INTRODUCTION GENERALE
Voila environ 50 ans que la grande majorité des pays
africains ont accédé a l'indépendance. Force est de
constater que pour la plupart d'entre eux, ces pays sont toujours
classés parmi
les pays dits en voie de développement. Ces pays
recherchent a tâtons ce que l'on a coutume d'appeler « la croissance
soutenue et durable ».
Cette croissance est en elle-même
étouffée par de nombreux maux et contraintes
principalement liés a l'environnement légal, au
financement, aux coûts des facteurs de productions, a la
maîtrise technologique et de gestion, a la mauvaise gouvernance, etc.
Le Burkina Faso, pays enclavé et sahélien
n'échappe pas a cette situation assez déplorable. Afin de trouver
le véritable chemin de la croissance, le pays s'est engagé depuis
1992 dans
le programme d'ajustement structurel.
Ce programme d'ajustement structurel est marqué
par un désengagement de l'Etat des secteurs de production, de
commercialisation et de distribution ; entraînant l'émergence du
secteur privé. Depuis lors, la seule loi qui réglemente le
marché est celle du « plus fort ».
A ce contexte politico-économique, il faut ajouter les
problèmes de trésorerie qui constituent très souvent un
goulot d'étranglement des entreprises Burkinabé et le nombre de
celles qui
se heurtent au « mur de l'argent » ne cesse
d'augmenter.
Dans cet environnement en constante évolution,
l'entreprise ne doit pas perdre de vue l'importance et la
fiabilité de l'information financière pour l'aider dans la prise
de décisions.
La trésorerie est au centre de toutes les
opérations menées par l'entreprise et est la traduction
en terme monétaire de toutes les décisions et
opérations de l'entreprise.
C'est pourquoi, sa gestion ne constitue plus une simple
activité d'optimisation de la structure financière, mais
devient la gestion d'une ressource stratégique de l'entreprise
qui peut conditionner sa survie.
La gestion de la trésorerie, c'est l'entité
responsable de la gestion et du contrôle de tous les flux
monétaires de l'entreprise.
Elle vise généralement deux objectifs a savoir
:
Assurer la solvabilité, a court terme, de
l'entreprise en recherchant les financements permettant d'assurer
l'équilibre de sa trésorerie.
Assurer a l'entreprise l'utilisation optimale des
excédents de trésorerie ou la recherche des moyens de
financement a court terme au moindre coût.
La gestion de la trésorerie repose ainsi, sur
l'équilibre entre la solvabilité et la rentabilité.
Elle a également pour mission principale d'éviter la
rupture d'encaisse par l'ajustement quotidien des flux financiers. Par
la gestion de l'encaisse et celle des instruments de paiement et de
financement, la gestion de trésorerie concourt aussi a l'objectif de
rentabilité
en minimisant, d'une part le coût et le volume des
financements utilisés, en optimisant d'autre part, le placement des
excédents de trésorerie a très court terme. Elle participe
enfin a
la gestion des risques financiers par la mise en
oeuvre d'instruments de couverture ou de spéculation dans les
domaines où la volatilité du marché s'est fortement
accélérée en particulier pour ce qui concerne les taux
d'intérêt.
Par conséquent au cours de notre stage nous avons
tenté de contribuer a l'amélioration de la gestion de la
trésorerie des sociétés BRAKINA et SODIBO a travers notre
rapport dont le thème est :
« ANALYSE DE L'EFFICACITE DE LA
GESTION DE TRESORERIE DES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO
»
Durant notre approche de la question, nous n'avons pas
étudié tous les aspects d'une analyse efficace de la gestion
de trésorerie a savoir le budget de trésorerie, les
horizons de prévisions, nous nous sommes plutôt
intéressé au système de contrôle interne mis en
place
en matière de trésorerie.
L'étude s'articulera autour des deux parties
ci-après :
Dans la première partie nous essaierons de nous
familiariser avec nos deux structures d'accueils : « La
Brasserie du Burkina (BRAKINA) et la Société de
Distribution de Boissons (SODIBO) ».
Dans la seconde partie, après avoir décrit la
gestion quotidienne de la trésorerie au sein des deux
sociétés, nous procèderons a « L'analyse
de l'efficacité de la gestion de trésorerie des
sociétés BRAKINA et SODIBO ».
PREMIERE PARTIE : LA BRASSERIE DU BURKINA (BRAKINA) ET
LA SOCIETE DE DISTRIBUTION DE BOISSONS (SODIBO)
L'environnement économique et social des années 90
fut particulièrement marquant pour les entreprises du Burkina Faso.
En effet, elles se sont heurtées a de nombreuses
difficultés dont celles liées :
- aux effets pervers de la dévaluation du F CFA,
- au désengagement de l'Etat au niveau du soutien a
l'initiative privée,
- a la libéralisation des prix,
- etc.
Après les moments de turbulence des années 90, la
Brasserie du Burkina Faso (BRAKINA)
et la Société de Distribution de Boissons
(SODIBO) se présentent aujourd'hui comme des entreprises qui se
portent mieux dans le paysage économique burkinabé.
Gérés par le groupe Castel, la BRAKINA et la
SODIBO passent aujourd'hui pour être des modèles de secteur
privé investissant au « pays des Hommes intègres
». Des chiffres témoignent de la performance de cette
société et reflètent la réussite du processus
de privatisation en cours au Burkina Faso. Soixante (60) milliards de
F CFA de chiffre d'affaires, environ un virgule trois (1,3) millions
d'hectolitres (toutes boissons confondues) vendues en 2004, dix sept (17)
milliards de F CFA reversé a l'Etat au titre des impôts
et taxes, deux virgule six (2,6) milliards de F CFA de masse salariale annuelle
servie a quatre cent dix sept (417) employés permanents... Ces
données font de la BRAKINA et de la SODIBO un mastodonte sur la
scène des entreprises implantées au Burkina Faso.
Mais cela n'a pas toujours été le cas.
L'entreprise date d'avant les indépendances. Elle a connu des
moments difficiles avant sa reprise par le groupe Castel. Depuis le
contrôle de la BRAKINA et de la création de la SODIBO par le
groupe français, l'un des leaders mondiaux
de la brasserie, d'importants actes ont été
posés dans le but d'accroître les performances et la
capacité de la société.
Quelles sont les activités menées par la BRAKINA
et la SODIBO ? Comment fonctionnent- elles ? Quelles relations existent
entre ces deux sociétés ? C'est a ces questions que nous
tenterons de répondre dans cette première partie qui s'intitule
:
« LA BRASSERIE DU BURKINA (BRAKINA) ET LA SOCIETE DE
DISTRIBUTION DE BOISSONS (SODIBO »
CHAPITRE 1 : PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA
BRAKINA ET DE LA SODIBO
La BRAKINA et la SODIBO, a l'instar des autres entreprises,
présentent une structure assez
complexe. Ces deux entités juridiquement distinctes
cohabitent ensemble avec un personnel administratif commun.
Dans ce chapitre donc, nous allons nous consacrer a la
présentation de ces deux structures, car celle-ci constitue un
préalable a la compréhension de sa politique.
1 HISTORIQUE
1.1. LA BRAKINA
La Brasserie du Burkina (BRAKINA) a vu le jour sous
la Haute Volta a l'initiative du groupe BGI1 (Brasseries et
Glacières Internationales). Installée au départ comme
unité de mise en bouteilles de l'usine BRACODI (Brasseries de
la Côte d'Ivoire), elle prend son autonomie en 1960 sous le nom de
la BRAVOLTA (Brasserie de la Volta) et est complétée
par une seconde unité a Ouagadougou. Par la suite on
procédera a l'ouverture des centres de distribution de Banfora,
Koudougou, Koupèla et de Ouahigouya.
La réussite de la BRAVOLTA encourage dès
lors le groupe BGI a se lancer dans la production de boissons. C'est
ainsi qu'en 1977 une nouvelle société concurrente fit
son apparition : la Société Voltaïque de Brasserie
(SOVOBRA).
La gestion des deux sociétés était
assurée par le groupe BGI et elles cohabitaient jusqu'a
l'avènement de la Révolution de 1983 qui vint troubler
quelque peu leur existence. La BRAVOLTA devint alors BRAKINA et la SOVOBRA
est devenue SOBBRA.
Jusqu'aux années 1982 et 1983, la BRAKINA
fonctionnait avec des résultats positifs de vingt huit millions
huit cent vingt quatre mille (28 824 000) F CFA et de soixante
douze millions quatre cent un mille (72 401 000) F CFA. Les difficultés
commencèrent a partir de
1984 avec un déficit de cent quatre vingt un
millions quatre cent soixante quatorze mille (181 474 000) F CFA qui
persista jusqu'en 1985 avec cinq cent trente cinq millions trois cent
quatre vingt six mille (535 386 000) F CFA de
déficit. Ces mauvais résultats
entraînèrent des restructurations a partir des
années 1990, il y eût des licenciements
1 Les BRASSERIES ET GLACIERES INTERNATIONALES
(BGI),
producteurs de bières et de boissons gazeuses sont
nées en Indochine, il y a plus de 100 ans. Sous l'impulsion du groupe
Castel, les BGI se classent parmi les premiers groupes brassicoles mondiaux.
