La valorisation des archives parlementaires du Sénégal: responsabilités administratives et démarches techniques

V-2/ LE SYSTEME ARCHIVISTIQUE

LES MODES D'ACTION

Les modes d'actions constituent l'ensemble des démarches à entreprendre, des opérations archivistiques à mener et des évènements à organiser dans le cadre d'une politique de valorisation d'un organe documentaire.

Le rôle des démarches est de sensibiliser sur le processus de création des archives, leur importance, leur finalité et la vocation d'un service d'archives dans une administration.

L'objectif est de résoudre le problème de leur appropriation par certains responsables qui en font des propriétés personnelles, ce qui constitue un facteur bloquant de leur identification et de leur collecte. Cette phase décisive, une fois bien menée, doit déboucher sur une prise de conscience collective qui ouvre les portes aux opérations d'identification et de collecte des archives souvent éparpillées à travers plusieurs endroits^20(*) et inciter les responsables à procéder à des versements réguliers.

Quant aux opérations archivistiques, elles sont l'oeuvre des professionnels et interviennent chacune, à un moment bien déterminé du processus. Elles constituent dans une large mesure, les missions classiques des services d'archives.

Relativement aux évènements, ils nécessitent une préparation minutieuse et visent à toucher une cible pour une prise de conscience et de connaissance. Elles suscitent une collaboration entre l'Administration et les responsables du Service des Archives. Les rôles des uns et des autres seront examinés dans les parties qui suivent.

V-2-1/ LES MISSIONS CLASSIQUES

Le service d'archives joue un rôle important dans toute organisation. Centre de ressources documentaires, il facilite la recherche d'informations et permet la conservation de la mémoire de l'institution. En tant qu'expert, il apporte conseils aux administrations et aux particuliers en matière de règles de conservation et d'élimination, d'analyse, de mise en valeur patrimoniale. Les missions d'un service d'archives sont variées et s'articulent schématiquement et traditionnellement selon le principe des «4 C» :

- La Collecte

- Le Classement

- La Conservation

- La Communication

V-2-1-1/ La collecte

Les services d'archives, qu'ils soient publics ou privés, ont pour première mission de collecter et rassembler les documents destinés à une conservation définitive. De manière générale, le service d'archives d'un organisme collecte les archives produites par celui-ci.

V-2-1-2/ Le classement

Le classement est la seconde grande mission du service d'archives. En effet, c'est cette étape qui permet de rendre les archives accessibles aux chercheurs grâce à la rédaction d'un instrument de recherche.

Une fois le tri et l'analyse des documents effectués, le service des archives organise un plan de classement cohérent pour ordonner les dossiers d'un même fonds. Ce plan de classement reflète l'organisation et le fonctionnement de la structure d'origine (Organigramme).

Par ailleurs, un cadre de classement réglementaire (en cours de modification) est appliqué aux Archives parlementaires. Ce cadre réglementaire, qui fixe la répartition des fonds en séries et sous-séries a permis l'uniformisation des pratiques au sein du service et facilite la recherche aux usagers.

* ²⁰ L'architecture du bâtiment qui abrite l'Assemblée nationale comporte des locaux, sorte de magasins où sont entassés des documents appartenant aux fonds coloniaux non exploités.