Gestion administrative du personnel de l'hôpital général d'Oumé

DEDICACE

Mes dédicaces vont de prime abord au Seigneur JESUS grâce à qui j'ai pu retrouver le goût de mes études, ensuite :

A ma famille TIABOUA,

la famille KONE à Adjamé 220 logements,

la famille LADJADJA à Oumé,

La famille DAHIA, pour leur soutien sans faille tant sur le plan moral que financier.

Ma mère TOURE GNANDJO AGATHE qui m'a permis de voir le jour, son époux monsieur COULIBALY.

A monsieur ATTHO NAZAIRE, pour ses conseils qui m'ont aidé à croire en moi et à développer certaines qualités et ambitions,

A mes très chers amis BRICE DEKONTY DAHIA, AGNIMELES MICHEL, qui me soutiennent de près comme de loin à toutes les épreuves de ma vie.

Aussi, à mes connaissances de l'Eglise Assemblée de Dieu Adjamé, temple la référence et à toutes les personnes pour qui j'ai une pensée.

REMERCIEMENTS

Nous remercions du fond du coeur toutes ces personnes qui d'une manière ou d'une autre, ont contribué à notre formation estudiantine, pour notre croissance et notre développement intellectuel.

Entre autres, nous remercions :

Le GROUPE ALT ACADEMIE et son fondateur monsieur KOUTOUAN, ainsi qu'à l'ensemble du corps administratif et enseignant pour la qualité de la formation.

Au Dr MOMINE ALI, Directeur de l'Hôpital Général d'Oumé pour l'opportunité qu'il nous offre à travers ce stage.

A Monsieur HOUA VENANCE AHOULOU, Surveillant Général de l'Hôpital Général d'Oumé,

A Monsieur POKOU séraphin, Gestionnaire à l'Hôpital Général d'Oumé,

A Monsieur N'GORAN KOUADIO, Adjoint administratif qui à participé à mon intégration au sein de l'Hôpital Général et au sein de l'Administration,

A Madame COULIBALY FATOUMATA, Secrétaire à la direction,

Et à l'ensemble du personnel de l'hôpital général d'Oumé pour leur sympathie et leur familiarité,

A la promotion 2010-2011 RH-COM de l'Académie Libre de Technologie (ALT),

AVANT PROPOS

L'Académie Libre de Technologie (ALT) est un Institut de formation professionnelle et secondaire technique qui à 6 ans d'existence. Elle a pour fondateur Monsieur KOUTOUAN VICTOR.

Cet Institut est sous la tutelle du ministère de l'enseignement Technique et de la formation Professionnelle. Elle est située au plateau, immeuble chambre de l'agriculture face à la grande mosquée du plateau, et dispose d'un autre bâtiment annexe situé à Yopougon premier pont.

Ses filières d'enseignement sont entre autres pour la formation professionnelle :

- La Gestion des Ressources Humaines et Communication

- Le Transport Logistique

- La Gestion Commerciale

- La Finance Comptabilité et Gestion d'Entreprise

- L'Informatique Développeur d'Application

- Système Electronique et Informatique

- L'Assistanat de Direction

- La Négociation et affaire culturelle

Et pour l'enseignement du secondaire Technique :

- A partir de la seconde G1 et G2.

La formation professionnelle de type BTS se prépare sur deux ans, à l'issu du qu'elle l'on obtient un certificat d'admissibilité suite à un examen national. Pour finir, un stage pratique en entreprise est requis pour la validation finale du Brevet de Technicien Supérieur.

C'est d'ailleurs ce qui justifie notre présence à l'Hôpital Général d'Oumé du 14/04/2014 au 13/07/2014.

INTRODUCTION

Dans le cadre de notre formation en Gestion des ressources humaines et communication, il est demandé un stage pratique de trois mois pour la validation finale de notre brevet. Nous avons été accepté au sein de l'administration de l'hôpital Général d'Oumé (HGO).

De ce stage, nous avons à traiter le thème portant sur la gestion administrative du personnel de l'Hôpital Général d'Oumé.

Parlant de gestion administrative du personnel, c'est un outil de modélisation du service administratif et du personnel. C'est aussi faire recours à la bonne marche des ressources propres disponibles, tout en élaborant un ensemble de pratiques appropriées et organisées. De ce fait, nous aurons à présenter ce qu'il en est de la gestion administrative du personnel au sein de cet hôpital, entre autres nous allons tenter de répondre aux questions suivantes :

· Qu'est- ce que la gestion administrative du personnel ?

· Quels sont ses champs d'actions ?

· Et qu'en est-il de l'hôpital général d'Oumé ?