Présents dans 16 pays du continent africain, les BGI exploitent
directement 45 sites industriels.
économiques et la fermeture de l'unité
d'embouteillage de Gounghin et des centres de distribution de Banfora,
Koudougou, Koupèla et de Ouahigouya.
Pour assurer une meilleure gestion des deux
sociétés qui avaient été rachetées par le
groupe CASTEL2, la BRAKINA et la SOBBRA
procédèrent en 1992 a une fusion pour donner naissance a
une société unique dénommée : la BRAKINA. Elle est
de nos jours une société anonyme de droit privé au
capital de deux milliards cinq cent trente millions vingt mille
(2.530.020.000) F CFA divisé en deux milliards cinq cent trente
millions vingt mille (2
530 020) actions de dix mille (10 000) F CFA chacune
détenu a plus de 90% par le Groupe
BGI et le reste par des particuliers burkinabés.
La BRAKINA dispose désormais de deux usines
implantées respectivement dans les villes
de Ouagadougou dans la zone industrielle de Kossodo et
dans la zone industrielle de
Lafiabougou a Bobo-Dioulasso.
1.2. LA SODIBO
Dans le souci de faire face a la concurrence, de plus
en plus croissante, et d'avoir une meilleur efficacité dans les
ventes, il a été créé en 1994 une
société anonyme de droit privé,
la SODIBO (Société de Distribution de
Boissons) avec un capital de dix millions (10.000.000) F CFA
détenu a 100% par le Groupe BGI. Cette société
procéda en 1998 a l'ouverture des centres de distribution de
Koupéla et Koudougou, en 1999 celui du centre de distribution de
Ouahigouya ; en 2003 le centre de distribution de la ZAD a Ouagadougou et
depuis 2005 le centre de distribution du Grand Marché de Ouagadougou.
La SODIBO a son siège a Ouagadougou et est
située dans les mêmes locaux que la BRAKINA. Il en est
de même pour L'agence de Bobo-Dioulasso qui est un centre de
distribution sous la dépendance quasi directe de Ouagadougou.
2 ACTIVITES
2.1. LA BRAKINA
La BRAKINA est une industrie alimentaire spécifiquement
brassicole. Son activité est axée sur la production de boissons
gazeuses (en bouteille et en PET) et de la bière (en bouteille).
2 La présence du Groupe Castel en Afrique ne
date pas d'aujourd'hui :
Pierre Castel, dès les années 1950 s'est
intéressé a ce continent et a su développer des relations
très fortes avec les pays d'Afrique francophone. C'est en 1990 par la
fusion avec les BGI, que le Groupe Castel s'est définitivement
positionné comme le leader de la bière et des boissons gazeuses
en Afrique.
Les produits fabriqués par la BRAKINA et vendus a son
unique client, la SODIBO sont :
|
Bière (liquide)
|
|
Groupe BGI
|
Volume
|
Boissons sous licence
|
Volume
|
|
Brakina
|
65cl
|
Guinness
|
28,5 cl et 65cl
|
|
Castel
|
65cl
|
|
|
|
Flag
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
SOBBRA
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
Pression
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
Boissons gazeuses (liquide)
|
|
Groupe BGI
|
Volume
|
Boissons sous licence
|
Volume
|
|
Youki
|
50cl
|
Coca-cola
|
30 cl et 50cl
|
|
Bulvilt
|
33cl
|
Fanta orange
|
30cl et 50cl
|
|
|
Fanta Cocktail
Fanta citron
|
30cl et 50cl
30cl et 50cl
|
|
|
Sprite
Malta
|
30cl
33cl
|
|
Eau minérale
|
|
Dénomination
|
Volume
|
|
Lafi
|
0,51
|
|
Lafi
|
1,51
|
NB : L'eau minérale Lafi et les boissons gazeuses
Youki sont essentiellement produites a Bobo-Dioulasso, a cause de
la qualité de l'eau de source existant dans cette
ville.
La BRAKINA produit aussi du C02, de la drêche
(déchet obtenu dans le processus de fabrication de la
bière), des casiers (pour sa propre consommation).
Toutes ces productions sont dérivées du processus
de production de la boisson.
2.2. LA SODIBO
La SODIBO est une société commerciale ayant
pour vocation la vente, l'importation et l'exportation de boisson.
Elle commercialise des boissons en cannettes
importées en totalité du Togo, même si les
statistiques des ventes montrent que le chiffre d'affaires
réalisé par la SODIBO, est en majorité due a la vente
de la bière représentant environ 70% du chiffre d'affaire des
ventes totales.
On peut résumer les produits commercialisés dans le
tableau ci-après :
|
Bière (produite par la
BRAKINA)
|
|
Groupe BGI
|
Volume
|
Boissons produites
sous licences
|
Volume
|
|
Brakina
|
65cl
|
Guinness
|
28,5 cl et 65cl
|
|
Castel
|
65cl
|
|
|
|
Flag
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
SOBBRA
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
Pression
|
33cl et 65cl
|
|
|
|
Boissons gazeuses (produit)
|
|
Groupe BGI
|
Volume
|
Boissons sous licence
|
Volume
|
|
Youki
|
50cl
|
Coca-cola
|
30 cl et 50cl
|
|
Bulvit
|
33 cl
|
Fanta orange
|
30cl et 50cl
|
|
|
Fanta Cocktail
|
30cl et 50cl
|
|
|
Fanta citron
|
30cl et 50cl
|
|
|
Sprite
|
30cl
|
|
|
Malta
|
33cl
|
|
Eau minérale
|
|
Dénomination
|
Volume
|
|
Lafi
|
0,51
|
|
Lafi
|
1,51
|
|
Autres
|
|
Vin
|
|
|
Canettes
|
|
La Brasserie du Burkina Faso (BRAKINA) et la
Société de Distribution de Boisson
(SODIBO) se présentent aujourd'hui comme des
entreprises qui se portent mieux dans le
paysage économique burkinabé. Le dynamisme
de ses hommes et son mode de fonctionnement y sont pour quelque
chose.
CHAPITRE 2 : FONCTIONNEMENT DES SOCIETES BRAKINA
ET SODIBO
Nous venons de prendre connaissance avec nos deux
sociétés dans le chapitre précédent,
nous nous intéresserons maintenant a son
fonctionnement.
Deux éléments permettent le bon fonctionnement des
deux sociétés :
- D'une part sa structure organisationnelle ;
- D'autre part son environnement socio-économique.
1. LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Les sociétés BRAKINA et SODIBO n'existent
aujourd'hui que grâce a ses membres.
L'ossature de l'organisation structurelle actuelle des
sociétés BRAKINA et SODIBO se compose de la façon
suivante :
1.1. L'ASSEMBLEE GENERALE (AG)
Organe suprême d'orientation et de décision de la
BRAKINA et de la SODIBO, elle tient annuellement ses réunions entre
les mois d'avril et de mai. Elle apprécie les rapports des
commissaires aux comptes, procède a la répartition des
bénéfices conformément aux statuts
et les modifient au besoin. Elle peut être convoquée
en session extraordinaire pour délibérer sur des questions
urgentes.
1.2. LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le conseil d'administration est l'organe orientation de
supervision et de suivi de l'exécution des activités entre deux
AG et est composé de cinq (05) administrateurs.
1.3. LA DIRECTION GENERALE
La direction générale est le pouvoir
exécutif. Elle assure l'exécution des décisions prises en
instance supérieure ainsi que l'organisation et le contrôle des
autres directions et services et veille a la bonne marche des deux
sociétés.
1.4 LA DIRECTION TECHNIQUE
Elle s'occupe de la preparation des produits jusqu'a leur
mise en bouteille. Elle assure l'entretien de tout le materiel de
production et la logistique de l'entreprise.
En dehors de la mission de production et de l'entretien, elle
s'occupe aussi des commandes des matières premières pour la
production de l'entreprise (BRAKINA). L'activite industrielle
de la BRAKINA renferme trois grandes sections a savoir le service
entretien, l'embouteillage
et le service brassage.
1.5. LA DIRECTION COMMERCIALE
La direction commerciale elabore et met en oeuvre la politique
commerciale de l'entreprise. Elle s'occupe de la gestion des produits finis,
des ventes et de la gestion des emballages. Elle elabore egalement des
budgets previsionnels pour des campagnes publicitaires et
promotionnelles et guide aussi la production a travers les differents budgets
de vente qu'elle conçoit.
