçoivent pas réellement son rôle puisque l'audit dans notre pays est en développement, en Plein essor, en outre, celles qui en disposent ne lui donnent pas vraiment sa valeur.

Au vu de ce qui précède, nous allons essayer dans notre travail de montrer l'importance d'avoir un

Service comptable dynamique au sein d'une entreprise, de faire ressortir son utilité et ses avantages. Ce travail, « La mise en place d'un dispositif référentiel de contrôle interne» nous l'espérons, suscitera un intérêt pour la valorisation d'un service contrôle interne au sein d'une entreprise.

PROJET DE GUIDE D'APPLICATION POUR UN CONTROLE INTERNE

INTRODUCTION

Le présent document constituera un guide d'application des principes généraux de contrôle interne pour les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information financière et comptable publiée.

Ce guide d'application, qui n'a pas un caractère obligatoire ou normatif, constitue un outil de compréhension et d'amélioration du système de contrôle interne comptable et financier susceptible d'être consulté et utilisé par le management (Direction Générale, Direction financière,...) et l'organe délibérant (Conseil d'Administration).

Il vise à permettre aux sociétés ou entités qui le souhaiteraient, en particulier les sociétés d'Etat, de procéder par comparaison à une analyse interne de leurs procédures de contrôle interne dans ce domaine.

Ce guide d'application comporte des principes et des points clés d'analyse applicables à l'ensemble des secteurs d'activités.

Comptes tenus des spécificités de chaque société, et du fait que les dispositifs de contrôle interne doivent rester flexibles et adaptés à l'organisation mise en place, la présentation de ces points ne prétend pas non plus à une couverture exhaustive de la matière. En outre, elle ne sous-entend nullement qu'ils sont tous applicables, doivent tous être présents ou que leur absence éventuelle doive être expliquée. Enfin, l'existence d'écarts possibles, dans une société, par rapport à ces principes ne traduit pas nécessairement une faiblesse du contrôle comptable et financier.

L'Approche a été centrée sur les éléments concourant à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière publiée.

Le contrôle interne comptable et financier est constitué par le dispositif de la société défini et mis en oeuvre sous sa responsabilité en vue d'assurer,dans la mesure du possible,une gestion comptable et un suivi financier rigoureux de ses activités , visant à répondre aux objectifs définis ci-après.

Le contrôle interne comptable et financier des sociétés est un élément majeur du contrôle interne. Il concerne l'ensemble des processus de production et de communication de l'information comptable et financière des sociétés et concourt à la production d'une information fiable et conforme aux exigences légales et réglementaires.

Comme le contrôle interne en général, il s'appuie sur un dispositif d'ensemble comprenant notamment la conception et la mise en place du système d'information de la société, les politiques et procédures de pilotage, de surveillance et de contrôle.

· La conformité des informations comptables et financières publiées avec les règles applicables ;

· L'application des instructions et orientations fixées par la direction Générale ;

· La prévention et la détection des fraudes et irrégularités comptables et financières, dans la mesure du possible ;

· La fiabilité des informations diffusées en interne à des fins de pilotage ou de contrôle dans la mesure ou elles concourent à l'élaboration de l'information comptable et financière publiée ;

Dans le cadre de la production de comptes consolidés, le périmètre du contrôle interne comptable et financier comprend la société mère et les sociétés intégrées dans les comptes consolidés.

Le contrôle interne comptable et financier concerne la majeure partie des acteurs de l'entreprise, avec des responsabilités et des implications différentes selon les sujets. Toutefois, trois acteurs du Gouvernement de la société sont particulièrement concernés :

· La Direction Générale est responsable de l'organisation et de la mise en oeuvre

du contrôle interne comptable et financier ainsi que de la préparation des comptes en vue de leur arrêté.

· Le Conseil d'Administration, arrête les comptes, ces travaux peuvent préparés par

· Le président du conseil d'Administration, qui est responsable de l'élaboration du

rapport sur les procédures de contrôle interne, comprenant notamment celles de ces procédures relatives à l'élaboration et au traitement de l'information financière et comptable.

L'Audit interne, lorsqu'il existe, peut apporter une aide à ces différents acteurs en faisant des propositions pour renforcer la qualité des processus de contrôle interne de l'information comptable et financière publiée.

Les commissaires aux comptes ne font pas partie du dispositif de contrôle interne .Ils certifient les comptes et, dans ce cadre, prennent connaissance du contrôle interne afin d'identifier et d'évaluer le risque d'anomalie significative dans les comptes et ce pour concevoir et mettre en oeuvre les procédure d'audit .Ils présentent leurs observations sur le rapport du président sur les procédures de contrôle interne. En la matière, ils ne se substituent pas à la société et leurs travaux ne remplacent pas ceux de la société.

Le dispositif de contrôle interne comptable et financier ne saurait se limiter à un ensemble de manuels de procédure et de documents .Son organisation et sa mise en oeuvre reposent sur la sensibilisation et l'implication des personnes concernées. L'environnement de contrôle comprend ainsi les comportements des acteurs du contrôle interne comptable et financier.

Dans ce cadre, la considération relative à l'éthique, à l'intégrité et à la recherche de compétence des acteurs, figurants dans le cadre de référence, apparaît essentielle dans le domaine plus spécifique du contrôle interne comptable et financier.

Les processus comptable, au coeur du contrôle interne comptable et financier, représente un ensemble homogène d'activités permettant de transformer des opération économiques (les événements élémentaires correspondant à tous les actes de la vie de la société) en informations comptables et financières grâce au passage par la « mécanique comptable » (langage et règles du jeu comptables) .Ils incluent un système de production comptable, `arrêté des comptables et des actions de communication. Le schéma ci après permet de constate r que les processus qui concourent à la production de l'information ne sont pas uniquement situés dans le «périmètre traditionnel' de la Direction comptable et financière.

Les processus comptables, présentés dans ce guide d'application, existent dans toutes les sociétés, qui donnent une place importante à l'audite. Cependant, l'approche adoptée ici est volontaire indépendante des modes d'organisation, comme :

* Le caractère intégré ou non des systèmes d'information (E R P par exemple) ;

* La centralisation, la décentralisation ou l'externalisation des activités comptable ;

Les « processus comptables » qui donnent lieu à un développement dans ce projet de guide d'application s'analysent schématiquement en deux grands groupes :

· les processus concourant à élaboration de l'information comptable et financière publiée .Au sein de ceux-ci on distingue :

* les processus amont (achats, ventes trésorerie, etc....) qui permettent d'alimenter la base de données comptables et les processus de production de l'information comptable et financière ;

Ce guide d'application présente les éléments du contrôle interne comptable et financière permettant d'assurer une maîtrise de ces trois familles de processus.

Première Partie:

1. Processus de pilotage de l'organisation comptable et financière

Les processus de pilotage de l'organisation comptable et financière ont pour objectifs de définir et de mettre en oeuvre la politique comptable, la gestion des moyens et la matrice des contraintes permettant de répondre aux objectifs de la Direction Générale.

Le pilotage de l'organisation comptable et financière s'appuie sur des principes et points clés d'analyse détaillés ci-après.Ce pilotage est assuré par les Direction comptables et financières et par la Direction Générale.

1 .1. Principes et points clés d'analyse

Afin d'assurer une cohérence d'ensemble au niveau de ce processus, il convient de

La séparation des fonctions soit de façon à permettre un contrôle indépendant. Cette séparation des fonctions, adaptée à la situation la société, doit s'efforcer de dissocier les taches et fonctions relevant de l'opérationnel, de la protection des biens et de leur enregistrement comptable ;

Les noms des personnes pouvant engager la société et les différents niveaux d'approbation requis selon le type d'engagement sont définis et mis à la disposition des personnes chargées de l'enregistrement afin de leur permettre de s'assurer que les opérations ont été correctement approuvées ;

Dan le cadre de l'établissement des comptes consolidés, il convient de vérifier qu'il existe un dispositif organisé et documenté destiné à assurer l'homogénéité des données comptables et financières consolidées publiées.

1.1.1. Orgonisation générale

Il existe une documentation, permettant de fixer et de faire connaître, au sein de la société, les principes de comptabilisation et de contrôle des opérations et de leurs flux.

L'exhaustivité de la capture des événement économiques pour chaque processus amont (achats, personnel, juridique, engagements, événement post clôture...) ;

Il existe des contrôles portant sur la mise en oeuvre de ces circuits d'information

Il existe un calendrier d'élaboration des informations comptables et financières diffusées au sein du groupe pour les besoins des comptes publiés de la société mère.

. Les responsables de l'établissement de l'information comptable et financière publiée et les différents acteurs qui participent à l'arrêter des comptes sont clairement identifiés.

. Chaque collaborateur impliqué dans le processus d'élaboration de l'information comptable et financière a accès à l'information nécessaire pour appliquer

. la Direction comptable dispose d'une autorité lui permettant de faire valoir la règle comptable.

. Il existe des procédures pour vérifier si les contrôles mis en place ont été effectués , identifier les éventuels écarts par rapport à la règle et y remédier si nécessaire.

1.1.2. Gestion des ressources

. Il existe un processus visant à identifier les ressources nécessaires au bon fonctionnement de la fonctionnement de la comptable.

. il existe un suivi permettant d'adapter les effectifs et les compétences à la taille et à la complexité des opérations ainsi qu'à l'évolution des besoin et contraintes.

1.1.3. Application des règles comptables

.Un manuel de principes/ procédures comptables utilisés au sein du groupe et identifie le traitement des opérations les plus importantes et les traitement comptables complexes propres au secteur d'activité ou au groupe.

. il existe une procédure de mise à jour du manuel de principes et/ ou de procédures comptables pour prendre, en comptes les sujets comptables complexe nouveaux.

. En cas de publication de comptes établis suivant plusieurs référentiels comptables pour un même niveau (individuel ou consolidé) ; il existe des procédures pour expliquer le principal retraitement.

. L'information nécessaire à la consolidation est produite à l'endroit le plus adapté (au sein du groupe).

. Il existe une veille réglementaire permettant d'appréhender et d'anticiper les évolutions de l'environnement de la société (maîtrise des différents référentiels comptables et des divergences entre ceux-ci évolution de la doctrine comptable et de la fiscalité. le cas échéant, recours à des spécialités).

1.1.4 Matrice des règles comptables

. Le processus de traitement et de production comptable et financière au niveau consolidé et dans les filiales (planning de clôture, ajustement des comptes sociaux,...) est maîtrisé

. Il existe des règles de conduite et d'intégrité portant sur les problématiques de nature comptable.

.Des contrôles réguliers sont organisés pour s'assurer que le manuel des principes comptables et le manuel de produire comptables sont suivis.

. Il existe des contrôles spécifiques sur les points qui sera identifiés comme sensibles concernant des aspects comptables,par exemple inscription à l'actif, constatation des produits, spécialisation des périodes comptables, valorisation des stocks...)

. Des mécanismes sont prévus afin d'identifier, remonter et traiter systématiquement les incidents et les anomalies.

1.1.5. Organisation et sécurité des systèmes d'information

Les processus suivants mettent sous contrôle les composantes de l'outil de production de l'information comptable :

. la tenue de la comptabilité au moyens de systèmes informatisés implique qu'une organisation claire et formalisée soit établie ;, et que des dispositifs destinés à assurer la sécurité physique et logique des systèmes et données informatiques soient mis en place ;

les systèmes d'information ont été développés avec pour objectif de satisfaire aux exigences de sécurité , de fiabilité, de disponibilité et de pertinence de l' information comptable et financière ;

L'organisation et le fonctionnement de l'ensemble du système d'information font l'objet de règles précises en matière d'accès au système, de validation des traitements et de procédure de clôture, de conservation des données, et de vérifications des enregistrements ;

il existe des procédures et des contrôles permettant d'assurer la qualité et la sécurité de l'exploitation, de la maintenance et du développement ( ou du paramétrage) des systèmes de comptabilité et de gestion ainsi que des systèmes alimentant directement ou indirectement les systèmes comptables et de gestion ;

Il existe des contrôle clés dans le système d' information (blocage des doubles saisies, existence de seuils à la saisie accès limités pour les transactions critiques, rapprochements automatisés,...) ;

Les systèmes d'information relatifs à l'information financière et comptable font l'objet d'adaptation pour évoluer avec les besoins d la société ;

. La société est en mesure de répondre aux obligations spécifiques de l'administration fiscale :

Conservation des données traitées par des applications informatiques qui concourent à la constitution d'enregistrement comptables ou à la justification d'un événement transcrit dans les documents contrôlés par l'administration fiscale ;

documentation, : il existe une description des règles de gestion des données et des fichiers ,pour celles qui sont mises en oeuvre dans les programmes informatiques ayant des incidences sur la formation des résultats comptables et fiscaux et sur les déclarations fiscales.

1.2. Rôle de la Direction Générale.

1.2.1 Organisation, compétences et moyens

La Direction Générale veille à l'existence d'un dispositif de contrôle interne comptable et financier et en organise la surveillance .Ce dispositifs vise à produire une information comptable et financière fiable et à donner en temps utile une image fidèle des résultats et de la situation financière de la société.A cette fin, la Direction Générale s'assure que le dispositif aborde les points suivants :

. L'organisation et le périmètre de responsabilité des fonctions comptable et financière afin que le groupe soit doté de dispositifs d'identification des risques et de contrôle propres à assurer la fiabilité de l'information comptable et financière publiée par la société mère

. La comptabilité des dispositifs de motivation et de rémunération au sein des fonctions comptable et financière avec les objectifs du contrôle interne ;

. La formalisation et la diffusion de règles comptables et de procédures (manuels des normes et de procédures) ;

.les obligation de conservation des informations, données et traitements informatiques concourant directement ou indirectement à la formation des états comptables et financiers ;

. l'existence de mesures visant à assurer la conservation et la sécurité des informations, données et traitements informatiques concourant directement ou indirectement à la formation des états comptables financiers (plans de continuité en particulier dans le domaine informatique, archivage permettant de répondre aux obligations réglementaire ;etc.)

.l'examen régulier de l'adéquation aux besoins des dispositifs évoqués ci -dessus et des moyens mis à disposition des fonctions comptable et financière (en personnel, en outils par exemple informatiques...)

1.2.2 Pilotage et contrôle.

La Direction Générale s'assure de la mise en place d'un dispositif de pilotage visant à analyser et maîtriser les principaux risques identifiables ayant un impact potentiel sur l'élaboration de l'information comptable et financière publiée par la société

. En particulier, elle s'assure que les normes et procédures diffusées au sein de la société tiennent compte de l'évolution des besoins du groupe et de son environnement (notamment réglementaire).A ce titre,la Direction Générale veille à l'existence d'un processus adapté d'identification,de justification et de validation des changement de principes comptables.

. Elle veille à la définition et s'assure de la mise en place d'un dispositif de contrôle de gestion répondant aux besoins de fiabilité de l'information comptable et financière publiée,à savoir :

* la Direction générale s'assure, en tant que de besoin, que le système d'information non comptable éventuellement utilisé à des fins de pilotage des activités fait l'objet de rapprochement avec le système d'information comptable ;

* elle s'assure également de la qualité des prévisions publiées ou utilisées dans le cadre des appréciations de valeur d'actifs et de dettes ou pour toute autre information comptable et financière publiée.