CONTEXTE DE STAGE

CONTEXTE DE STAGE

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

CHAPTRE I :

PRESNTATION DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

I. PRESENTATION GENERALE

L'Hôpital général d'Oumé est la structure de référence du district sanitaire d'Oumé. Il dépend de la direction régionale du GOH dont le chef-lieu est Gagnoa.

L'histoire de la création de l'Hôpital Général d'Oumé remonte à une époque ancienne, c'est à dire en 1954 où il a ouvert ses portes. Il était constitué de trois (03) bâtiments. Dispensaire créé dans le but de répondre aux besoins de la population, il s'est vite transformé en un Hôpital Général suite à la croissance démographique de la population de la ville, mais aussi de celle des villes environnantes.

Conçu sur une superficie de 2,05 hectares, l'hôpital Général d'Oumé est situé en pleine ville au quartier résidentiel, en face de la paroisse Catholique St Christophe, non loin de l'ancienne gare routière.

II. INFRASTRUCTURES

Composé de six (06) bâtiments et quatre (04) préaux jusqu'en 2000, l'HGO a bénéficié d'une réhabilitation en cette même année par le 7^éme FED (Fonds Européen de Développement) puis de la construction de six (06) nouveaux bâtiments. Il y a eu par la suite la construction d'une buanderie en 2011 et la construction d'un bureau des entrées en 2013, toutes deux financées par le budget général de l'Etat (BGE). L'Hôpital comprend aujourd'hui quatorze (14) bâtiments et quatre (04) préaux.

III. MATERIELS ET EQUIPEMENTS

§ Matériels roulants

L'HGO dispose à ce jour de :

- deux ambulances fonctionnelles

ü Nissan type G 91 (bâchée) : D 54 728 mise en circulation le 17/07/2003. Etat passable

ü Hyundai H1 type HPA (fourgon) : D 54 192 mise e circulation le 03/03/2010. Don de la filière café-caca. Bon état

- Deux motos

Moto Yamaha solo DT 175 : immatriculée 1919 EN 01

Moto Yamaha 125 type Y B R 125 : immatriculée D56 746

§ Equipements

L'Hôpital dispose à ce jour d'un minimum d'équipements nécessaires à son fonctionnement. Le point des principaux équipements s'établit comme suit :

N° ordre	DESIGNATION	QTE	SCE UTILISATEUR	ETAT
1	Fauteuil dentaire	1	Cabinet dentaire	Moyen
2	Kit contenant 1 turbine, 1 cotre angle, 1pièce à main, 1 micromoteur	1	Cabinet dentaire	Bon
3	Détartreur	1	Cabinet dentaire	Bon
4	Amalgamateur	1	Cabinet dentaire	Bon
5	Table de radiologie	1	Radiologie	Passable
6	Développeuse automatique	1	Radiologie	Panne
7	Cobas C111	1	Laboratoire	Panne
8	Beckman coulter + imprimante	1	Laboratoire	Bon
9	Fascount	1	Laboratoire	Bon
10	Vortexer	1	Laboratoire	Bon
11	Kenza max	1	Laboratoire	Bon
12	Spectrophotomètre	1	Laboratoire	Bon
13	Rhésucope	1	Laboratoire	bon
14	Microscope	2	Laboratoire	Bon
15	Table d'opération	1	Bloc opératoire	Mauvais
16	Table d'anesthésie	1	Bloc opératoire	Mauvais
17	Bistouri électrique	1	Bloc opératoire	Moyen
18	Aspirateur à 2 bocaux	3	Bloc opératoire	1 bon
19	Autoclave	2	Bloc opératoire	1 bon
20	Poupinel	2	Bloc. / maternité	Moyen
21	Lampe scialytique au plafond	1	Bloc opératoire	Mauvais
22	Lampe scialytique sur pied	1	Bloc opératoire	Bon
23	Table d'accouchement	3	Salle d'accouchement	Bons
24	Lampe chauffante	2	Salle d'accouchement	1 bon
25	Couveuse	1	Salle d'accouchement	Bon
26	Ordinateur bureau	8	Administ/PhcieAMD	6 bons
27	Photocopieuse	1	Administration	Bon
28	Machine à laver 9 kilo	1	Buanderie	Bon
29	Appareil à oxygène	2	Médecine/Maternité	bons

