III-2-5/ La collection du journal officiel de la
République du Sénégal.
Elle s'étend de 1960 à nos jours. Elle se
présente sous deux formes: une forme reliée et une forme en
feuillets.
La collection allant de 1960 à 2010 est reliée
tandis que les numéros de 2011 le seront une fois la collection
complétée en fin d'année.
L'ensemble de la collection est rangée par ordre
chronologique sur les rayons.
Dans le cadre du traitement des dossiers législatifs,
le service des archives procède au dépouillement des JORS pour
compléter les numéros et dates de promulgation des lois ainsi que
les références dans ces journaux.
Dans le cadre de son acquisition, l'Assemblée a
souscrit à un abonnement mensuel. Cependant, certaines collections
accusent des numéros manquants qui sont souvent les numéros
spéciaux.
Le volume occupé par cette collection est d'environ 5
à 6 m/l.
Les fonds par lesquels nous avons commencé sont
ceux-là qui ont fait l'objet de traitement et qui sont accessibles
à travers les instruments de recherche mis en place. Tous les autres
fonds ne sont pas encore traités pour des raisons que nous allons
décliner pour chacun d'eux.
III-2-6/ Le fonds du Secrétariat
général (série E);
D'emblée, il faut dire que nous ne pouvons pas dire la
composition de ce fonds pour la bonne et simple raison qu'il nous a
été confié et que sur instruction, il ne fallait pas y
toucher. C'est dire donc qu'il n'a pas été inventorié et
le versement n'était pas suivi de bordereau.
Il occupe un volume de 3 m/l et est constitué de
documents classés dans des sous-chemises et dans des classeurs
lauréats.
Il n'est donc pas accessible et n'a jamais fait l'objet d'une
consultation par le service versant.
III-2-7/ Le fonds de la Direction de la Comptabilité
(série L)
Occupant un volume de 23 m/l, le fonds de la Direction de la
Comptabilité est composé de documents comptables (factures,
engagements, fournisseurs, états, bulletins de paiement, etc.) et
de documents administratifs (décisions, arrêtés de
bureau, notes de services, attestation de cessation et de reprise de service,
correspondance, etc.).
Les documents se présentent sous la forme de dossiers
constitués dans des chronos aux dos desquels sont inscrits des
annotations et l'année à laquelle les documents ont
été élaborés et certains, dans des chemises
à sangles comportant les mêmes annotations.
Ce fonds n'est pas encore traité faute de ressources
humaines suffisantes, d'espace de travail et d'espace et d'unités
matérielles de conservation.
Conservé dans des armoires métalliques
fermées, il fait souvent l'objet de consultation par le service versant
et l'on fait recours aux bordereaux de versement pour opérer une
recherche. C'est le seul service autorisé à y accéder.
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