1.6. LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET
FINANCIERE
La BRAKINA et la SODIBO disposent en commun d'un service
financier qui intervient dans :
· La gestion des immobilisations (amortissements,
cessions, acquisitions) ;
· La gestion des matières premières
consommables ;
· La gestion des produits finis ;
· La gestion de la tresorerie.
La Direction Administrative et Financière joue un
rôle important dans la gestion des deux societes. (Voir organigramme
Annexe V)
1.7. LA DIRECTION DES RESSOURCES
HUMAINES
La bonne marche de toute entreprise est conditionnee par son
aptitude a gerer son potentiel humain. Cette fonction incombe au directeur des
ressources humaines, celui-ci execute les tâches suivantes :
La reception et la gestion des demandes d'emploi,
des recrutements, de la gestion des carrières, des licenciements,
des demissions, de la gestion des conflits, des autorisations d'absence ;
La tenue des fichiers individuels du personnel ;
Les relations avec le delegue du personnel, la
caisse nationale de securite sociale (CNSS), l'Agence Nationale de la
Promotion de l'Emploi (ANPE), l'inspection du travail ainsi que le tribunal du
travail pour regler les eventuels differends.
Outre les differentes directions citees ci-dessus, la SODIBO et
la BRAKINA dispose d'un departement d'audit, de contrôle de gestion, d'un
service informatique, d'un service transit,
et d'une infirmerie.
1.8 ORGANIGRAMME GENERALE DES SOCIETES BRAKINA ET
SODIBO
Les travailleurs de la BRAKINA et de la SODIBO se retrouvent dans
l'organigramme ci- après :
Assemblee Generale
Des actionnaires
Conseil d'Administration
Direction Generale
Assistance de Direction
Direction
Technique
Direction
Administrative et
Financière
Direction
Commerciale
Direction des
Ressources
Humaines
Direction
Agence Bobo
2. L'ENVIRONNEMENT SOCIO-ECONOMIQUE DES SOCIETES
BRAKINA
ET SODIBO
2.1 L'Etat
Il influence l'activite de l'entreprise par la politique
economique et en particulier par la reglementation qu'elle impose a
travers les differents impôts et taxes. En effet la BRAKINA
et la SODIBO sont soumises a la TVA, a l'Impôt sur les
Benefices Industriels Commerciaux
et Artisanaux (IBICA), a la Taxe sur les Boissons
Alcoolisees (TBA), a la Taxe sur les Boissons Non Alcoolisees (TBNA) et
l'Impôt Unique sur les Traitements et Salaires (IUTS), etc.
2.2 Les banques
La BRAKINA et la SODIBO sont en relation avec certaines
institutions financières de la place telles que : la BIB, la BICIAB, la
BOA, la SGBB, etc.
Ces banques reçoivent de l'entreprise les
depôts de fonds et règlent les fournisseurs de la societe.
A l'exterieur elle est en relation avec la BNP (Banque Nationale de Paris), la
BIAO (Banque Internationale de l'Afrique de l'Ouest), etc.
2.3 Les fournisseurs
La BRAKINA et la SODIBO s'approvisionnent en matières
premières consommables et fournitures auprès des fournisseurs
nationaux et etrangers. Nous avons regroupe quelques
un d'entre eux dans le tableau ci-après :
|
Fournisseurs locaux
|
Fournisseurs étrangers
|
|
ESMAF & SOSUCO pour le sucre
|
SACOFRINA pour les pièces de rechanges
|
|
SINAO pour les gritz de maïs
|
GLOBE pour les matières premières
|
|
GHOSSOUB pour les palettes
|
SONACER pour les bouteilles
|
|
PROMOPUB pour du materiel publicitaire
|
BGI et partenaires pour les films
|
|
ETIF pour du materiel publicitaire
|
DAP pour les plaques publicitaires
|
|
SONACEB pour les cartons et emballages
|
SISEP pour les preformes
|
|
FASOPLAST pour les casiers
|
AIR BORNS LABS pour les produits de
laboratoire
|
2.4 Les clients
La BRAKINA produit et vend la totalite de ses produits a la
SODIBO. Cette dernière a son tour met des actions en place pour ecouler
les produits en direction des grossistes.
2.5 Les concurrents
La devaluation et l'ouverture des barrières
douanières ont provoque une forte penetration de produits concurrents
sur le marche de la boisson. Ces concurrents sont : l'eau JIRMA, les
differentes eaux en sachets, les jus, la bière de mil (boisson locale),
les liqueurs, les boissons
en canettes.
2.6 Les consommateurs
La SODIBO distribuant une gamme variee de produits touche presque
toutes les categories
de consommateurs. Il arrive quelquefois que des
produits impropres a la consommation echappent au dispositif de
contrôle et arrivent sur le marche. Lorsque de tels produits sont reperes
par les consommateurs et portes a la connaissance de la SODIBO, ils font
l'objet d'un retrait immediat du marche et sont soumis a des analyses au
laboratoire.
2.7 Les syndicats
Les travailleurs de la societe BRAKINA militent dans un
syndicat appele SYNTB (Syndicat National des Travailleurs des Brasseries)
pour mieux defendre leurs interêts moraux et materiels.
2.8 Les partenaires étrangers
Il s'agit des societes qui fournissent une assistance
technique aux autres societes soeurs. Ainsi la BRAKINA beneficie de
l'appui de la SERTEC (Societe d'Étude et de Realisation Technique) et
de la TECHNIBRA (Technique des Brasseries).
Après avoir pris connaissance avec le mode de
fonctionnement de nos deux structures d'accueil, l'on se demande quelles
relations ces deux societes peuvent-elles entretenir ?
Et c'est ce que nous tenterons de faire ressortir dans le
chapitre suivant.
Chapitre 3 : RELATIONS ENTRE LA BRAKINA ET LA
SODIBO
Nous avons opte de porter notre etude sur l'analyse de
l'efficacite de la gestion de la
tresorerie des deux societes. Nous ne pouvons ignorer les
relations qui peuvent exister entre ces deux societes juridiquement distinctes
et cohabitant ensemble. Les deux structures ont tendance a ne faire qu'une
entite aussi bien pour le personnel que pour l'exterieur, car elles ont un
denominateur commun : la boisson.
1 RELATIONS FONCTIONNELLES
Face a l'enjeu economique actuel, les responsables de ces
deux entites ont decide de
synchroniser et de conjuguer leurs forces pour obtenir une
meilleure rentabilite. Cette union part du principe selon lequel «
la production entière de BRAKINA doit être
exclusivement vendue à la SODIBO qui la commercialise »
De ce principe decoulent necessairement de nombreuses relations
perceptibles dans divers domaines tels que les relations comptables.
2 RELATIONS COMPTABLES
Sur le plan comptable, les relations BRAKINA et
SODIBO sont très perceptibles
notamment avec la subdivision interne de ces services et l ' u t
i l i s a t i o n des notes de debit ou
de credit a differents postes comptables.
La meconnaissance de la SODIBO du grand public
prête souvent la confusion dans l'etablissement des factures ;
d'où l'utilisation de la note de debit qui represente une facture
permettant de transferer une charge d'une societe a une autre. Elle
permet d'etablir de nombreux liens comptables entre les deux entreprises.
Prenons un exemple pour illustrer ce propos :
« Monsieur X, agent a la BRAKINA emet3 un
chèque pour une partie ou tout de son salaire.
Si le chèque est sans provision, le tresorier
constate l'operation dans les comptes de la
SODIBO et fait une note de debit pour la transferer a BRAKINA
».
En resume, on s'aperçoit que la procedure comptable
est la même au niveau des deux entreprises sauf qu'elle est plus
importante a la SODIBO, car la grande majorite des recettes
3 Pour f a c i l i t e r la gestion des ressources,
certaines operations sont entièrement effectuees par l'une des deux
entreprises. Exemple
: les chèques emis par le personnel sont
entièrement payes par la SODIBO car la BRAKINA n'a qu'une caisse
depense.
sont engendree par la SODIBO. Elle dispose d'une caisse Recette
et d'une caisse Depense a l'oppose de la BRAKINA qui n'a qu'une caisse
Depense.
En outre, il arrive aussi que l'une des deux entites se charge
d'approvisionner les comptes de l'autre.
La BRAKINA, en effet dans l'optique de faciliter les
operations la reliant a la SODIBO
dispose d'un compte courant SODIBO. Il en est de même de la
SODIBO.
Le service comptable est l'une des pièces
maîtresses de la societe car c'est le lieu d'enregistrement
des entrees et des sorties de fonds. Il presente une certaine particularite
car
il tient a la fois la comptabilite de BRAKINA (societe
industrielle) et de la SODIBO (societe commerciale).