LISTE DE QUELQUES EQUIPEMENTS DE L'HGO

I- IV. RESSOURCES HUMAINES

REPARTITION DU PERSONNEL SELON LA FONCTION ET LE SERVICE
FONCTIONS	ADMINIT.	MEDECINE	CHIRURGIE	MATERNITE	CAB. DENT.	LABO	RADIO	PHARMACIE	TOTAL
Directeur	1	0	0	0	0	0	0	0	1
Surveillant Général	1	0	0	0	0	0	0	0	1
Gestionnaire	1	0	0	0	0	0	0	0	1
Adjoint Administratif	2	0	0	0	0	0	0	0	2
Secrétaire	1	0	0	0	0	0	0	0	1
Médecin généraliste	0	1	0	0	0	0	0	0	1
Chirurgien	0	0	2	0	0	0	0	0	2
Gynécologue	0	0	0	1	0	0	0	0	1
Chirurgien dentiste	0	0	0	0	1	0	0	0	1
Pharmacien	0	0	0	0	0	0	0	1	1
Anesthésiste	0	0	2	0	0	0	0	0	2
Instrumentiste	0	0	1	0	0	0	0	0	1
Infirmier	0	9	6	0	0	0	0	0	15
Infirmier Moniteur de Données	0	2	0	0	0	0	0	0	2
Sage-femme	0	0	0	9	0	0	0	0	9
Technicien biologiste	0	0	0	0	0	3	0	0	3
Technicien Imagerie médicale	0	0	0	0	0	0	3	0	3
Préparateur Gestionnaire en Phcie	0	0	0	0	0	0	0	2	2
Aide-soignant	0	3	2	1	1	0	0	0	7
Assistante sociale adjointe	0	1	0	0	0	0	0	0	1
Caissière	1	0	0	0	0	0	0	3	4
Garçon de salle	0	1	0	0	0	1	0	0	2
Fille de salle	0	3	3	2	0	0	0	0	8
Chauffeur	2	0	0	0	0	0	0	0	2
Blanchisseur	1	0	0	0	0	0	0	0	1
Gardien	3	0	0	0	0	0	0	0	3
Manoeuvre	1	0	0	0	0	0	0	0	1
TOTAL	14	20	16	13	2	4	3	6	78

V. PLATEAU TECHNIQUE

Le plateau technique de l'HGO se compose comme suit:

- Médecine générale

- Chirurgie générale

- Gynéco-obstétrique,

- Cabinet dentaire,

- Urgences,

- Services médico-techniques :

· Radiologie,

· Laboratoire d'analyses médicales,

· Pharmacie,

· Buanderie

Il convient de noter que le service des urgences n'est pas fonctionnel parce que les locaux sont occupés par une annexe du district sanitaire.

L'hôpital général dispose de 33 lits repartis comme suit

- Médecine Générale (14),

- Chirurgie (10),

- Gynéco-Obstétrique (09).

VI. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

1. ORGANISATION

L'hôpital général d'Oumé, à l'instar de tous les établissements sanitaires de la Côte d'Ivoire, possède une administration structurée et organisée. Monsieur MOMINE ALI en est le Directeur. Il est assisté dans sa tâche par une équipe de direction.

2. FONCTIONNEMENT

L'Hôpital Général d'Oumé dispose des organes de gestion et différents services

1.1 Les organes de gestions

1.1.1 Le comité de gestion

C'est le conseil d'administration de l'hôpital. Il est présidé par Monsieur le préfet du département. Il supervise la gestion de la structure au niveau des ressources propres ainsi, de façon annuelle il assiste à la présentation du rapport des activités de l'année précédente et du budget prévisionnel de l'année en cours.

1.1.2 La direction

L'Hôpital Général d'Oumé est dirigé par un directeur nommé par arrêté du Ministre de la santé et de la lutte contre le sida.

Le directeur de l'hôpital exerce ses fonctions sous l'autorité hiérarchique du directeur départemental de la santé et de la lutte contre le sida. Il est responsable de l'administration et de la direction générale des activités de l'établissement.

L'équipe de direction est composé du :

- Directeur

- Médecin-chef

- Surveillant Général

- Gestionnaire,

1.1.3 La commission médicale consultative (CMC)

La commission médicale consultative est chargée d'émettre des avis techniques et des recommandations sur les objectifs et le fonctionnement de l'établissement.

1.1.4 Le conseil de l'établissement

Il est chargé d'examiner les questions relatives à la valorisation et à l'information du personnel dans l'organisation et le fonctionnement des services. Le conseil d'établissement émet des avis et des recommandations en matière d'hygiène et de sécurité dans le cadre du travail dans l'établissement.

1.1.5 Le comité de médicaments

Le comité de médicaments est chargé de la gestion des médicaments et de faire respecter l'ensemble des règles qui régissent l'utilisation de ces produits. Sont objectif principal est de d'assurer la disponibilité permanente des médicaments essentiels et des consommables médicaux dans la formation sanitaire.

