2.2. Analyse des documents
Dans cette section nous allons pouvoir analyser les
différents documents qui entre dans la gestion quotidienne des courriers
au sein de l'entreprise HBC.
L'étude des documents consiste à recenser et
présenter les documents liés à l'application
indiquée.
En ce qui nous concerne, nous avons recensé les
documents suivants :
1. Bordereau d'expédition
2. Fiche de dispatch
3. Relevés de clients destinataires
45
Il est important de rappeler que dans cette partie, nous
n'avons traité que les documents qui sont nécessaires pour la
gestion des courriers.
? Description des documents
|
N°
|
Nom du document
|
But du document
|
|
01
|
Bordereau d'expédition
|
Permet de relever les détails du
courrier, notamment, pour réception courrier et
récupération accusé de réception du partenaire
|
|
02
|
Fiche de dispatch
|
Permet de certifier le dépôt du
courrier
|
|
03
|
Relevés des clients destinataires
|
Reprend toutes informations
relatives au courrier concerné
|
1. Bordereau d'expédition
CODE RUBRIQUE
|
DESIGNATION
|
CARACTERE
|
Nomcli
|
Nom du client
|
AN
|
Facture N°
|
Numéro du courrier
|
N
|
Période facturée
|
Période facturé
|
AN
|
Soldeavntfact
|
Solde avant facturation
|
N
|
Montant fact
|
Montant facturé
|
N
|
Montant total du
|
Montant total du
|
N
|
Adresse
|
Adresse client
|
AN
|
Nom agent
|
Nom agent de dispatch
|
AN
|
Heure de dépôt
|
Heure de dépôt du courrier
|
AN
|
Date
|
Date de dépôt du courrier
|
AN
|
Date
|
par l'agent
|
|
|
Date de réception courrier
|
AN
|
Nom
|
par le client
|
|
|
Nom de la personne
|
AN
|
Date
|
réceptionnée (client)
|
|
Date
|
Date d'accusé de
réception par le partenaire
|
AN
|
Nom
|
Nom de la personne qui accuse réception pour compte
partenaire
|
AN
|
|
2. Fiche de dispatch
|
CODE RUBRIQUE
|
DESIGNATION
|
CARACTERE
|
|
Nom du client destinataire Signature
Numero
|
Nom du client destinataire Signature de l'agent de dispatch
Numéro de la fiche
|
AN -
N
|
46
3. Relevé des clients destinataires
|
CODE RUBRIQUE
|
DESIGNATION
|
CARACTERE
|
|
Compte
|
Compte client
|
AN
|
|
Nom
|
Nom du client
|
AN
|
|
Numéro
|
Numéro du courrier
|
N
|
|
Période
|
Période facturée
|
AN
|
|
Montant du
|
Montant du
|
N
|
|
Date
|
Date de retrait du courrier
|
AN
|
|
Heure
|
Heure de retrait du courrier
|
AN
|
2.3. Analyse des moyens de traitement
Dans cette section nous allons passer en revue les
différents moyens de traitements qui sont à la disposition de HBC
pour lui permettre d'atteindre ses objectifs et satisfaire aux besoins ses
partenaires.
Pour traiter l'information, le département de la
médecine interne dispose de trois types de moyens.
Il s'agit des moyens matériels et des moyens humains.
2.3.1. Moyens matériels
Nous pouvons les catégorisés en deux :
? Fournir les accessoires de bureau
? Matériels spéciaux aux professionnels
1° Fournitures accessoires de bureau
Dans cette catégorie, les agents du service courrier
emploient
comme fourniture :
? Papiers,Stylo
? Agrafeuses,Machine à calculer
2° Matériels
Nous avons recensés les matériels suivants :
|
N°
|
Nature
|
Marque
|
Processeur
|
RAM
|
autres
|
|
1
|
4 Ordinateurs
portables et 2 desktops
|
Asus
Dell
Toshiba
Toshiba
|
Intel(R) Pentium(R)
CPUB950 @2.10GHz
2.10GHz
Pentium ® Dual-core CPU E5200@2.50GHz2.49Ghz
AMD E-300 APU with Radeon(tm) HD Graphics 1.30 GHz
AMD E-300 APU with Radeon(tm) HD Graphics 1.30 GHz
|
2.00 Go
3.00Go
4.00 Go(3.60 utilisable)
4.00 Go
|
Capacité mémoire: HDD: Lecteur: RW Ecran: LED
Capacité mémoire: HDD: Lecteur:RW Ecran: LED
Capacité mémoire: HDD: Lecteur:DVD RW
Ecran: LCD
|
47
|
Système d'exploitation
|
Périphériques
|
Logiciel
|
|
Windows 7
professionnel
Windows Edition
intégrale
|
3 Imprimantes(hp deskjet F380,
hp laserjet P2035, hp laserjet
P1005), 2 scanner, souris,
clavier.
|
Hbc
recouvrement
|
3° autres :
? Connexion wifi : airtel & standard télécom ?
Un électro projecteur
? Une photocopieuse Kyocera KM-ZOKO ? Un onduleur
| 