Afin de differencier les deux structures, les imputations sont
faites sur des fiches de couleur differente.
L'organisation comptable de la BRAKINA et de la SODIBO
respecte les conditions de regularite et de sincerite conformes aux
règles en vigueur.
La comptabilite des deux structures utilise le même
personnel dans un même bureau
et le service comptable est divise en tenant compte des
differents postes du bilan ci-après :
- La tresorerie,
- Les immobilisations et stocks,
- Les fournisseurs etrangers,
- Les fournisseurs locaux,
- Le service clientèle,
- Les impôts et taxes,
- Le service paie.
Bien que juridiquement distinctes, les deux
societes entretiennent des relations très perceptibles au
quotidien tant au plan comptable que fonctionnel parce que cohabitant
ensemble.
CONCLUSION
Nous venons de prendre connaissance avec les societes
BRAKINA et SODIBO a travers leurs historiques, leurs activites, leurs modes
de fonctionnement,...
Au cours de cette prise de connaissance nous nous sommes
rendus compte qu'au sein des deux societes il existe un departement charge de
la tresorerie.
DEUXIEME PARTIE : ANALYSE DE L'EFFICACITE DE LA GESTION
DE LA TRESORERIE DES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO
Après avoir pris connaissance avec nos deux structures
d'accueil, cette deuxième partie de notre etude sera centree sur
l'analyse de l'efficacite de la gestion de la tresorerie.
Dans ce cadre, nous aurons pour objectif essentiel
d'examiner les dysfonctionnements susceptibles d'affecter l'equilibre
financier des societes BRAKINA et SODIBO et de faire des recommandations
pouvant ameliorer la gestion de la tresorerie.
Si la tresorerie est un solde resultant de la comparaison entre
le Fond de Roulement (FR) et
le Besoin en Fond de Roulement (BFR), sa gestion au meilleur
coût depend en grande partie
du choix des ressources financières utilisees pour
satisfaire les differents besoins nes des differents cycles
d'investissement et d'exploitation.
L'appreciation de l'efficacite de la gestion de la tresorerie
tient necessairement compte des differentes sources de financement adaptees
aux besoins de l'entreprise, des previsions de tresorerie.
Malheureusement notre statut de stagiaire ne nous a pas permis d'avoir
accès a toutes les donnees notamment pour ce qui est des horizons de
previsions pour une analyse pertinente de l'efficacite de la gestion de
tresorerie.
L'angle sous lequel nous aborderons la gestion de la
tresorerie est assez different de celui habituellement adopte.
Notre demarche ne sera pas celle du commissaire aux comptes
ayant pour objectif d'emettre une opinion sur la regularite, la sincerite des
comptes et l'image fidèle des etats financiers; elle passera par
l'appreciation des dispositifs du contrôle interne relatifs a la
tresorerie d'où
le contrôle des comptes (banques et caisses).
Le contrôle interne, faut il le rappeler, est «
l'ensemble des techniques et procedures de mise
en oeuvre des tâches de l'entreprise ». Ces
techniques et procedures permettent une auto verification des tâches
executees afin de limiter d'eventuelles erreurs ou fraudes.
Aussi nous avons essaye au cours de notre passage dans les
societes BRAKINA et SODIBO
de contribuer a l'analyse de la gestion de la tresorerie.
Cette seconde partie decrit la gestion quotidienne de
la tresorerie et les resultats de notre analyse de l'efficacite de la
gestion de la tresorerie des societes BRAKINA et SODIBO a travers le
thème :
« L'ANALYSE DE L'EFFICACITE DE LA GESTION
DE TRESORERIE DES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO »
CHAPITRE 1 : LA GESTION QUOTIDIENNE DE LA
TRÉSORERIE
DANS LES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO
Ce chapitre se veut une description de la gestion quotidienne de
la tresorerie et de prendre
connaissance de la fonction de Tresorier, en nous
interessant aux missions qui sont les siennes ainsi que les outils
dont il dispose pour gerer au mieux la tresorerie des deux
societes.
Pour se faire, nous avons parallèlement a la description
des tâches du manuel de procedure
de la tresorerie, elabore une grille d'analyse des
tâches4.
Afin de ne pas alourdir le texte et pour eviter les redites
volontaires, nous remplacerons le titre de Tresorier dans certains cas par le
pronom personnel « Il ».
1 LES TACHES QUOTIDIENNES DU TRESORIER
Le Tresorier est charge de traiter toutes les operations des
recettes et depenses engagees par
l'Entreprise. Il a pour rôle :
d'etablir une situation journalière de la tresorerie
(tableau de bord);
de preparer des nivellements (ordre de virement ou
transfert);
d'etablir un etat mensuel des recettes;
d'etablir un etat comparatif des recettes annuelles;
d'etablir mensuellement les etats de rapprochement bancaires
;
divers.
1.1 Le Tableau de Bord
C'est un tableau qui recapitule par jour les recettes
perçues par les differents depôts, les depenses engagees et les
encours de paiement. Pour disposer de ce tableau, un travail
prealable doit être fait a savoir :
Le traitement des recettes.
Le traitement des depenses.
4 Voir Annexe III
1.1.1 Le traitement des
recettes5
Chaque jour, les « Caisses recettes » remettent
les brouillards de caisse et les remises de chèques au
Tresorier. A la reception, Il contrôle les remises de chèques par
rapport a leurs brouillards et Il les remet au Chef Comptable pour endosser les
chèques.
Ensuite Il remet a l'Agent de liaison qui est charge de faire des
copies et de les deposer en banque.
A son retour, il renvoie les reçus des remises au
Tresorier qui est charge de les joindre a ses pièces comptables et de
retourner les copies des remises et leurs brouillards aux Caissiers. Il prend
une feuille pour recenser les remises de chèques et les
versements d'espèces par banque, et il fait la sommation des
recettes perçues. Après ce travail, il
procède a l'imputation comptable qui consiste a prendre un
ticket de recette (couleur verte) pour enregistrer.
Pour ce qui est des traitements provenant des autres
depôts6 ; les differents documents, arrivent dans des
enveloppes cachetees au service « reception du courrier » qui
après enregistrement les remet a la tresorerie ; la Tresorier se
charge alors de depouiller les differents documents et de les classer par
banque, les reçus de versement pour imputer.7
Ajoutons egalement qu'en fin de semaine, les
banques des depôts procèdent a des nivellements de
comptes en faveur des comptes de Ouagadougou.
Le Tresorier reçoit un avis de credit et de debit
de la banque et il procède directement a l'imputation
comptable.
1.1.2 Traitement des dépenses
Elles sont constituees par les differents règlements
effectues aux fournisseurs locaux et etrangers, les impôts, les
salaires, les dividendes, les frais bancaires et les agios.
Lcs fournisscurs
Le Tresorier reçoit les règlements effectues
aux differents fournisseurs et procède aux depouillements : classe
les chèques joints a l'extraction pour imputer et remet les
factures
aux comptables fournisseurs BRAKINA ou SODIBO.
5 Les recettes proviennent uniquement de SODIBO
6 Les depôts qui ont pour mission de
ravitailler les differentes provinces.
7 Les saisies sont passees a la même date que
celles des Caissiers.
Qu'il s'agisse d'un règlement par chèque ou par
virement, il prend un ticket de depense de couleur rouge pour :
Lcs impôts
Les impôts sont payes a echeance et se composent
essentiellement de la TVA, CSB, ACOMPTE SUR IMF, CNSS, IUTS, TPA
etc. a la reception le Tresorier procède directement a
l'imputation.
Lcs salaircs
A la fin du mois, le Tresorier reçoit les ordres de
virement de salaires et procède a la comptabilisation.
Lcs dividcndcs
Aux paiements des dividendes des actionnaires, le
Tresorier reçoit une lettre chèque pour imputer.
Lcs frais bancaircs
La Banque prelève souvent des frais lors des operations
bancaires des deux societes ; lorsque
la banque envoie un avis de debit, le tresorier est charge de
passer les ecritures.
Après avoir impute les operations du jour, il
classe les imputations par banque dans differentes chemises, puis il
etablit le tableau de bord qui est compose de quatre parties :
· Le tableau pour Ouagadougou (BRAKINA et SODIBO).
· Le tableau pour Bobo (BRAKINA et SODIBO).
· Le consolide Ouagadougou et Bobo.
1.2 LES TRANSFERTS BANCAIRES OU NIVELLEMENT
Après consultation, le DAF ou le Chef Comptable peut
ordonner de faire des nivellements
de SODIBO a BRAKINA ou vice-versa, en fonction des disponibilites
de chaque societe.
Le Tresorier prepare donc un ordre de virement ; après
contrôle des superieurs, il reçoit un ordre de virement et
photocopie pour imputer a BRAKINA et SODIBO.
