Automatisation de la gestion de la centralisation des côtes des étudiants dans une institution d'enseignement supérieur et universitaire cas de l'institution supérieur de buta (isc-buta)

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE BUTA « I.S.0-BUTA »

iscbutaq gmail.com

DEPARTEMENT DES SCIENCES INFORMATIQUES

·

AUTOMATISATION DE LA GESTION DE CENTRALISATION
DES COTES DES ETUDIANTS DANS UNE INSTITUTION
D'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE.
CAS DE L'INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE
BUTA (ISC-BUTA)

Par

Guy ATALO MALASA

Travail de fin de Cycle

Présenté en vue de l'obtention de diplôme de Graduat en Sciences Informatiques

Option : Informatique de Gestion

Directeur : CT. h. Joseph KIKUNI Bungulu Encadreur : Ass. Ir. Alpha BISOKOLOKO Makolo

ANNEE ACADEMIQUE 2019-2020 Première session

INTRODUCTION

L'informatique est une science de traitement automatique de l'information, est en soi un domaine pratiquement qu'on ne peut éviter dans la réalisation de plusieurs problèmes, surtout ceux liés à la gestion des structures organisationnelles.

A ce jour, la science informatique est au centre de toutes les activités humaines, car elle a atteint une évolution technologique considérable dans différents domaines de la vie comme : mathématiques, géographie, chimie, ... Cette évolution est indispensable pour résoudre les problèmes rencontrés dans la vie courantes, Pierre-Alain MULLER et Nathalie GAERTNER pensent que « l'informatique s'est glissée imperceptiblement dans la quasi-totalité des nos activités quotidiennes »¹.

Jusqu'à présent, l'ordinateur reste le moyen le plus sûr pour le traitement et la sauvegarde de l'information. Cette invention a permis d'automatiser les systèmes de données des entreprises, ce qui est la partie essentielle dans leur développement aujourd'hui.

Les institutions d'Enseignements Supérieures et Universitaires font partie intégrante des établissements que l'informatique pourra beaucoup aider. C'est en restant dans cette logique que nous menons la présente étude à l'Institut Supérieur de Commerce de Buta où, nous concentrons notre attention sur la problématique de la centralisation des côtes des étudiants.

0.1. Etat de la question

Nous ne pouvons pas nous prétendre être le pionnier à travailler sur ce sujet de l'automatisation des cotes. D'autres chercheurs ont déjà mené des recherches dans le même ordre d'idée allant dans un sens ou dans un autre. Dans le cadre de la présente étude, nous nous sommes inspirés des travaux des chercheurs ci-après :

CHEBBI BASSEM s'est penché sur la « Conception et réalisation d'une application web de gestion de notes à l'IELSHT »² . Il a abordé son travail par une problématique dont la question principale était de trouver une solution informatisée pour la gestion de la scolarité de l'Institut Préparatoire aux Etudes Littéraires et Sciences Humaines

1 MULLER Pierre-Alain et GAERTNER Nathalie, cité par LIMEKA LI-MABILA, Conception et réalisation d'un système d'information de gestion académique, cas de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa, Mémoire, inédit, ISC/GOMBE 2012 - 2013, p.2.

²CHEBBI BASSEM, Conception et réalisation d'une application web de gestion de notes à l'IELSHT, Rapport de Stage de Fin d'études, (inédit) en LASTIC, UV-Tunis, 2014 -2015.

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de Tunis (IPELSHT). A cette question, il a conçu une application efficace pour la gestion des résultats et des bulletins de notes des élèves pour remplacer le système de gestion existant qui était manuel.

Pour réaliser son travail, il a fait usage de la méthode analytique et l'observation comme technique. Comme résultat, il a développé une application de gestion des notes des examens du département d'informatique. Ce logiciel a répondu aux besoins suivants : d'utilisation d'un SGBDR Client/serveur, qui permettra l'utilisation en réseau de l'application (intranet ou internet) et le développement d'une application efficace, fiable et sécurisée.

