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1. VENTES
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IMPORTANCE
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1-1 Ventes
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|
Oui
|
Oui
|
Non
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|
|
|
|
fait
|
à faire
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|
· Chaque facturation est autorisée avant sa
production;
|
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· la facture du client est vérifiée :
montant,
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données techniques, délai de facturation,
comparaison avec la
|
|
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|
|
soumission fournie;
|
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|
· l'autorisation de crédit est obtenue avant la
production;
|
|
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|
|
· les factures sont prénumérotées,
la séquence
|
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|
|
|
contrôlée et la comparaison avec le listing des
clients est
|
|
|
|
|
effectuée;
|
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|
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|
|
· les factures de vente sont
prénumérotées et la séquence
|
|
|
|
|
contrôlée;
|
|
|
|
|
|
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|
|
· unefacturation hors de l'ordinaire est
|
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autorisée et suit le même cheminement qu'une
vente
|
|
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|
|
régulière;
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|
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|
|
· le dossier d'une mauvaise créance est
analysé par une
|
|
|
|
|
personne responsable;
|
|
|
|
|
|
|
· un contrôle sur l'autorisation des taux de vente
et des prix des
|
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|
|
|
produits est exercé.
|
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|
1.2 Recettes
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|
· Tous les chèques du courrier sont
déposés intégralement tous
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|
|
les jours;
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|
|
· tous les chèques sont endossés «
pour dépôt seulement »;
|
|
|
|
|
· la conciliation détaillée des comptes
clients majeurs est
|
|
|
|
|
effectuée.
|
|
|
|
|
|
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|
1.3 Escomptes et crédits
|
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|
· Tout escompte ou crédit est autorisé
avant d'être accordé;
|
|
|
|
|
· toute radiation de solde de compte est
autorisée;
|
|
|
|
|
· toute demande d'ajustement de compte reçu du
client est
|
|
|
|
|
autorisée;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.4 Conciliation comptable
|
|
|
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|
|
|
· La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients
avec le
|
|
|
|
|
grand-livre est faite;
|
|
|
|
|
|
|
|
· la conciliation bancaire est effectuée par une
personne
|
|
|
|
|
indépendante.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
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|
|
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N.B. : Répartition des
tâches
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes
sont accomplies par des personnes différentes :
|
|
autorisation de transaction, comptabilisation,
livraison de marchandise, vérification de facture,
envoi
|
|
d'états de comptes, garde de l'argent,
encaissement de dépôts.
|
|
|
|
|
|
2. ACHATS
|
|
IMPORTANCE
|
|
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
|
2.1 Achats
|
|
|
|
fait
|
à faire
|
|
|
· La conciliation du bon de commande, du bon de
réception de
|
|
|
|
|
marchandise et de la facture du fournisseur est faite;
|
|
|
|
|
· pour toute facture reçue, il y a un bon de
commande autorisé;
|
|
|
|
|
· tous les achats, pour fins de production ou autre,
sont
|
|
|
|
|
préalablement autorisés;
|
|
|
|
|
|
|
· les bons de commande sont
prénumérotés et la séquence
|
|
|
|
|
contrôlée;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
· les bons de réception sont datés et
signés par un préposé
|
|
|
|
|
dûment qualifié;
|
|
|
|
|
|
|
|
· la conciliation des factures avec l'état de
compte du
|
|
|
|
|
fournisseur est effectuée;
|
|
|
|
|
|
|
· les achats de production sont tous distribués
dans les
|
|
|
|
|
produits ou commande et inscrits à l'inventaire;
|
|
|
|
|
· un budget d'exploitation est approuvé et toute
dépense non
|
|
|
|
|
budgétée requiert une autorisation avant d'y donner
suite.
|
|
|
|
|
2.2 Déboursés
|
|
|
|
|
|
|
|
· Tout paiement est appuyé d'une facture
originale et des
|
|
|
|
|
autres pièces justificatives;
|
|
|
|
|
|
|
· une personne responsable fait le suivi des ententes
|
|
|
|
|
particulières avec des fournisseurs : date de paiement,
|
|
|
|
|
escompte de volume, mode de paiement;
|
|
|
|
|
|
· tout paiement est préalablement autorisé
et le chèque signé
|
|
|
|
|
par une personne responsable;
|
|
|
|
|
|
|
· les chèques sont
prénumérotés et la séquence
contrôlée.
|
|
|
|
|
2.3 Escomptes et crédits
|
|
|
|
|
|
|
· Une marchandise retournée est
contrôlée jusqu'à la réception
|
|
|
|
|
d'une note de crédit du fournisseur;
|
|
|
|
|
|
· les conditions et les inscriptions des escomptes sur
achats
|
|
|
|
|
sont vérifiées.