A BRAKINA le virement constitue une recette donc on utilise un
ticket de recette (couleur verte) et a SODIBO une depense, donc un ticket de
depense (couleur rouge).
I.3 L'ETAT MENSUEL DES RECETTES.
C'est un etat qui recapitule au jour le jour les recettes. A la
fin du mois, ce tableau permet d'obtenir les encaissements cumules
(chèques, espèces).
1.4 L'ETAT ANNUEL DES RECETTES
C'est un etat comparatif des recettes mensuelles entre deux
annees successives. A la fin du mois, quand on etablit l'etat mensuel, on
rentre le montant des recettes perçues et on compare par rapport
a l'annee precedente.
1.5 LES ETATS DE RAPPROCHEMENT BANCAIRES
Ce sont des etats etablis chaque mois par le Tresorier. Pour les
effectues, Il recupère avec la banque le releve du mois concerne de leur
compte et il tire le grand livre de la banque chez
« eux » pour comparer les ecritures en suspens.
C'est le rapprochement entre les ecritures passees dans les
comptes de l'entreprise. Il ressort que des corrections sont a faire soit par
« eux » soit par la banque. En d'autres termes, l'etat
de rapprochement permet une bonne vision dans toutes les
multiples ecritures passees.
1.6 AGIOS BANCAIRES
Les agios bancaires sont des commissions sur services que la
banque prelève a la societe, elle constitue des charges bancaires pour
l'entreprise.
Le Tresorier dispose d'un tableau qui recapitule les
agios preleves par les differentes banques par trimestre. A la reception du
ticket d'agios, le Tresorier comptabilise et met a jour le tableau.
1.7 DIVERS
1.7.1 Traitcmcnt dcs chèqucs
impayés
· Souvent les clients emettent des chèques sans
provision et la banque avise la societe par fax. A la reception du fax, le
Tresorier avise le service commercial et attend le retour de l'original pour
comptabiliser.
· Il arrive que les employes emettent aussi des
chèques sans provision et la banque avise la societe. A la
reception, le Tresorier fait des copies du chèque et le remet au service
du personnel pour mentionner le numero de l'interesse ; une copie au
comptable « paie » pour qu'il retienne a la fin du mois et
garde une copie pour imputer.
A l'imputation, le Tresorier distingue les employes de SODIBO
et BRAKINA ; s'il s'agit d'un employe de BRAKINA, on fait une note de
debit de SODIBO a BRAKINA.
1.7.2 Traitcmcnt dcs chèqucs ct
ristourncs
Souvent les ristournes octroyees aux clients sont reglees
par chèques bancaires. A la reception, le Tresorier est charge de
faire passer l'ecriture comptable.
2 L'INFORMATIQUE AU SERVICE DE LA GESTION
QUOTIDIENNE DE LA
TRESORERIE
Compte tenu des importantes contraintes
informationnelles (collectes, previsions,
rapprochements...) qu'impose la gestion de
tresorerie, il est devenu quasiment incontournable de recourir a
l'informatique et plus particulièrement a la micro-informatique pour
gerer la tresorerie d'une entreprise.
L'informatique est au service de la gestion de la tresorerie
dans les societes BRAKINA et
SODIBO.
En effet, il existe un service informatique charge du
suivi des operations relatives a l'informatique .Ce service assure
egalement l'installation et la maintenance du materiel informatique et
s'occupe de la formation des grossistes a certains logiciels de gestion.
Les deux societes investissent dans des logiciels de
tresorerie. Ces logiciels permettent de gagner en temps et constitue un
gage de securite dans la mesure où les procedures sont
verrouillees.
Parmi les outils utilises par le Tresorier dans sa gestion
quotidienne de la tresorerie, on peut citer le logiciel comptable nomme
GAEL et le tableur Microsoft Excel qui lui permet de confectionner des
tableaux où sont inscrites des donnees liees entre elles par des
calculs.
D'autres progiciels t el s que SIGMA et DELTA PAYE sont
aussi utilises. Par ailleurs on note aussi l'existence de LOTUS qui
ameliore et optimise le travail collaboratif entre
utilisateurs. Il permet la publication, la communication, la
collaboration et la coordination. Il
f a c i l i t e les liaisons avec Bobo-Dioulasso et les
depôts de province.
Le système bancaire le permettant, le
Tresorier a recours aux releves de banques quotidiennement par le
biais de l'internet.
Notre description de la gestion quotidienne de la
tresorerie des societes BRAKINA et
SODIBO est loin d'être exhaustive.
Elle permet juste d'avoir une idee globale des
tâches incombant au Tresorier et des outils dont il dispose pour
mener a bien sa mission.
Qu'a revele « notre analyse de l'efficacite de la
gestion de la tresorerie des societes
BRAKINA et SODIBO » ?
CHAPITRE 2 : NOTRE ANALYSE DE L'EFFICACITE DE LA
GESTION DE
TRESORERIE DES SOCIETES BRAKINA ET SODIBO
Ce chapitre fait ressortir les forces et faiblesses que
nous avons pu constater au cours de
notre stage dans la gestion de la tresorerie.
Comme annonce dans l'introduction de la seconde partie,
nous nous sommes interesse au système de contrôle interne en
matière de tresorerie (tresorerie recettes ; tresorerie depenses) mis
en place, dans le but de s'assurer de la separation des tâches
et des fonctions et de l'autorisation des paiements effectuees.
Les objectifs du contrôle interne en matière de
tresorerie sont :
- paiements effectues a des fins autorises et par un nombre
limite de personnes ;
- suivi rigoureux des encaissements ;
- protections des actifs liquides contre la fraude ;
- enregistrement correct des operations ;
- gestion efficace de la tresorerie.
D'où un ensemble de contrôle a envisager pour
atteindre ces objectifs.
Pour notre analyse, nous nous limiterons au contrôle des
paiements, des encaissements de la protection et conservation des valeurs
et de l'enregistrement comptable des operations de tresorerie ; et pour
se faire, nous nous sommes servi des questionnaires du contrôle
interne8 (voir l'exemplaire de l'annexe I) en matière de
tresorerie et du guide operatoire du contrôle interne : cycle
tresorerie9.
1 ETATS DES LIEUX DES FORCES
Notre stage au sein de la BRAKINA et de la SODIBO nous a permis
d'apprecier la manière
dont les flux de tresorerie sont securises.
C'est pourquoi nous avons voulu au niveau de cette partie nous
appesantir sur la securisation des flux de tresorerie qui ont pour objet de
limiter les risques d'erreur et de fraudes qui sont
au coeur de l'activite de la gestion de la tresorerie.
8 Il s'agit de questionnaires elabores par certains
professionnels de la comptabilite. On en trouve dans le livre « Les outils
de l'audit : Guides,... », ATH Guides, serie Audit financier, ed.Dunod,
1991
9 Voir annexe II
1.1 AU NIVEAU DES REGLEMENTS
Les societe BRAKINA et SODIBO effectuent des paiements
par banque (cheques ou virements) ou par traite. Ce mode de reglement assure
plus de securite aux mouvements des fonds et son contrôle par les
deux societes est assez aise. Des paiements en especes sont aussi
effectues.
1.1.1-Règlcmcnts par chèquc ou par
vircmcnt
Même si toutes les operations de reglement sont
effectuees par banque, des procedures10
complementaires ont ete mises en place pour avoir plus de
securite. Au titre des procedures donc on retient que :
V le Chef Comptable reçoit toutes les factures
a payer (seules les originales doivent servir de justificatifs de
paiement) et procede aux verifications suivantes :
· il s'assure que les factures portent le « bon a
payer », et que les liasses sont completes (facture, bon de commande,
bon de livraison, bon de reception) , rapproche le releve des
factures fournisseurs arrivees a echeance (etabli par le comptable) aux
factures interessees, et les vise ;
· indique au(x) comptable(s) les montants a
affecter par banque, apres verification par le DAF ou le chef
d'exploitation de l'ensemble des pieces comptables et avec son accord.
V le support de paiement peut être un cheque ordinaire ou
un cheque-lettre :
· Lorsque le reglement s'effectue par cheque ordinaire,
le comptable doit l'accompagner d'une lettre mentionnant les references du
cheque et de la facture correspondante ;
· La lettre est redigee en quatre (4) exemplaires :
l'original avec l'en-tête de la societe (BRAKINA ou SODIBO) accompagne le
cheque, une copie pour la « tresorerie », une copie pour le
secretariat (DAF), et la derniere pour le comptable (comptable «
fournisseurs BRAKINA » ou comptable
« fournisseurs SODIBO »),
10 Voir procedure de reglement par cheque a l'Annexe
VIII
· Le cheque-lettre est rempli en trois (3)
exemplaires : l'original pour le reglement, un exemplaire pour le «
comptable tresorerie », la souche est classee dans un chrono.