Ceci suppose que le dispositif de contrôle de gestion soit organisé de façon à permettre l'adéquation à ces besoins et la qualité de ces informations et prévisions (adéquation du rythme de mise à jour des informations, des indicateurs et informations contrôlées, qualité des analyses de variances ainsi que du processus budgétaire et de prévision).

. Lorsque existe une structure d'audit interne, la Direction Générale s'assure :

* de l'adéquation de l'organisation, des compétences, des méthodes et des outils de cette structure en matière d'audit comptable et financier ;

Elle prend aussi connaissance des conclusions des travaux et s'assure de la mie en oeuvre de plans d'actions correctives adaptés.

.La Direction Générale effectue une revue formalisée des principes comptables retenus qui ont impact significatif sur la présentation des états financiers.

. Enfin,la Direction Générale s'assure que le dispositif, de contrôle interne comptable et financier fait l'objet d'une surveillance. Elle se tient régulièrement informée des dysfonctionnements, insuffisances et des difficultés d'application, et veille à ce que des actions correctives soient mises en oeuvre .Cette surveillance peut utilement s'appuyer sur la fonction d'audit interne, lorsqu'elle existe.

1.2.3. Préparation de l'arrêter des comptes

. La Direction Générale veille à la définition et à la mise en place de processus d'enregistrement comptable des opérations majeures (acquisitions ou cessions d'activité, restructurations conclusions de contras-clés) et de processus et de validation de ces enregistrements.

. Elle obtient des informations adéquates sur les entités exclues du périmètre de consolidation et examine le bien-fondé de leur exclusion.

. Elle veille à la mise en place de procédure d'arête de certains comptes jugés sensibles (traitement de la comptabilisation des produits, analyse de la valeur des actifs-clés,...)

. Elle veille à la définition et la mise en place des processus de détermination et de validation des estimations figurant dans les comptes ou informations financières publiés, propres à assurer la qualité de ces estimations (informations utilisées, départements ou personnes impliqués, compétences techniques..).

. Elle veille à l'existence au sein de la Direction comptable et financière de dispositifs de contrôle de la qualité comptable (identification de suspens, de comptes non analysés, ou de rapprochements non effectués ou non approuvés...) afin d'engager des mesures correctIves.

. S4il existe des exceptions aux procédure d'arrêté des comptes consolidés pour certaines filiales appartenant au périmètre de consolidation, la Direction Générale s'assure de l'existence de procédures permettant de pallier la non-*application des règles du groupe.

Direction Générale établit les comptes(y compris l'annexe) en vue de leur arreté.A cet effet, elle :

. Précise et explique les principales options de clôture et les estimations impliquant un jugement de sa part ;

. Met en évidence les changements de principes comptables et en informe le conseil ;

.S'assure de l'analyse des grands équilibres financiers (ratios d'endettement, liquidités, couverture...) ; identifie et explique les factures d'évolution des résultats (réalisé N//-1 ) ;

.établit les états financiers en vue de leur arrêté, en les accompagnant des commentaire et analyse de la Direction comptable et financière ;

. Définir la stratégie de communication financière (indicateur, modalités...) et propose ou arrête les termes des communiqués financiers.

En tant que responsable de l'établissement des comptes et de la mise en oeuvre des systèmes de contrôle interne comptable et financier, la Direction Générale échange avec les Commissaires aux Comptes.

. Elle s'assure que les Commissaires aux Comptes ont revu les principes comptables retenus et les options comptables qui ont un impact significatif sur la présentation des états financiers.

. Elle prend connaissance auprès des commissaires aux Comptes du périmètre et des modalités de leur intervention. Elle s'informe également des conclusions de leurs travaux sur les comptes.

. Elle s'assure, le cas échéant, que les commissaires aux comptes sont informés des faiblesses majeures de contrôle interne identifiées au cours de l'exercice et susceptibles d'avoir une incidence significative sur l'information comptable et financière publiée

. Elle s'assure que les anomalies ou faiblesses majeures de contrôle interne communiquées par les Commissaires aux Comptes sont prises en considération dans les actions correctives mises en oeuvre par la société.

1.3 Rôle du conseil d'Administration.

1.3.1 Contrôles et vérifications

Au titre de l'élaboration et du contrôle de l'information comptable et financière et de sa communication, il est important que le conseil soit informé des aspects majeurs susceptibles de remettre en cause la continuité de l'exploitation.

Comme en toute matière, la loi donne au Conseil la faculté de procéder aux contrôles et vérifications qu'il juge opportuns il peut à ce titre vérifier auprès de la Direction Générale que les dispositifs de pilotage et de contrôle sont de nature à assurer la fiabilité de l'information financière publiée par la société et à donner une image fidèle des résultats et de la situation financière de la société et du groupe.

. Un travail préparation peut être effectué par le comité d'audit, s'il existe.

. il est informé des caractéristiques essentielles des dispositifs de pilotage de la société et du groupe ,et notamment des dispositifs de risques, de contrôle de gestion et de suivi du financement et de la trésorerie, ainsi que des contrôle réalisés par l'audit interne ou toute autre fonction ;

. il peut demander à être informé des principaux processus d'alimentation et de communication de l'information comptable et financière ;

. le cas échéant, il est informé des changement de méthodes comptables et des options comptables retenus par la société qui ont un impact significatif sur la présentation des états financiers ;

. Il veille à la qualité du processus de sélection des commissaires aux comptes notamment au regard des critères de compétences et d'indépendance de ceux-ci ;

. il est informé des événements significatifs intervenus dans l'activité et de la situation de trésorerie ,dès lors qu'ils sont de nature à mettre en cause la continuité d'exploitation (dans ce second cas, les flux de trésorerie pris en compte dans l'analyse qui est présentée au conseil indiquent les éléments dont l'utilisation fait l'objet de restrictions).

* s'il l'estime opportun, des prévisions de résultat lorsqu'elles font l'objet d'une communication au marché financier ;

. le cas échéant , il est également informé des faits significatifs liés à des fraudes commises, des cas identifiés d'infractions aux textes légaux et réglementaires et des déficiences majeurs de contrôle interne identifiées dont les conséquences seraient susceptibles d'être prises en considération lors de l'établissement des comptes ;

1.3.2 Arrêté des comptes

Le conseil d'administration ou le Directoire arrêté les comptes annuels et examine les comptes semestriels. A cet effet, il obtient toutes les informations qu'il juge utiles, par exemple les informations relatives aux options de clôture, aux estimations, et aux changements de méthode comptable et l'explication de la formation du résultat et de la présentation du bilan, de la situation financière et de l'annexe.

1.3.3. Relation avec les commissaires aux comptes

. Le conseil reçoit l'assurance des Commissaires aux Comptes qu'ils ont eu accès à l'ensemble des informations nécessaires à l'exercice de leurs responsabilités, notamment s'agissant des sociétés consolidées.

. Il est informé du périmètre et des modalités d'intervention des Commissaires aux Comptes ainsi que des conclusions de leurs travaux.

. il veille à ce que les anomalies ou faiblesse majeures de contrôle interne communiquées par les Commissaires aux Comptes soient prises en considération dans les actions correctives mises en oeuvre par la société.

. il reçoit l'assurance des Commissaires aux Comptes qu'il ont suffisamment avancé leurs travaux au moment de l'arrêté des comptes pour être en mesure de communiquer toutes remarques significatives.

2. Processus concourant à l'élaboration de l'information comptables et financière publiée

2.1 Critères de qualité

La qualité de l'information comptable et financière également de l'information des risques d'erreurs inhérents aux processus comptables .cette identification peut s'appuyer utilement sur différents critères dont le respect devrait être recherché de telle sorte que l'information contenue dans les états financiers soit régulière et sincère. Ces critères, détaillés ci après, sont repris de l'arrêté du 19 juillet 2006 portant homologation de norme d'exercice professionnel des commissaire aux comptes relative au caractère probant des éléments collectés.

1. Réalité : les opérations et les événement qui ont été enregistrés se sont produire et se rapportent à l'entité ;

2 Exhaustivité : toutes les opérations et tous les événement qui auraient du être enregistrés sont enregistrés

3 Mesure : les montants et autres données relatives aux opérations et événement ont été correctement enregistrés ;

4 Séparation des exercices : les opérations et les événements ont été enregistrés dans la bonne période ;

5 Classification : les opérations et les événements ont été enregistrés dans les comptes adéquats.

2. Droits et Obligations : l'entité détient et contrôle les droits sur les actifs et les dettes correspondent aux obligations de l'entité ;

3. Exhaustivité : tous les actifs et passifs qui auraient du etre enregistrés l'ont bien été ;

4 Evaluation et imputation : les actifs et les passifs sont inscrits dans les comptes pour des montants appropriés et tous les ajustements résultant de leurs évaluation ou imputation sont correctement enregistré ;.

5. Présentation et intelligibilité : l'information financière est présentée et décrite de manière appropriée, et les informations données dans l'annexe des comptes sont clairement présentées.

6. Réalité/Droit et obligations : les événements, les transactions et les autres éléments fournis se sont produits et se rapportent à l'entité ;

7. Exhaustivité : toutes les informations relatives à l'annexe des comptes requises par le référentiel comptable ont été fournies ;

8. Présentation et intelligibilité : l'information financière est présentée et décrite de manière appropriée et les informations données dans l'annexe des comptes sont clairement présentées ;

9. Mesure et évaluation : les informations financières et les autres informations sont données fidèlement et pour les bons montants.

2.2 Identification des risques affectant l'élaboration de l'information financière et comptable publiée

La qualité de l'information comptable et financière publiée dépend en grande partie de la fiabilité et de la régularité de la transmission et de l'exhaustivité de l'information élaborée dans les « processus amont », de production comptable et d'arrêté des comptes, et donc de la maîtrise des processus détaillés ci-après.

. L'identification des processus amont/catégories d'opérations significatifs ainsi que des comptes qui leur sont associés.

. la définition des activités de contrôle à mettre en place pour prévenir, détecter ou corriger les zones de risques, les irrégularités et inexactitudes ainsi que les procédures liées à la prévention des fraudes et erreurs.

. L'identification des dispositions légales et réglementaires, à respecter en matière comptable, fiscale et financière.

. La sauvegarde des actifs pour s'assurer de la production du patrimoine, de l'outil de production...

. La traçabilité des informations (chemin de révision ou piste d'audit) et une documentation suffisante pour s'assurer que les événements comptables survenant dans la société sont correctement identifiés et documentés.

. le respect des processus visant à la fiabilité des informations nécessaires à la production des états financiers publiés.

. La neutralité et l'objectivité, la pertinence des informations comptables et financières publiées par rapport aux besoins des utilisateurs, le respect des délais, l'intelligibilité de ces informations.

. La définition et la diffusion à toutes les entités intégrées de procédures d'arrêté des comptes consolidés qui respectent ces critères.

. La traçabilité des écritures comptables d'arrêté au sein des systèmes d'information.

. Le contrôle, avant intégration des liasses de consolidation (respect du référentiel comptable et des pratiques du groupe, contrôles de cohérence...).

. L'existence de dispositifs d'analyse des comptes (méthodologie de contrôle, identification des responsables de l'analyse et de la supervision, nature des analyses et documentation).

2.3. Principes et points clés d'analyse

Les processus comptables sont souvent organisés de façon à traiter des flux d'opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d'opérations). Le présent guide d'application se propose de décliner les critères de qualité par catégories d'opérations (ventes, achats, etc. ...) pouvant s'appliquer à chacun de ces processus comptables.

Les principes et clés d'analyse suivants, formulés sous forme positive plutôt qu'interrogative, permettent d'identifier les principaux risques pouvant affecter les processus concourant à l'élaboration de l'information comptable financière.

Pour l'ensemble des catégories d'opérations détaillées ci-après,la société pourra s,assurer qu'il existe des dispositifs organisés et documentés qui permettent un traitement assurant l'homogénéité des données comptables et financières consolidées publiées.

2.3.1. Investissements / Désinvestissements / recherche et Développement

. Les investissements et désinvestissements font l'objet d'un processus organisé et documenté, qui prévoit l'information des services comptables.

*les phases de recherche et de développement des sont clairement définies et séparées ;

*les règles appliquées dans la société définissent les conditions d'immobilisation des coûts de développement.

.Concernant les frais de développement, une vérification est faite à la date de clôture afin de confirmer que les conditions ayant conduit à leur activation sont toujours remplies

2.3.2 Immobilisations incorporelles et goodwills

· Les règles comptables appliquées dans la société définissent pour les immobilisations incorporelles et corporelles ;

- les critères d'identification comportant notamment les règles de distinction entre les charges (entretien, réparations) et les immobilisations ;

- les critères de comptabilisation des immobilisations traitant des questions suivantes :

a. Les éléments constitutifs du coût d'une immobilisation y compris les modalités de détermination et de suivi du coût de remise en état des sites pour les immobilisations corporelles ;

b. les méthodes et le point de départ de l'amortissement. Cette rubrique comprend les modalités d'application de l'approche par composants et les modalités retenues pour la détermination des valeurs résiduelles ;

c. Les critères de détermination des pertes de valeur et en particulier le mode d'établissement des taux d'actualisation et le niveau (sectoriel par exemple) retenu pour définir les unités génératrices de trésorerie et le calcul des taux ;

d. les critères de classement en immobilisations destinées à être cédées ;

e. les catégories d'immobilisations qui sont réévaluées et le mode de réévaluation adopté (juste valeur ou indiciaire).

. Les mouvements d'immobilisations font l'objet d'un suivi en vue de leur comptabilisation.

. Les engagements d'achats d'immobilisations sont suivis, afin d'être pris en compte dans le cadre de l'élaboration des annexes aux comptes.

. La classification des contrats de crédit bail ou de locations est clairement établie en vue de leur traitement comptable.

. L'existence des immobilisations corporelles est vérifiée régulièrement par inventaire.

Les sorties ou mises au rebut sont soumises à l'approbation d'un responsable et les corrections comptables nécessaires sont prévues.

. Les titres de propriété font l'objet d'une conservation adéquate (par exemple, a minima respect des obligations légales).

. Les cessions d'immobilisations sont soumises à une procédure d'autorisation diffusée au sein de l'organisation.

.Un processus d'identification, de comptabilisation et de suivi des immobilisations incorporelles et des goodwills est mis en place, en particulier concernant le goodwills et l'allocation du coût d'acquisition, les marques ,brevets ,fonds de commerce, fichiers clients,autres droits contractuels, etc....

. La protection juridiques et informatique des immobilisations incorporelles fait l'objet d'un suivi régulier et de mesures visant à sécuriser les ressources que la société pourra obtenir de ces immobilisations (protection des marques, des noms de domaine,...).

. Lorsque la méthode de la valeur est appliquée, les évaluations sont réalisées par des spécialistes ou à partir de données de marchés et sont revues périodiquement.

. Une démarche d'identification d'indices de perte de valeur est mise en oeuvre au moins une fois par an et de façon systématique à chaque clôture pour les actifs in corporels non amortissables, les immobilisations incorporelles en cours et les goodwills.