1.1.6 Le comité d'hygiène

Le comité d'hygiène s'assure des procédures pratiques destinées à supprimer ou à limiter le nombre de microorganismes en contact avec les clients, les matériels ou les surfaces.

C'est également un ensemble de mesures prises pour que les actes des soignants n'entrainent pas d'infections au cours ou à la suite d'une hospitalisation complète ou ambulatoire.

3. Fonctionnement: Les différents services

2.1. Les services des soins médicaux

Les services de soins sont composés des hospitalisations et des consultations externes. Ce sont :

- La Médecine Générale,

- La Chirurgie Générale,

- La Gynéco-obstétrique,

- Le Cabinet dentaire.

2.2 Les services médico-techniques

Le laboratoire et la radiologie aident à faire le diagnostic des pathologies.

La pharmacie assure la fourniture des produits pharmaceutiques.

La buanderie assure le lavage et le blanchissage du linge.

2.3 Les services administratifs

Ces services assurent la gestion des affaires administratives et financières de l'hôpital général d'Oumé.

Ce sont :

- La direction

- La surveillance générale

- Le service économique et financier

- Le bureau des entrées

2.4. Les services généraux

Limités au parc automobile comprenant deux ambulances et deux motos mises à la disposition de l'hôpital général d'Oumé.

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU SERVICE ADMINISTRATIF ET ACTIVITES MENEES PAR LE STAGIAIRE

CHAPITRE 2 :

PRESENTATION DU SERVICE ADMINISTRATIF ET ACTIVITES MENEES PA LE STAGIAIRE

I. PRESENTATION DU SERVICE ADMINISTRATIF

Le service Administratif de l'hôpital général d'Oumé (HGO) est chargé de la gestion des ressources humaines financières matérielles etc.

Il est constitué de quatre (04) bureaux répartis comme suit :

- La Direction

- La Surveillance générale

- Le Service économique et financier

- Le Bureau des entrées

1.1 La direction

La direction mène la politique général de l'organisation et le fonctionnement des différents services. Elle assure la bonne gestion et la bonne marche de la structure sanitaire. Aussi supervise telle et coordonne de façon générale toutes les activités de celle-ci.

1.2 La surveillance générale

La surveillance Générale est responsable de la qualité des soins. Elle supervise, coordonne et évalue les activités du personnel  soignant, (Infirmiers (ères), sages femmes, Techniciens Supérieurs de Santé, aides soignants, Garçons et filles de salle).

Elle se charge aussi de la gestion des ressources humaines et matérielles, le contrôle de la propreté des locaux, la formation et l'encadrement des stagiaires.

1.3 Le Service économique et financier (le gestionnaire)

Il est chargé de l'engagement des dépenses. A ce titre, il y'a deux types de crédits :

Le budget général de l'Etat (BGE),

Le budget des ressources propres (BRP).

Ce service est aussi chargé du matériel, et des produits d'entretien.

1.4 Le Bureau des entrées

Le service du bureau des entrées ou service d'accueil comme son nom l'indique, est chargé de recevoir les malades afin de leur donner toutes les informations concernant leur séjour hospitalier à savoir :

L'orientation des malades dans les différents services, le montant des frais de séjour et des examens médicaux.

Ce bureau centralise tous les mouvements d'entrées et de sorties des malades.

Il dispose aussi de deux (02) caissières qui se chargent de délivrer les tickets et d'orienter les malades dans chaque service.

II. ACTIVITES MENEES PAR LE STAGIAIRE

Nous avons eu à effectuer nos activités au sein de la structure suivant un emploi du temps défini.

Nous débutons notre service au bureau des entrées.

Ø Le Bureau des d'entrées

À ce poste, de façon quotidienne nous procédons à un contrôle des tickets d'entrées pour tout malade ainsi que la vérification des tickets donnant droit à l'accès aux chambres et ceux de la gratuité ciblée. A ce service, nous orientons aussi toutes les personnes en quête d'une quelconque information. Et quand le mois tire à sa fin, nous vérifions les bilans récapitulatifs du nombre de personnes ayant eu recours à l'hôpital suivant le service concerné. Ce sont des rapports tels que :

- Nombre de consultations (Médecine, Gynéco, chirurgie),

- Nombre des accouchements,

- Nombre d'hospitalisations,

- Bilan des activités VIH (Hommes, Femmes, Enfants),

- Nombre total d'examens (radiologie, laboratoire)

Etc.

Parlant de la gratuité ciblée, nous avons comme tâche d'organiser et d'évaluer le montant des tickets utilisés et liés à la gratuité ciblée afin de faire le versement au trésor public.