Martine BILAME KOMBOZI, a travaillé sur la « Conception d'une application de gestion des inscriptions et paiement des frais scolaires au sein d'une école primaire. Cas de l'école primaire Ndolenge/Tshopo»³.

Le problème constaté par l'auteur est que, le système d'information que l'école primaire Ndolenge utilise pour sa gestion est manuel et, a des insuffisances. Ainsi, pour résoudre les méfaits constatés, il a conçu une application d'une base des données en VB.Net (Visual Basic. Net), un système d'information automatisé pour la gestion de frais scolaires qui favoriserait la bonne gestion de frais scolaire, inscription des élèves, ainsi que l'impression en temps opportun des fiches d'inscription des élèves et les reçus de paiement des frais scolaires.

L. LIMEKE LI-MABILA, a concentré son attention sur la « Conception d'un système d'information de gestion académique, cas de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa, en sigle l'I.S.C./Kin »⁴.

Il a constaté que, la "Gestion Académique" dans l'administration des universités, des instituts supérieurs et des grandes écoles reste le plus saillant, voire préoccupant des problèmes, auquel les dirigeants responsables et prévoyants cherchent à tout prix à trouver des solutions les plus adéquates possibles afin d'assurer l'organisation et la structuration des divers postes de travail, la fiabilité dans le traitement, la diffusion et la recherche des informations dans le

3 BILAME M.K., Conception d'une application de gestion des inscriptions et paiement des frais scolaires au sein d'une école primaire. Cas de l'école primaire Ndolenge/Tshopo 2016 - 2017, TFC,(inédit), Sciences Informatiques, ISC-KIS, 2016 -2017.

4 LIMEKA LI-MABILA, Conception et réalisation d'un système d'information de gestion académique, cas de l'Institut Supérieur de Commerce de Kinshasa en sigle ISC/Kin, Mémoire, inédit, Sciences Informatiques, ISC/KIN, 2012 - 2013.

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but d'éviter la lourdeur et l'encombrement dans l'environnement de travail. Car, gérer une entité de l'entreprise, c'est la pourvoir avec minutie de toutes les ressources nécessaires, d'une bonne politique et d'une bonne stratégie de gestion ainsi que des outils spécifiquement adaptés afin d'atteindre les objectifs assignés par celle-ci.

En abordant ce sujet, son objectif était de mettre en place un "Système d'Information automatisé de Gestion Académique" pour satisfaire les besoins des utilisateurs et atteindre dans un temps record les objectifs poursuivis par le Système de Pilotage de l'organisation.

Pour rassembler les informations nécessaires à son étude, il a utilisé diverses méthodes : Merise, analytique, structuro fonctionnelle et méthode de GANT qui lui ont permit de comprendre les besoins des utilisateurs afin de préparer les solutions possibles, ainsi que les techniques d'entretien ou technique d'interview, l'observation et l'herméneutique.

A la fin de ses investigations, il a mis sur pied un système d'information de gestion académique qui a permis de traiter avec sérénité les opérations des inscriptions, de contrôle de scolarité et surtout les données stratégiques de délibération des résultats des étudiants avec rapidité et fiabilité afin de sauvegarder la notoriété de l'organisation et garantir le respect du calendrier académique.

MPIA LOLIKI Ornella⁵, dans son travail basé sur la Conception d'une application pour la gestion de l'attribution des cours dans une institution supérieur et universitaire, a axé son attention sur le « Cas de l'Institut Supérieur de Commerce de Kisangani ».

Dans sa problématique, elle a constaté que l'Institut Supérieur de Commerce de Kisangani était confronté aux diverses difficultés dans sa gestion des attributions des cours notamment : Erreur d'attribuer un cours à deux enseignants ; risque de doter à un cours plus ou moins de volume horaire prévu ; lenteur dans l'élaboration de rapport des statistiques des cours attribués.

