II LA SÉPARATION ENTRE FRAIS FIXES ET FRAIS
VARIABLES
Avant d'examiner en détail comment bâtir le
business-plan, deux problèmes évidents vont se poser en
permanence tout au long de l'élaboration de celui-ci : la
séparation entre frais fixes et frais variables, et les
prévisions de financement. Nous chercherons tout d'abord la
définition de ces deux types de frais puis l'utilisation de cette
distinction pour élaborer un business-plan.
1) Définition frais fixes et frais variables
Aucun frais n'est en fait réellement ni totalement fixe ni
totalement variable.
Les frais fixes (ou frais du structure) :
On définit ceux-ci comme correspondant à des
dépenses qui ne varient pas automatiquement en fonction du niveau
d'activité de l'entreprise. Exemples de frais fixes :
location de bureaux, salaires, charges sociales, primes d'assurance....
Ainsi, le coût pour l'entreprise du directeur financier par
exemple qui, entre autres activités, établit le business-plan, ne
va pas s'accroître si le volume d'activité de la
société n'augmente pas.
Il s'agit donc là de frais fixes au sens habituel du
terme. Cela ne veut pas dire pour autant que cette dépense ne va pas se
modifier. Au contraire, il faudra prévoir dans une prévision
pluriannuelle :
Ø L'augmentation annuelle du salaire du directeur
financier. Cette augmentation peut être liée : à la
compensation de l'évolution du coût de la vie (inflation),
à l'évolution de rémunération liée à
sa propre évolution de carrière, à l'augmentation
éventuelle des responsabilités qui lui sont confiées par
la direction générale de la société.
Les variations de rémunérations liées
à d'éventuelles formules d'intéressement, s'il en existe
dans l'entreprise ou si l'on a prévu d'en créer lors de la
réflexion sur les aspects sociaux du business-plan.
Si, on élargit la réflexion au coût de la
fonction financière, il est probable que ce service verra ses effectifs
croître si l'entreprise poursuit son développement.
On constate donc sur cet exemple que ces frais dits fixes ne sont
pas pour autant totalement invariables. Il serait plus exact de dire qu'ils ne
varient pas automatiquement en fonction du niveau d'activité de
l'entreprise mais plutôt de manière décisionnaire.
Leur seconde caractéristique propre est de varier par
paliers. Ainsi, si nous conservons l'exemple de la fonction financière,
celle-ci peut absorber, sans modifier ses moyens, une certaine croissance de
l'activité de l'entreprise. La saturation atteinte, il faudra
procéder à une embauche, ce qui augmentera les frais et ce, de
manière non progressive.
Les frais variables :
Ils correspondent à des coûts dont le montant varie
en fonction de l'activité de l'entreprise. Exemple de frais
variable : consommation de matières premières, coût de
transport, énergie....
Il s'agit cette fois de dépenses directement liées
au niveau d'activité et qui se développent automatiquement en
fonction de l'accroissement de celle-ci.
Ces dépenses sont à classer en deux
catégories : les frais proportionnels et les frais
évolutifs.
Les frais proportionnels : sont ceux
qui évoluent directement en fonction du niveau d'activité.
L'exemple le plus évident est celui des achats de matières
nécessaires à la production. Ceux-ci sont proportionnels à
la production mais pas forcément aux ventes.
Notons toutefois que la proportionnalité n'est pas
obligatoirement absolue puisque :
Ø Le cours des produits concernés peut varier, si
en particulier il s'agit de matières plus ou moins
spéculatives ;
Ø La société peut voir ses conditions
d'achat s'améliorer, si elle achète en plus grande
quantité du fait de l'accroissement de son activité ;
Ø Les quantités consommées peuvent se
réduire du fait de l'évolution des produits ou des technologies
utilisées par la société.
Tous ces phénomènes devront être
évidemment modélisés au niveau de l'établissement
du business-plan.
Les frais évolutifs : sont
tous les frais qui, comme leur nom l'indique, évoluent avec
l'activité de l'entreprise sans être pour autant directement
proportionnels à cette activité.