Nous avons aussi participé à la rédaction du procès verbal de la réunion du COGES (comité de gestion), relative au bilan de gestion 2013 et le budget prévisionnel 2014.

Aussi, avons-nous aide l'Association du Personnel du District Sanitaire d'Oumé (APDSO), à l'élaboration et la saisie de la liste de ses différents adhérents. L'APDSO compte plus de deux cent membres.

Suivant notre emploi du temps, nous nous sommes rendus à la direction plus précisément au secrétariat et au bureau du gestionnaire:

Ø Le secrétariat

Nous avons appris à effectuer certaines tâches telles que :

- La réception des courriers entrants et sortants,

- L'enregistrement des courriers sortants,

- L'accueil du personnel et des visiteurs,

- La réception des appels entrants,

- L'élaboration de certaines notes de services, des autorisations d'absences, les certificats de cessations de service etc.

Ø Le bureau du gestionnaire

Nous avons appris à établir une facture pour la prestation d'un bien ou service au compte de la structure sanitaire.

LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

CHAPITRE 1 :

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL : CAS DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

CHAPITRE 1 :

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL : CAS DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

I. APPROCHE DEFINITIONNELLE

1. Un Personnel

Le personnel peut être défini comme l'ensemble des ressources humaines reconnue par l'entreprise, qui peuvent être présentes ou absentes et étant liées à l'entreprise par un contrat de travail.

2. Une Gestion Administrative

La gestion administrative peut être définie comme un ensemble de pratiques, de procédures administratives, visant l'optimisation et le bon fonctionnement d'une structure tout en appelant à une certaine fluidité et une hiérarchie fonctionnelle.

II. CHAMPS D'ACTION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

1. LES TACHES ASSIGNEES A LA GESTION ADMINISTRATIVE

DU PERSONNEL

C'est l'ensemble des activités ayant des orientations juridiques et bureaucratiques, où l'accent est mis sur la réglementation, les procédures et les respects de la hiérarchie.

La gestion administrative regroupe des tâches nécessaires à l'évaluation de la carrière administrative des salariés. C'est à dire depuis le recrutement jusqu'à la radiation en passant par toutes les situations telles que prolongement de grade, l'avancement d'échelon, les mutations, les détachements, les disponibilités, la discipline, l'information etc.

Elle est repartie selon les groupes suivants :

1.1. La classification des postes

Elle prend en compte :

§ La définition du poste

§ La dénomination du poste

§ La description du poste

§ La mission du poste

§ L'évaluation du poste

1.2 Gestion des effectifs et des absences

§ Gestion des absences (le pointage du personnel, les demandes d'autorisations d'absence etc.)

1.3 Gestion des dossiers administratifs

Elle prend en compte

§ Les démarches d'immatriculation

§ Les certificats de travail

§ Les attestations de travail

§ La gestion des dossiers du personnel (pièces d'embauche, les pièces des ayant droits, les pièces relatives à la carrière, les pièces de permissions, sanctions et disciplines etc.)

2. LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL AU SEIN DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

L'hôpital général d'Oumé, dispose d'une gestion administrative du personnel pour un suivi efficace et un meilleur traitement des dossiers administratifs. Il tient à assurer sa mission et répondre aux exigences de la population ainsi que celui du district sanitaire.

Notons que l'hôpital dispose de deux (02) catégories socio-professionnelles

- Les fonctionnaires (Personnel administratif et agents de santé)

- Et les contractuels (les filles et garçons de salle, le Gardien, techniciens de surface etc.)

Ces deux catégories socio-professionnelles constituent l'ensemble des dossiers relatifs à la gestion administrative de ce personnel. Elles se repartissent selon la fonction, de la manière suivant :

Ø PERSONNEL ADMINISTRATIF,

Ø MEDECINS, PHARMACIEN,

Ø INFIRMIERS DIPLOMES D'ETAT,

Ø SAGES FEMMES,

Ø TECHNICIENS SUPERIEURS DE SANTE (TSS),

Ø AIDES SOIGNANTS,

Ø CONTRACTUELS.

2.1 Classification des postes

Elle regroupe un ensemble d'activités homogènes localisées au niveau de l'administration présentée comme suit :

ü le poste du Directeur de l'hôpital,

ü le poste du Surveillant d'unité de soin,

ü le poste de l'économe,

ü le poste de l'adjoint administratif.

Ø La dénomination du poste

C'est l'appellation de l'intitulé du poste pour le distinguer clairement des autres postes il s'agit :

- du DIRECTEUR

- de la SECRETAIRE

- du SURVEILLANT GENERAL

- du GESTIONNAIRE

Ø La description des postes

Elle fait l'inventaire exhaustif des activités et des responsabilités du titulaire du poste tout en les concevant et les exécutant.