5 MPIA L.O., Conception d'une application pour la gestion de l'attribution des cours dans une institution supérieure et universitaire. « Cas de l'Institut Supérieur de Commerce de Kisangani, TFC (inédit) Sciences Informatiques, ISC-Kisangani, 2016-2017.

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En réalisant ce travail, l'objectif assigné par le chercheur était d'obtenir une meilleure application pour la bonne gestion d'attribution des cours. Et, il s'est servi des méthodes et techniques telles que : La MERISE, la méthode comparative ; la technique d'interview et la technique comparative.

Comme résultat, une application pour la gestion de l'attribution des cours a été conçue pour pallier aux diverses difficultés dans sa gestion des attributions des cours.

Il est clair que les travaux ci - haut cités traitent aussi de la mise en place des applications pour la gestion automatisée au niveau de l'enseignement supérieur et universitaire et autres institutions d'enseignement. Mais notre travail se démarque de ces études par le fait qu'il va se focaliser sur la centralisation des côtes des étudiants de l'ISC-Buta.

0.2. Problématique

La problématique est définie comme l'ensemble des problèmes posés dans un domaine de recherche⁶. Elle peut être posée d'une manière affirmative ou interrogative cependant, elle est toujours établie avant de procéder à la recherche.

Certes, l'informatique a permis d'accroitre l'exactitude dans l'exécution des tâches et de réduire le temps de traitement d'information et faciliter l'accessibilité à l'information.

Le problème de la gestion de centralisation des côtes des étudiants, dans des instituts supérieurs reste préoccupant parmi tant d'autres problèmes, auquel la recherche des solutions les plus adéquates doivent être trouvées par les responsables de ces institutions afin, d'assurer la fiabilité dans le traitement des côtes des étudiants dans le but, d'éviter la lourdeur et, l'encombrement dans l'environnement de travail.

Au Bas-Uélé, la plupart des institutions n'utilisent l'ordinateur qu'à des fins ordinaires qui font recourt au Microsoft Office principalement pour le traitement de texte, Excel pour des calculs élémentaires, Powerpoint pour des projections, ... Et dans ces structures, plusieurs services ne sont pas informatisés moins encore automatisés, alors les systèmes d'information manuels dont disposent ces institutions actuellement ne permettent

6 MAPESA L. Z., Initiation à la recherche scientifique, cours inédit, G2 IG, ISC-BUTA, 2018-2019.

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pas la centralisation rapide de toutes les informations par exemple, celles de l'Enseignement Supérieur et Universitaire pour la centralisation des cotes des étudiants. Ceci cause trop de peines pour la délibération des résultats et la délivrance des bulletins de cotes. Tout ceci impose tant de sacrifice en terme de temps, tant de fatigue en terme d'énergie et tant de souci.

Cependant, après cet état de chose, nous nous sommes posé les questions suivantes pour bien cerner cette problématique :

? Par quelle nature de système se fait actuellement la gestion de centralisation des cotes des étudiants au sein de l'ISC-Buta ?

? Quels sont les points forts et les points faibles du système actuel de gestion de centralisation des cotes des étudiants ?

? Quelle peut-être notre contribution pour améliorer et rationaliser le système actuel ?

0.3. Hypothèses

Une hypothèse est une explication qui peut être accepté comme vraie d'un phénomène naturel, provisoirement admise et destinée à être soumis au contrôle méthodologique de l'expérience⁷. Il s'agit donc d'une simple supposition, appartenant au domaine du possible ou du probable, c'est aussi une tentative qui nous permet de prendre la solution aux problèmes.

Notre recherche étant du type appliqué c'est-à-dire, qui vise à apporter des éclaircissements sur un problème dans une intention d'application pratique⁸, nous avons préétabli comme réponses aux questions ci- dessus posées que :

? La gestion de centralisation des cotes des étudiants au sein de l'Institut Supérieur de Commerce de Buta se ferait par un système manuel.