2.3.3. Immobilisations financières

Les opérations sur titres (acquisitions, cessions compléments de prix, garanties d'actifs et de passifs) font l'objet d'un suivi en vue de leur comptabilisation.

.Les engagements fermes ou optionnels de toutes nature (promesse, call, put ...) sont identifiés en vue de leur comptabilisation ou inclusion dans l'annexe.

. L'attribution de prêts (notamment les prêts aux filiales,...) fait l'objet d'un processus organisé.

. Les titres de propriété et les contrats de prêts font l'objet d'une conservation adéquate.

. Dans le cas de l'établissement des comtes consolidés en IFRS, les règles de classement dans les différentes catégories d'actifs financiers définies par IAS 39 sont

Clairement établies et une procédure permet de s'assurer qu'a l'origine de l'opération la décision de classement fait l'objet d'une autorisation appropriée.

. Les produits se rattachant aux immobilisations financières sont évalués à chaque clôture.

. L4existence d'une indication objective de dépréciation des immobilisations financières est appréciée à chaque clôture. Les dépréciations à comptabiliser sont déterminées le cas échéant.

2.3.4. Achats/ Fournisseurs et assimilés

. Le processus achats est organisé et formalisé dans le cadre de procédures applicables par tous les acteurs concernés.

.Il existe une séparation des fonctions de passation d'autorisation des commandes, de réception, d'enregistrement comptable et de règlement des fournisseurs.

. Les achats importants font l'objet d'une commande formalisée, validée par une personne autorisée.

. IL existe un suivi t un rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures (qualité, prix, conditions de paiement). Les anomalies éventuelles font l'objet d'une analyse et d'un suivi.

. il existe un dispositif permettant d'éviter le double enregistrement / paiement des factures fournisseurs.

. Il existe un contrôle des avances sur fournisseurs (autorisation, suivi, imputation).

. IL existe un suivi des réceptions refusées / litiges et un contrôle de la comptabilisation des avoirs fournisseurs correspondants ou des rabais, remises et ristournes.

. La gestion des règlements fournisseurs fait l'objet de contrôles par une personne indépendante et autorisée.

. Les comptes fournisseurs font l'objet d'un examen et d'une justification périodiques (exhaustivité, exactitude).

. Il existe une procédure permettant de s'assurer que les produits ont été enregistrés sur la bonne période.

. Il existe un dispositif permettant d'enregistrer les provisions pour factures non parvenues ou les charges payées d'avance de manière exhaustive et exacte.

2.3.5 Coût de revient / Stocks et /Contrats à long terme ou de construction

. Il est procédé à un inventaire physique (au moins une fois par an ou à des inventaires de contrôle tournants en cas d'inventaire permanent).

. Les réceptions physiques (matières ou composants) sont entrées en stock et enregistrées en comptabilité ;

. Le coût de production fait l'objet de calculs adéquats et les frais correspondants sont imputés de manière complète et exacte (dans la mesure ou ces coûts sont utilisés pour la valorisation des stocks) ;

Le calcul des coûts de production est cohérent avec les éléments comptables réels ;. Les autres éléments permettant de valoriser les stocks (prix de revient d'achat nets, entrées, sorties) sont dument enregistrés, conservés et à jour.

Les marges font l'objet d'un suivi régulier, en vue de permettre un correct de la dépréciation des stocks ;

Pour les contrats à long terme ou les contrats de construction (IA 11) ; les règles comptables appliquées par la société définissent un de mesure fiable de l'avancement et les pertes à terminaison sont correctement identifiées ;

Tous les stocks enregistrés sont adéquatement protégés, appartienne à la société et /ou répondent à la définition d'un actif.

Il existe une procédure permettant de s'assurer que la séparation des exercices à été respectée de manière correcte.

Il existe un dispositif permettant de contrôler que les encours sont cohérents avec les commandes reçues et avec les travaux engagés.

Il existe un processus visant à ce que les provisions pour dépréciation soient évaluées et comptabilisées, le cas échéant.

2.3.6. Produits des activités ordinaires /client et assimilés

Les règles comptables adoptées par la société établissement clairement la distinction entre ventes et prestation de service et indiquent si nécessaire les modalités de séparation adoptées pour les contrats à composantes multiples ;

Les produits des activités ordinaires provenant de la vente de biens ont été comptabilisés lorsque l'ensemble des conditions suivantes a été satisfaire :

La société a transféré à l'acheteur les risques et avantages important incohérents à la propriété des biens ;

La société a cessé d'être impliquée dans la gestion, telle qu'elle incombe normalement au propriétaire, et dans le contrôle effectif des biens cédés ;

Le montant des produits des activités ordinaires peut être évalué de façon fiable ;

Il est probable que des avantages économiques associés à la transaction iront à la société ;

Les coûts encourus ou à encourir concernant la transaction peuvent être évalués de façon fiable.

L'ensemble des livraisons effectuées (ou services rendus) donne lieu à facturation au cours de la période appropriée ;

Toutes les factures (séquentiellement numérotées) sont enregistrées dans comptes client ou directement en chiffre d'affaires ;

L'émission des avoirs est justifiée et contrôlée. Seuls les avoirs contrôlés, sont enregistrés dans les comptes ;

Les fonctions de recouvrement et de gestion des comptes clients sont effectivement séparées ;

Les clients douteux sont correctement identifiés et les risques d'insolvabilités comptabilisées en conformité avec les règles applicables.

Enfin, il existe un dispositif visant à exclure des produits des activités ordinaires,les produits facturés ou à facturer pour compte d'autrui.

Il existe une procédure permettant de s'assurer que les produits et charges ont été enregistrés sur la bonne période.

Il existe un dispositif permettant d'enregistrer les factures à émettre ou les produits constatés d'avance de manière exhaustive et exacte.

Les provisions pour dépréciation sont revues en vue de leur ré-estimation, le cas le plus échéant (par exemple sur la base d'une balance âgée, ou des informations les plus récentes sur les litiges avec les clients).

2.3.7 Trésorerie / Financement et instruments financiers

Les financements et la trésorerie font l'objet de processus organisés (procédures, délégation, etc....) et de critères formalisés.

Le plan de trésorerie permet de suivre à échéance prévisible les disponibilités propres de la société et le cas échéant les disponibilités et ses filiales dont elle peut contractuellement disposer.

Les encours de trésorerie et d'équivalent de trésorerie pour lesquels existent des restrictions d'emploi sur 12 mois ou plus sont identifiés et font l'objet d'un traitement comptable spécifique ;

Les comptes des banques font l'objet de rapprochements réguliers avec les données reçues des banques et sont revus périodiquement selon des modalités qui respectent le principe de séparation de fonctions.

Le rapprochement est matérialisé et permet d'expliquer les écarts éventuels ;

L'autorisation des dépenses, l'émission du paiement et la comptabilisation sont effectuées par des personnes distinctes ;

Les comptes d'emprunts sont régulièrement rapprochés avec les données contractuelles, les tableaux d'amortissements et les données reçues des établissements financiers ;

Les tableaux d'amortissement calculés selon la méthode du coût amorti (au taux d'intérêt effectif) sont établis au démarrage de l'emprunt ;

Les opérations de couverture font l'objet d'une documentation adéquate et les procédures mises en place permettent de s'assurer que l'option pour la comptabilité de couverture quand elle est exercée l'est des origines de l'opération ;

Les garanties reçues ou données sur prêts et emprunts sont clairement identifiées et comptabilisées et / ou incluses dans les annexes aux comptes.

Il existe une procédure visant à identifier les instruments financiers complexes afin qu'ils soient approuvés préalablement (selon les règles éditées) et qu'un traitement conforme aux normes en vigueur leur soit appliqué ;

Les autres engagements donnés ou reçus relatif à la trésorerie et aux instruments financiers font l'objet d'un recensement permettant leur comptabilisation ou leur mention dans l'annexe.

Les charges et produits financiers calculés selon la méthode du taux d'intérêt effectif soient correctement évalués et comptabilisés ;

2.3.8 Avantages accordés au personnel

Les activités de « Paie » font l'objet de procédures connues et adaptées aux choix d'organisation retenus (traitements en interne ou externalisés).

Il existe une séparation des fonctions de calcul, d'enregistrement, de contrôle, de paiement et de transmission des feuilles de paie.

Il existe un dispositif permettant d'assurer la transmission exhaustive, exacte, et en temps utile des éléments validés nécessaires au calcul de la paie (temps passés, heures supplémentaires, augmentations, primes, entrées et sorties de personnel...).

Il existe un processus visant à assurer la clarté des informations relatives aux avantages accordés au personnel, notamment pour les avantages postérieurs à l'emploi faisant l'objet de calculs actuariels complexes ainsi que pour les avantages en nature ou autres avantages pouvant faire l'objet d'évaluations.

Les écritures de paie sont contrôlées par une personne d'un niveau de responsabilité approprié.

Les règles comptables appliquées par la société précisent le traitement comptable des actions et options attribuées aux dirigeants et aux salariés.

Les comptes de personnel et charges sociales font l'objet d'un examen et d'une justification périodique.

Il existe un dispositif de recensement, d'évaluation et de contrôle du bon enregistrement comptable :

.des engagements en matière se fait assister, si nécessaire, par des actuaires pour évaluer ses engagements de retraite et autres avantages accordés aux salariés

2.3.9. Impôts, taxes et assimilés

.il existe un processus de veille relatif aux obligations découlant des lois, règlement et instructions fiscales.

Les opérations de l'exercice en cours, contrats, conventions, structure de prix de

Il existe un processus visant à ce que le traitement, la préparation et le dépôt des

documents fiscaux, ainsi que le paiement des impôts et taxes soient effectués de

Il existe un processus de conservation des informations nécessaires à l'enregistrement des impôts et taxes et des évènements économiques en matière de fiscalité, notamment pour la validation du taux d'impôt effectif et la détermination des impôts différés.

Une réconciliation entre la charge d'impôt totale comptabilisée dans le compte de

Résultat consolidé et la charge d'impôt théorique (preuve d'impôt) est établie.

2.3.10. Opérations sur le capital

Il existe un processus visant à s'assurer que les autorisations nécessaires ont été

d'attributions, suivi des options attribuées ou devenues obsolètes...) Il existe une procédure précisant la réglementation comptable en matière d'acompte

2.3.11. Provisions et engagements

Les engagements sont identifiés selon un processus organisé et selon des critères établis.

Une définition claire des engagements est établie par la société et communiquée aux

Les engagements sont identifiés régulièrement et donnent lieu à un reporting centralisé.

La société s'assure de l'autorisation des engagements donnés, reçus et réciproques.

Il existe un processus visant à ce que la société donne en annexe de ses comptes une information sur ses engagements aux principes comptables applicables.

La société fait un point périodique sur ses engagements et ses risques et détermine en coordination avec ses experts et conseils s'ils doivent faire l'objet de provisions ou d'une formation en annexe. Elle comptabilise une provision dès lors qu'il existe une obligation juridique ou implicite, résultant d'événements passés, et qu'il est probable que cette obligation provoquera une sortie de fonds au bénéfice des tiers, sans contrepartie au moins équivalente attendue de ceux-ci et lorsqu'une estimation fiable du montant peut être faite.

Elle analyse les dotations et reprises sur provisions (en distinguant la part consommée) afin d'apprécier la fiabilité du recensement et de l'analyse des risques.

- Aux ventes (remises, réductions sur ventes, bons, cadeaux, garanties, etc.) ;

2.3.12. Consolidation (s'il s'agit d'une société à filiale)

Les liasses de consolidation soient établies en application de principes et règles comptables homogènes au sein des sociétés intégrées ;

Les opérations réciproques soient identifiées et éliminées,en particulier les opérations financières et les résultats internes(marges sur stocks,dividendes,résultats sur cessions d'immobilisations...) En outre ;

Les écritures de consolidation sont enregistrées et suivies dans un journal spécifique ;

Une contrôle permanent est effectué sur les variations de pourcentage de contrôle des filiales et participations afin que les traitements appropriés puissent être mis en oeuvre lors des arrêtes de comptes.

L'accès aux informations nécessaires au traitement dans les comptes consolidés des sociétés mises en équivalence est organisé.

Les pourcentages d'intérêt et la situation de contrôle des filiales,participations et entités contrôlées sont analysés au regard de la situation de contrôle afin de vérifier l'adéquation de la méthode de consolidation appliquée à chacune.

Les comptes sociaux des filiales sont rapprochés des comptes intégrés dans la consolidation, afin d'analyser et de suivre les impositions différées.

La variation entre situation nette consolidée de clôture et situation nette consolidée d'ouverture est analysée et expliquée.

Les variations issues du tableau de flux de trésorerie sont analysées et expliquées.

2.3.13. Information de gestion nécessaires à l'élaboration des informations comptables et financières publiées

Il est procédé à des rapprochements périodiques entre les données de gestion (comptabilité analytique, reporting, budget...) nécessaires à l'élaboration des informations comptables et financière publiées et les données comptables correspondantes (notamment en matière de justification de la valeur de goodwills et des actifs incorporels non amortissables comptabilisés).

Les écarts éventuels font l'objet d'un e analyse selon des modalités qui respectent le principe de séparation de fonctions.

Il existe un rapprochement entre les données publiées et les informations internes.

La valeur de certains actifs est soumise à une valorisation par rapprochement avec les données de gestion lorsque les principes et règles comptables les rendent nécessaires.

Gestion de l'information financière externe

Il existe des responsables et un processus aux fins d'identifier et de traiter les obligations d'informations ou du marché financier.

Il existe un processus de veille sur les obligations en matière d'information financière.

Il existe un échéancier récapitulant les obligations périodiques du groupe en matière de communication comptable et financière au marché. Cet échéancier peut préciser :

Il existe un processus visant à ce que les informations communiquées en externe :

Il existe un processus visant à assurer la fiabilité des informations économiques individuelles non comptables communiquées à l'appui de la communication financière et comptable publiée.

Il existe un processus visant à ce que la confidentialité des informations sensibles soit préservée, dans le respect des règles définies par le règlement Générale de l'OHADA.

Il existe un processus visant à ce que les informations répondant à la définition l'information privilégiée soient communiquées au marché en temps utile, selon les règles qui leur sont applicables.

A cet effet, la société dispose d'un système d'information lui permettant de suivre , d'une part les événements et les opérations significatifs qui ont eu lieu sur les différentes périodes comptables, d'une part,les écart significatifs par rapport aux objectifs communiqués au marché

Il existe un processus prévoyant le contrôle des informations avant leur diffusion.

Deuxième partie :

METHODOLOGIE

DU CONTROLE INTERNE

Dans notre réflexions précédentes nous avions exposé, dans des termes simples,les premiers éléments du contrôle interne d'une entreprise .nous poursuivons en abordant les éléments du contrôle interne en matière d'achats,de ventes,de stocks,de trésorerie,de charges de personnel,des immobilisations,de portefeuille titres, et de risques.

Le Contrôle interne, rappelons-le, « est l'ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but, d'un coté, d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, et de favoriser l'amélioration des performances.Il se manifeste par l'organisation, les méthodes et les procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. » (OECCA).

Chapitre I - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

(EN MATIERE D'ACHATS)

Des éléments de base relatifs à l'organisation, au personnel et à la documentation de l'entreprise ;

Des contrôles sur les exécutants (contrôle hiérarchiques, autocontrôles et audit interne.