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4 Conciliation comptable
|
|
|
|
|
|
|
· La conciliation des états de compte des
fournisseurs avec le
|
|
|
|
|
grand-livre auxiliaire est réalisée;
|
|
|
|
|
|
|
· la conciliation de l'auxiliaire des comptes
fournisseurs avec le
|
|
|
|
|
grand-livre est faite;
|
|
|
|
|
|
|
|
· la conciliation bancaire est effectuée par une
personne
|
|
|
|
|
indépendante.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
N.B. : Répartition des
tâches
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes
sont accomplies par des personnes différentes :
|
|
autorisation des achats, réception de
marchandise, conciliation de facture, paiement,
comptabilisation.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. SALAIRES
|
|
IMPORTANCE
|
|
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
|
3.1 Salaires
|
|
|
|
fait
|
à faire
|
|
|
· Toute modification sur les données de base des
employés est
|
|
|
|
|
autorisée;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
· tout changement de salaire brut ou taux horaire est
autorisé;
|
|
|
|
|
· la conciliation des heures travaillées et
payées est faite;
|
|
|
|
|
· les dossiers du personnel sont à jour;
|
|
|
|
|
|
· la corroboration entre les chèques de paye, les
dossiers du
|
|
|
|
|
personnel et les endossements des chèques est
réalisée;
|
|
|
|
|
· il existe un compte de banque distinct pour les
salaires de
|
|
|
|
|
tous les employés;
|
|
|
|
|
|
|
|
· la distribution des chèques de paye est
assurée par une
|
|
|
|
|
personne responsable et un contrôle particulier est
exercé
|
|
|
|
|
pour les chèques des employés absents;
|
|
|
|
|
|
· le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel
employé sont
|
|
|
|
|
autorisés avant d'être intégrés au
système;
|
|
|
|
|
|
· les heures supplémentaires et autres
règlements spéciaux
|
|
|
|
|
sont autorisés avant d'être payés;
|
|
|
|
|
|
|
· il y a conformité entre la paye nette et le
total des chèques
|
|
|
|
|
individuels;
|
|
|
|
|
|
|
|
· les chèques sont
prénumérotés et la séquence
contrôlée;
|
|
|
|
|
· les déductions à la source sont en
conformité avec les
|
|
|
|
|
régimes gouvernementaux et les avantages sociaux de
|
|
|
|
|
l'entreprise;
|
|
|
|
|
|
|
|
· les autres formes de rémunération
(commissions, bonis) sont
|
|
|
|
|
contrôlées en fonction des politiques internes
autorisées;
|
|
|
|
|
· si la paye est produite à l'extérieur,
un contrôle rigoureux des
|
|
|
|
|
communications ainsi qu'une conciliation des résultats
sont
|
|
|
|
|
réalisés sous la surveillance d'une personne
responsable.
|
|
|
|
|
3.2 Conciliation comptable
|
|
|
|
|
|
|
· La conciliation du compte de banque-salaires est
faite;
|
|
|
|
|
· la conciliation des records de gains individuels avec
postes
|
|
|
|
|
de salaires au grand-livre est exécutée.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
N.B. : Répartition des
tâches
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes
sont accomplies par des personnes différentes
|
|
: calcul du temps, calcul de la paye brute,
autorisation de payer, autorisation des heures
|
|
|
supplémentaires, comptabilisation,
distribution des chèques de salaires.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. STOCKS
|
|
IMPORTANCE
|
|
|
|
|
|
Oui
|
Oui
|
Non
|
|
4.1 Stocks
|
|
|
|
fait
|
à faire
|
|
|
· Les marchandises sont remisées dans des
endroits
|
|
|
|
|
convenables, sécuritaires et contrôlées;
|
|
|
|
|
|
· la couverture d'assurances feu et vol est
suffisante;
|
|
|
|
|
· des marchandises en consignation chez un tiers, ou
|
|
|
|
|
appartenant à un tiers, sont contrôlées
séparément;
|
|
|
|
|
· le décompte physique se fait
périodiquement, mais au moins
|
|
|
|
|
annuellement;
|
|
|
|
|
|
|
|
· une comparaison entre l'inventaire physique et le
registre
|
|
|
|
|
permanent est faite;
|
|
|
|
|
|
|
|
· les ajustements provenant d'écarts sont
acceptés par une
|
|
|
|
|
personne responsable, avant d'être inscrits;
|
|
|
|
|
|
· un inventaire physique est établi par une
personne différente
|
|
|
|
|
du magasinier;
|
|
|
|
|
|
|
|
· les entrées de stocks suivies d'un bon de
réception et les
|
|
|
|
|
sorties de stocks suivies d'un bon de réquisition
identifiant la
|
|
|
|
|
date, la commande, le lot, le projet sont faites;
|
|
|
|
|
· il y a conformité (type, quantité,
dimension, état matériel)
|
|
|
|
|
entre la réception de la marchandise et son inscription
au
|
|
|
|
|
registre;
|
|
|
|
|
|
|
|
|
· les marchandises et produits majeurs sont
conciliés souvent
|
|
|
|
|
entre l'inventaire physique et le registre permanent;
|
|
|
|
|
· la fiabilité du système d'imputation de
la main-d'oeuvre directe
|
|
|
|
|
aux produits en cours est démontrée;
|
|
|
|
|
|
· une comparaison de la main-d'oeuvre directe
estimée ou
|
|
|
|
|
standard avec la main-d'oeuvre directe réelle est
établie;
|
|
|
|
|
· un rapport sur les rebuts est rédigé
avant l'autorisation
|
|
|
|
|
d'aliénation;
|
|
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|
|
|
|
· la pertinence des principes comptables utilisés
pour
|
|
|
|
|
l'évaluation des stocks est constatée.
|
|
|
|
|
|
4.2 Conciliation comptable
|
|
|
|
|
|
|
· L'inventaire physique est dûment compilé,
évalué et
|
|
|
|
|
enregistré au grand-livre;
|
|
|
|
|
|
|
· la conciliation de l'inventaire physique avec le
registre
|
|
|
|
|
auxiliaire des stocks et la répartition entre
matière première,
|
|
|
|
|
produits en cours, produits finis est effectuée.
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
|
N.B. : Répartition des
tâches
|
|
|
|
|
|
|
|
