CHAPITRE 2 :
DEROULEMENT DU STAGE
2.1. Les services rattaches
au directeur
Il est question de présenter le circuit d'information
au sein de la direction pour ce faire, il y a lieu de considéré
deux opérations dans le circuit d'information :
- L'entrée de l'information
- La sortie de l'information
a. Le secrétariat de
direction
Il est dirigé par un chef de bureau appelé
secrétaire de la direction.
· L'entrée de l'information
Généralement le courrier déposé
par l'huissier du secrétariat Général, des
différentes directions ou des particuliers doivent suivre
l'itinéraire suivant :
Tout courrier est déposé au secrétariat
de direction entre les mains du chargé de courrier dont les
compétences sont entre autre de réceptionner le courrier en
prenant soin de signer dans le carnet de transmission, d'enregistrer le
courrier dans le cahier de réception ; de mettre le cachet, la date
et le numéro d'entrée du courrier. Après cela le
chargé du courrier doit mettre à la disposition du
secrétaire de la direction pour la suite des opérations.
A son tour, le secrétaire va réceptionner ce
courrier aux mains du chargé de courrier, le lire pour une prise de
connaissance, les enregistres dans le fichier électronique selon l'ordre
d'arrivée du dossier ; de préparer le signataire à
transmettre au directeur. Après avoir transmis au directeur, le
secrétaire récupère le courrier auprès de ce
dernier pour prendre connaissance des annotations du Directeur afin de les
orienter vers les divisions.
En suite il procède à la saisie des orientations
dans le fichier électronique pour un meilleur suivi enfin il transmet le
courrier auprès du charger du courrier pour les déposé
dans les différentes divisions selon les annotations du directeur.
b. Bureau intendance
Ce bureau s'occupe de :
- Retirer l'argent auprès du comptable sur base d'un
bond de sortie des fonds ;
- Remettre les fournitures du bureau ;
- Faire déclasser les matériels
abimés ;
- Elaborer les provisions budgétaires de la direction
à la fin de l'exercice budgétaire.
c. Bureau personnel
Ce bureau est dirigé par un chef du Bureau qui a pour
rôle :
- Assurer le mouvement journalier de l'agent public de l'Etat
de la direction des Services Généraux ;
- Etablir le statistique des effectifs et de présence
à la fin de chaque mois ;
- Proposer l'ouverture d'action disciplinaire à l'agent
absentéiste après un avertissement.
2.2. Division gestion du
personnel
Cette Division traite tous les dossiers concernant toutes les
directions du ministère du budget. Elle est constituée des
bureaux suivants :
- Bureau services centraux
- Bureau services provinciaux
- Bureau assistance sociale
- Bureau paie
- Bureau archive
Ø Bureau services
centraux
Ce bureau traite tout les dossiers qui proviennent des
différentes directions du Ministère du Budget. Ce bureau s'occupe
de :
- Affectation :
Pour avoir une affectation il faut être admis sous
statut c'est-a-dire avoir un numéro matricule, l'affectation se fait en
adressant votre lettre au secrétaire général, ce dernier
mettra ses annotations, la lettre va descendre aux services
généraux, le directeur des services généraux va
mettre ses annotations, la lettre va passer à la division personnel et
le divisionnaire va mettre aussi ses annotations et l'envoie au bureau
concerné.
- Demande de promotion ou avancement en
grade :
Le statut dit qu'il faut avoir plus moins 3ans
d'ancienneté
Il faut qu'il ait un poste vacant.
- Demande de transfert :
C'est le fait de quitter un ministère d'origine vers un
ministère d'accueil, pour qu'il ait transfert il faut l'avis favorable
de deux secrétaires généraux.
- Demande de permutation :
C'est le fait de quitter une direction pour une autre
direction, une division pour une autre division.
- La Demande de mutation :
C'est le fait de quitter une province pour une autre province
mais dans le même service.
- Le Régime disciplinaire :
Ces sont des sanctions mises à la disposition des
agents qui ne respectent pas les règles de l'administration
- La Mis en place :
C'est l'organisation du bureau
- L'élaboration des rapports semestriels,
trimestriels et annuels.
