Chapitre IV - PRINCIPAUX OBJECTIFS DU CONTROLE
INTERNE
(EN MATIERE DE CHARGES DE PERSONNEL)
Nous rappellerons que le contrôle interne
comprend :
Des éléments de base relatifs à
l'organisation, au personnel et à la documentation de
l'entreprise ;
Des contrôles de base sur les
opérations ;
Des contrôles sur les exécutants (contrôles
hiérarchiques, autocontrôles et audit interne)
Nous décrirons les objectifs d'un bon contrôle
interne et les principaux éléments qui permettent de les
atteindre en matière de charges de personnel.
Le contrôle interne sur les opérations relatives
au personnel doit notamment donner l'assurance que :
- Les employés sont régulièrement
embauchés et font toujours partie du personnel ;
- Le personnel est payé conformément aux
décisions de la direction ;
- L'entreprise s'acquitte normalement des charges
sociales ;
- L'entreprise s'acquitte normalement des impôts sur les
salaires.
Ces points seront repris après avoir mentionné
les services intervenants.
1Les fonctions ou services intervenants.
Un bon contrôle interne suppose
généralement les services ou fonctions suivants :
Embauche et suivi du personnel. Ce service a la
charge de la gestion administrative des dossiers du personnel. En relation avec
les autres services de l'entreprise, il procède au recrutement,
participe aux évaluations des postes, aux promotions ;
Saisie des temps. Lorsque les salaires sont
payés sur la base d'heures travaillées (et non de montants fixes
mensuels) , la saisie des temps s'avère nécessaire. Elle peut
être effectuée soit à l'aide de relevés d'heures
établis par les intéressés et vérifiés par
les contremaîtres, soit à l'aide d'une horloge pointeuse. La
responsabilité de cette fonction peut être confiée au
responsable des prix de revient qui utilise les informations ainsi
recueillies.
Etablissement de la paie. Elle est faite
à partir des relevés d'heures mentionnés ci-dessus ou sur
des bases mensuelles. Les opérations relatives au calcul des charges
sociales y sont généralement rattachées.
Enregistrement de la paie. Cette fonction
est généralement prise en charge directement par le service
comptable.
Paiement des salaires. Il est
effectué par le service « Trésorerie » sur la
base des autorisations de paiement.
B2Les
employés sont régulièrement embauchés et font
toujours partie du personnel de l'entreprise.
Le contrôle interne sur les rémunérations
doit débuter dès le moment ou un nouvel employé est
engagé. LIOGRAPHIE
a) La qualité du personnel est un des
éléments essentiels du bon fonctionnement de l'entreprise. Il est
donc nécessaire que la procédure d'embauche soit
définie afin que la personne recrutée corresponde au profil
nécessaire.
Cette procédure doit comprendre notamment :
-La définition du besoin (demande d'embauche
émanant des services) ;
- L'acceptation écrite par une personne responsable de la
décision de recrutement ;
- La méthode de sélection (entretiens, tests,
analyses graphologiques) ;
- La désignation de la personne responsable de
décision finale d'embauche selon la nature du poste proposé.
c) Toute décision d'embauche doit faire
l'objet d'une autorisation écrite de la part de personnes
responsables.
Outre la direction du personnel, pourront intervenir :
- La direction générale, pour les cadres
supérieurs et agents de maîtrise ;
- Les directeurs d'usine pour les ouvriers ;
- Les directeurs de département pour les employés
devant travailler dans leurs services.
Le niveau de décision dépend à la fois de la
structure et de l'organisation de l'entreprise (en particulier de son
degré de centralisation et du niveau des fonctions que l'on envisage de
confier au nouvel employé). Quoiqu'il en soit, des instructions
écrites doivent être formulées à cet égard,
dans le cadre propre à chaque entreprise.
c) L'avis de décision d'embauche doit
être obligatoirement adressé au service de la paie par le
responsable indépendant qui l'a approuvé.
Cet avis doit contenir un certain nombre de mentions utiles,
telles que : la date prévue d'embauche ; les noms,
prénoms et adresse de l'employé ; les bases de
rémunération ; la qualification et donc la nature du
régime applicable (par exemple : retraite des cadres).
d) Chaque embauche doit donner lieu à la
création d'un dossier individuel comprenant tous les
renseignements nécessaires sur le salarié : date
d'engagement, montant de la rémunération fixée, lettre ou
contrat d'engagement, évolution des rémunérations,
exemplaire de la signature du salarié.
L'utilité d'un tel dossier est double :
-D'une part, il constitue un dossier de recensement et de gestion
du personnel ;
-D'autre part, il permet d'assurer un contrôle
indépendant et périodique des éléments de
préparation de la paie.
Des comparaisons par sondage entre les éléments de
la paie et ce fichier doivent être régulièrement
effectuées par un responsable n'intervenant pas dans l'autorisation, la
préparation et le règlement de la paie.
Toutes modifications des conditions de rémunération
des membres du personnel ou tous mouvements enregistrés (arrivée
ou départ) doivent être communiqués en temps utile, par
écrit et sous signature d'un responsable, d'une part au service du
personnel, d'autre part au service de la paie pour annotation des dossiers
correspondant.
Il s'agit notamment :
-Des augmentations générales et
individuelles ;
-Des retenues exceptionnelles à opérer sur
rémunérations autres que les cotisations normales, tels les
avances, prêts et acomptes sur salaire ;
-Des arrêts temporaires de travail (maladie, congés
de maternité, etc.) ou les cas de démission ou de
licenciement.
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