Il en est ainsi des frais financiers qui vont évoluer en
corrélation avec plusieurs critères :
Ø le niveau des investissements non autofinancés
qui nécessite donc un recours plus ou moins important à des
financements bancaires ;
Ø Le résultat de l'entreprise qui augmente son
fonds de roulement et dont dépend indirectement le niveau de la
trésorerie...
L'évolution des coûts financiers devra donc
être prévue en tenant compte des différentes données
qui en sont à la base et aboutissent à un certain niveau de
trésorerie positive ou négative.
2) Utilisation de la distinction frais fixes / frais
variables
Cette distinction sert à construire la prévision et
à calculer le point mort.
Construction de la prévision :
On classera les dépenses de l'entreprise selon trois
catégories :
Ø Les frais fixes pour lesquels il conviendra de
définir des seuils de variation ;
Ø Les frais proportionnels que l'on fera varier en
fonction du niveau d'activité prévu ;
Ø Les frais évolutifs. Pour ceux-ci, on devra
rechercher l'élément par rapport auquel il convient de les mettre
en corrélation afin de prévoir leur évolution.
Dans certains cas, il ne faudra pas hésiter à
prévoir des corrélations multiples. Il faudra enfin tenir compte,
mais c'est également vrai pour les autres types de dépenses, des
évolutions liées à la dérive des prix.
Calcule du point mort ou seuil de
rentabilité :
Le calcul bien connu des financiers est particulièrement
utile dans une démarche de type business-plan. Il peut en effet
être utilisé pour définir un niveau d'activité
optimum. L'utilisation de cette technique permet de tenter de prévoir
à partir de quel moment un projet, comme par exemple la création
d'une entreprise, pourra atteindre son seuil de rentabilité et donc
commencer à dégager des profits.
Le ou plutôt les points morts peuvent être
graphiquement représentés comme ceci :
Il existe ici deux points morts A et C. L'entreprise doit
donc tenter de situer son activité entre A et B ou au-delà
de C.
Dans certains cas et pour des explorations plus limitées,
on ignore le problème de variation des frais fixes et l'on raisonne sur
la marge sur coût variable.
Deux remarques sur l'évolution des
charges
L'observation de l'évolution des frais dans les
entreprises permet de mettre en évidence deux phénomènes
particulièrement utiles pour celui qui doit établir un
business-plan :
Les frais croissent rapidement en période de
développement :Lorsqu'une entreprise se
développe rapidement, on constate que ses frais sont
généralement mal maîtrisés. Les dépenses ont
alors une tendance à se développer plus qu'elles ne devraient en
toute logique. Elles deviennent plus que proportionnelles.
Cette tendance constatée provient probablement de la
difficulté pour le management à concentrer ses efforts sur deux
priorités à la fois : gérer la croissance,
maîtriser les frais.
Quelles qu'en soient les causes profondes, cette tendance doit
être connue et il faudra en tenir compte au niveau des prévisions
de dépenses que l'on sera amené à faire.
Les frais variables baissent
difficilement : Si les frais dit variables s'accroissent
automatiquement en cas de développement, ils ne diminuent pas
forcément de la même manière en cas de réduction
d'activité. Pour citer l'exemple le plus simple, chacun conçoit
que dans une activité de prestation de services les salaires productifs
sont quasiment proportionnels. Si donc l'entreprise réussit à
obtenir de nouveaux contrats, elle doit augmenter ses effectifs et donc les
charges correspondantes. En cas de récession, les dépenses ne
vont pas diminuer automatiquement, sauf si le « turn-over »
est suffisamment important, ce qui est rarement le cas. Il faudra donc, si l'on
veut constater une réduction effective de ces frais, prendre des
décisions, c'est-à-dire dans notre cas réaliser une
réduction des effectifs.
Ces remarques sur l'évolution des charges doivent
être prises en compte pour l'élaboration du business-plan. Il
s'agit ici non pas de faire preuve d'un pessimisme systématique mais
plus simplement de réalisme, c'est bien là l'une des
qualités d'un « bon » Business-plan.
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