4.2.10. Proposition du plan de comptes
Un plan de comptes codifié est proposé au
programme en utilisant le Système minimal de trésorerie. Cette
codification suit en quelque sorte la codification générale
proposée dont elle en conserve les "classes". Pour les classes 2, 4 et 5
une autre codification spécifique sera mise à la disposition du
programme compte tenu de son statut en ouvrant un service gratuit à la
communauté.
Ce plan de comptes sera présenté dans les
annexes.
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4.2.11. Présentation des états
financiers
Toute entreprise est, sauf exception liée à sa
taille, soumise au Système normal de présentation des
états financiers et de tenue des comptes.
Ainsi au Programme Nationale de Lutte contre le vih/Sida bien
que les chiffres d'affaires en terme des fonds alloués aux partenaires
sont défais supérieurs au seuil régit par le
système OHADA pour la présentation des états financiers,
néanmoins comme il est un programme de l'Etat qui suit le principe de la
tenue de la comptabilité publique c'est-à-dire la
comptabilité des recettes et des dépenses, il est souhaitable
qu'il tient la présentation des états financiers sous le
système minimal de trésorerie (S.M.T.).
Le S.M.T. repose sur une comptabilité de
"trésorerie" dont le fait générateur de l'enregistrement
comptable est la recette ou la dépense (et non l'engagement). Aussi, le
solde obtenu est-il égal à la différence Recettes -
Dépenses.
Toutefois, le S.M.T. conserve les caractères
fondamentaux, sinon l'apparence, d'une comptabilité en partie double. En
fin de mois, puis à la clôture de l'exercice, des écritures
de "bouclage" récapitulent les mouvements enregistrés dans le
cadre d'une analyse en "partie double".
Dans le cas le plus simple d'application du S.M.T., le
bouclage se fait de la manière suivante :
57 Caisse 52 Banque
71 Fonds des partenaires (interne et externe) et autres
produits
Bouclage des recettes (mensuel)
Bouclage des dépenses (mensuel)
|
60 Achats
65 Autres charges
57 Caisse 52 Banque
|
Les entrées et les sorties de trésorerie
dûment enregistrées permettent de dégager un solde de
l'exercice, par différence entre les recettes et les dépenses.
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Bouclage des écarts (clôture de l'exercice)
|
71 Fonds partenaires et autres produits
60 Achats
65 autres charges 80 Soldes
|
Le solde, est viré au compte 71 (fonds des partenaires)
à l'ouverture de l'exercice suivant.
L'existence et la tenue de ces comptes permet d'établir
en fin d'exercice une situation qui est un état d'emplois et ressources.
La tenue d'un compte fonds des partenaires, crédité des apports
des partenaires et débité des retraits et des
prélèvements, est indispensable à l'obtention d'un solde
de trésorerie significatif au plan de travail
budgétisé.
La valeur probante de cette comptabilité suppose que
les conditions suivantes soient remplies :
- tenue régulière de livres de trésorerie
(livre de recettes, livre de dépenses)
enregistrant dans l'ordre chronologique les opérations
;
- conservation des principales pièces justificatives
(factures reçues ou émises,
reçus écrits, bandes de caisse, relevés de
banques, brouillard de caisse, copies de lettres...) avec classement et
numérotation systématiques.
Cette comptabilité de trésorerie repose sur les
mouvements de trésorerie (recettes ou encaissements, dépenses ou
décaissements) de l'entreprise.
Dans la comptabilité de trésorerie, ils ont pour
seul fait générateur :
- l'entrée en trésorerie, appelée recette,
ou encaissement ; - la sortie de trésorerie,
appelée dépense, ou décaissement.
Il faut entendre par trésorerie l'ensemble des avoirs
de l'entreprise en caisse (billets, pièces...), en banque et aux
chèques (chèque).
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4.2.10.1. Absence d'éléments perturbateurs
du calcul des écarts En effet si :
- les recettes ne proviennent que de fonds des partenaires et
autres produits (c'est le fonds que le projet bénéficie des
bailleurs, qui ne sont pas budgétisé),
- les dépenses ne concernent que les achats et les charges
diverses des projets, - alors Résultat = Recettes - Dépenses.
En pratique, cette approche très simplificatrice
concerne les cas des programmes dans lesquels :
a) Tous les fonds des partenaires sont cash, de même
que tous les achats et paiements de charges diverses.