Nous décrirons les objectifs d'un bon contrôle interne et les principaux éléments qui permettent de les atteindre pour chacune des phases du processus d'achats .Nous envisageront successivement :

1 Les Services intervenants

Dans le cadre d'un bon contrôle interne, on rencontre généralement les services (ou une séparation entre différentes personnes des taches correspondantes à accomplir).

Ils émettent des « demande d'achat »dans les limites strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

Il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d'achat,soit de besoins spécifiques .Il négocie les prix , choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

Il s'assure de la conformité de la livraison avec la commande (qualité et quantité).

Il reçoit la marchandise du service « Réception » et fait les enregistrements correspondants.

Il règle les factures en s'assurant de leur approbation par les personnes compétentes (approbation sur la facture, la date et le moyen de paiement).

2 Déclenchement de la commande

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes d'achat de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise,pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire.

En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks.

Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisant aux questions suivantes :

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

Une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service »Achats » ;

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et pré numérotés,à partir des demandes d'achats par le service « Achats » ;

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures.

Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini ;

Les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise ;

Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminées par le magasinier en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l'avance, ou par le service « Approvisionnement » en fonction des besoins de production.

La date de passation de la commande et les qualités à commander dépendent essentiellement des quantités en stocks, des consommations et des délais de livraison. Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue.

Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux,pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits ;

Soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.

La Signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoie. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées ;

Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achetés comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise à jour périodiques.

3 Acceptation des livraisons (ou services rendus)

a) Les objectifs du contrôle interne en ce domaine sont de garantir principalement que :

Les livraisons (ou services rendus) ne peuvent être acceptées que si elles correspondent à une commande ;

Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

Un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré-numerotés.

Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté des son arrivée.

Un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure ou la réception correspond à un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises.

Contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception ;

Contrôle de qualité de la marchandises reçue ; il ne peut être fait que par une compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par sondages.

Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.

Les défauts de procédures quant aux quantités et qualités reçues peuvent conduire, l'or de la réception des marchandises :

à l'acceptation de quantités ou de qualités non commandées pouvant entraîner des difficultés de production ou des coûts de retour de marchandises.

Une fois ces contrôles effectués, l'acceptation de la livraison doit être signifiée par l'envoi de doubles du bon de réception au service « achats »,à la comptabilité et,s'il s'agit de marchandises à stocker,au magasin.

Pour le magasin, le bon de réception accompagne la marchandise et sert de « prise en charge ».

Pour le service achats, cela lui permet d'être informé de la livraison et de surveiller les délais de livraison.

Quant à la comptabilité, nous verrons que le bon de réception lui sert en attente de la facture.

Le service « achats » surveille les délais de livraison à partir de bon de commande expédiés et effectue les relances nécessaires.

4 Constatation des dettes

Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ;

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue .A cet égard,une bonne procédure (parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception .Ceci permet à cette dernière,d'une part,d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande,du bon de réception et de la facture ; d'autre part,de pouvoir connaître à tous moments l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue.

Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités :

La perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service « achats » pour vérification des prix facturés).De plus, les délais de circulation dans les différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la TVA dans les délais normaux ;

Les confusions dans la ténue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise ;

Les retards de règlement qui peuvent se traduire par versement d'indemnités ;

Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée ;

Un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la facture ;

Rapprochement de la facture et du bon de réception en vue de s'assurer que la facture correspond à une réception effective et acceptée ;

Vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire calcul des taxes ;

Affectation comptable des montants figurant sur la facture : comptes de charges, de T.V.A, fournisseurs éventuellement imputation analytiques ;

Concernant le problème particulier de la TVA à récupérer, des instruction écrites précises sont données aux comptables charges des imputations en mentionnant les cas ou la récupération est possible,les cas ou elle ne l'est pas,l'application éventuelle de pourcentage de récupération,et ;

Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu'à ce quelle soit payée.

Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit entre en mesure de les suivre, par exemple :

En cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné satisfaction,il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrôle constant, notamment à l'occasion de l'établissement des comptes de fin d'exercice ;

En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prise quant aux modalités de règlement ;

Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif

Si des ristournes constituent une habitude de la profession, une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre.

5 Paiement des factures

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants :

Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne :

Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et des bons de commande ;

La mention « bon à payer » n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants.

Le « bon à payer » est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est indiquée, dès la réception, sur les exemplaires autres que l'original.

Les factures comptabilisées porte la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention « payé » pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

6 Informations et contrôle de l'information

La comptabilité générale n'établit qu'une ventilation particulière des achats : ventilation par nature. Elle est souvent insuffisante pour déceler certaines faiblesses existantes. La comptabilité analytique permet normalement obtenir une ventilation plus fine des achats et des frais,par service,par usine ou encore par fonction (production,commerciale, etc.).

Les informations à la direction peuvent s'avérer utiles pour la prise de décision ; par exemple :

L'Auditeur interne doit s'assurer en permanence que les procédures sont correctement appliquées.

D'autres travaux peuvent porter sur l'examen des justificatifs. Tels que factures, relevés des fournisseurs, contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de détecter des engagements non saisies).

Enfin, en relation avec les problèmes de trésorerie, l'auditeur interne pourra porter une attention particulière aux conditions de paiement acceptées par l'entreprise (escomptes non demandés, paiements anormalement anticipés, etc.).

Toutes les charges et dettes enregistrées correspondent-elles à des faits réels ?

Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de produire :

Soit oui cela peut se produire, parce que (pas de procédure, procédure inadaptée, etc....).

1Toutes les charges et dettes sont-elles enregistrées ? (Exhaustivité des enregistrements)

Réception des marchandises (ou services rendus) sans enregistrement de la facture à recevoir.

Création systématique d'un bon de réception à la livraison de la marchandise ou lors de la réalisation de la prestation ;

Transmission systématique des bons de commande et des bons de réception à la comptabilité (ou au service chargé du rapprochement avec les factures) ;

Suivi des bons de réception et procédures de rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures ;

Classement des bons de commande et des bons de réception en attente de la facture (à la comptabilité ou dans un autre service) ;

Utilisation de ces bons pour émettre des situations comptables ou élaborer le bilan en fin d'exercice ;

Procédure d'apurement périodique des bons de réception en instance depuis un certain temps (information auprès auprès des services concernés, réclamation aux fournisseurs, etc.) ;

Suivi des factures reçues et envoyées dans différents services, soit pour approbation, soit pour mise en paiement ;

Séparation des fonctions entre demande d'avoir, réception de la facture, comptabilisation et opérations de trésorerie ;

Sélectionner des bons de réception et s'assurer de l'enregistrement des factures correspondantes ;

Sélectionner des doubles de bons de commande, retrouver les bons de réception et les factures correspondantes et s'assurer de leur enregistrement ;

Sélectionner des relevés « fournisseurs » et comparer avec les factures enregistrées pour détecter l'omission éventuelle de certaines factures ;

Sélectionner des bons de réception en attente de facture et vérifier que les charges à payer correspondante ont été enregistrées en comptabilité ;

Sélectionner des factures de s'assumer que les bons de réception, y sont joints ; Sélectionner des demandes d'avoirs, retrouver les avoirs reçus et les enregistrements correspondants.

2 Toutes les charges et dettes enregistrées concernent -elles bien l'entreprise ?

Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une opération irrégulière ou non autorisée, d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques peuvent se traduire de la manière

Enregistrement d'achats non effectués (ou de services non rendus à l'entreprise)

Rapprochements effectués entre bon de réception et facture : liste des personnes habilités à signer les bons de réception ;

Contrôles effectués par les différents services (par la comptabilité en particulier) en ce qui concerne les qualités facturées, les prix unitaires, les ports et le calcul de laT. V. A. (apprécier en particulier dans quelle mesure ces contrôles sont de nature à détecter toutes les erreurs qu'un fournisseur aurait pu commettre sur sa facture par référence aux contrats d'achats ou aux termes des commandes)

Concordance entre la comptabilité générale (comptes collectifs « Fournisseurs » et la comptabilité auxiliaire (comptes individuels « Fournisseurs » ;

Instructions données aux comptables chargés des imputations en ce qui concerne la

Saisie des éléments de TVA à faire figurer sur les déclarations des chiffres d'affaires : l'entreprise travaille - t-elle à partir de la comptabilité (si elle est terminée avant la date de la déclaration) ou sur des bases extra - comptables ? Dans ce dernier cas, comment régularise-t-elle les écarts éventuels ?

Respect des règles fiscales, notamment en matière de déductibilité de la TVA.

Sélectionner des factures enregistrées en comptabilité, s'assurer que les commandes et les bons de réception correspondants ont été approuvés par les personnes compétentes ;

Vérifier la réalité de certains achats ou prestations : contrôle de visu de la marchandise, recherche des enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommations, etc. ;

Mauvais rattachement des charges à un bon exercice (entraînant une surévaluation ou une sous-évaluation des résultats).

Examiner pour chaque compte de charges : les dernières (durée à prévoir) factures de l'exercice et les premières (durée à prévoir) factures de l'exercice suivant, et vérifier que les périodes auxquelles elles se rattachent sont correctes.

Au préalable déterminer, selon l'entreprise, les comptes ou les risques qui peuvent être les plus importants (assurance, loyer, électricité ou achats, etc.) ;

Prendre les bons de réception correspondant aux périodes précédant et suivant la clôture de l'exercice et examiner la coupure ;

Rapprocher les comptes de charges à payer et des charges payées ou comptabilisées d'avance avec les justificatifs correspondants ;

Examiner les rabais, ristournes et remises obtenus (ou à obtenir) des fournisseurs pour l'exercice.

Telles sont les questions essentielles que doivent, à notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procéder à une première analyse de leur contrôle interne en matière d'achats.

Chapitre II - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

(EN MATIERE DE VENTE)

Quels sont les principaux objectifs du contrôle interne en matière de ventes ;

Quelles sont les questions essentielles à se poser pour juger le contrôle interne en matière de ventes.

Nous les examinerons pour chacune des phases du processus de ventes ; à savoir :

1 Acceptation,traitement et exécution de la commande.

Toutes les commandes sont traitées rapidement, cette pratique permettant d'entretenir de bonnes relations avec les clients et prévenant les oublis.

L'enregistrement chronologique et quotidien des commandes et la surveillance constante de exécution constituent à cet égard une procédure satisfaisante.

Les conditions de la commande sont acceptables (elles doivent, en effet, être étudiées avec soin avant d'accepter la commande) : Le prix offert et les délais de paiement sont - ils acceptables eu égard à la politique de l'entreprise ? Les marchandises commandées sont - elles en stock ou peut-on les fabriquer dans un délais raisonnable ? Où ces marchandises doivent-elles être livrées et par quel moyen de transport ?

L'approbation des conditions de la commande par un responsable est le plus souvent nécessaire.

Le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un dépassement du crédit maximum qui lui est alloué.

Une fois la commande acceptée, l'exécution en est prévue : il convient donc d'informer rapidement soit le service de production, soit le magasin (et/ou le service livraison).

2 Facturation.

Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de facturation doivent donner l'assurance que :

Les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées ;

Les prix sont correctement appliqués et les différents rabais ou remises accordés en fonction de l'examen des contrats passés avec les clients ;

3 Enregistrement des factures.

Le contrôle interne doit garantir l'exhaustivité de l'enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs d'enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates.

Ces objectifs sont généralement atteints, soit par un système informatique générant directement les enregistrements, soit par un système manuel comportant les éléments suivants :

Les factures sont enregistrées journellement afin d'éviter tout oubli ou retard ;

Les factures sont enregistrées selon leur suite numérique, ce qui permet d'en vérifier rapidement l'enregistrement de la totalité, soit par les pointages du journal des ventes, soit par le pointage d'une liste récapitulative des ventes journalières ;

Une séparation correcte des tâches est assurée : les journaux de ventes doivent être établis, dans la mesure du possible, par une personne ou un service indépendant de la facturation et surtout de la tenue des comptes « Clients » et n'ayant pas accès à la trésorerie ;

4 Suivi des comptes clients.

L'édition d'une balance par antériorité de soldes échus permet de détecter rapidement les arriérés, une procédure de relance systématique la complétant efficacement ;

Le suivi des comptes « Clients » est fait par une personne n'ayant pas accès aux opérations de la trésorerie ;

Les provisions pour dépréciation sont approuvées par un responsable indépendant du suivi des comptes « Clients ».

Nous verrons pour chacune d'elle les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures et l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de répondre :

Soit non cela ne peut pas se produire, parce que telle procédure existe... ;

Soit oui cela peut se produire, par ce que ... (pas de procédures, procédures inadaptée, etc.).

1Toutes les opérations sont-elles enregistrées (exhaustivité des enregistrements.

a) Peut-on effectuer des ventes (ou des prestations de services) sans les facturer ? (Où peut-il y avoir des sorties de stocks sans facturation ?).

La séparation des taches entre livraison, facturation et encaissement ; en particulier, si deux de ces tâches sont cumulées, comment une éventuelle expédition sans facturation peut-elle être détectée ?

La réglementation de l'accès à l'entrepôt et aux stocks : plus l'accès en est facile pour des personnes non autorisées, plus le risque d' « expédition » sans facturation est grand,

A la mise en oeuvre par l'entreprise de rapprochements entre les bons de livraison, les factures et les bons de sortie de stocks ;

L'existence et le contrôle des séquences numériques sur les factures, bons de sortie et de livraison ;

Une question de même nature est de savoir s'il est possible d'omettre d'établir un avoir sur retour de marchandises.

b) Peut-on omettre d'enregistrer des factures émises ? (Risque notamment de détournement des correspondants).

L'existence de séquences numériques et leur contrôle par une personne indépendante ;

La séparation entre l'enregistrement des ventes et la tenue de la trésorerie ;

L'établissement d'une liste des encaissements reçus par courrier (et les conditions générales d'ouverture de courrier) et les rapprochements ultérieurs.

2Toutes les opérations enregistrées correspondent-elles à des faits réels.

Les documents de base utilisés pour la facturation, leur mode de ventilation, les rapprochements effectués à posteriori ;

L'établissement (ou non) des factures avant l'envoi des marchandises (fonctionnement des procédures de pré facturation) ;

La manière dont sont contrôlés les prix facturés, les rabais consentis ; les conditions particulières de paiement. Y a-t-il dans ce domaine une politique bien définie ?

Y a-t-il dans ce domaine une politique bien définie ? - quelles sont les autorisations nécessaires ? etc. ;

Les autorisations d'émission d'un avoir (procédure, matérialisation de l'autorisation) ;

a) Les ventes enregistrées dans l'exercice sont-elles des ventes réalisées durant la période ?

b) Des ventes de l'exercice ne sont-elles pas enregistrées l'exercice suivant ?

c) A-t-on tenu compte de tous les éléments, en particulier des ristournes à émettre ?