Ø Bureau services
provinciaux
Ce bureau intervient au niveau provincial, il est
composé de 11 divisions pour l'instant en attendant la mise en place de
nouvelles divisions suite aux découpages territoriales.
Il a les mêmes attributions que le bureau personnel
services centraux.
Ø Bureau assistance
sociale
Ce bureau s'occupe des charges sociales (ce que supporte
l'Etat : transport, assurance maladie etc.).
Actuellement le bureau s'occupe de remboursement de cas des
soins médicaux et de demande de déblocage des fonds pour frais
funéraires.
- Le Remboursement des soins médicaux la
priorité est donnée aux hôpitaux de l'Etat, les frais
médicaux ne sont remboursable que lorsqu'on déclare une
créance qui doit être signée par le chef
hiérarchique, contenant le montant à payer, ce dernier sera
liquidé et puis ordonnancé.
- La Demande de déblocage des fonds pour frais
funéraires doit contenir : le nom de l'agent, son grade,
numéro matricule. Cette demande peut se faire pour la femme ou les
enfants de l'agent, signée par le chef de l'administration.
Pour la conjointe de l'agent on paie le 2 /3, 1 /2
pour l'enfant, enfant sous tutelle 1 /4.
Ce bureau rencontre quelques difficultés à
savoir :
- Impaiement dans le cas décès
- Impaiement de frais funéraire
Ø Bureau archive
Activités
Classer les dossiers d'un agent en activité ;
- Le secrétaire dépose les dossiers afin de le
classer ;
- Les collaborateurs les réceptionnent les commissions
d'affectation à transmettre au chef de bureau ;
- Le chef de bureau enregistre les commissions dans le cahier
d'affectation ;
- Les dossiers administratifs sont classés selon leurs
provenances.
Outre les commissions d'affectations et les dossiers
administratifs le bureau archive s'occupe aussi de cas de congé des
agents, ces congés sont les suivants :
· Congé de restitution : C'est un
congé normal d'un mois que tout agent doit avoir le choix est
libéral au cours d'une année.
· Congé cumules : c'est lorsqu'au
passé l'agent n'a eu aucun congé, ce dernier
bénéficiera de 15 jours supplémentaires à son
congé de restitution.
· Congé de
circonstance : C'est congé est obtenu que
lorsque l'agent est éprouvé.
- En cas de décès d'un parent de premier
degré l'agent a droit à quatre jours de congé.
- En cas de décès d'un parent de deuxième
degré l'agent aura droit à deux jours de
congé.
- Le cas d'accouchement pour les agents femmes, elles
obtiendront trois mois de congé c'est à dire 14 semaines avant
l'accouchement et 8 semaines après l'accouchement.
- Pour le cas de l'accouchement de l'épouse de l'un des
agents de l'administration du budget, ce dernier aura droit à quatre
jours de congé.
Ø Bureau paie
Présentation
Le bureau paie fait partie de la division du personnel, ce
dernier est dirigé par un chef de bureau, secondé par quatre
collaborateur, dont trois attachés de bureau de première
classe(ATB1) et un attaché de bureau de deuxième classe
(ATB2).
Ces bureau gère les primes accordées par son
Excellence Monsieur le Ministre du Budget, les primes gérées par
le bureau paie sont :
- Prime de
Rétrocession : C'est une prime
accordée à toutes les institutions financières qui
génèrent les recettes.
- Prime
Spécifique : C'est une prime accordée
à tous les agents et fonctionnaires de l'état.
Le bureau paie ne peut mécaniser
(rémunérer) un agent que si celui-ci est en possession de sa
commission d'affectation signée par le Directeur-Chef de service
Généraux et contresigné par le Secrétaire
Général au Budget, car c'est le document le plus important et le
seul qui certifie que vous êtes réellement agent dans
l'administration du budget
- Pour les agents de collaboration en province il n'y a que le
Secrétaire Général qui peut signer leur commission
d'affectation.
- En ce qui concerne les cadres de commandement, leur
commission d'affectation est signée par le Ministre et le
Secrétaire Général au budget tant dans l'administration
centrale que provinciale.
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