Automatisation de la gestion de la centralisation des côtes des étudiants dans une institution d'enseignement supérieur et universitaire cas de l'institution supérieur de buta (isc-buta)

B. Processus de centralisation des cotes

Jury présent

Section disponible

ET

OP1

Dépôt grilles des cotes

Vérifier les cotes

KO OK

Dépôt effectué

Secrétaire disponible

Pas de dépôt

Président disponible

ET

Analyse des cotes

OP2

Etude des cas

Toujours

Secrétaire disponible

Analyse effectuée

Président disponible

ET

OP3	Calcul des cotes

Faire la somme des cotes

Incorrect Correct

Calcul effectué

Interpellation du titulaire

DG disponible

ET

Jury disponible

OP4

Centralisation des cotes

Etablir le tableau synoptique

- Contrôle des critères et pourcentages - Etablir les procèes-verbaux

Toujours

- Procès-verbaux de délibération - Tableau synoptique

Toujours

26

I.10. LE MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENT

Le Modèle Organisationnel des Traitements met en lumière les traitements effectués sur les données. C'est un ensemble des modèles qui intègrent les contraintes conceptuelles définies par MERISE.

Ce modèle est la formalisation de la structure et de la signification des informations décrivant des objets et des associations perçus d'intérêt dans le domaine étudié, en faisant abstraction des solutions et contraintes techniques informatiques d'implantation en base de données.

Le modèle organisationnel de traitement nous permettra de traiter la dynamique du système d'information, c'est-à-dire les opérations qui ne seront pas réalisées en fonction d'événement.

I.10.1. Définition des concepts²⁵

Le modèle conceptuel de traitement repose sur les notions suivantes :

? Poste de travail : est un centre d'activité élémentaire et opérationnelle de l'organisme comprenant tout c'est qui est nécessaire à l'exécution du traitement définit (automatisée ou non)

? Règle d'organisation : fixe l'organisation interne de l'entreprise, le temps définie pour le travail et les différentes modalités d'interaction avec les partenaires (acteur externe)

? Processus : Est un ensemble d'opération ou procédure fonctionnelle dans un traitement complexe d'un même domaine d'activité. Le processus est un enchainement d'opérations qui concourent à un même but.

? Différé ou automatique conventionnel (AC) : la procédure fonctionnelle dotée d'algorithme prédéfini et automatisable et entièrement exécuter par l'utilisateur et traitement par lot, L'intervention humaine est souvent limitée au seul lancement de procédure fonctionnelle.

? Temps réel ou automatisé batsh (AB) : il partage l'action entre l'individu et l'ordinateur. L'ordinateur doit donner des réponses rapides au dialogue qu'il a avec l'utilisateur ;

25 MBULI B.F., Op.cit..

27

? Manuel (M) : Le manuel est la procédure fonctionnelle qui privilégie les initiatives de l'utilisateur. Il est indépendant et complètement déconnecté de toute machine informatique ;

? Organisation : est une adaptation des fonctions de l'entreprise à l'environnement en les projetant sur les postes de travail

? Périodicité : Elle permet d'exprimer la fréquence d'exécution des procédures fonctionnelle.

? Organigramme : L'organigramme est un dessin représentant la structure d'organisation des postes de travail de l'entreprise ;

? Procédure fonctionnelle (PF) : La procédure fonctionnelle est un ensemble logique structuré d'actions élémentaires dont l'activation est provoquée par l'application d'un ou de plusieurs événements. Elle est réalisée par un même acteur et son déroulement ne nécessite pas l'intervention d'autres événements ou acteurs.

I.10.2. Règles d'organisation

1. Les activités commencent à l'Institut Supérieur de Commerce de Buta de 08H⁰⁰ à 18H⁰⁰.

2. A la fin de l'année académique, toutes les cotes sont déposées à la Section pour une centralisation et délibération.

3. La Section remet les cotes aux différents jurys et ces derniers les analysent et calculent

4. Après analyse et calcul, les jurys soumettent les résultats au président du jury central validation.

5. Les résultats délibérés par chaque jury sont validés par le Directeur Général faisant office du Président du Jury Général et enfin publiés.

I.10.3. Tableaux des procédures fonctionnelles

Dans cette étape, qui nous permet le découpage des opérations en procédures fonctionnelles, qui est une suite de traitements déclenchée par un événement.

