2.2. Interprétations et
discussions des résultats
L'analyse des résultats obtenus à l'issue de
l'enquête révèle quela mauvaise organisation et la
répartition des tâches administratives à la
Représentation affecte le rendement administratif. Ceci se justifie par
le retard accusé dans l'exécution des tâches
administratives, le travail des agents au-delà des heures
règlementaires ou encore la surcharge des secrétaires ; tout
ceci dû à l'absence de secrétariat opérationnel dans
les différentes structures de la Représentation.
2.2.1. Les effets sur le rendement
administratif
L'étude réalisée montre que l'absence de
secrétariats opérationnels a des effets négatifs sur le
rendement du personnel dans son ensemble et surtout sur celui des responsables
des différentes structures et partant, sur la mission essentielle de la
Représentation. Ainsi, elle révèle que cette situation
occasionne le ralentissement du travail en général, est
susceptibled'entraîner des erreurs lors de l'exécution du travail
ou encore la surcharge des quelques secrétaires disponibles. L'absence
des secrétaires dans l'accomplissement des travaux administratifs est la
résultante de la méconnaissance de leur rôle dans une
structure. On ne leur accorde donc pas une grande importance dans l'atteinte
des objectifs que s'est fixés l'ASECNA. Les tâches qui devraient
être effectuées par un(e) secrétaire sont
exécutées par le supérieur hiérarchique. Ce qui
explique parfois la répétition d'erreurs dans la rédaction
ou le traitement de courrier-départ ou encore la perte du courrier
affecté à certaines structures. Un agent affirme :
« Les tâches de secrétaire, je
lesfais moi-même à défaut d'en avoir une. On nous reproche
de mal saisir le courrier ou encore de perdre le courrier ; je n'ai pas
suivi une formation en ce sens et je suis souvent surchargé. Je suis
obligé de me débrouiller en faisant moi-même les
tâches de secrétaire et celles relevant de ma fonction. Pour un
simple courrier à faire signer au Représentant, j'imprime parfois
plus de trois fois parce que je me rends compte que le courrier contient des
erreurs après chaque impression. Je suis ingénieur et je ne suis
souvent pas au bureau. A mon absence, il n'y a personne pour assurer la
continuité du travail administratif. Nos locaux restent donc
fermés. Cette situation nous fait perdre du temps».
Ces répétitions d'erreurs altèrent la
qualité du travail fourni dans son ensemble.
2.2.2. La fatigue et le stress
L'assistante du Représentant, étant la seule au
bloc administratif est fréquemment sollicitée par les
responsables des différentes structures pour la recherche d'un dossier
ou pour son aide à l'élaboration d'un document. Son attention
étant constamment sollicitée, par le Représentant mais
aussi par d'autres responsables, elle s'expose à la fatigue tant
physique qu'intellectuelle
Il arrive qu'elle soit au téléphone avec un
responsable et que le Représentant sonne ou encore qu'un visiteur
arrive. Ces efforts, ajoutés à la multiplicité des
tâches qu'elle exécute quotidiennement, constituent un facteur de
stress et de surmenage.Or, les effets du stress ne sont pas uniquement de
nature psychologique. Il affecte également la santé physique, le
bien-être et la productivité. Il faut constater qu'un(e)
secrétaire même motivé(e) ne peut à lui/elle seul(e)
satisfaire les besoins de plusieurs supérieurs et ce, dans des
conditions stressantes. Une secrétaire qui a requis la discrétion
nous a fait cette déclaration :
« Tout porte à croire que je suis devenue
la secrétaire de tout l'ASECNA. Je suis sollicitée par presque
tous les responsables. Je suis même appelé à saisir le
courrier de certains chefs. On affecte le courrier aux structures ; ils le
perdent et après quand ils en ont besoin, ils reviennent à moi
pour que je leur trouve le même courrier. Et en fin de journée, je
suis tout épuisée. Vivement qu'il trouve une solution à ce
problème sinon je risque de vieillir avant même d'aller à
la retraite. Ils ont conscience du problème mais personne ne veut
l'évoquer. J'espère qu'ils tiendront compte de ton travail pour
améliorer cette situation».
Certains chargés d'Activités sont parfois
obligés de travailler au-delà des heures réglementaires
pour achever leurs tâches quotidiennes. L'un des agents a
déclaré :
«La documentation est mal tenueoccasionnant ainsi des
recherches fastidieuses. Je suis tout le temps surchargé ce qui
occasionne l'augmentation de mon temps de travail. Je quitte parfois la
Représentation à 17H30 au lieu de 15H00 ».
Ces différentes situations peuvent conduire à la
fatigue et au stress permanent des employés.
Au vu des résultats obtenus et de l'analyse des
observations faites, il s'avère opportun de faire des suggestions
à l'endroit des premiers responsables de la Représentation de
l'ASECNA afin de pallier cesmanquements.
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