Exemple :

Le directeur : il est chargé de la direction générale de l'établissement et de l'élaboration le bilan de gestion de l'année précédente et du budget prévisionnel de l'année suivante.

Le surveillant général : il supervise les différentes unités de soins et s'assure de la qualité des soins dispensés, etc.

Ø L'évaluation des postes

Elle mesure la contribution de chacun des postes de l'administration de l'HGO, sur les résultats d'ensemble obtenus au cours du mois.

2.2 Gestion des effectifs et des absences

L'hôpital dispose d'un effectif de 78 (soixante dix-huit) agents. La structure gère tant bien que mal cet effectif de sorte à repartir chaque personnel suivant la catégorie socio-professionnel , le sexe, etc. 

Aussi du point de vue des absences, l'HGO dispose de certaines fiches qui permettent à l'intéressé de donner le motif.

- Absence pour congés

- Absence pour maladies,

- Absence pour problèmes de famille etc.

2.3 gestion des dossiers administratifs

L'administration de l'hôpital général d'Oumé dispose des archives et des caissons de documents où sont enregistrés les dossiers propres à chacun des travailleurs au sein de la structure. C'est un ensemble d'éléments comprenant :

Ø les notes de service pour les agents de l'Etat affectés ou mutés (Fonctionnaires).

Ø et pour le personnel contractuel, ce sont des copies de contrats de travail, et autres certificats ou attestations de travail.

Les dossiers du personnel sont conservés au bureau du surveillant général de sorte que chaque mobilité individuelle peut être retracée et répertoriée au travers des dossiers, ou à ceux des archives disponibles.

CHAPITRE 2 

CRITIQUES ET SUGGESTIONS

CHAPITRE 2 :

CRITIQUES ET SUGGESTIONS

1 - CRITIQUES

Durant notre stage à l'hôpital général d'Oumé, c'est avec un plaisir que nous nous sommes dévoués à la tâche assignée à notre exercice pratique. En revanche, nous faisons l'état des lieux de quelques difficultés liées à la nature du travail et ce, en rapport avec le personnel.

· Au niveau de la nature du travail

Nous avons constaté ce qui suit :

- le personnel contractuel peu motivé,

- le matériel informatique non protégé des attaques de virus notamment celui du bureau des entrées et du secrétariat,

- l'absence de connexion à internet,

- l'absence d'assurance risque pour le personnel.

· Au plan des ressources humain

Un réel besoin du personnel tant, au niveau technique de la santé, qu'au niveau administratif.

2. SUGGESTIONS

Au regard de ces critiques, nous présentons ses ébauches de suggestions pour un traitement à court, moyen et long terme de ces maux.

Ø A court terme

La structure doit se doter d'une connexion  à internet, en occurrence une connexion au réseau sans fil (le wifi ou un Livebox). Ce système permettra de faciliter l'envoi et les réceptions d'Email ainsi que l'optimisation du service administratif. Aussi permettra t-il la mise à jour du système informatique et de la mise à jour des antivirus. Procéder à l'installation d'antivirus performant pour une meilleur sauvegarde et protection des fichiers.

Ø A moyen terme

Repartir et rétablir les responsabilités administratives suivant la définition des postes, pour une implication efficace du personnel aux travaux administratives.

Pour lutter contre la fraude des tickets liés à la gratuité ciblée, l'hôpital peut :

- Confectionner des tickets spéciaux de type «GRATUIT» et «PAYANT» pour une distinction plus simple,

- Inclure des Contrôles par surprises qui permettront une bonne rentabilité aux heures les plus sollicitées (12h). il est préférable que ces contrôles se fassent par de différentes personnes pour un impacte plus rentable.

Ø A long terme

Elaborer un système de motivation du personnel. Cela peut se faire chaque trimestre de diverses manières :

- Organiser des matchs amicaux de football, et autres activités de loisirs internes entre le personnel,

- L'organisation des plateformes d'échanges d'opinions.

- L'hôpital peut inclure des petites prîmes pour les services de la caisse, le bureau des entrées, pour favoriser l'esprit du travail bien fait.

CONCLUSION

Durant notre stage à l'hôpital Général d'Oumé, nous nous sommes familiarisés avec l'univers pratique de notre formation. Nous avons appris le mode de fonctionnement de la structure et son mode de gestion administrative.

En effet, l'hôpital Général d'Oumé, bien qu'ayant un faible revenu dispose d'une administration qui fait face aux difficultés et aux exigences, dans le seul but de répondre au bien être de la population et au bon fonctionnement de la strucuture.