On peut assimiler à ce cas les programmes dans
lesquels les crédits moyens obtenus des fournisseurs conservent
sensiblement la même durée d'une année à l'autre,
pour un niveau d'activité qui restent sensiblement les mêmes.
b) Le programme n'a pas de stocks, ou en a très peu
(stocks estimés par rapport au chiffre d'affaires), ou encore un niveau
plus important de stocks qui demeure sensiblement le même d'un exercice
à l'autre.
Il en est de même pour les "travaux en cours"
(bâtiment notamment).
c) Durant l'exercice, l'entreprise n'a ni acquis ni revendu
d'équipements pour des montants significatifs, et son équipement
global est d'un montant global relativement faible.
d) Elle n'a pas non plus souscrit ou remboursé
d'emprunts pour des montants significatifs. Ce point est en
général corrélé fortement au point c.
e) L'exploitant n'a pas effectué de retraits
personnels de fonds, ni de versements complémentaires de capital.
En définitive, si les conditions ci-dessus sont
réunies, la simple tenue du registre de trésorerie
:
- fournit l'écart de l'exercice (voire en cours
d'exercice) ;
- permet d'établir à la clôture de l'exercice
une "situation" sommaire.
Aussi, le système de trésorerie
présenté dans le SYSTÈME COMPTABLE OHADA se
caractérise-t-il par une souplesse et un caractère modulaire, qui
conduit à développer l'analyse comptable en fonction des
caractéristiques de l'activité du programme.
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Le Système minimal de trésorerie prépare
ainsi l'entreprise en développement au passage vers la sphère
comptable formalisée, celle du Système allégé.
L'organisation comptable élémentaire
présentée ci-dessus fait l'objet d'une double extension.
En cours d'exercice, une analyse plus fine des contreparties
des mouvements de trésorerie est effectuée.
En fin d'exercice, un inventaire extra-comptable des biens et
des fonds du programme est établi avec intégration en
comptabilité de leurs variations.
Il résulte de ce dispositif :
- l'obtention des comptes des charges et produits plus
complet;
Affinement de l'analyse des mouvements de trésorerie,
sans alourdir à l'excès le tracé des livres de recettes et
de dépenses, il est possible d'utiliser, en cours d'exercice, une
ventilation plus poussée des recettes et des dépenses, comme
indiqué ci-dessous.
a) Produits
Les produits sont les différentes rubriques du plan de
travail budgétisé qui décrit toutes les activités
budgétisées des projets entre autre les Fonds alloués et
Autres produits.
b) Charges
Sont des charges correspondantes aux activités
financées par les projets, charges courantes du programme on peut citer
: Achats, Transports, Autres charges, Charges de personnel, Charges
financières.
Ces deux analyses sont opérées pour autant que de
besoin. 4.2.10.2. Les composantes des états
financiers
Une liasse complète d'états financiers comprend
deux composantes:
1) un état de la performance financière (charges
et produits) ;
2) un état de ressource et emplois (encaissement et
décaissement).
Quant à la structure et au contenu des états
financiers et de leurs composantes, ils doivent être clairement
identifiés (dénomination, coordonnées, date, durée
d'exercice, monnaie, arrondi, date de diffusion, etc.).
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Toutes ces composantes seront présentées en
pratique à la page suivante en référant à
l'illustration précédente.
ETAT DE RESSOURCES ET EMPLOIS AU 31/12/2015
|
Ressources
|
Montants
|
|
Solde d'ouverture
|
0
|
|
Fonds reçus de SANRU
|
6327
|
|
Autres fonds
|
0
|
|
Total ressource
|
6327
|
|
Emplois
|
|
|
Frais de fonctionnement
|
650
|
|
Supervision
|
0
|
|
Total emplois
|
650
|
|
Solde théorique
|
5677
|
|
Solde physique (52/57)
|
5677
|
|
Ecart
|
0
|
ETAT DES PERFORMANCES FINANCIERES
|
N°Cptes
|
Charges
|
Montant
|
N°Cptes
|
Produits
|
Montant
|
|
6011
|
Achat fournit. de bureau
|
650
|
7113
|
Fonctionnement
|
1290
|
|
8010
|
Soldes
|
5677
|
7151
|
Supervision
|
5037
|
|
Total charge
|
6327
|
|
Total produit
|
6327
|
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