V-2-1-3/ La conservation
La conservation est l'une des fonctions fondamentales du
service d'archives. Cette opération permet l'accueil physique des
documents dans les meilleures conditions possibles afin de maintenir leur
intégrité et permettre leur communication.
V-2-1-4/ La communication
C'est l'aboutissement des trois (03) missions
précédentes : rendre les archives accessibles aux publics et
permettre leur exploitation. Les archives sont utilisées par de
nombreuses personnes: administratifs, particuliers à la recherche de
leurs droits, étudiants, historiens, juristes, économistes,
etc. Cette variété des publics s'explique par la
multiplicité des valeurs des archives. Souvent interne dans les
organismes privés ou dans les administrations, la communication est
tournée vers les différents publics dans les services publics
d'archives.
Ces missions classiques ont été toujours mises
en oeuvre au sein du service des archives de l'Assemblée nationale. Des
efforts ont été aussi faits par anticipation à un
éventuel projet de valorisation.
En 1999 déjà, une étude avait
été faite par la Direction de la Recherche et de la
Documentation. Les responsabilités de la Direction comportaient entre
autres, de concevoir les démarches et plans d'action à mettre en
oeuvre pour la réalisation d'un projet de valorisation.
Ainsi, un cadre de classement structurel (en cours de
modification) avait été élaboré pour prendre
en charge l'ensemble des démembrements de l'Assemblée nationale,
en considérant l'organigramme d'alors.
Du point de vue de la collecte, tout versement, quel que soit
sa provenance, intègre une série prévue pour le
département versant. Aussi, pour encourager les versements, des
bordereaux de versement standards ont été conçus,
élaborés et remis aux directions qui avaient l'habitude de verser
leurs documents aux Archives notamment la Direction des Services de
l'Administration générale (dossiers de personnes
radiés du contrôle des services de l'Assemblée
nationale) et la Direction des Services législatifs (dossiers
de séances et lois adoptées). L'idée était de
leur permettre d'effectuer les versements par le biais de bordereaux, parce que
jusqu'à ce moment, les versements n'étaient pas
accompagnés de bordereaux.
Du point de vue du traitement et du classement, les
opérations techniques de traitement archivistiques telles
enseignées à l'EBAD-UCAD et dans les autres universités et
écoles de formations étaient pratiquées.
Quant à la conservation, les difficultés d'ordre
matérielles et l'architecture des magasins de stockage sont autant de
facteurs bloquants à une bonne opération. Ils ont pour
noms : manque de boites d'archives, de chemises à sangles, non
électrification des magasins, rayonnages non appropriés et l'on
peut deviner toutes les conséquences qui en découlent.
Malgré une mauvaise conservation, la communication nous
permettait d'être choyés par les différents chercheurs.
Une grande partie de nos fonds d'archives était
informatisée et cinq (05) bases de données avaient
été crées notamment la base
SAISIJO qui permettait de gérer les lois
adoptées de 1959 à nos jours, la base
PERSO pour la gestion des dossiers de personnel, la
base PUBLIC pour la gestion des chercheurs, la base
DEPUTE pour la gestion des différentes
législatures de 1960 à nos jours et le base
DECRET pour la gestion des décrets et
arrêtés récents.
Cette informatisation a permis l'élaboration
d'instruments de recherche divers notamment des recueils de lois durant chaque
législature, les Etats des anciens Agents, des bibliographies
sélectives, un guide de dépôt, etc.
Malheureusement, toutes ces bases de données sont
endommagées car gérées autrefois à travers de vieux
ordinateurs IBM (qui ne présentaient pas de possibilités de
sauvegarde), grâce à un logiciel documentaire
(TEXTOW) qui ne peut pas être installé
dans les nouveaux PC. A l'aide d'un logiciel à peine maitrisé
(WINISIS), le service peine à
ré-informatiser ses archives.
De nos jours, les archives parlementaires
sénégalaises sont le plus souvent consultées en salle de
lecture mais leur communication ou leur accessibilité est
également possible par le biais d'expositions, de publications, de
colloques, d'ateliers pédagogiques, de séances de formation et
c'est cette autre facette de la communication qui constituera les missions
complémentaires ou innovantes à mettre en valeur sous la forme
d'évènements à organiser en collaboration avec
l'administration.
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