La rapidité de l'enregistrement des ventes (analyse du décalage entre réalisations et enregistrement des ventes) ;

4Les comptes clients sont-ils suffisamment provisionnés ?(évaluation des soldes)

La documentation servant de base à l'octroi des crédits (enquêtes bancaires, etc.) ;

La revue périodique des limitations de crédits accordés aux différents clients ;

Le pointage et le suivi systématique des comptes « clients » et la procédure de relance ;

L'approbation des imputations à pertes et profits des créances reconnues irrécouvrables.

Telles sont les questions essentielles que doivent,à notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procéder à une première analyse rapide de leur contrôle interne en matière de ventes.

Chapitre III - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

(EN MATIERE DE Trésorerie)

Nous décrirons les objectifs d'un bon contrôle interne et les principaux éléments qui permettent de les atteindre.

Outre le fait que la trésorerie doit être gérée de manière efficace, le contrôle interne sur la trésorerie et les opérations de trésorerie doit notamment donner l'assurance que :

- Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes ;

- Les actifs liquides sont suffisamment protéges du vol ou du détournement (protection et conservation des valeurs) ;

- Les opérations de trésorerie sont correctement enregistrées (enregistrement comptable des opérations de trésorerie)

1Les paiements sont faits à des fins autorisées et par un nombre limité de personnes?

La plupart des règlements effectués habituellement dans une entreprise, le sont aujourd'hui par cheque ou par traite. Cette pratique s'explique par la commodité que présente ce mode de paiement, mais aussi par les avantages qu'il offre à l'entreprise en matière de contrôle. Les fonds bancaires sont par nature moins accessible que les espèces déposées dans une caisse. En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par un tiers, la banque, et envoyés régulièrement à l'entreprise qui peut les contrôler.

Il en résulte que, si le contrôle interne est bon,les sorties de caisse ne concernent que les sommes réduites ou nécessitant une extrême urgence, telles les avances sur frais, petites fournitures,menus frais de transport. Je note cependant que, dans certaines entreprises, une part importante des salaires est par la caisse.

Même si le fait d'effectuer tous les règlements par cheques offre en soi une sécurité, des procédures complémentaires de contrôle interne doivent être prévues Il est important en effet que tous les cheques émis soient signés uniquement par des personnes autorisées, que soient prévues des pièces justificatives attestant leur bien fondé enfin, enfin que leur enregistrement et leur expédition soient menés rapidement et correctement.

On notera une conception de la fonction de trésorerie qui apporte sur ce plan des éléments de sécurité appréciables : fonction de « caissier (ère) » responsable de la conservation physique des fonds, fonction de trésorier (ère) responsable de leur gestion financière. Dans ce cadre, les fonctions comptables sont rattachées à un poste de contrôleur.

Les personnes qui disposent de la signature des cheques, agréées auprès des banques, doivent être expressément désignées (procès-verbaux du conseil d'administration, pouvoirs transmis aux banques). Il sera utile de prévoir soit la nécessité d'une double signature à partir d'une certaine sommes, soit un montant maximum pour chaque signature (exemple : X signe les cheques jusqu'à 10.000 f , Y signe les cheques jusqu'à 100.000 f , X et Y signent conjointement au-delà de 100.000 f, etc. .) ;

Les signataires ne doivent pas avoir accès à la préparation et à l'enregistrement des cheques et, lorsque cela est possible, il est souhaitable qu'ils ne soient pas habilités à approuver les pièces autorisant un règlement.

Les cheques présentés aux signataires sont barrés et établis au nom des bénéficiaires nommément désignés (donc nom »au porteur » ou « en blanc ») ;

La responsabilité de leur conservation jusqu'au moment ou ils sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires ou à des personnes en dépendant directement. Ils ne doivent en aucune circonstance être retournés à la personne qui les a préparés et il est préconisé de les envoyer le plus rapidement possible.

Une machine à signer les cheques peut être utilisée pour économiser le temps du personnel d'encadrement. Toutefois :

-Elle ne supprime pas l'examen préalable et l'approbation des documents Justificatifs ;

-Un contrôle de cette machine doit être (système de verrouillage, indexation du nombre de cheques émis et comparaison avec le nombre de règlements autorisés, surveillance des plaques de signature).

Mentionnons aussi l'utilisation de machines de protection des cheques : les montants des chèques sont portés en relief pour éviter toute modification inscrit.

Les personnes ne doivent signer les chèques qu'après avoir vérifié leur bien-fondé, c'est-à-dire examiné les éléments justificatifs joints. Ces justificatifs doivent en principe être, soit un simple original de la facture correspondante si l'approbation par les différents services responsables des calculs, prix, quantité livrée et enliassée avec les documents qui portent ces indications. Dans un cas comme dans l'autre, les signataires doivent refuser les documents justificatifs qui ne constitueraient pas des originaux ;

Une fois le chèque correspondant aux pièces justificatives émis, ces pièces doivent être annulées par une mention de paiement inscrite manuellement ou avec l'aide d'un tampon.

Les signataires des chèques, en examinant ces pièces, peuvent ainsi voir immédiatement si elles ont déjà fait l'objet d'un règlement ; les doubles règlements, préjudiciables à l'entreprise à l'entreprise et son image de marque, sont de la sorte évités.

En matière d'opérations de caisse, un principe fondamental de contrôle interne est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés directement au paiement des dépenses. Son application permet non seulement de réaliser un meilleur contrôle des décaissements et des encaissements, mais aussi de stabiliser le fond de caisse à un niveau normal eu égard aux besoins de l'entreprise

Les autorisations des dépenses peuvent être le fait de personnes différentes, selon leur nature ou le service de l'entreprise concernée. Néanmoins, il est nécessaire de prévoir

Une organisation stricte d'autorisations qui doivent être le fait de personnes limitativement désignées.

Remboursement en espèces des notes de frais inférieures à un montant donné :

Le magasinier livreurs : autorisation du chef de magasin ou du directeur de la logistique ;

Le caissier doit s'assurer que les pièces qui lui sont présentées afin de justifier la dépense ont été dûment autorisées, en comparant les signatures y figurant avec les modèles dont il dispose préalablement ;

Il doit également s'assurer de l'identité du bénéficiaire, notamment pour les avances, les salaires et les remboursements de frais ; le bénéficiaire doit obligatoirement signer un reçu que lui présente le caissier (ère) et que celui-ci conserve ; ou encore, il faut contresigner des pièces justificatives lui faisant reconnaître qu'il a bien reçu les sommes demandées ;

Avant l'enregistrement comptable des dépenses, le caissier (ère) doit aussi annoter les justificatifs, afin de prévenir leur réutilisation. Ceci peut être le fait d'une mention manuscrite telle que « payé par caisse le ....... » Et d'une numérotation. Les pièces sont ensuite comptabilisées (ou font l'objet préalablement d'un récapitulatif par période) et classées selon leur suite numérique, ce qui constitue une défense efficace contre les risques d'omission ou de double enregistrement ;

Enfin, les chèques du personnel contres espèces doivent être réglementés .Les avances de caisse non comptabilisées doivent être interdites pour éviter toute perte de reçu figurant en fonds de caisse ou tout oubli de réclamation. Dans ce cas, un comptage de caisse ferait ressortir une différence injustifiée.

Une technique de contrôle interne efficace pour contrôler les dépenses est système dit « solde fixe ».

Son emploi n'est possible que dans le cas ou l'entreprise gère séparément les fonds correspondants aux recettes et ceux qui servent à couvrir les dépenses. Le système des « soldes fixe » consiste à maintenir le fonds de caisse à un niveau fixe, déterminé par le montant des dépenses périodiques et courantes de la société .Les dépenses donnent lieu à l'établissement de justificatifs. A chaque instant, le solde en caisse ajouté aux justificatifs de dépenses engagées correspond au montant fixe précisé auparavant. Le solde en caisse s'épuisant ainsi progressivement, Le caissier (ère) se réapprovisionne régulièrement par virement en caisse d'un cheque du montant exact des dépenses engagées. Les justificatifs sont alors contrôler, puis annulés pour prévenir leur réutilisation. En général, le réapprovisionnement de la caisse fait l'objet d'un compte rendu mensuel.

Ce système permet à la direction de l'entreprise de s'assurer un contrôle constant des espèces et valeurs détenues en caisse. Il nécessite cependant que des vérifications périodiques et inopinées oient faites par un responsable.

De la même manière que les décaissements, les encaissements peuvent être réalisés en espèces ou par chèques, les encaissements en espèces concernent essentiellement les ventes au comptant qui peuvent parfois s'avérer assez importantes.

Le courrier doit parvenir non décacheté à un service « réception du courrier » (ou secrétariat de direction) dont les membres ne doivent en aucun cas avoir accès à la trésorerie et aux comptes « clients ». Les chèques doivent être systématiquement Barrés s'ils ne le sont pas et complétés si la mention du bénéficiaire n' y figure pas. Le montant des chèques extraits du courrier peut être suivi :

Par le listage sur un ou plusieurs registres. Ces registres, tenus quotidiennement, récapitulent les dates de réception du chèque, noms du tireur et de l'établissement financier tiré, montant.

Seules les personnes ayant la signature en banque ou les personnes placées directement sous leur responsabilité (par exemple celle ayant ouvert le courrier) peuvent être habilitées à endosser les chèques soit par signature manuscrite, soit à l'aide d'un tampon.

Ce principe est le même que celui énoncé pour les décaissements : Les recettes de caisse ne doivent pas être affectées au paiement des dépenses. Son application permet un contrôle renforcé des différents types de recettes.

Si on laisse de côté le cas rare et à proscrire des réceptions d'espèces par courrier, qui doivent alors être relevés systématiquement et portés aussitôt en banque, on peut distinguer deux catégories d'encaissements :

Ceux effectués par des agents de l'entreprise (livreurs, représentants, etc.) ou par des tiers ;

Les encaissements effectués par les agents de l'entreprise ou par des tiers.

Ils représentent des risques assez élevés et ne doivent donc être utilisés que pour des raisons précises.

Lorsque les encaissements sont effectués par des représentants ou des livreurs, la première caractéristique d'un bon contrôle interne est de prévoir que ces agents se constituent en équipes de deux personnes lors de la transmission des fonds. Ceci n'est pas toujours possible et ne présente pas une sécurité absolue. D'où la nécessité d'un dispositif supplémentaire qui consiste généralement à centraliser soit sur des registres, soit sur des carnets à souche, les sommes que chaque agent est chargé d'encaisser au cours de sa tournées, les noms des clients concernés et la date des opérations. Le carnet à souche peut être constitué de bons avec double pré numérotés afin qu'ils ne soient ni déchirés ni égarés. Ces bons sont détachés du carnet et confiés aux représentants à leur départ. L'un des exemplaires sert de reçu au client, l'autre par celui-ci, doit être remis directement au caissier avec le fonds perçus. On peut alors annuler d'une manière quelconque les talons des carnets et conserver les bons remis comme justificatifs des recettes de caisse. A tout instant donc, les talons non annulés correspondent aux encaissements non encore entrés en caisse

Lorsque les encaissements sont faits par des tiers, la procédure à suivre est de lister préalablement les expéditions en notant les dates, nom des clients et montants à percevoir afin de pouvoir les comparer avec les encaissements réalisés et la liste justificative qui les accompagne.

L'entreprise doit d'abord s'assurer qu'elle possède un contrôle de toutes les recettes au comptant. A cet effet, Il faut recenser les différents points de ventes (dépôts, usines, magasins). Lors de la récupération des fonds, elle peut alors s'assurer, par Comparaison avec le recensement primitivement effectué, que toutes les recettes ont été centralisées à la caisse principale et remise en banque.

Les contrôles à prévoir porteront ensuite sur les deux phases constitutives d'une vente au comptant, c'est-à-dire, d'une part, la livraison de la marchandise et le paiement du client à la caisse du lieu d'émission , d'autre part, le suivi comptable de l'opération et le transfert des fonds

La vente est enregistrée en général sur une caisse enregistreuse et une pièce justificative (un ticket) est nécessaire pour obtenir la livraison des marchandises. Souvent donc les opérations de ventes, d'encaissement des fonds et d'enregistrement sont le fait d'une seule et même personne.

Lorsque c'est possible, l'amélioration du contrôle interne passe par l'introduction d'une seconde personne et la dissociation de la vente des autres fonctions. Tel est le cas de certains magasins ou la remise du bien est faites par une personne contre récépissé du paiement effectué à une caisse.

L'efficacité du contrôle interne est également liée au fonctionnement de la caisse enregistreuse.

Mais ces éléments servent surtout à opérer les vérifications ultérieures sur le montant des fonds reçus et leur enregistrement comptable.

Tous les fonds (espèces ou chèques) doivent être remis rapidement au caissier (ère) principal. Le vendeur doit aussi envoyer ses fonds à la fin de chaque journée, sous déduction éventuelle d'un montant fixe autorisé par la direction et destiné à assurer son « fonds de roulement » (et qui devra être justifié par des pièces comptables). Une personne de services comptables n'ayant pas accès à la trésorerie compare alors le total de la bande d'enregistrement relative aux transactions de la journée avec les sommes reçues par le caissier (ère) et avec le bordereau de remise en banque (compte tenu du fonds fixe de roulement).

Toute différence, au-delà d'un seuil de tolérance fixé, doit faire immédiatement l'objet d'investigations et éventuellement d'un rapport à une personne.

Les ventes au comptant peuvent être établies au moyen d'autres matériels que les caisses enregistreuses, soit manuellement par des formulaires en liasses dont un exemplaire reste dans l'appareil, à l'abri de toute modification, soit en utilisant des moyens informatiques, la facture étant alors imprimée par le vendeur et contrôlée dans ses mentions par l'ordinateur. Le paiement est alors effectué à une caisse centrale au vu d'un double de cette facture.

3Protection et conservation des valeurs.

Outre les protections dans le cadre d'une assurance-vie, il convient de mentionner les points suivants :

Les carnets de chèques non utilisés ou en service doivent être conservés en lieu sûr (coffre fort) sous la seule responsabilité de la personne chargée de leur préparation. Un contrôle peut en être fait inopinément par la direction. A cet égard, un registre des formules de chèques existants peut être utilisé.

Si possible, les chèques sont établis dans l'ordre de leur suite numérique. Les chèques utilisés et terminés sont gardés plusieurs années, afin de conserver ainsi une des traces du paiement. Les chèques annulés doivent être conservés après avoir été détériorés pour prévenir leur réutilisation. Une pratique courante est d'accrocher le numéro du chèque, après l'avoir découpé, au talon du chéquier.

Des instructions internes doivent prévoir une remise en banque aussi rapide que possible des espèces et des chèques. Il s'agit généralement d'une remise journalière.

Cette disposition permet de limiter le montant des fonds en « transit » et les risques afférents de perte ou de fraude ; elle constitue également pour l'entreprise un gain de trésorerie et une réduction d'agios à payer. Un bon contrôle interne sur les opérations de recettes en banque implique que les personnes qui assurent le dépôt en banque des chèques et l'enregistrement des mouvements passés au compte « Clients » soient indépendantes.

Le suivi de l'entreprise ne s'arrête pas au moment ou la remise en banque est effectuée. Il convient de contrôler les écritures de crédit passées par la banque dans les jours qui suivent le dépôt et de vérifier, pour un certain nombre de remises, les bordereaux de remises, les avis de crédit et les relevés correspondants ainsi que les dates de valeur servant à calculer les agios.