? Les points forts du système actuel seraient la conservation des informations sur format durable (papier), une certaine traçabilité et la possibilité de recherche d'information. Tandis que les points faibles seraient l'encombrement d'espaces avec des papiers, les risques élevés d'erreurs lors des traitements ou calculs, la perte facile d'information et toutes les traces en cas de calamités.

7 Dictionnaire Universel, Edition spéciale République Démocratique du Congo, Hachette international, 2010 p.619.

8 MAPESA L. Z., op. cit.

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? En tant que futur Ingénieur Informaticien, nous proposons que la nature du Système d'Information bascule du manuel à l'automatique. Ceci pourrait contribuer à améliorer et à rationaliser le système actuel.

Ces solutions provisoires nous servirons de guide dans notre recherche lors de l'expérimentation qui nous permettra de vérifier nos hypothèses.

0.4. Objectifs du travail

Les objectifs poursuivis dans l'élaboration de ce travail si ambitieux comme tant d'autres travaux scientifiques sont :

? Analyser le Système d'information actuel de gestion de centralisation des cotes des étudiants;

? Dégager les points forts et les points faibles du système actuel.

? Proposer un nouveau système d'information capable de résoudre les problèmes constatés, améliorer et rationaliser le système actuel. Cette application sera capable de produire automatiquement : les tableaux synoptiques pour chaque promotion et les bulletins de cotes pour chaque étudiant.

0.5. Choix et intérêt du sujet 0.5.1. Choix du sujet

Le choix porté sur ce sujet revêt d'une importance capitale vu sa rareté dans le domaine de recherche scientifique en informatique de gestion dans notre milieu, car il y a absence des preuves tangibles de son existence dans les différentes institutions supérieures et universitaires du Bas - Uélé.

0.5.2. Intérêt du sujet

L'intérêt ayant motivé le choix du présent sujet, se situe à deux niveaux :

- Sur le plan pratique

Ce travail nous permet d'apporter une certaine amélioration dans le fonctionnement du service concerné, afin de réduire certaines erreurs et difficultés ayant trait à la gestion de centralisation des cotes des étudiants, c'est - à dire suivre toute la procédure effectuée, enfin de pouvoir éditer automatiquement les résultats. Mais aussi, cette application permettra à l'ISC-Buta de se démarquer des autres institutions publiques que privées en

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bénéficiant du développement de ce programme qui constitue un outil de gestion efficace. En outre, ce travail constitue un cadre de référence pour d'autres chercheurs.

- Sur le plan scientifique

Le présent travail constitue un important apport en appui à la gestion de la centralisation des cotes des étudiants dans une Institution d'Enseignement Supérieur et Universitaire. C'est ainsi que, par l'implémentation de ce nouveau système d'information, ce travail sera simplifié et amélioré.

0.6. Délimitation de l'étude

La délimitation de la présente dissertation se fait dans le temps et dans l'espace.

a) Dans le temps

La durée de vie de cette application n'est pas définie, compte tenu des mutations ou mouvements au niveau des restructurations des promotions à l'ISC-Buta, nous testons notre recherche pour l'année académique 2017- 2018.

b) Dans l'espace

Cette étude est également restreinte géographiquement à l'Institut Supérieur de Commerce de Buta, au Département de l'Informatique de Gestion pour la premier et de deuxième promotion pour l'automatisation de la gestion de la centralisation des cotes des étudiants car l'Institution est en progression.

La généralisation de cette application à toutes les universités ou institutions supérieurs devra être prise en considération qu'avec beaucoup plus de prudence ; car, chaque institution a des organisations propres et particulières.

0.7. Méthodes et techniques utilisées

Pour rassembler les informations nécessaires à notre étude, nous avons utilisés diverses méthodes et techniques. Ces méthodes nous ont permis de comprendre les besoins des utilisateurs afin de préparer les solutions possibles ainsi que leurs appréciations et de comprendre comment représenter notre application.