Ce stage nous à permis de traiter notre thème portant sur «la gestion administrative du personnel de l'hôpital général d'Oumé ». Ce thème vient dans la perspective de présenter le service administratif en question, et son mode de fonctionnement.

Par ailleurs, Le problème majeur reste toujours celui des fonds liés à la gratuité ciblée qui reste impayé par l'Etat de Côte d'Ivoire. Malgré cette difficulté, la structure fonctionne grâce une gestion appropriée et adéquate qui lui permet de toujours garder une bonne notoriété dans la région du GOH.

ANNEXES

ORGANIGRAMME DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

COGES

DIRECTION

COMMISSION MEDICALE CONSULTATIVE

CONSEIL D'ETABLISSMENT

COMITE MEDICAMENTS

COMITE D'HYGIENE

SURVEILLANCE GENERALE

MEDECIN-CHEF

SERVICE FINANCIER PATRIMOINE

SERVICE DE SOINS

SERVICE MEDICO-TECHNIQUES

MEDECINE GENERALE

CHIRURGIE GENERALE

GYNECO-OBSTETRIQUE

CABINET DENTAIRE

LABORATOIRE

RADIOLOGIE

PHARMACIE

PERSONNEL

SECURITE

BUREAU DES ENTREES

PARC AUTO

REGIE

REGIE DE RECETTE

REGIE D'AVANCE

BUANDERIE

LETTRE DE RADIATION

MINISTERE DE LA SANTE ET REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE

DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA UNION- DISCIPLINE- TRAVAIL

********** **********

DISTRICT SANITAIRE D'OUME

HOPITAL GENERAL D'OUME

DECISION N°______/ HGO du 02- 12- 2008

Portant radiation de l'effectif de

Contractuel en service à

L'Hôpital Général d'Oumé

Le Directeur

VU- La décision N° 1648/ MSHP/ CAB du 15/10/2007 de Monsieur le Ministre de la Santé et de l'Hygiène Publique, portant nomination du Directeur de l'Hôpital Général d'Oumé.

VU- Le contrat de travail S/N° en date du 02 janvier 2008 portant engagement de M. ............... en qualité de gardien contractuel à l'hôpital Général d'Oumé.

VU- les nécessités de service.

DECIDE

Article 1^er : M. Précédemment .................. contractuel à l'hôpital Général d'Oumé est radié de l'effectif du personnel à compter

Article 2 : Le Surveillant général et le chef de service économique et financier sont chargés chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente décision qui sera communiquée partout ou besoin sera.

AMPLIATIONS :

DD. Santé Oumé......... .....1

Trésorerie d'Oumé...........1

Tous service..................... .1

Intéressé.............................1

Archives...............................1

MINISTERE DE LA SANTE ET REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE

DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA Union- Discipline- Travail

********** *********

DIRECTION REGIONALE DU GOH

**********

DISTRICT SANITAIRE D'OUME

**********

HOPITAL GENERAL D'OUME

**********

N°________/ MSHP/ DRF/ DSO/ HGO

CERTIFICAT DE CESSATION DE SERVICE

Le Directeur de l'Hôpital Général d'Oumé, soussigné, certifie que Mme/Mr .....................(Mle BBB CCC S), Infirmière, précédemment en service à l'hôpital Général d'Oumé est mutée à l'Hôpital Général de Koumassi par la note de service N° 896 / MSHP/ CAB/ DRH du 05 Août 2009 cesse définitivement le service le 02 Septembre 2009.

En foi de quoi, le présent certificat est délivré pour servir et valoir ce que de droit.

Oumé, le 02/09/ 2009

LE DIRECTEUR

Préfet..............................1

DRH.................................1

DRS..................................1

DSO..................................1

Intéressée......................1

Dossier...........................1

Chrono....................1

AMPLIATIONS :

MINISTERE DE LA SANTE REBULIQUE DE COTE D'IVOIRE

ET DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA Union- Discipline- Travail

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DIRECTION REGIONALE DU GOH

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DISTRICT SANITAIRE D'OUME

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HOPITAL GENERAL D'OUME

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N°________/ MSHP/ DRF/ DSO/ HGO

CERTIFICAT DE PRISE DE SERVICE

Le Directeur de l'Hôpital Général d'Oumé, soussigné, certifie que Mr/Mme ............... (Mle AAA BBB X), Aide soignant nouvellement affecté à l'hôpital Général d'Oumé par la note de service N°913/MSHP/CAB/DRH du 11 Août 2009 a effectivement pris service le 02 septembre 2009.

En foi de quoi, le présent certificat est établi pour servir et valoir ce que de droit.

