5 Paiement des factures
a) Objectifs du contrôle interne
Outre les objectifs relatifs aux trois phases
précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en
paiement sont les suivants :
Les factures sont contrôlées avant mise en
paiement ;
La mise en paiement est dument autorisée ;
Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
b) Organisation correspondant à ces
objectifs
Les procédures suivantes sont
généralement considérées comme satisfaisantes au
regard du contrôle interne :
Le service comptable compare les éléments
figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie
des bons de réception et des bons de commande ;
La mention « bon à payer »
n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec
les bons de réception et de commande correspondants.
Le « bon à payer » est porté
uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois
pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en
plusieurs exemplaires, la mention « duplicata » est
indiquée, dès la réception, sur les exemplaires autres que
l'original.
Les factures comptabilisées porte la
référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles
comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la
mention « payé » pour éviter un double usage
et portent la référence du paiement.
6 Informations et contrôle de l'information
a) Analyse des achats
La comptabilité générale n'établit
qu'une ventilation particulière des achats : ventilation par
nature. Elle est souvent insuffisante pour déceler certaines faiblesses
existantes. La comptabilité analytique permet normalement obtenir une
ventilation plus fine des achats et des frais,par service,par usine ou encore
par fonction (production,commerciale, etc.).
b) Rapport à la direction
Les informations à la direction peuvent s'avérer
utiles pour la prise de décision ; par exemple :
Analyse des engagements en cours (contrôle de
qualité, et de prix etc.) ;
Politique d'obtention d'escomptes ou de rabais ;
Evolution des acomptes sur commandes ;
Comparaison avec les dépenses
budgétées ;
Rapport sur le contrôle des factures.
c) L'Auditeur interne
L'Auditeur interne doit s'assurer en permanence que les
procédures sont correctement appliquées.
D'autres travaux peuvent porter sur l'examen des
justificatifs. Tels que factures, relevés des fournisseurs,
contrats importants (ceux-ci permettant éventuellement de
détecter des engagements non saisies).
Enfin, en relation avec les problèmes de
trésorerie, l'auditeur interne pourra porter une attention
particulière aux conditions de paiement acceptées par
l'entreprise (escomptes non demandés, paiements anormalement
anticipés, etc.).
PRINCIPALES QUESTIONS A SE POSER
Elles se regroupent autour de trois questions
essentielles :
Toutes les charges et dettes sont-elles
enregistrées ?
Toutes les charges et dettes enregistrées
correspondent-elles à des faits réels ?
Les achats sont-ils enregistrés dans le bon exercice
?
Nous verrons pour chacune d'elles les risques susceptibles de
se réaliser, l'examen des procédures de l'organisation propre
à chaque entreprise devant permettre de produire :
Soit non cela ne peut se produire, parce que
telle procédure existe.... ;
Soit oui cela peut se produire, parce que (pas de
procédure, procédure inadaptée, etc....).
1Toutes les charges et dettes sont-elles
enregistrées ? (Exhaustivité des
enregistrements)
a) Les risques pouvant exister
Omission de l'enregistrement d'une facture reçue.
Réception des marchandises (ou services rendus) sans
enregistrement de la facture à recevoir.
Omission de l'enregistrement d'un avoir.
Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes
« fournisseurs »
b) Exemples de dispositifs de contrôle à
examiner :
Création systématique d'un bon de
réception à la livraison de la marchandise ou lors de la
réalisation de la prestation ;
Transmission systématique des bons de commande et des
bons de réception à la comptabilité (ou au service
chargé du rapprochement avec les factures) ;
Suivi des bons de réception et procédures de
rapprochement entre les bons de commande, les bons de réception et les
factures ;
Classement des bons de commande et des bons de
réception en attente de la facture (à la comptabilité ou
dans un autre service) ;
Utilisation de ces bons pour émettre des situations
comptables ou élaborer le bilan en fin d'exercice ;
Procédure d'apurement périodique des bons de
réception en instance depuis un certain temps (information auprès
auprès des services concernés, réclamation aux
fournisseurs, etc.) ;
Numérotation des factures reçues ;
Suivi des factures reçues et envoyées dans
différents services, soit pour approbation, soit pour mise en
paiement ;
Contrôles tendant à prévenir
l'enregistrement tardif des factures ;
Examen par la comptabilité des relevés des
fournisseurs ;
Procédure de centralisation des demandes
d'avoir ;
Procédure de suivi des ristournes à
obtenir ;
Séparation des fonctions entre demande d'avoir,
réception de la facture, comptabilisation et opérations de
trésorerie ;
Comptabilité ;
Relance des fournisseurs pour les avoirs non reçus.
c) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
Sélectionner des bons de réception et s'assurer
de l'enregistrement des factures correspondantes ;
Sélectionner des doubles de bons de commande, retrouver
les bons de réception et les factures correspondantes et s'assurer de
leur enregistrement ;
Sélectionner des relevés
« fournisseurs » et comparer avec les factures
enregistrées pour détecter l'omission éventuelle de
certaines factures ;
Sélectionner des bons de réception en attente de
facture et vérifier que les charges à payer correspondante ont
été enregistrées en comptabilité ;
Sélectionner des factures de s'assumer que les bons de
réception, y sont joints ; Sélectionner des demandes
d'avoirs, retrouver les avoirs reçus et les enregistrements
correspondants.