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Tableau n°2 : Procédure fonctionnel du processus d'évaluation

PF	Déroulement	Action	Nature	Poste de travail
				Lieu	Responsable	Ressource
PF1	08H^00<t<18H^00	Enseignement	M	Auditoire	Enseignant	Cours
PF2	08H00<t<18H00	Evaluations des étudiants	M	Auditoire	Enseignant	Cours
PF3	08H00<t<18H00	Dépôt des cotes des étudiants	M	Section	Chef de section	enseignant

Tableau n°3 : Procédure fonctionnel du processus de centralisation des cotes

PF	Déroulement	Action	Nature	Poste de travail
				Lieu	Responsable	Ressource
PF1	08H00<t<18H00	Présentation situation des cotes des étudiants	M	Jury	Président du jury	Grille de cotes
PF2	08H00<t<18H00	Analyse et calcul des cotes	M	Jury	Président du jury	Grille
PF3	08H00<t<18H00	Correction ou modification des cotes.	M	Jury	Président du jury	Enseignant titulaire
PF4	08H00<t<18H00	Notification ou décision finale	M	Jury	Président du jury	Procès-verbaux
PF5	08H00<t<18H00	Réception et publication des résultats	M	Jury	Secrétaire du Jury	Procès-verbaux

Source : Nos propres analyses.

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I.10.4. Etablissement du Modèle Organisationnelle de Traitement

A. Le diagramme d'enchainement des procédures du processus d'évaluation

Déroulement	Enchaînement des Procédures fonctionnelles								Nature	Poste de travail
08H^00<t<18H^00				Et					M	Auditoire Enseignant Etudiant
	Enseignant disponible					Etudiants présents
		PF1		Enseignement
				Toujours
	Enseignement effectué					Liste de présence
08H^00<t<18H^00				Et					M	Auditoire Enseignant Etudiant
	Enseignant disponible					Etudiant présent
		PF2		Evaluation
				KO		OK
		Non admis à l'évaluation				Evaluation effectuée
08H^00<t<18H^00		Enseignant présent							M	Section Enseignant Chef de sec
						Section disponible
					Et
			PF3		Transmission cotes
					Toujours
		Cotes transmises

Fig. n°5 : MOT Processus d'évaluation Source : Nos propres analyses.

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B. Processus de centralisation

Déroulement	Enchaînement des Procédures fonctionnelles			Nature	Poste de travail :
08H^00<t<18H^00				M	Section Chef de section Grilles des cotes
08H^00<t<18H^00				M	Section Membres du jury Grilles
08H^00<t<18H^00				M	Section Membres du jury Ordinateur + imprimante
08H^00<t<18H^00				M	Section Membres du jury tableaux synoptiques
08H^00<t<18H^00				AC	-Section -Chef de section -Membres du jury - Procès-verbaux + tableaux synoptiques
08H^00<t<18H^00				AC	-Section -Tableaux synoptiques -Procès-verbaux

Source : Nos propres analyses.

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I.11. LE MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (MCD)

Le Modèle Conceptuel des Données (MCD) est un schéma qui représente ou fait référence à tous les objets du système d'information ainsi que les relations entre ces objets. Le MCD est basé sur les documents d'analyse d'un système d'information sans tenir compte des aspects techniques de stockage ni se référer aux conditions d'utilisation par tel traitement car c'est un niveau d'abstraction²⁶.

I.11.1. Définition des Concepts²⁷

L'élaboration du Modèle Conceptuel des Données, MERISE utilise cinq notions

suivantes :

* L'Entité : est un ensemble d'objets concrets ou abstraits de même nature. L'entité permet de modéliser quelque chose ou un objet que l'on se propose d'exécuter pour un ensemble d'objets de même nature.

* La propriété : est une donnée élémentaire d'une entité. Elle est unique dans un MCD et ne peut être rattaché à plusieurs entités différentes.

* L'association ou relations : une relation est un verbe qui décrit un lien entre deux ou plusieurs entités. Une relation est liée à chacune de ses entités par une patte.

* Les cardinalités : sont des valeurs numériques qui précisent la participation de l'entité à la relation. C'est-à-dire le minimum et le maximum de fois qu'un individu de l'entité peut être concerné par l'association.

* La Cardinalité minimum d'une relation : est le nombre minimum des fois où chaque occurrence d'une entité type -participe à la relation. La cardinalité minimum a deux valeurs possibles 0,1. On met 0 lorsque la participation de l'entité à la relation est une option c'est-à-dire facultative et 1 lorsque la participation de l'entité à la relation est une obligation.