Oumé, le 02 septembre 2009

LE DIRECTEUR

AMPLIATIONS :

Préfet..............................1

DRH.................................1

DRS.................................1

DSO.................................1

Intéressé........................1

Dossier...........................1

Chrono.....................1

MINISTERE DE LA SANTE ET REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE

DE LA LUTTE CONTRE LE SIDA Union- Discipline- Travail

********** *********

DIRECTION REGIONALE DU FROMAGER

**********

DISTRICT SANITAIRE D'OUME

**********

HOPITAL GENERAL D'OUME

**********

N°________/ MSHP/ DRF/DSO/ HGO

AUTORISATION D'ABSENCE

Le Directeur de l'Hôpital Général d'Oumé, soussigné, autorise Mr ..............., (Mle aaa kkk N) Chirurgien à l'Hôpital Général d' Oumé à s'absenter pour trois (03) jours à compter du 07 au 09 /07/2009 inclus en vue de se rendre à Abidjan pour affaire personnelle.

Oumé, le 05/07/ 2010

LE DIRECTEUR

BIBLIOGRAPHIE

- Les archives d' l'Hôpital Général d'Oumé

- Monsieur HOUA VENANCE AHOULOU

- l'Administration de l'hôpital général d'Oumé

- Monsieur MOMINE ALI Directeur de l'hôpital Général d'Oumé

- fichiers du secrétariat

TABLE DES MATIERES

DEDICACES...............................................................................1

REMERCIEMENTS.......................................................................2

AVANTS PROPOS........................................................................3

INTRODUCTION.........................................................................4

CONTEXTE DE STAGE....................................................5 

CHAPITRE I: PRESENTATION DE L'HOPITAL GENERAL...............6

D'OUME

I - PRESENTATION GENERALE.....................................................7

II -INFRASTRUCTURES................................................................7

III -MATERIELS ET EQUIPEMENTS................................................8

IV-RESSOURCES HUMAINES.......................................................10

V-PLATEAU TECHNIQUE............................................................12

VI - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT.................................12

1 - ORGANISATION..............................................................12

1 -1 LES ORGANES DE GESTIONS...........................................13

1 .1.1 LE COMITE DE GESTION...............................................13

1.1 .2 LA DIRECTION.............................................................13

1.1.3 LA COMMISSION MEDICALE CONSULTATIVE...................14

1.1.4 LE CONSEIL DE L'ETABLISSEMENT.................................14

1.1.5 LE COMITE DE MEDICAMENT........................................14

1.1.6 LE COMITE D'HYGIENE................................................14

2 - FONCTIONNEMENT : LES DIFFERENTS SERVICES............15

2 .1 LES SERVICES DES SOINS MEDICAUX..............................15

2 .2 LES SERVICES MEDICO-TECHNIQUE................................15

2 .3 LES SERVICES ADMINISTRATIF.......................................15

2 .4 SERVICES GENERAUX...................................................16

CHAPITRE II: PRESENTATION DU SERVICE ADMINISTRATIF......17

ET ACTIVITE MENEES PAR LE STAGIARE

I - PRESENTATION DU SERVICE ADMINISTRATIF......................18

1 -1 LA DIRECTION....................................................................18

1 -2 LA SURVEILLANCE GENERALE.............................................18

1 -3 LE SERVICE ECONOMIQUE ET FINANCIER..............................19

1 -4 LE BUREAU DES ENTREES...................................................19

II- ACTIVITE MENEES PAR LE STAGIAIRE.................................19

 GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL.................22

CHAPITRE I : GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL :......23

CAS DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME

I-DEFINITION..........................................................................24

1- UN PERSONNEL..................................................................24

2- UNE GESTION ADMINISTRATIVE..........................................24

II - CHAMP D'ACTION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE.........24

DU PERSONNEL

1 - LES TACHES ASSIGNEES A LA GESTION.............................24

ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

1-1 CLASSIFICATION DES POSTES..........................................25

1-2 GESTION DES EFFECTIFS ET DES ABSENCES.......................25

1-3 GESTION DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS.........................25

2- LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL AU

SEIN DE L'HOPITAL GENERAL D'OUME.............................26

2.1 CLASSIFICATION DES POSTES.............................................27

2.2 GESTION DES EFFECTIFS ET DES ABSENCES.........................28

2.3 GESTION DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS...........................28

CHAPITRE II : CRITIQUES ET SUGGESTIONS.............................30

1- CRITIQUES........................................................................31

2- SUGGESTIONS...................................................................32

CONCLUSION..........................................................................34

ANNEXES................................................................................35

BIBLIOGRAPHIE.....................................................................41

TABLE DES MATIERS..............................................................43