2.3. Les suggestions
Face aux dysfonctionnements relevés et analysés
ci-dessus, il s'avère nécessaire de trouver des solutions
adéquates au problème. Nos suggestions se feront en deux
rubriques : la première portera sur les suggestions relatives au
thème d'étude, la seconde sur les suggestions aux autres
observations faites.
2.2.3. Les suggestions au thème
d'étude
Nous suggérons, tout comme les enquêtés,
que les autorités de l'ASECNA pensent au recrutement d'au moins deux
secrétaires de direction compétents ainsi que la mise en place
d'un pool secrétariat.
2.2.3.1. Le recrutement de deux secrétaires de
direction
Pour alléger les tâches aux responsables des
différentes structureset pour améliorer les conditions de
travail, le recrutement de secrétaires s'avère nécessaire.
Il est souhaitable que les autorités de la Représentation de
l'ASECNA au Togo expriment à l'endroit de la Direction
Générale leur besoin en personnel administratif,
spécifiquement des secrétaires de direction. Ce recrutement devra
suivre les étapes habituelles. A l'accord de la Direction
Générale, il est approprié de procéder à la
définition d'un profil de poste (annexe 6) correspondant à celui
d'un secrétaire et ensuite à la publication de l'avis de
recrutement. La deuxième étape consistera pour la
Représentation à passer à la phase de
présélection après étude de dossiers des
candidats,aux tests puis à l'interview. Cette solution permettrait
d'assoir une bonne organisation administrative de manière à
satisfaire toutes les structures de la Représentation à travers
la mise en place du pool secrétariat.
2.2.3.2. La mise en place du pool
secrétariat
Le pool se définit comme un groupe de personnes
associées ou effectuant le même travail dans une entreprise. Ainsi
le pool secrétariat vise à rassembler les secrétaires de
la Représentation dans un seul et même local du bloc administratif
sous la supervision de l'Assistante du Représentant. Les trois
secrétaires du pool devront se répartir entre eux/elles la
réalisation des tâches des différentes structures. Par
ailleurs pour permettre une bonne coordination entre les structures et le pool
secrétariat, nous proposons la mise en place d'une gestion
électronique du courrier. Ce procédé fera gagner plus de
temps aux différents responsables des structures dans l'atteinte de
leurs objectifs. Le dispatching du courrier surtout dans les structures du bloc
technique ne sera plus conditionné au déplacement des agents de
liaison. Quant à la répartition des tâches entre les
différent(e)s secrétaires du pool, nous suggérons qu'elle
soit faite selon le plan suivant :
- l'un(e) des secrétaires aura la charge d'assister
dans la réalisationdes tâches relevant des structures :
· Activité Infrastructures
Radioélectricité et Informatique (IRE) ;
· Activité Contrôle en Route (CCR) ;
· Activité Administration et finances (CAF).
- la seconde aura la charge d'aider à la
réalisation des tâches relevant des structures :
· Activité Infrastructures Génie Civile
(IGC) ;
· Activité Approvisionnement et Achat
(AAC) ;
· Activité Paierie (PAI).
- la dernière aura la charge d'aider à la
réalisation des tâches des 3 Activités suivantes :
· Activité Contrôle Sécurité
Qualité et Environnement (DSQDCS) ;
· Activité Exploitation d'Aérodrome
Principal de Lomé (LFW) ;
· Activité Services météorologiques
(MTO).
Il est par ailleurs important que tout le personnel
soitsensibilisé sur les attributions de chaque secrétaire afin
d'adresser leurs demandes à la personne appropriée.
2.3.2. Les suggestions relatives aux autres
observations faites
2.3.2.1. L'amélioration de la recherche
du Courrier-arrivé et du Courrier-départ
Du fait que l'Assistante du Représentant effectue de
nombreuses tâches au quotidien et pour lui faciliter les recherches
éventuelles du courrier et les rendre plus rapide, nous proposons,
en plus de l'enregistrement manuel, l'enregistrement électronique du
courrier.Il consiste en un procédé informatisé visant
à organiser et gérer des informations et des documents
électroniques au sein d'une organisation. Elle va consister en la
numérisation de masse de documents physiques, d'indexation, de
classement, de stockage d'information et permettra par ailleurs de
résoudre, dans une certaine mesure, le problème d'archivage qui
prévaut à la Représentation.
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