Le dépôt rapide sur un compte bancaire des chèques et des espèces reçues peut poser souvent un problème technique : avant d'être déposés en banque les chèques et les espèces reçus doivent en effet être enregistrés en comptabilité sue les journaux de trésorerie et imputés aux comptes clients concernés. Ceci peut nécessiter un certain temps.

La possibilité de remettre les chèques à la banque dès leur arrivée dans l'entreprise, mais en prenant le soin de faire parvenir à la comptabilité la lettre d'accompagnement ou tout autre document ;

La possibilité (en accord avec les banques) d'aménager les bordereaux de remise dont les doubles peuvent être utilisés par les différents services de l'entreprise (pour imputer les règlements sur les comptes « clients », pour mouvementer la banque, etc.).

Les fonds et valeurs doivent inclure non seulement les espèces, mais également, sous réserve des besoins propres à chaque service, les timbres fiscaux, les timbres postes, les avances (permanentes ou non) et éventuellement les tickets restaurant.

Si l'entreprise dispose d'une ou plusieurs caisses disséminées en plusieurs endroits différents, chacune doit être placée sous la responsabilité d'une seule personne : Le caissier (ère).

Celui-ci pourra avoir accès à d'autres fonds, ni participer de quelque manière que ce soit à l'approbation des justificatifs de règlement, à leur autorisation et leur envoi.

Les fonds et ces valeurs doivent être placés dans un lieu sûr et non accessible à tous. La caisse est généralement constituée par un coffre, fermé tous les soirs. Seul celui-ci, et quelques personnes limitativement choisies au sein de la direction, en connaîtront la combinaison.

4Enregistrement comptable des opérations de trésorerie et leur suivi.

Les journaux de trésorerie doivent être établis par un service ou une personne n'ayant pas accès aux comptes « clients » ou « fournisseurs », à l'établissement et à la signature des chèques, ainsi qu'à l'ouverture du courrier et au dépôt des fonds en banque. Cette distinction entre les fonctions de caissier (ère) (ou trésorier (ère)) et de tenue des journaux de trésorerie est fondamentale. En l'absence de cette distinction, les possibilités de fraude s'avèrent nombreuses. Lorsque cette séparation des taches ne peut être obtenue (cas de la petite entreprise), il est nécessaire de prévoir des contrôles complémentaires.

Par ailleurs, les personnes responsables de l'établissement des journaux de trésorerie ne doivent pas établir seules les rapprochements bancaires. Toutefois, lorsque le service comptable dispose d'effectifs restreints (petite société), cette duplication des tâches peut être admise à condition que les rapprochements bancaires soient vérifiés régulièrement par une autre personne de la comptabilité générale qui y appose alors son visa. La séparation des tâches est donc dans ce cas accompagnée ou suppléé par une supervision.

L'enregistrement des chèques émis selon une suite numérique. En pointant les journaux de trésorerie et, éventuellement, en les comparant avec les talons des chéquiers ou les listes récapitulant les chèques émis (pour identification des chèques annulés), il est alors possible de vérifier que tous les chèques ont été enregistrés ;

L'utilisation d'un journal différent, d'une part pour chaque compte bancaire et pour chacune des caisses, d'autre part, pour chacune des devises qui constituent l'encaisse. Pour la tenue des comptes bancaires en devises, mentionnons les possibilités suivantes :

Le compte « Banque de devises » enregistre les opérations en francs sur la base du cours du jour. A la fin de l'exercice, le solde en devises est évalué au dernier cours officiel à la date du bilan et une différence de change est éventuellement constatée,

Le compte « Banque devises » enregistre les opérations en francs sur la base d'un cours fixe ; les différences constatées faisant l'objet d'une inscription au compte « Différences de change » ;

Une comptabilité pluri monétaire est utilisée, elle consiste à tenir autant de comptabilités distinctes qu'il y a de monnaies différentes à enregistrer. Les relations entre les comptabilités en monnaies différentes sont assurées par des comptes de liaison fonctionnant de la même manière que les comptes de liaison dans la comptabilité des succursales ou des établissements multiples ;

Une comptabilisation rapide des enregistrements : les chèques doivent être comptabilisés dès leur émission et les sommes reçues dès leur réception, ceci afin d'éviter tout oubli ou retard.

Le système de comptabilisation prévoir en général l'enregistrement simultané des mouvements de trésorerie sur les journaux afférents sur les comptes de produits, charges, clients ou fournisseurs.

Les soldes des comptes de banque doivent être régulièrement rapprochés des montants apparaissant sur les relevés bancaires, afin de détecter les erreurs éventuellement commises par la banque ou l'entreprise.

Les soldes des comptes de banque et ceux figurant sur les relevés ne sont en effet pratiquement jamais identiques, car un certain nombre d'opérations peuvent ne pas avoir été enregistrées provisoirement (soit en banque, soit dans les comptes).

Les réconciliations bancaires jouent un rôle fondamental dans le contrôle interne. Elles ne sont pleinement efficaces qu'à certaines conditions que nous récapitulerons en fonction des développements précédents :

Leur établissement doit être régulier ; une fois par mois semble être un minimum communément pratiqué ;

L'employé responsable ne doit avoir aucun accès à la réception et à la manipulation des chèques émis ou reçus ou d'espèces. Les relevés bancaires (celui de fin de mois) doivent lui parvenir directement de la banque pour éviter que des modifications quelconques y soient apportées ;

Si l'employé responsable passe également les écritures sur les journaux de trésorerie, les rapprochements doivent être vérifiés et supervisés par une personne indépendante ;

La procédure de réconciliation comprend non seulement une récapitulation des éléments en suspends mais également une vérification de l'authenticité de ces éléments.

Elles nécessitent un inventaire physique périodique (non suffisant à lui seul) pouvant s'effectuer à deux niveaux :

Chaque caissier (ère) ajuste quotidiennement ses comptes en espèces détenues en caisse, ou selon une périodicité acceptable eu égard aux mouvements enregistrés. C'est donc une tâche qui lui incombe tout particulièrement et qui lui permet de justifier « à la demande » le solde figurant sur ses livres ;

Les caisses font l'objet de vérifications de vérifications inopinées de la part de responsables de l'entreprise n'ayant pas accès aux opérations d'encaissement ou de décaissement des espèces. La première tâche de ces personnes est de recenser les différents lieux d'existence de caisses physiques. Les vérifications doivent être opérées à intervalles irréguliers afin d'éviter qu'un contrôle routinier effectué à des dates fixes ne lui fasse perdre toute son efficacité. Un rapport sur ces vérifications est établi à l'intention d'un responsable, par exemple le chef comptable.

e) Synthèse sur les fonctions qui, idéalement, doivent être accomplies par différentes personnes.

Ecritures de comptabilité auxiliaire (comptes « clients » et « effets à recevoir »),

Tous les paiements et encaissements ont-ils été enregistrés (exhaustivité des enregistrements) ?

Les paiements et les recettes enregistrés correspondent-ils à la réalité (réalité des enregistrements) ?

1 Tous les paiements et encaissements ont-ils été enregistrés. (Exhaustivité des enregistrements)

- Un paiement est effectué sans qu'il y ait établissement de pièce justificative, celle-ci servant de base à la comptabilisation ;

- Un paiement est effectué avec une pièce justificative, mais celle-ci n'est comptabilisée.

- Existence d'une pièce justificative dûment signée par un responsable pour toute mise en paiement ;

- Désignation des personnes pouvant autoriser ces mises en paiement, ces personnes devant être connues du caissier (ère) et du signataire des chèques ;

- Existence de procédures spéciales en cas de paiements exceptionnels (par exemple : procédure d'avances au personnel).

- Contrôle réciproque (on ne peut tenir les livres de trésorerie et être chargé soit de l'ouverture du courrier, soit de la tenue des comptes débiteurs et créditeurs « clients notamment », soit de la signature des chèques) ;

- Contrôle arithmétique des écritures à partir des pièces justificatives (liste de recettes, bordereau de remises, etc.) ;

- Supervision à intervalle régulier des journaux de trésorerie par une personne indépendante : rapprochement avec les relevés de banque et avec les comptes.

- Réconciliation bancaire mensuelle, supervision du rapprochement, suivi des éléments en suspens ;

- Listage des recettes arrivées par voie postale avant remise au caissier (ère) ou à la banque ;

- Contrôle mis en place pour les recettes ayant un caractère particulier (cantine, magasin pour personnel, règlements reçus pour des créances amorties, etc.).

- Protection des avoirs au sein de l'entreprise (coffre-fort, accès réglementé à l a caisse, etc.) ;

- Barrement des chèques à l'ouverture du courrier et éventuellement désignation du bénéficiaire.

- Parti des enregistrements sur les relevé bancaires et vérifier l'enregistrement en comptabilité des paiements ;

- Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement les paiements qui figurent en rapprochement pour s'assurer de leur bon enregistrement sur la base de la pièce justificative ;

- Vérifier que les chèques annulés ne peuvent être réutilisés (numéro découpé et agrafé au talon) ;

- Sélectionner des pièces justificatives de paiement et rechercher leur enregistrement ;

- A partir des relevés bancaires, s'assurer que les recettes en banque figurent en comptabilité ;

- A partir des enregistrements extracomptables des recettes (relevés au courrier, tournées des livreurs, dossiers détenus dans divers services, etc.) vérifier l'enregistrement en comptabilité ;

- Contrôler les marges pour s'assurer que les ventes au comptant sont bien enregistrées.

2 Les paiements et les recettes enregistrés correspondent-ils à la réalité ?

- Ou bien il s'agit de paiements effectués sans autorisation qui correspondent soit à un paiement que la direction entendait n'effectuer que plus tard, soit à un paiement déjà effectué (ou qui le sera de nouveau plus tard avec autorisation) avec les risques de double règlement qui s'y attache ;

- Ou bien il s'agit de paiements fictifs qui se traduisent par un détournement de fonds.

- Création de pièces autorisant les dépenses (formulaire spécial, signature nécessaire, mode de transmission et possibilité d'altération du document) ;

- Identification des encaissements dès leur réception (le document de saisie peut-il être altéré ?) ;

- Pièces justificatives autorisant les dépenses (sont-elles rendues inutilisables après usage ?).

- Contrôle et rapprochement des écritures passées sur les livres de trésorerie ;

- Suivi des comptes (réconciliation bancaire et inventaire de caisse) pour détecter les erreurs éventuelles.

- Vérifier qu'elle est signée par une personne habilitée à autoriser le paiement ;

- Vérifier que la pièce justificative a été annulée (par exemple au moyen d'un tampon) ;

- Partir de la comptabilité et examiner l'encaissement effectif des sommes dans les relevés bancaires ;

- Partir des rapprochements bancaires et examiner systématiquement les recettes figurant aux rapprochements (sommes non enregistrées par la banque et comptabilisées par l'entreprise).

Chapitre IV - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

(EN MATIERE DE CHARGES DE PERSONNEL)

Des éléments de base relatifs à l'organisation, au personnel et à la documentation de l'entreprise ;

Des contrôles sur les exécutants (contrôles hiérarchiques, autocontrôles et audit interne)

Nous décrirons les objectifs d'un bon contrôle interne et les principaux éléments qui permettent de les atteindre en matière de charges de personnel.

Le contrôle interne sur les opérations relatives au personnel doit notamment donner l'assurance que :

- Les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel ;

1Les fonctions ou services intervenants.

Un bon contrôle interne suppose généralement les services ou fonctions suivants :

Embauche et suivi du personnel. Ce service a la charge de la gestion administrative des dossiers du personnel. En relation avec les autres services de l'entreprise, il procède au recrutement, participe aux évaluations des postes, aux promotions ;

Saisie des temps. Lorsque les salaires sont payés sur la base d'heures travaillées (et non de montants fixes mensuels) , la saisie des temps s'avère nécessaire. Elle peut être effectuée soit à l'aide de relevés d'heures établis par les intéressés et vérifiés par les contremaîtres, soit à l'aide d'une horloge pointeuse. La responsabilité de cette fonction peut être confiée au responsable des prix de revient qui utilise les informations ainsi recueillies.

Etablissement de la paie. Elle est faite à partir des relevés d'heures mentionnés ci-dessus ou sur des bases mensuelles. Les opérations relatives au calcul des charges sociales y sont généralement rattachées.

Enregistrement de la paie. Cette fonction est généralement prise en charge directement par le service comptable.

Paiement des salaires. Il est effectué par le service « Trésorerie » sur la base des autorisations de paiement.

B2Les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel de l'entreprise.

Le contrôle interne sur les rémunérations doit débuter dès le moment ou un nouvel employé est engagé. LIOGRAPHIE

a) La qualité du personnel est un des éléments essentiels du bon fonctionnement de l'entreprise. Il est donc nécessaire que la procédure d'embauche soit définie afin que la personne recrutée corresponde au profil nécessaire.

- L'acceptation écrite par une personne responsable de la décision de recrutement ;

- La désignation de la personne responsable de décision finale d'embauche selon la nature du poste proposé.

c) Toute décision d'embauche doit faire l'objet d'une autorisation écrite de la part de personnes responsables.

- Les directeurs de département pour les employés devant travailler dans leurs services.

Le niveau de décision dépend à la fois de la structure et de l'organisation de l'entreprise (en particulier de son degré de centralisation et du niveau des fonctions que l'on envisage de confier au nouvel employé). Quoiqu'il en soit, des instructions écrites doivent être formulées à cet égard, dans le cadre propre à chaque entreprise.

c) L'avis de décision d'embauche doit être obligatoirement adressé au service de la paie par le responsable indépendant qui l'a approuvé.

Cet avis doit contenir un certain nombre de mentions utiles, telles que : la date prévue d'embauche ; les noms, prénoms et adresse de l'employé ; les bases de rémunération ; la qualification et donc la nature du régime applicable (par exemple : retraite des cadres).

d) Chaque embauche doit donner lieu à la création d'un dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié : date d'engagement, montant de la rémunération fixée, lettre ou contrat d'engagement, évolution des rémunérations, exemplaire de la signature du salarié.

-D'une part, il constitue un dossier de recensement et de gestion du personnel ;

-D'autre part, il permet d'assurer un contrôle indépendant et périodique des éléments de préparation de la paie.

Des comparaisons par sondage entre les éléments de la paie et ce fichier doivent être régulièrement effectuées par un responsable n'intervenant pas dans l'autorisation, la préparation et le règlement de la paie.

Toutes modifications des conditions de rémunération des membres du personnel ou tous mouvements enregistrés (arrivée ou départ) doivent être communiqués en temps utile, par écrit et sous signature d'un responsable, d'une part au service du personnel, d'autre part au service de la paie pour annotation des dossiers correspondant.

-Des retenues exceptionnelles à opérer sur rémunérations autres que les cotisations normales, tels les avances, prêts et acomptes sur salaire ;

-Des arrêts temporaires de travail (maladie, congés de maternité, etc.) ou les cas de démission ou de licenciement.

3Le personnel est payé conformément aux décisions de la direction.

La direction de l'entreprise doit avoir l'assurance que, conformément à ses décisions, la paie est contrôlée. Ceci implique :

-L'application des bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paie ;

Lorsque les employés sont payés sur des bases mensuelles, le problème du suivi des temps ne se pose pratiquement pas, sauf en ce qui concerne les absences et les heures supplémentaires.