Le comptable etablit le support de paiement, le joint a la
facture et a l'echeance il le transmet pour signature au DG.
Celui-ci appose le tampon sec « Nom du Dircctcur
Général - SODIBO » sur le support de paiement, le
signe et met le cachet « payé DG » sur la
facture.
En l'absence du DG, le support est conjointement signe par le DAF
et le DT.
V les cheques doivent être signes uniquement par
des personnes autorisees en l'occurrence le DG, le DAF et le Chef comptable
;
V il doit exister des pieces justificatives attestant leurs
bien fonde ;
V leur enregistrement et leur expedition doivent être
faits correctement et dans les meilleurs delais.
A cet effet un nombre limite de personnes disposent
de la signature des cheques et sont agrees aupres des banques (le DG,
le DAF, le DT et le CC). Dans la pratique on procede souvent par
double signature et les signataires n'ont pas acces a la preparation
et a l'enregistrement des cheques.
Pour ce qui est de l'examen et de l'annulation des
pièces justificatives,
Le contrôle interne mis en place permet d'eviter
les doubles paiements ou des paiements indus. Les signataires examinent
les pieces justificatives jointes qui doivent être des
originaux.
Les signataires verifient que la procedure d'approbation
par les services responsables est appliquee de maniere claire. A
l'emission du cheque correspondant aux pieces justificatives, ces dernieres
sont annulees par une mention « paye » inscrite manuellement
a l'aide d'un tampon.
Des mesures specifiques et speciales pour les cheques sont prises
telles que :
V la redaction « anti-fraude » des cheques a
travers la repetition du montant en chiffres et en lettres et du nom des
beneficiaires en evitant les sigles.
V L'utilisation du cachet sec, infalsifiable.
1.1.2-Règlcmcnt cn cspèccs
Un principe fondamental d'un bon contrôle interne
est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectes
directement au paiement des depenses. L'application de ce principe permet un
meilleur contrôle des decaissements et encaissements mais en plus de
stabiliser le fonds de caisse des besoins de l'entreprise.
Au cours de notre passage a la BRAKINA et a la SODIBO
nous avons pu constater l'application de ce principe.
En effet, la SODIBO compte deux (02) types de caisse :
Une « caisse-recettes »destinee a recevoir les
reglements des clients ;
Une « caisse-depenses » destinee a recevoir les
divers reglements et a effectuer les menus-depenses.
Les « caissiers recettes » sont dotes chacun d'un
fonds dc caissc de cent cinquante mille francs
(150000) FCFA pour pouvoir rendre la monnaie aux premiers
clients du matin.
La caisse-depenses enregistre tous les mouvements de sortie de
fonds.
Une sortie de fonds ne peut se faire que sur la base d'un
bon dc caissc pre-numerote.
Le caissier etablit le bon de caisse jusqu'a concurrence
de cent cinquante mille francs
(150000) FCFA
Tout bon de caisse etabli doit être consigne par
le Directeur General, il est le seul qui autorise les sorties d'argent
et en son absence par le DAF et le DT.
Nous avons par ailleurs remarque aussi des correspondances
attestant l'approvisionnement
de la caisse depenses et l'effectivite du depôt
journalier des especes en banque. Toutes choses attestant l'application de
ce principe.
Les autorisations de depenses sont le fait de
plusieurs personnes ; ainsi nous avons pu constater l'existence d'un
systeme d'organisation stricte d'autorisations de decaissements11
devolues a des personnes limitees.
Pour ce qui est de l'examen et de l'annulation des
pièces justificatives
V le caissier verifie que les pieces justificatives
sont dûment autorisees en comparant les signatures y figurant
avec les modeles dont il dispose.
V Le caissier s'assure de l'identite du beneficiaire ; ce
dernier signe
obligatoirement un reçu que lui presente le caissier et
que lui même conservera ;
11 Voir procedure de decaissement en especes Annexe
VII
ou le beneficiaire doit contre signer des pieces
justificatives lui faisant reconnaître qu'il a reçu
les sommes demandees. Avant l'enregistrement comptable des
depenses, le caissier annote les pieces justificatives afin
d'empêcher leur reutilisation a l'aide d'une mention « paye par
caisse le... » et une numerotation. Il les comptabilise et les
classe ensuite selon leur ordre numerique. Cette methode permet d'eviter
les omissions et doubles enregistrements.
I.2 AU NIVEAU DES ENCAISSEMENTS
Les encaissements12 sont realises par banque ou
par caisse. Les encaissements en especes concernent essentiellement les
ventes qui sont importantes.
1.2.1-Lcs cncaisscmcnts par chèquc
Le courrier parvient non decachete a un service «
reception du courrier » qui est souvent le standard dont les employes
n'ont pas acces a la tresorerie et aux comptes « clients » ils sont
ensuite achemines a la tresorerie pour les diverses formalites a remplir.
Ensuite les personnes disposant de la signature en banque
sont autorisees a endosser les cheques par signature où a l'aide
d'un tampon.
1.2.2- lcs cncaisscmcnts par cspèccs
Le principe est le même que celui des decaissements. Les
recettes de la caisse ne doivent pas être affectees directement au
reglement des depenses. Comme mentionne plus haut ce principe est suivi
au niveau des societes BRAKINA et SODIBO.
Ce principe permet un contrôle plus efficace des
recettes ; l'envoi des recettes est presque evite car une banque de la
place est chargee de recuperer quotidiennement les especes au sein de
l'entreprise.
On distingue entre autres les encaissements provenant
de la realisation des recettes. A ce niveau le contrôle interne mis
en place assure a l'entreprise qu'elle a un systeme de contrôle des
recettes provenant des ventes au comptant. Tous les points de ventes
sont recenses et listes. Lors de la recuperation des fonds, on
s'assure par comparaison avec la liste prealablement etablie que toutes
les recettes ont ete collectees et remises en banque.
Pour la securisation des flux de tresorerie :
12 Voir procedure d'encaissement a l'Annexe VI
un accord a ete passe entre la SODIBO et la SGBB ; la SGBB
fait le deplacement pour la collecte des fonds :
· les recettes de la matinee sont remises le même
jour dans l'apres-midi a la banque,
· celles de l'apres-midi sont remises a la banque le
lendemain matin.
Pour chaque versement, la banque doit etablir un reçu
et remettre un exemplaire au caissier. Le reçu doit faire mention :
· de la date,
· du nom du client (SODIBO),
· du numero du compte,
· du libelle et du montant.
Apres chaque versement a la banque, le caissier doit
transmettre les originaux des reçus de versements a la tresorerie et
conserver les photocopies pour son classement.
1.3 PROTECTION ET CONSERVATION DES VALEURS
On note l'effectivite du depôt rapide des cheques
et des especes en banque et la tenue et conservation des valeurs en
caisse.
1.3.1 Dépôt rapidc dcs cspèccs ct dcs
chèqucs cn banquc
Le contrôle interne mis en place prevoit une
remise en banque aussi rapide que possible (remise journaliere). On note
egalement l'independance de la personne chargee du depôt des cheques en
banque (l'agent de liaison) de celles chargees de l'enregistrement des
comptes
« clients ».
1.3.2 Tcnuc ct conscrvation dcs valcurs cn
caissc
Les fonds et les valeurs comprennent entre autre les especes. On
note l'existence de deux caisses, chacune placee sous la responsabilite de deux
personnes distinctes.
Ces caissiers n'ont pas acces a d'autres fonds et ne
participe pas a l'approbation des justificatifs de reglement et pour
toutes sorties de fonds la « caisse depense » reçoit
l'autorisation de la depense.
Les fonds et les valeurs sont gardes dans un lieu sûr en
l'occurrence dans un coffre-fort non accessible a tous.
1.4 Enrcgistrcmcnt comptablc dcs opérations dc
trésorcric
Il s'agit essentiellement de la separation des
tâches, du contrôle des enregistrements et verifications.
1.4.1 Séparations dcs tâchcs ct
supcrvision
Les responsables de l'etablissement des journaux de
tresorerie n'effectuent pas seuls les rapprochements bancaires. Le chef
comptable et le DAF sont charges de verifier et d'apposer leur
visa.
Precisons que les rapprochements bancaires sont regulierement
etablis et que les soldes des comptes de banque sont regulierement rapproches
des montants apparaissant sur les releves bancaires afin de determiner les
erreurs commises par la banque ou par la societe.
1.4.2 Ics vérifications dc caissc
Les caisses sont verifiees periodiquement par un
responsable n'ayant pas acces aux operations d'encaissements et de
decaissements par especes. Ces verifications sont operees
de maniere inopinee.