2 Toutes les charges et dettes enregistrées
concernent -elles bien l'entreprise ?
(Réalité des enregistrements)
a) les risques pouvant exister
Il peut s'agir d'enregistrement fictif, d'enregistrement d'une
opération irrégulière ou non autorisée,
d'enregistrement entaché d'irrégularité, etc. Ces risques
peuvent se traduire de la manière
Enregistrement d'achats non effectués (ou de services
non rendus à l'entreprise)
Enregistrement de charges ou de dettes non autorisées
Non détection d'erreurs qui peuvent entacher les
factures
Non détection d'erreurs
b) Exemple de dispositifs de contrôle à
examiner
Procédures de commande : limites et autorisations
correspondantes ;
Rapprochements effectués entre bon de réception
et facture : liste des personnes habilités à signer les bons
de réception ;
Autorisation de paiement des factures ;
Annulation des originaux pour prévenir les
réutilisations éventuelles ;
Contrôles effectués par les différents
services (par la comptabilité en particulier) en ce qui concerne les
qualités facturées, les prix unitaires, les ports et le calcul de
laT. V. A. (apprécier en particulier dans quelle mesure ces
contrôles sont de nature à détecter toutes les erreurs
qu'un fournisseur aurait pu commettre sur sa facture par
référence aux contrats d'achats ou aux termes des
commandes)
Écritures f'imputation retenues pour les comptes de
charges ;
Organisation de la comptabilité
« fournisseurs » ;
Pointage et suivi des comptes «
fournisseurs » ;
Concordance entre la comptabilité
générale (comptes collectifs « Fournisseurs » et la
comptabilité auxiliaire (comptes individuels « Fournisseurs
» ;
Codification des factures reçues ;
Instructions données aux comptables chargés des
imputations en ce qui concerne la
T .V.A non déductible (T.V.A. sur, voiture de tourisme,
cadeaux, etc.) ;
Saisie des éléments de TVA à faire
figurer sur les déclarations des chiffres d'affaires : l'entreprise
travaille - t-elle à partir de la comptabilité (si elle est
terminée avant la date de la déclaration) ou sur des bases extra
- comptables ? Dans ce dernier cas, comment régularise-t-elle les
écarts éventuels ?
Respect des règles fiscales, notamment en
matière de déductibilité de la TVA.
c) Quelques pours s'assurer du bon
fonctionnement :
Sélectionner des factures enregistrées en
comptabilité, s'assurer que les commandes et les bons de
réception correspondants ont été approuvés par les
personnes compétentes ;
Vérifier la réalité de certains achats ou
prestations : contrôle de visu de la marchandise, recherche des
enregistrements sur les fiches de stocks, les fiches de consommations,
etc. ;
Sélectionner des factures et vérifier les
calculs et les imputations.
3 Les charges sont-elles enregistrées dans
le bon exercice ?
(Coupure des enregistrements)
a) les risques pouvant exister
Mauvais rattachement des charges à un bon
exercice (entraînant une surévaluation ou une
sous-évaluation des résultats).
b) Exemples de dispositifs de contrôle à
examiner :
Instructions données à la comptabilité
pour respecter la coupure ;
Suivi des factures reçues ;
Suivi des bons de réception en attente de facture
à la clôture ;
Procédures d'inventaire ;
Mention « avant inventaire » et
« après inventaire » sur les factures ;
Procédures relatives au suivi des ristournes à
recevoir.
b) Quelques tests pour s'assurer du bon
fonctionnement :
Examiner pour chaque compte de charges : les
dernières (durée à prévoir) factures de l'exercice
et les premières (durée à prévoir) factures de
l'exercice suivant, et vérifier que les périodes auxquelles elles
se rattachent sont correctes.
Au préalable déterminer, selon l'entreprise, les
comptes ou les risques qui peuvent être les plus importants (assurance,
loyer, électricité ou achats, etc.) ;
Prendre les bons de réception correspondant aux
périodes précédent et suivant la clôture de
l'exercice et examiner la coupure ;
Rapprocher les comptes de charges à payer et des
charges payées ou comptabilisées d'avance avec les justificatifs
correspondants ;
Examiner les rabais, ristournes et remises obtenus (ou
à obtenir) des fournisseurs pour l'exercice.
Telles sont les questions essentielles que doivent, à
notre avis, se poser les responsables de l'entreprise pour procéder
à une première analyse de leur contrôle interne en
matière d'achats.
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