2.2.6. Opérationnalisation de l'audit
Il nous revient d'opérationnaliser la démarche
d'audit dont les étapes ont été présentées,
lorsque nous avons abordé la notion d'audit dans le cadre
théorique. Ainsi, pour mesurer l'état de la communication interne
au niveau du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la
recherche scientifique, nous avons choisi l'audit comme outil d'analyse en
empruntant la démarche selon Gilles WILLET. Cette démarche
consiste à mener une réflexion liée à la
communication et à l'information, à mettre en évidence les
difficultés liées à la mise en oeuvre de la communication
et de d'information au sein de l'entreprise, afin d'attirer l'attention de la
hiérarchie sur leur rôle. A terme, les résultats de l'audit
devront servir à mettre en place un plan de communication.
? L'étape 0 : Cette étape nous
a permis de rencontrer notre population cible composée de Directeur
général, de directeurs centraux, de sous directeurs, des chefs de
service et des agents d'exécution. En dehors des membres de la direction
de la communication et des relations publiques dont le bureau se trouve
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au Cabinet du Ministre, nous n'avons pu rencontrer les membres
du Cabinet du Ministre encore moins le Ministre.
Au cours de différentes rencontrées
organisées, nous avons expliqué essentiellement aux agents le
bien fondé de notre démarche. Nous sommes conscients que le terme
« audit » suscite beaucoup de réticence, c'est pourquoi nous
expliquions à nos interlocuteurs que nous menons une étude sur la
communication interne du MESRS. Aussi, pour gagner leur confiance, nous avons
été amenés à leur expliquer que notre travail va
garantir leur anonymat. Au cours d'une réunion du syndicat des agents du
MESRS tenue au mois d'Août 2018, nous avons demandé et obtenu que
l'information de notre recherche soit donnée aux agents, afin qu'ils
s'apprêtent à nous recevoir dans leurs différents
bureaux.
· L'étape 1 : Elle nous a permis
de recueillir les premières informations susceptibles de nous
éclairer sur les éventuels problèmes de communication au
sein du MESRS. Cette étape basée sur l'observation participante
nous a été bénéfique, car elle nous a convaincu de
la pertinence du problème étudié dans notre travail et
nous amené à prêter davantage d'attention sur les pratiques
communicationnelles au sein des différentes directions du
Ministère. En plus, de cette observation permanente (l'auditeur y
exerce), nous avons eu plusieurs échanges informels avec des
collègues et ce en prélude à notre étude.
· L'étape 2 : C'est
l'étape de terrain qui amène à la confrontation, au
diagnostic des sentiments, des opinions et de la perception des
enquêtés.
Vu la taille de la population à étudier (397),
nous avons procédé à un échantillonnage qui a
porté sur 160 personnes.
Le questionnaire a permis de recueillir l'avis des agents,
tandis que le guide d'entretien a permis de recueillir l'avis des directeurs.
Il faut relever que les items énoncés dans ces outils de collecte
ont permis d'évaluer les relations de communication interne au MESRS
(communication ascendante, communication descendante, communication
horizontale) et les outils mobilisés à cet effet. Des suggestions
ont également été recueillies pour enrichir les
recommandations qu'on fera aux termes de cette étude.
· L'étape 3 : C'est
l'étape de la rédaction du rapport d'audit. Ce rapport est
basé sur la synthèse des résultats de nos investigations
et sur le rappel de notre mission par la précision des différents
objectifs fixés dans la problématique. Le rapport d'audit
présente aussi le contexte général des investigations
menées et les différentes recommandations.
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