Au niveau des ecritures comptables, les recettes sont
encaissees des que possible, même si elles ne sont pas encore
enregistrees et imputees. Les ecritures passees sont libellees avec
precision. A chaque compte bancaire correspond un compte comptable
specifique.
Au regard de la taille des deux societes et l'importance des flux
de tresoreries, les interfaces entre la comptabilite et la tresorerie sont
informatises, afin de limiter les risques d'erreurs.
L'acces aux fichiers comptables est reglemente et limite
aux seules personnes qui sont autorisees d'où l'utilisation des
« mots de passe » et le verrouillage automatique.
2 LES FAIBLESSES RENCONTREES
Les faiblesses rencontrees se situent entre autre au niveau du
contrôle des paiements, de
la protection et conservation des valeurs et enregistrement
comptable des operations de tresorerie.
2.1 AU NIVEAU DES REGLEMENTS
Etablissement des cheques ou des ordres de
virement
· Les cheques etablis au nom des beneficiaires
presentes aux signataires ne sont pas forcement barres.
· Leurs conservations jusqu'a l'envoi a leurs
destinataires releve de la secretaire du DAF.
Contróle des dépenses
Le caissier tient un carnet d'approvisionnement.
Lorsque l'encaisse est insuffisante, le « caissier depenses
» inscrit le solde en caisse dans
le carnet et le transmet au CC.
Le CC mentionne le montant de l'approvisionnement, vise
et fait etablir la lettre d'approvisionnement et le cheque au secretariat
de la DAF.
Nous remarquons donc que le reapprovisionnement de la caisse se
fait quand le besoin se fait sentir.
2.2 AU NIVEAU DE LA PROTECTION ET CONSERVATION DES
VALEURS
Il s'agit essentiellement de la garde et la conservation
des valeurs. Les carnets de cheques non utilises ou en service sont
gardes dans un tiroir sous la responsabilite du CC ; il fait partie
des signataires de cheques.
On aura remarque que les comptables aussi preparent les
cheques et parfois, le chef comptable lui même.
2.3 AU NIVEAU ENREGISTREMENT COMPTABLES DES
OPERATIONS DE TRESORERIE
Séparation des tâches et supervision
La tenue des journaux de tresorerie est effectuee par
des personnes qui ont acces aux comptes clients et fournisseurs, a
l'etablissement du cheque et a l'ouverture du courrier.
Au niveau des flux en especes, nous avons pu constater que malgre
le systeme de contrôle et
de securite mis en place, la personne qui encaisse est en
même temps celle qui fait l'etat de
sa caisse. La separation des fonctions n'est pas respectee a ce
niveau.
2.4 AUTRES FAIBLESSES
Au cours de notre stage, nous n'avons pas remarque un
suivi de la tresorerie en jour de valeur ; le Tresorier releve les
differents soldes bancaires jour apres jour par le biais du
net.13
En ce qui concerne le traitement des operations en valeurs
compensees, il contrôle les dates
de valeurs appliquees par les banques et adresse une reclamation
a la banque en cas de non respect des accords passes avec la societe.
Il nous a ete donne de constater que le Tresorier n'est pas
associe a l'elaboration du budget
de tresorerie ; Il n'intervient pas non plus dans la negociation
des conditions de banque.
13 Par exemple bicia net permet a ceux qui detiennent
un compte a la BICIA-B de consulter et de connaître leurs soldes a tout
moment
Notre analyse du contrôle interne en matiere de
tresorerie nous a revele quelques faiblesses dans la gestion
quotidienne de la tresorerie, le chapitre suivant donc se consacrera
entierement aux suggestions et reommendations pouvant ameliorer la gestion
de la tresorerie dans les societes BRAKINA et SODIBO.
Malgre ces insuffisances, la SODIBO et la BRAKINA ne sont pas
condamnees a disparaître surtout du fait qu'elle est soutenue par une
equipe tres dynamique et tres engagee.
La mise en oeuvre de nos recommandations, qui peuvent se
resumer a l'amelioration et au suivi des procedures et la necessite
d'integrer une nouvelle approche des problemes de gestion, peuvent
faire des deux societes un modele dans l'efficacite de la gestion de
tresorerie.
CHAPITRE 3 : RECOMMANDATIONS ET SUGGESTIONS
Notre analyse de la gestion de tresorerie au chapitre 2 a decele
quelques faiblesses que nous
tenterons de remedier a travers nos recommandations que nous
proposons dans ce chapitre.
Il s'agit de recommandations et suggestions en vue d'ameliorer
la gestion quotidienne de la tresorerie et la necessite d'avoir une vision des
problemes de gestion car comme le disait P. VALERY, « Le futur n'est
plus ce qu'il a ete et par consequent, les attitudes de pensees
comme les techniques de decision doivent s'ajuster a cette nouvelle donne
».
1 LA GESTION QUOTIDIENNE DE LA TRESORERIE
1.1 AU NIVEAU DES REGLEMENTS.
· Les cheques etablis au nom des beneficiaires
presentes aux signataires doivent être barres ;
· leurs conservations jusqu'a l'envoi a leurs
destinataires doivent releves strictement de la responsabilite des
signataires et qu'elles (les cheques) soient expedies rapidement ;
· que le reapprovisionnement de la caisse se fasse par le
systeme dit de « soldes fixes ».
C'est une technique de contrôle interne efficace pour
contrôler les depenses ; son emploi est possible que dans le cas
où l'entreprise gere separement les fonds correspondant aux recettes
et ceux qui servent a couvrir les depenses. Or c'est le
cas dans les societes BRAKINA et
SODIBO.
Cette technique consiste a maintenir le fonds de
caisse a un niveau fixe, determine par le montant des depenses
periodiques et courantes de l'entreprise. Les depenses font l'objet
d'etablissement de justificatifs. A tout moment le solde en caisse
s'epuisant au fur et a mesure des decaissements, le caissier se
reapprovisionne par un apport de fonds (virement, cheque, depôt
d'especes) egal au montant des depenses engages.
Les justificatifs seront examines et annules pour
empêcher les reutilisations et le reapprovisionnement de la
caisse devrait donc faire l'objet d'un compte rendu mensuel.
Ce systeme permet a la direction de l'entreprise d'exercer un
contrôle permanent des especes
et valeurs detenues en caisse.
1.2 AU NIVEAU DE LA PROTECTION ET CONSERVATION DES
VALEURS
Les carnets de cheques non utilises ou en service,
doivent être gardes dans un coffre fort sous la responsabilite de
la personne chargee de leur preparation ; il faudra donc charger des personnes
a ce niveau.
1.3 AU NIVEAU DE L'ENREGISTREMENT COMPTABLE DES OPERATIONS
DE TRESORERIE
Les personnes qui tiennent les journaux de tresorerie ne doivent
pas avoir acces aux comptes
« clients » et « fournisseurs », a
l'etablissement du cheque et a l'ouverture du courrier.
Cette separation des fonctions de Tresorier et de
Comptable est fondamentale ; en son absence les risques de fraudes sont
importants.
Nous avons par ailleurs constate un cumul de fonctions de
tenue des journaux de caisse avec celles de tenue de caisse ; ce cumul facilite
les detournements de fonds par les caissiers et les rend difficilement
detectables par un contrôleur ; une separation de tâche devrait se
faire a ce niveau.
1.4 AU NIVEAU DE LA GESTION DE TRESORERIE EN DATE DE
VALEUR.
La remuneration des services bancaires aux entreprises
se decomposent en taux, en commission mais aussi en date de
valeurs. La connaissance de ces conditions est indispensable au
Tresorier d'une part pour negocier avec les banques et d'autre part
pour doter l'entreprise de moyens pour gerer la tresorerie.
Parmi les conditions bancaires, la date de valeur fait souvent
l'objet de moins d'attention de
la part des Tresoriers alors que c'est elle qui servira de base
aux calculs des interêts.
La date de valeur est la date a laquelle la banque va
prendre en compte dans ses livres l'operation realisee avec l'entreprise.
Elle est differente de la date d'operation qui est la date
a laquelle l'operation a ete effectuee. D'une maniere
generale, les dates de valeurs sont posterieures aux dates d'operations
pour les encaissements et pour les decaissements les dates de valeurs
sont anterieures aux dates d'operations.
En jours calendaires, elles correspondent au jour du
calendrier.
En jour ouvrables, elles representent les jours de
travail legaux fixes par le code de travail de chaque pays.
En jours ouvrés, elles correspondent aux jours
où la banque est effectivement ouverte. Ainsi
un jour ouvrable n'est pas forcement un jour ouvre.
Les operations avec les banques doivent tenir compte de l'heure
de caisse ; c'est l'heure a laquelle la banque considere que sa journee est
terminee pour l'ensemble de ses operations ;
au-dela de cette heure, elle estime que l'operation a ete
effectuee le jour suivant.