Lorsque les employés sont payés sur d'autres bases (heures travaillées, pièces produites, pièces produites, etc.) des procédures doivent être mises en place pour déterminer le nombre d'heures ou d'unités de production sur la base desquelles l'employé sera rémunéré.

-Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie doivent être rigoureusement séparées ;

-Il est préférable, dans la mesure du possible, que l'enregistrement des temps de présence ou de travail soit effectué selon des moyens mécaniques ou automatiques, excluant ainsi les aléas d'erreurs humaines et de fraudes éventuelles ;

-Les relevés d'heures, hebdomadaires ou mensuels, doivent être établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise dûment habilités ou par une personne des services « paie » ou « Personnel » n'ayant pas accès au calcul et à la préparation des paies. Dans certains cas, ces relevés peuvent être effectués directement par les employés et faire l'objet d'une approbation (signature sur le relevé par exemple) de la part des contremaîtres ou des chefs d'équipe.

Il peut s'avérer également possible ou souhaitable de mettre en place des documents de procédures de recoupement des heures travaillées ou d'utiliser ceux existant (émis en vue par exemple de la détermination des prix de revient des produits fabriqués par l'entreprise ; il en est ainsi notamment des bons de travail).

En ce qui concerne les salariés payés au nombre d'unités produites, les contrôles peuvent être basés sur la comparaison des relevés de travail aux pièces quotidiennes ou hebdomadaires (établis et approuvés selon les mêmes modalités que les relevés de temps) avec le montant de pièces totalement achevées et entrées en magasin au titre de chaque ordre de fabrication.

En ce qui concerne l'enregistrement, l'autorisation et le contrôle des heures supplémentaires, il est nécessaire que l'entreprise définisse :

-Qui autorise ces heures et leur paiement (cette personne doit être indépendante des services « personnel » ou « paie ») ;

-Comment cette autorisation doit être matérialisée. Il est à noter que le contrôle des heures supplémentaires effectivement réalisées doit pouvoir s'effectuer selon les mêmes modalités que le contrôle des horaires normaux de travail (exemple : horloge pointeuse).

Le règlement intérieur de l'entreprise a généralement prévu les heures d'ouverture et de fermeture des locaux et la durée du travail.

Les horaires devant respecter la réglementation du travail et les conventions collectives, ils constituent en eux-mêmes un excellent contrôle de la base de calcul des rémunérations et des limites à ne pas franchir.

En ce qui concerne l'enregistrement et le contrôle des absences, le problème ne se pose pas pour les personnes rémunérées au temps passé ou aux unités produites, la prise en compte de leur temps de travail effectif traduisant automatiquement, par exemple, leurs absences. En revanche, les rémunérations dues au personnel payé à la semaine ou au mois subissent généralement des retenues du fait d'absence. Dans ce cas, différentes procédures peuvent être utilisées afin de les relever : soit que les employés utilisent des cartons de pointage (ceux-ci sont nécessaires en cas d'horaire variable afin de s'assurer de leur présence durant le temps minimum requis), soit qu'ils paraphent personnellement et quotidiennement une feuille attestant leur présence ; soit enfin que le chef de service signale les absences au service du personnel. On mentionnera également la nécessité d'un suivi des vacances prises, des jours fériés et des jours de congés spéciaux accordés.

En cas d'accident de travail ou de maladie, une information écrite doit être transmise au service responsable du calcul de la paie, indiquant le nom de la personne, la date de prise d'effet de l'absence et la date prévue de retour.

Enfin en ce qui concerne les congés payés, la tenue de fiches individuelles par salarié, récapitulant les droits annuels aux congés acquis par chacun d'entre eux ainsi que les dates de vacances effectives et prévisionnelles, permet d'assurer un contrôle satisfaisant.

b) L'application des bases autorisées et le contrôle de la préparation de la paie

Une personne ou un service n'ayant pas d'autres fonctions en matière de paie doit être responsable de la préparation de tous les documents relatifs à la paie et effectuer les calculs nécessaires. Le chiffre final de paie est calculé en fonction des heures travaillées réelles ou du nombre de pièces réalisées, à partir de taux unitaires approuvés.

Les déductions pour cotisations aux organismes de sécurité sociale, de retraites et d'assurance-chômage doivent être calculées en veillant à respecter les prescriptions légales (bases et taux d'imposition, plafond de rémunération) ; il convient donc que le service ou la personne responsable de ces calculs soit régulièrement et rapidement informé des modifications affectant ces données et leur date d'application. Les autres déductions doivent l'être en fonction des autorisations ou éléments communiqués (avances, acomptes, prêts) figurant au dossier de chaque employé.

Un bon contrôle interne implique qu'un contrôle des calculs relatifs à la paie soit effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier de l'entreprise.

Il est utile que les journaux de paie soient visés par les responsables des services intéressés, qui ne participent pas à la préparation de la paie, afin de s'assurer de la conformité de ceux-ci avec l'effectif réel et avec les conditions de rémunération fixées.

Il doit en être de même, à notre avis, si la paie est informatisée (notamment, il est particulièrement important de prévenir tout risque d'introduction de salarié fictif lorsque le service « paie » a un contact direct avec le service « informatique »).

Le paiement par virement bancaire présent de nombreux avantages, mais il n'est pas toujours possible.

Lorsque certains salaires sont payés par cheques, ceux-ci doivent être établis par une personne indépendante du service « paie » à l'aide des bulletins de paie. En aucun cas, les chèques signés (ou les enveloppes contenant les espèces) ne doivent être renvoyés au service de la paie pour qu'il en fasse directement la remise aux employés. De même, il est à éviter de remettre les enveloppes aux contremaîtres ou aux chefs d'équipe, une telle procédure comportant un risque de constitution d'effectifs fictifs. Il est donc souhaitable qu'une personne n'ayant aucune autre responsabilité dans le domaine de la paie soit désignée pour effectuer la distribution.

La liste des rémunérations non réclamées doit faire l'objet périodiquement d'un examen par le service comptable ou par les auditeurs internes.

4L'entreprise s'acquitte normalement des charges sociales.

La comptabilité (ou service de paie ou le service du personnel) doit être organisée pour connaître : la liste des déclarations à effectuer (CGRAE ou CNPS, etc.) ; les délais de paiement ; le taux à appliquer aux salaires.

Les éléments de base du contrôle interne sont à cet égard essentiellement la compétence du personnel et la supervision par un responsable du respect des conditions propres à l'établissement des déclarations (forme, délais, taux, etc.)

5L'entreprise s'acquitte normalement des impôts assis sur les salaires.

Ce sont principalement : la taxe sur le traitement des salaires (ITS) ; la taxe d'apprentissage ; la participation des employeurs à la formation professionnelle continue (FDFP) ; contribution nationale à la reconstruction (CNR).

Que certaines taxes sont ; parfois temporairement, instituées pour des motifs propres à la Nation (par par exemple taxe pour la contribution nationale de reconstruction, cause de guerre.)

Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de répondre :

- Soit non cela ne peut pas se produire, parce que telle procédure existe ;

- Soit oui cela peut se produire, parce que pas de procédures, procédure inadaptée, etc.

Ce dernier risque est particulièrement grave car il peut entraîner le non-paiement de charges sociales et par suite des pénalités.

Mentionnons également que le non-paiement de charges sociales peut, dans certains cas particuliers, être assimilé à une cessation des paiements. Il peut en résulter des risques spécifiques sur la continuité de l'entreprise ou des obligations de signaler la situation anormale (déclaration de cessation de paiements)

- Prise en compte de tous les éléments des contrats (en particulier : primes, indemnités) ;

- Procédure de constitution des charges à payer en fin d'exercice pour les frais de personnel ;

- Procédure d'établissement des déclarations suivie pour s'assurer qu'aucune n'est oubliée et que le dépôt en est effectué en temps utile ;

- Procédure d'information du service « comptabilité » pour les charges sociales à enregistrer, provisionner et payer.

- Sélectionner les dossiers de personnel et s'assurer que toutes les rémunérations prévues sont enregistrées ;

- Sélectionner certains avantages accordés au personnel (primes, indemnités, etc.) et s'assurer qu'ils sont enregistrés en temps utile :

2Toutes les charges et dettes enregistrées concernent-elles bien l'entreprise ?

- Séparation des taches entre l'embauche, l'établissement de la paie, l'enregistrement des charges, le paiement et l'enregistrement des opérations de trésorerie ;

- Existence de dossiers individuels et de lettres d'engagement ou de contrats comprenant les rémunérations autorisées ;

- Notification systématique au service « paie » des engagements et des licenciements ;

- Impression des noms sur les journaux de paie et contrôles effectués avec les dossiers ;

- Conditions de paiement de la paie (signature des chèques ou virements, comparaison de la liste des chèques et virements avec le journal de paie et rapprochements de banque par des personnes indépendantes de la paie ;

- Contrôles éventuels par les chefs de service avant distribution de la paie ;

- Vérification des paies avec les informations détenues au service du personnel.

- Sélectionner des personnes figurant sur les listes de paie mensuelle (ou hebdomadaires) et se faire confirmer par un responsable la présence effective de chacune des personnes choisies ; la cas échéant, utiliser des moyens de recoupement divers pour contrôler l'existence de ces personnes (relevés d'effectifs, signature éventuelle des reçus de paie, etc.) ;

- Sélectionner, à partir d'informations détenues dans certains services, des personnes ayant quitté l'entreprise et vérifier qu'elles ne figurent plus sur les listes de paie mensuelles ;

- Contrôler la concordance entre la date de départ des employés et la date portée sur le dernier bulletin de paie ;

- Contrôler les temps enregistrés avec les relevés d'horloge, les temps standards, les contrats, les absences et les vacances ;

- Contrôler les heures supplémentaires payées avec les relevés d'horloge et les autorisations nécessaires ;

- Contrôler les salaires à la pièce avec les approbations des contremaîtres ;

- Sélectionner des dossiers de personnel et vérifier que toutes les autorisations de modifications y figurent pour justifier le dernier salaire apparaissant sur la liste de paie ;

- Relever les conditions de salaire figurant dans certains dossiers et les faire certifier par les personnes compétentes (chef de service, directeur, etc.) ;

- Contrôler des fiches de paie, vérifier ou refaire les calculs concernant : la rémunération brute à partir du contrat ; les heures supplémentaires ; les primes ; les déductions (taux, base, plafond, CNPS, etc.) ; les totaux et sous totaux ;

- Contrôler le récapitulatif des paies : selon leur importance, vérifier soit quelques pages et le récapitulatif, soit l'ensemble ;

- Contrôler l'enregistrement comptable avec le récapitulatif des journaux de paie.

Remarque : Les rémunérations des dirigeants doivent faire l'objet d'une autorisation par le conseil d'administration.

3La coupure des charges est-elle faite correctement? (Coupure des enregistrements)

Les travaux effectués (examen théorique et pratique) pour obtenir l'assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont bien été enregistrées (exhaustivité des enregistrements) sont normalement suffisants pour obtenir l'assurance que la coupure des enregistrements est correcte.

Toutefois, une assurance complémentaire peut être obtenue par la recherche de dettes salariales non enregistrées.

A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour leur recherche consiste en un examen des opérations enregistrées après la fin de l'exercice. En effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par un paiement, soit par tout autre moyen. Les journaux de trésorerie, les journaux de paie ainsi que les pièces justificatives de l'exercice suivant constitueront la base des recherches.

De manière complémentaire, une relecture rapide des contrats importants du personnel et des litiges en cours avec le personnel est susceptible de détecter des engagements auraient déjà dû être comptabilisés.

Chapitre V - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

(EN MATIERE D'IMMOBILISATIONS)

Pour les principales opérations afférentes aux immobilisations, les objectifs essentiels du contrôle interne sont les suivants :

- Assurer le contrôle des opérations d'investissement : celles-ci doivent être financièrement bonnes et être régulièrement approuvées ;

- Assurer et vérifier la bonne conservation physique des investissements au sein de l'entreprise ;

- Assurer le contrôle des opérations de désinvestissement : les sorties d'immobilisations de l'actif doivent être motivées et justifiées et régulièrement approuvées ;

- Prévoir, sur chaque immobilisation, une information individuelle qui soit suffisante pour son suivi comptable et les décisions de gestion.

1Acquisition ou amélioration des immobilisations.

Le montant des dépenses d'investissement envisagées ou envisageables est le plus souvent bien supérieur aux fonds disponibles dans l'entreprise ou susceptibles d'être mis à sa disposition.

Dès lors, il est nécessaire que l'ensemble des dépenses projetées fasse l'objet d'un examen général permettant une sélection raisonnable des dépenses à consentir.

-L' analyse de la rentabilité ou de l'utilité des investissements prévus : ainsi un projet apparemment moins rentable qu'un autre peut toutefois être retenu au vu de considérations à long terme ;

-L'autorisation de la dépense en fonction du budget préalablement défini ; cette autorisation peut être déléguée à des niveaux de responsabilités différents. Ainsi, le budget d'investissement du service transport peut comprendre soit une enveloppe globale de x milliers de francs, à charge pour le chef de service d'en définir une affectation optimale, soit le détail complet des investissements à effectuer (par exemple, 1 camion marque x, 1 camionnette marque y ) ; dans ce dernier cas, le chef de service intervient seulement pour lancer la demande d'investissement à la date souhaitée.

Il est souhaitable qu'il y ait une homogénéité entre le classement comptable- immobilisation ou charges- et le budget d'investissement.

2Maintenance et protection des immobilisations.

Les immobilisations constituent généralement une grande partie du patrimoine de l'entreprise. Il est donc important que l'entreprise se prémunisse contre les risques qui peuvent menacer leur existence physique. Le plus souvent, les mesures qui devraient être prises dans ce domaine sont :

-La mise en oeuvre d'inventaires physiques périodiques, qui permettent d'identifier les pertes ou vols, les destructions, etc., et de prendre éventuellement les mesures de protections nécessaires. Des inventaires physiques périodiques constituent l'un des éléments les plus importants du contrôle interne ;

-L'existence d'un service chargé de la « maintenance » des immobilisation, cette mesure concerne particulièrement les entreprises de production qui utilisent tout un parc de machines dont le fonctionnement et l'entretien doivent être assurés. A cet égard, un système d'ordre de travaux de production ou d'entretien peut être mis en place ;

3Opérations de désinvestissement et de mise au rebut.

Au même titre que l'acquisition ou l'amélioration d'une immobilisation, les opérations de cession, de mise au rebut et de destruction doivent faire l'objet d'un processus de décision qui se fonde sur des considérations à caractère opérationnel. D'une part, il convient que toute sortie d'actif soit contrôlée, afin d'éviter soit des cessions dans de mauvaises conditions, soit la destruction ou la mise au rebut de matériel pouvant encore servir, en pratique, toutes les sorties d'actif doivent être autorisées par une personne non responsable de l'immobilisation concernée. D'autre part, une bonne gestion suppose que l'entreprise se sépare des immobilisations dont la possession ne présent pas ou ne présent plus d'intérêt pour l'entreprise ; l'ensemble des immobilisations doit donc faire régulièrement l'objet d'un examen en ce sens par un responsable.