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0.7.1. Méthode

La méthode est un ensemble d'opérations intellectuelles permettant d'analyser, de comprendre, d'expliquer la réalité étudiée. Elle désigne une démarche logique⁹.

Voici les méthodes qui nous ont servi de réaliser le présent travail :

? La méthode structurelle-fonctionnelle de Parsons et Morton, qui consiste à distinguer dans les systèmes sociaux les composantes structurales, puis à définir leur rôle les unes par rapport autres¹⁰. Cette méthode nous a permis de comprendre les différentes structures de l'Institut Supérieur de Commerce de Buta ainsi que, leurs fonctionnements.

? La MERISE (Méthode d'Etude et de Réalisation Informatique pour le Système d'Entreprise), permet de concevoir un système cohérent d'information et l'analyser après avoir découvert certaines faiblesses. Elle nous a permis de faire l'analyse du système de gestion ou d'information existant pour arriver à concevoir et modéliser un système d'information futur¹¹.

0.7.2. Techniques

Une technique est un moyen précis pour atteindre un résultat partiel, à un niveau et à un moment précis de la recherche.¹² Pour ce travail les techniques utilisées sont listées comme suit :

1. L'entretien : la technique d'entretien également appelé technique d'interview se caractérise par un contact direct entre le chercheur et ses interlocuteurs. Il déroule sous forme de conversation. Cette technique nous a permis d'interroger les personnes ou les utilisateurs concernés par ce projet.

2. L'observation directe : consiste à recueillir les informations d'une manière brute dans le sens où elles n'ont pas été spécialement aménagées voire arrangées pour lui. Elle nous a permis d'analyser et de nous rendre compte du fonctionnement et du comportement du système existant.

3. L'herméneutique : est la technique qui permet d'interpréter les livres ou les symboles, celle -ci nous a permis de parcourir les divers documents tout en

9 A. Masiala, Guide de la recherche en sciences humaines. Rédaction et présentation d'un travail scientifique. 2^e Edition, Centre éducatif congolais. Kinshasa, 2012. pp 24-25.

10 http : // cocoWikipedia.org (consulté le 13/10/2019 à 10H³⁰)

¹¹ MBULI BITANDE F., Méthodologie d'Analyse Informatique, cours inédit, G3 IG, ISC-BUTA, 2019-2020.

12 MAPESA Z., Op.cit.

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interprétant et en critiquant leurs textes, les théories des auteurs et les symboles utilisés.

0.8. Difficultés rencontrées

L'automatisation de la gestion de la centralisation des cotes qui fait l'objet de notre travail est une nouvelle technologie dans notre formation. Ainsi, pour la réalisation du présent travail, il a fallu d'énormes efforts à rapport avec la documentation et le travail assidu pour la mise en oeuvre du présent système.

En cela, vu la rareté de cette étude dans notre milieu, nous signalons que nous avons fait face à plusieurs difficultés afin de réaliser le présent travail, nous citons :

? L'insuffisance de la documentation actualisée en rapport avec notre sujet dans notre bibliothèque et cela nous a obligé d'utiliser plus l'Internet ;

? Le manque d'une connexion Internet à haut débit pour la consultation des certains ouvrages sur web.

Néanmoins, il sied de signaler qu'en dépit de ces difficultés, avec une bonne base que nous avons eue de nos enseignants, nous nous sommes assorti, pour ainsi arriver à la réalisation de ce présent travail.

0.9. Structure du travail

Outre l'introduction et la conclusion, ce présent travail comprend trois chapitres

suivants :

? Le premier chapitre qui élucide la revue de littérature et l'Analyse du système existant ; ? Le deuxième chapitre est axé sur la Conception du système d'information futur ;

? Et enfin le troisième sur l'implémentation du système automatisé et présentation de l'application.