Pour reduire le montant des frais financiers, il est
indispensable de gerer sa tresorerie a partir des soldes en date de valeur.
Il n'existe pas de gestion de tresorerie efficace a partir des
soldes en date d'operation. La tresorerie se gere de façon quotidienne
sur une fiche en valeur14.
Chaque jour le tresorier doit être en mesure de
faire des virements d'equilibrage entre ses differentes banques. Il devra
egalement gerer les mouvements dits aleatoires.
Les mouvements aleatoires sont ceux que l'on ne connaît pas
avec certitude au jour auquel
ils sont positionnes en date de valeur sur le compte. Ce sont
essentiellement les cheques au debit et les virements reçus.
Afin de rationaliser la gestion quotidienne de la tresorerie,
le Tresorier pourrait s'efforcer de specialiser chacune de ses banques par
type de mouvement, au dela des mouvements aleatoires. Pour cela, il
faudrait que la « tresorerie » soit distincte du service
comptable. Cette demarche permettra au service comptable de positionner les
mouvements par compte sans devoir interroger systematiquement le tresorier et
cree une routine de fonctionnement pour celui-ci.
1.5 LA LOURDEUR DES TACHES
Il nous a ete donne de constater au cours de notre passage dans
les societes BRAKINA et
SODIBO, la surcharge de travail que l'on demande du Tresorier du
fait de la centralisation
de la comptabilite. A cela s'ajoute les departs presque
simultanes de conges que nous avons constates.
En effet, a notre arrivee, 50% des employes de la
comptabilite etaient en conge. Cela a entraîne beaucoup de travail
au niveau des comptables. Aussi nous proposons donc que la politique de
depart en conge soit revue pour qu'il n'y ait pas de depart
simultanee ; a cet effet les departs pourraient être intercales a
l'echelle mensuelle.
Et en cas d'absence d'un des collaborateurs de la «
tresorerie », il conviendra de privilegier toujours le recours a un
« interim interne » celui-ci pourrait même être
assure par des personnes n'ayant pas d'experience prealable de tresorerie,
dans la mesure où ils sont deja
familiarises avec les differentes activites, et ont sur le
terrain une connaissance pratique.
14 Exemplaire de fiche en valeur Annexe IV
Toutefois a defaut de solution interne, on pourra faire
appel, par exemple, a des membres d'organismes avec lesquels des relations
a long terme ont ete etablies (cabinets d'audit par exemple).
2 NECESSITE D'UNE NOUVELLE APPROCHE DES PROBLEMES DE
GESTION
Le nombre de defaillances d'entreprises en difficulte ne
cesse de s'accroître dans notre
environnement. Un environnement qui est aujourd'hui
caracterise par une mutation technologique profonde et un decloisonnement
de l'economie.
2.1 UNE MUTATION TECHNOLOGIQUE PROFONDE
Pendant longtemps, la technologie etait consideree comme un
facteur exogene.
En dehors du monde economique, la croissance resultait du travail
et du Capital (industrie du travail et du capital).
Aujourd'hui, la totalite de la vie economique est construite
sur la technologie et on estime que d'ici a l'an 2010, plus de 75% du
chiffre d'affaires des entreprises, proviendront de produits qui n'etaient
pas sur le marche15.
Des lors la fonction recherches et developpement prend
desormais une place preponderante pour les entreprises en l'occurrence les
societes BRAKINA (societe industrielle) et SODIBO (societe commerciale).
Les deux societes ne doivent plus fonder leurs
strategies sur des produits vieillissants au risque d'être appelees
a disparaître.
Elles doivent de ce fait maîtriser le processus
technologique qui comprend la recherche et le lancement industriel et
commercial par un suivi du phenomene technologique qui commande donc une
nouvelle approche analytique et la mise en place d'un systeme
d'information
approprie.
15 Nous tenons ses informations du site Web de
Business mobile : businessmobile.fr/actualites/technologies
2.2 LE DECLOISONNEMENT DE L'ECONOMIE (INTEGRATION,
MONDIALISATION)
Cette dereglementation se manifeste dans notre environnement :
Au niveau de l'UEMOA (Union Economique et Monetaire Ouest
Africaine) par
le desarmement douanier depuis janvier 1998 et
l'harmonisation du droit des affaires ;
Au niveau de l'Europe par l'entree en vigueur de la
monnaie unique depuis janvier 1999 (concretement en 2002).
Consequences sur le management de l'entreprise, la
concurrence est donc devenue internationale. Les societes BRAKINA et
SODIBO font face a la concurrence interieure et exterieure.
La gestion de tresorerie est peut-être l'une des fonctions
financieres de l'entreprise qui a le plus evolue au cours des dernieres annees
en raison de l'evolution de son environnement et
de l'extension du champ d'activites de la tresorerie qui
integre aujourd'hui la gestion dynamique des risques.
Les deux societes devraient donc disposer d'informations, de
banques de donnees et se doter d'un systeme de veille technologique
internationale et aussi la mise en place d'un service charge de la
gestion des risques financiers en l'occurrence pour ce qui est du
risque de change, vu les relations commerciales tres importantes
qu'elles entretiennent avec les societes internationales.
CONCLUSION
Notre rapport portait sur l'analyse de l'efficacite de la
gestion de la tresorerie sous l'angle du systeme de contrôle interne en
matiere de tresorerie ; et c'est ce que nous avons fait, apres avoir decrit la
gestion quotidienne de la tresorerie dans les deux societes.
Pour les societes BRAKINA et SODIBO, ce rapport les permet de
redefinir leur systeme de contrôle interne en matiere de tresorerie en
vue d'ameliorer leurs performances et d'accroître leur activite et c'est
dans cette optique que nous avions fait quelques recommandations.
CONCLUSION GENERALE
La gestion de tresorerie a enormement evolue au cours de
ces dernieres annees ; la
fonction a gagne ses lettres de noblesse ; elle participe
pleinement, lorsqu'elle est bien maîtrisee, au degagement de resultat
pour l'entreprise, source d'amelioration de sa rentabilite.
C'est pourquoi, il est essentiel de bien planifier et de gerer
les flux de tresorerie ; car comme le fait ressortir un message que l'on trouve
sur le site16 de la banque royale du Canada, «
L'entreprise qui ne fait pas de profits se meurt lentement, mais
l'entreprise qui n'a pas de liquidites disparaît rapidement ».
En effet, toutes les entreprises de nos jours qui survivent
sur le marche et de surcroît prosperent, sont en general redevable a
l'efficacite de la gestion de tresorerie ; et les societes BRAKINA et SODIBO
n'echappent pas a la regle.
Toute entreprise doit disposer en permanence des ressources
suffisantes pour remplir ses engagements financiers (salaires, fournisseurs,
charges sociales et fiscales...). A defaut, elle serait declaree en cessation
de paiement et serait eventuellement liquidee. C'est ce qui arrive trop
souvent aux jeunes societes, faute de previsions realistes !
La tresorerie est donc un domaine tres sensible qu'il faut
gerer de façon quotidienne avec quelques outils et surtout une
veritable strategie. Mais si la problematique semble basique : «
recuperer l'argent qui est dehors », la combinaison des contraintes rend
les choses plus complexes. A la maîtrise des echeances sociales
et fiscales s'ajoute, entre autres, la planification des paiements
fournisseurs (dont les delais doivent être compatibles avec la
capacite a recouvrer les creances clients), le climat de confiance a instaurer
avec les banquiers, les previsions de l'activite de l'entreprise et
la disponibilite de fonds propres suffisants.
Gerer sa tresorerie, c'est être en permanence en prise directe
avec les flux reels et previsionnels, entrants et sortants, et avec ses
banques, pour pouvoir effectuer rapidement les ajustements necessaires.
C'est avant tout anticiper.
Il est egalement vital que soit regulierement evalue le mecanisme
de fonctionnement du contrôle interne en matiere de tresorerie et de
proceder a son adaptation.
N'est ce pas ce que nous tentions de faire a travers le theme de
notre rapport de stage
« Analyse de l'efficacite de la gestion de tresorerie
des societes BRAKINA et
SODIBO » ?
16
http://www.rbcbanqueroyale.com/expansentreprise/financement/be_cashflow.html
Apres avoir d'abord etudie ce qu'etaient reellement les
societes BRAKINA et
SODIBO, nous avons procede a l'analyse de l'efficacite
de la gestion de tresorerie existante. Finalement des suggestions ont
ete faites et nous avons propose des perspectives de mise en oeuvre.
Comme toute oeuvre humaine, notre travail est loin
d'être parfait et a donc des limites ; neanmoins, nous esperons
avoir apporte notre modeste contribution a la gestion transparente et
fiable de la tresorerie des societes en general, de la BRAKINA
et de la SODIBO en particulier.
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