4Suivi des immobilisations.

Etant donné l'importance des valeurs concernées, il s'agit normalement d'un suivi individuel, seul capable de fournir les éléments nécessaires à une comptabilisation correcte des opérations et à une gestion efficace.

Le suivi comptable des immobilisations peut être effectué par un système (manuel ou informatique) de fiches donnant notamment pour chaque bien :

-Les renseignements comptables (factures, valeurs hors taxes, T.V.A. récupérée, taux d'amortissement, etc.) ;

Le classement peut être fait ou par nature (compte 20 par exemple) ou par fonction (production par exemple), les installations complexes étant regroupées.

Il ne suffit pas que les fiches individuelles existent. Il faut que les informations qu'elles recueillent parviennent au service comptable chargé du suivi des immobilisations ; ce

Service n'ayant pas a priori de compétences techniques, a besoin d'informations détaillées.

Ainsi, à l'occasion de toute acquisition, il importe que, des approbation de la facture d'achat, parviennent à la comptabilité des renseignements sur :

-Sa durée de vie probable (nécessaire pour déterminer la durée d'amortissement).

Dans certains cas, des travaux successifs peuvent se rattacher à une même immobilisation. Il est alors utile d'avoir prévu dans le cadre du budget d'investissement un numéro spécifique par projet, chaque facture reçue concernant ce projet faisant l'objet d'une référence précise à ce numéro. De la même manière, il convient que la comptabilité soit systématiquement informée lorsqu'une machine est démontée, déplacée ou détruite.

Rappelons enfin que l'entreprise met normalement en oeuvre des inventaires physiques périodiques. Ceux-ci peuvent être utilement complétés par des expertises destinées à apprécier soit des valeurs d'assurance, soit des valeurs d'utilisation.

5Informations et contrôle de l'information.

Outre les éléments de suivi de budgets, mentionnons que des analyses pourront être utiles pour la direction en ce qui concerne notamment :

-Les nouvelles machines apparues sur le marché et pouvant présenter un intérêt pour

-Des estimations de valeur des biens de l'entreprise (rapport d'expertise, etc.).

-L'inventaire physique des immobilisations (contrôle périodique et instructions données à

-La politique de maintenance, la politique d'amortissement, le respect de la distinction

-Tous les mouvements concernant les immobilisations ont-ils été traduits dans les

-Les mouvements enregistrés correspondent-ils à la réalité (réalité des

-Les comptes d'immobilisations sont-ils correctement évalués (évaluation des soldes) ?

Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre à chaque entreprise devant permettre de répondre :

-Soit non cela ne peut pas se produire, parce que telle procédure existe ;

-Soit oui cela peut se produire, parce que (pas de procédure, procédure inadaptée, etc.)

1Tous les mouvements concernant les immobilisations ont-ils été traduits dans les comptes ? (Exhaustivité des enregistrements)

- Non enregistrement de nouvelles acquisitions d'immobilisations (acquisitions, constructions, améliorations).

- Non enregistrement de sorties d'immobilisations (cession, destructions, mises au rebut).

- Approbation des investissements d'exploitation à un niveau suffisamment élevé de la hiérarchie,

- Procédure de réception des immobilisations (conditions de prise en charge par l'entreprise),

- Manière dont le service comptable est informé des opérations concernant les immobilisations (quand est-il averti, comment, etc.),

- Existence d'un registre des immobilisations rapprochées avec la situation physique à intervalles réguliers (inventaires),

- Existence d'une procédure d'autorisation par une personne non responsable de l'immobilisation, quel que soit le motif pour lequel l'immobilisation est sortie de l'actif,

- Existence d'un inventaire physique, périodicité (en fin d'année ou tournant), rapprochement effectué avec le registre des immobilisations tenu par la comptabilité.

- Sondages des comptes de charges dans lesquels peuvent avoir été enregistrées des immobilisations (notamment entretien et réparations) : sélectionner les factures d'un montant élevé pour apprécier si ces biens ne devraient pas faire l'objet d'une inscription en immobilisation,

- Comparer l'inventaire physique avec les comptes d'immobilisations (dans les deux sens),

- Sélectionner des biens figurant en comptabilité et s'assurer de leur existence physique.

2Les mouvements enregistrés correspondent-ils à la réalité (réalité des enregistrements)

- Enregistrement des charges d'exploitation dans les immobilisations et autres erreurs d'enregistrement.

- Enregistrement d'opérations portant sur des biens dont l'acquisition ou la cession n'a pas été autorisée.

- Nature et qualité des informations parvenant à la comptabilité au sujet des opérations concernant les immobilisations ;

- Instructions données aux services comptables de comptabilisation dans la société ;

- Formalisation et homogénéité des procédures de comptabilisation dans la société ;

- Procédure de comptabilisation des travaux effectués par l'entreprise pour elle-même ;

- Formalisation des procédures d'acquisition et de cession des biens (autorisations) ;

- Apprécier si les sommes portées en immobilisations ne correspondent pas à des charges ;

- Contrôler que la valeur d'origine est déterminées correctement (problème des frais accessoires) ;

- Sur des acquisitions sélectionnées, vérifier que les services comptables ont correctement suivi et identifié l'acquisition (enregistrement hors taxe, nature, durée d'amortissement, date de mise en service) ;

- Sur des cessions sélectionnées, vérifier le calcul de la valeur résiduelle et des amortissements de l'exercice, le calcul de la plus-value ou moins-value ;

- Pour les acquisitions, vérifier que la dépense était prévue, que les autorisations nécessaires ont été obtenues (visa du responsable sur la facture), que le montant dépensé correspond au crédit alloué ou, s'il est supérieur, que le dépassement à été autorisé ;

- Pour les cessions ou les destructions, vérifier que l'opération a été autorisée (visa sur la pièce justificative) et que l'opération est conforme à la politique de la société.

Une évaluation non sincère des immobilisations en fin d'exercice résulte généralement :

- De l'insuffisance de l'information servant de base à la constatation des dépréciations.

Cette évaluation doit être effectuée dans la perspective de la constatation de la continuité de l'exploitation.

Informations servant de base à la constatation des amortissements et des dépréciations :

- Etablissement et autorisation d'une liste des taux d'amortissement à pratiquer, matérialisation de cette autorisation (avis des services techniques),

- Transmission et enregistrement à la comptabilité de la dépréciation anormale éventuellement supportée par une immobilisation,

- Les taux retenus sont-ils suffisants ou excessifs (sur le plan comptable et sur le plan fiscal) ? Dresser à cet égard un tableau récapitulatif,

- Les taux ont-ils été modifiés par rapport à l'exercice précédent ? se faite communiquer un tableau comparatif,

- Le taux dégressif n'est-il appliqué qu'aux biens y donnant droit sur le plan fiscal ?

- Vérifier l'application des normes prévues (pose de cadenas sur certaines machines, accès réglementé pour certains locaux, etc.) ;

- Sélectionner les fiches d'immobilisations, vérifier que ces fiches comportent tous les renseignements prévus (date d'entrée et éventuellement de sortie, durée d'amortissement et taux, etc.) ;

- Vérifier sur la base de rapports de maintenance que les éventuelles dépréciations exceptionnelles signalées ont été portées sur la fiche d'immobilisation ;

- Sélectionner les fiches au niveau du service « entretien » relatant les conditions d'intervention et le suivi des machines.

CONCLUSION

Au terme de notre réflexions, sur la mise en place d'un dispositif de contrôle interne, au sein d'une entreprise, nous avions proposer des principaux objectifs du contrôle interne en matière d'achats, de ventes, de stocks, de trésorerie, de charges de personnel, des immobilisations, des principales questions à se poser, qui renferment les risques pouvant exister, les exemples de dispositifs à examiner, et quelques tests pour s'assurer du bon fonctionnement, nous pouvons dire que le contrôle interne étant l'ensembles des mesures mises en place pour la maîtrise d'une entreprise est de nos jours très indispensable , mais constat nous est donné de voire que certains chefs d'entreprises restent méconnaissant de cet outil de gestion.

Au regard de cet état de fait, notre projet de mise en place d'un dispositif référentiel en matière de contrôle interne restera un guide d'application pour toutes entreprises.

ANNEXES

BIBLIOGRAPHIE

1- Processus de pilotage de l'organisation comptable et financier....................................11

2- Processus concourant à l'établissement de l'informations comptable et financière publiée.21

Chapitre II PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE EN MATIERE DE VENTES 52

Chapitre III : PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE TRESORERIE..................................................................................................60

Chapitre IV: PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE DE CHARGES DE PERSONNEL...............................................................................79

Chapitre V: PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE EN MATIERE D'IMMOBILISATIONS.......................................................................................89

CONCLUSION...................................................................................................98

ANNEXE ..........................................................................................................99

BIBLIOGRAPHIE et WEBOGRAPHIE..................................................................100

TABLE DE MATIERES........................................................................................101

1. VENTES

IMPORTANCE

1-1 Ventes

Oui

Non

fait

à faire

· Chaque facturation est autorisée avant sa production;

· la facture du client est vérifiée : montant,

données techniques, délai de facturation, comparaison avec la

soumission fournie;

· l'autorisation de crédit est obtenue avant la production;

· les factures sont prénumérotées, la séquence

contrôlée et la comparaison avec le listing des clients est

effectuée;

· les factures de vente sont prénumérotées et la séquence

contrôlée;

· unefacturation hors de l'ordinaire est

autorisée et suit le même cheminement qu'une vente

régulière;

· le dossier d'une mauvaise créance est analysé par une

personne responsable;

· un contrôle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des

produits est exercé.

1.2 Recettes

· Tous les chèques du courrier sont déposés intégralement tous

les jours;

· tous les chèques sont endossés « pour dépôt seulement »;

· la conciliation détaillée des comptes clients majeurs est

effectuée.

1.3 Escomptes et crédits

· Tout escompte ou crédit est autorisé avant d'être accordé;

· toute radiation de solde de compte est autorisée;

· toute demande d'ajustement de compte reçu du client est

autorisée;

1.4 Conciliation comptable

· La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le

grand-livre est faite;

· la conciliation bancaire est effectuée par une personne

indépendante.

N.B. : Répartition des tâches

Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :

autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vérification de facture, envoi

d'états de comptes, garde de l'argent, encaissement de dépôts.

2. ACHATS

IMPORTANCE

Oui

Non

2.1 Achats

fait

à faire

· La conciliation du bon de commande, du bon de réception de

marchandise et de la facture du fournisseur est faite;

· pour toute facture reçue, il y a un bon de commande autorisé;

· tous les achats, pour fins de production ou autre, sont

préalablement autorisés;

· les bons de commande sont prénumérotés et la séquence

contrôlée;

· les bons de réception sont datés et signés par un préposé

dûment qualifié;

· la conciliation des factures avec l'état de compte du

fournisseur est effectuée;

· les achats de production sont tous distribués dans les

produits ou commande et inscrits à l'inventaire;

· un budget d'exploitation est approuvé et toute dépense non

budgétée requiert une autorisation avant d'y donner suite.

2.2 Déboursés

· Tout paiement est appuyé d'une facture originale et des

autres pièces justificatives;

· une personne responsable fait le suivi des ententes

particulières avec des fournisseurs : date de paiement,

escompte de volume, mode de paiement;

· tout paiement est préalablement autorisé et le chèque signé

par une personne responsable;

· les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée.

2.3 Escomptes et crédits

· Une marchandise retournée est contrôlée jusqu'à la réception

d'une note de crédit du fournisseur;

· les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats

sont vérifiées.

2.4 Conciliation comptable

· La conciliation des états de compte des fournisseurs avec le

grand-livre auxiliaire est réalisée;

· la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec le

grand-livre est faite;

· la conciliation bancaire est effectuée par une personne

indépendante.

N.B. : Répartition des tâches

Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes :

autorisation des achats, réception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation.

3. SALAIRES

IMPORTANCE

Oui

Non

3.1 Salaires

fait

à faire

· Toute modification sur les données de base des employés est

autorisée;

· tout changement de salaire brut ou taux horaire est autorisé;

· la conciliation des heures travaillées et payées est faite;

· les dossiers du personnel sont à jour;

· la corroboration entre les chèques de paye, les dossiers du

personnel et les endossements des chèques est réalisée;

· il existe un compte de banque distinct pour les salaires de

tous les employés;

· la distribution des chèques de paye est assurée par une

personne responsable et un contrôle particulier est exercé

pour les chèques des employés absents;

· le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employé sont

autorisés avant d'être intégrés au système;

· les heures supplémentaires et autres règlements spéciaux

sont autorisés avant d'être payés;

· il y a conformité entre la paye nette et le total des chèques

individuels;

· les chèques sont prénumérotés et la séquence contrôlée;

· les déductions à la source sont en conformité avec les

régimes gouvernementaux et les avantages sociaux de

l'entreprise;

· les autres formes de rémunération (commissions, bonis) sont

contrôlées en fonction des politiques internes autorisées;

· si la paye est produite à l'extérieur, un contrôle rigoureux des

communications ainsi qu'une conciliation des résultats sont

réalisés sous la surveillance d'une personne responsable.

3.2 Conciliation comptable

· La conciliation du compte de banque-salaires est faite;

· la conciliation des records de gains individuels avec postes

de salaires au grand-livre est exécutée.

N.B. : Répartition des tâches

Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes

: calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures

supplémentaires, comptabilisation, distribution des chèques de salaires.

4. STOCKS

IMPORTANCE

Oui

Non

4.1 Stocks

fait

à faire

· Les marchandises sont remisées dans des endroits

convenables, sécuritaires et contrôlées;

· la couverture d'assurances feu et vol est suffisante;

· des marchandises en consignation chez un tiers, ou

appartenant à un tiers, sont contrôlées séparément;

· le décompte physique se fait périodiquement, mais au moins

annuellement;

· une comparaison entre l'inventaire physique et le registre

permanent est faite;

· les ajustements provenant d'écarts sont acceptés par une

personne responsable, avant d'être inscrits;

· un inventaire physique est établi par une personne différente

du magasinier;

· les entrées de stocks suivies d'un bon de réception et les

sorties de stocks suivies d'un bon de réquisition identifiant la

date, la commande, le lot, le projet sont faites;

· il y a conformité (type, quantité, dimension, état matériel)

entre la réception de la marchandise et son inscription au

registre;

· les marchandises et produits majeurs sont conciliés souvent

entre l'inventaire physique et le registre permanent;

· la fiabilité du système d'imputation de la main-d'oeuvre directe

aux produits en cours est démontrée;

· une comparaison de la main-d'oeuvre directe estimée ou

standard avec la main-d'oeuvre directe réelle est établie;

· un rapport sur les rebuts est rédigé avant l'autorisation

d'aliénation;

· la pertinence des principes comptables utilisés pour

l'évaluation des stocks est constatée.

4.2 Conciliation comptable

· L'inventaire physique est dûment compilé, évalué et

enregistré au grand-livre;

· la conciliation de l'inventaire physique avec le registre

auxiliaire des stocks et la répartition entre matière première,

produits en cours, produits finis est effectuée.

N.B. : Répartition des tâches