* Cardinalité maximum d'une relation : est le nombre maximum des fois où chaque occurrence d'entité -type peut participer à une occurrence de relation au plus. Elle a deux valeurs possibles 1 ou n. On met 1 lorsque la participation de l'entité à la relation

²⁶ KUKUNI B. J., Techniques des Banques des Données, cours inédit, G3 IG, ISC-BUTA, 2019-2020

²⁷ Idem.

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est limitée c'est-à-dire l'entité participe une seule fois et 1 lorsque la participation de

l'entité à la relation est illimitée, donc l'entité participe plusieurs fois à la relation

? Règle de gestion : les règles de gestion du MCD précisent les contraintes qui doivent être respectées par le modèle.

? Identifiant : modélisation des propriétés contribuant à la détermination unique d'une occurrence d'une entité. Propriété qui permet de distinguer de l'entité -type les occurrences d'une manière unique.

I.11.2. Le dictionnaire des données

Un dictionnaire de données est un document qui permet de recenser, de classer et de trier les informations (données) collectées des entretiens ou de l'étude des documents. Voici le tableau qui représente le dictionnaire des données.

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Tableau n°4 : Dictionnaire des données

Nom de la donnée	Signification	Format (Type)	^Longueur	Nature		Règle de gestionSIT	Document
				E, CA, CO	SIG, MVT,
MatrEt	Matricule de l'étudiant	AN	20	E	SIG	A créer	Carte d'étudiant
NmEt	Nom de l'étudiant	AN	30	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
PsnmtEt	Post-nom de l'étudiant	AN	30	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
PrnmEt	Prénom de l'étudiant	AN	30	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
LinaissEt	Lieu de naissance de l'étudiant	AN	30	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
DatenaissEt	Date de naissance de l'étudiant	CO	10	CO	SIG	JJ/MM/AAAA	Carte d'étudiant
AdressEt	Adresse de l'étudiant	CO	50	CO	MVT	MAJ	Carte d'étudiant
PromEt	Promotion de l'Etudiant	AN	02	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
DeptEt	Département de l'Etudiant	AN	50	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
OptEt	Option de l'Etudiant	AN	50	E	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
AnnAcEt	Année Académique de l'Etudiant	CO	09	CO	SIG	MAJ	Carte d'étudiant
TelEt	N° de téléphone de l'étudiant	AN	13	E	SIG	+243	Carte d'étudiant
GenreEt	Genre de l'étudiant	AN	2	E	MVT	MAJ	Carte d'étudiant
MatrEns	Matricule de l'enseignant	AN	10	E	SIG	A créer	Fiche attribution cours
NmEns	Nom de l'enseignant	AN	30	E	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
PsnmEns	Post nom de l'enseignant	AN	30	E	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
PrnmEns	Prénom de l'enseignant	AN	30	E	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
AdressEns	Adresse de l'enseignant	AN	50	CO	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
TelEns	N° téléphone de l'enseignant	AN	13	E	SIM	+243	Fiche attribution cours
GradeEns	Grade académique de l'enseignant	AN	20	E	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
OrientEns	Orientation de l'enseignant	AN	30	E	SIG	MAJ	Fiche attribution cours
CodeCou	Code du cours	AN	10	E	SIG	A créer	Grille de point
Inticou	Intitulé du cours	AN	50	E	SIG	MAJ	Grille de point
CatCou	Catégorie du cours	AN	2	E	MVT	MAJ	Grille de point
VolHoCou	Volume horaire du cours	AN	4	E	MVT	MAJ	Grille de point
PondCou	Pondération du cours	AN	4	E	MVT	MAJ	Grille de point
CodeJury	Code du Jury	AN	10	E	SIG	MAJ	Liste composition des jurys
MembJury	Noms du membre du jury	AN	50	E	SIG	MAJ	Liste composition des jurys
FonctMembJury	Fonction du membre du jury	AN	50	E	SIG	MAJ	Liste composition des jurys

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I.11.3. Les règles de gestions

? Enseignant peut évaluer étudiants dans Cours.

? Etudiant peut être évalué dans plusieurs cours par Enseignant. ? Cours peut être évaluer par enseignant pour plusieurs Etudiants ? Un Etudiant peut être délibéré par jury,

? Jury doit délibérer Etudiants.

I.11.4. Graphe de dépendance fonctionnelle

Le graphe de dépendances fonctionnelles est une étape intéressante car, il épure le dictionnaire de données en retenant les données non déduites et élémentaires et il permet une représentation spatiale de ce que sera le futur MCD.

MatrEt

MembJury

FoncMembJuy

MatrEns

NmEns PsnmEns PrnmEns AdrssEns TelEns GradeEns OrientEns

CodeCou

NmEt PsnmEt

PrnmEt

LinaissEt DatenaissEt PromEt DeptEt OptEt

AnnAcEt TelEt

CatCou

CodeJury

IntiCou

CatCou

PondCou

Fig n° : Graphe de dépendance fonctionnelle Source : Nos propres analyses.

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I.11.5. Construction du Modèle Conceptuel de données existant (MCD Existant)

ENSEIGNANT

MatrEns NmEns PsnmEns PrnmEns AdressEns TelEns

GradeEns
OrientEns

JURY

CodeJury
MembJury

FonctMembJury

ETUDIANT

MatrEt NmEt PsnmtEt PrnmEt LinaissEt DatenaissEt AdressEt PromEt DeptEt OptEt AnnAcEt

TelEt

COURS CodeCou Intcou CatCou VolHoCou

PondCou

0,N

Evaluer

Délibérer

1,N

Fig. n°6 : Construction du MCD

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I.11.6. Lecture des cardinalités

1. Un Enseignant peut évaluer les étudiants dans plusieurs Cours.

2. Un Etudiant peut être évalue dans plusieurs cours par un Enseignant.

3. Un Cours peut être évaluer par un enseignant pour plusieurs Etudiants

4. Un Etudiant peut être délibéré par un jury et un jury. Ou un Jury doit délibérer un ou plusieurs étudiants.

CRITIQUE DE L'EXISTANT ET SOLUTION PROPOSEE

La critique de système est une étape très importante qui a pour but de se rendre compte du fonctionnement du système actuel en vue de découvrir certaines insuffisances éventuelles liées à son fonctionnement dans le but de proposer un système plus fiable et complet que le précédent, c'est - à - dire dégager les points forts et les points faibles du système existant.

Du point de vue organisationnel

L'ISC-Buta dispose des ordinateurs munis des systèmes d'exploitation Windows 7, 8 ou 10 et les logiciels d'application le paquet office (Ms Word et Excel, ...) pour la conservation des informations relatives à la gestion de la centralisation des cotes des étudiants et les dossiers sont bien classés et conservés dans des étagères. Les fichiers sous le format Word et Excel sont éparpillés dans l'ordinateur et cela présente un grand inconvénient celui de ne pas permettre de rassembler toutes les données dans une base de données facile à exploiter et à interroger au temps voulu. Les opérations de la centralisation des cotes des étudiants se font manuellement, ce qui entraine beaucoup de soucis de rechercher chaque fois les grilles des résultats pour recommencer à tout moment de faire une saisie manuelle en vue d'avoir un tableau synoptique et l'impression des bulletins de cotes des étudiants, cela pour chaque promotion.

Du point de vue traitement

D'après nos analyses et investigations au sein de l'ISC-Buta, en parcourant son système d'information actuel du MCC au MCD en passant par le MOT et le MCT, nous avons remarqué que les flux d'informations sont bien définis dans la gestion de centralisation des cotes des étudiants, mais il y a encore des tâches ou étapes qui sont retardées à cause de manque d'application et ne permettant pas une traçabilité et cette conservation n'inspire pas

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confiance car la sécurité n'est pas du tout garantie en cas d'incendie par exemple tout peut être perdu.

De ce qui précède, nous avons constaté les besoins de l'institution ainsi que les nouvelles fonctionnalités à intégrer dans la solution informatique qui comporte les volets orientant notre travail :

· Enregistrements des étudiants ;

· Saisie et calcul des cotes des étudiants par promotion et par filière ;

· Gestion de grilles de points ;

· Gestion et impression des résultats de chaque session ;

· Sécurisations et sauvegarde des données ;

· Disponibilité et impression des bulletins de cotes.

Et nous suggérons une dotation des outils informatiques avec le logiciel approprié et formation des utilisateurs dans le service concernant la gestion de centralisation des cotes des étudiants pour y installer une application qui sera à même de donner la possibilité à une gestion rationnelle malgré le coût des matériels sera une solution souhaitée.

Dans ce chapitre, il était question de passer en revue tous les concepts qui sont utilisés dans ce travail et analyser les points portant sur la présentation de notre milieu d'étude dans son deuxième point et nous avons finis par l'analyse du système d'information existant.