1.2.6 Le flash
Il est utilisé pour informer rapidement tout le
personnel au même moment sur un évènement important ou une
décision non programmatique. Il peut être verbal ou
écrit.
Faiblesse observée:
- l'usage de cette forme de communication est rendu effectif
avec le Ministre Galiou D. SOGLO. Il en a fait usage par exemple pour tenir
informé le personnel d'une note de service qui impose le contrôle
à l'entrée et à la sortie du ministère de tout
véhicule, colis ou emballage. Ce fut également le cas, lorsqu'il
a tenu informé le personnel sur le motif d'une coupure interne de
l'électricité pour cause de travaux de réfection du
réseau électrique à l'interne.
Actions correctives:
- faire rentrer dans les usages, cet outil de communication.
En effet, ceci s'impose par exemple dans les cas de non respect des engagements
ou délais de mise en application d'un engagement (qu'il soit verbal
ou
Présenté par Roland Tognidè KPEHOUNTON
Culture d'un service public de qualité pour une
Administration publique de
développement au Ministère de la
Jeunesse, des Sports et des Loisirs
écrit) pris par le Ministre vis-à-vis des
ressources humaines quelles soient en relation avec le personnel à
l'interne et autres acteurs à l'externe ou toutes autres institutions
partenaires.
- dans les mêmes formes, le flash est applicable aux
autres niveaux de décision (direction, service et division).
1.2.7 Les réunions
Outre tout ce qui précède, les réunions
constituent des outils de communication très utilisés dans les
organisations. La flexibilité et le caractère plus ou moins
ordinaire qui la distingue des autres outils font d'elle le canal le plus
sollicité pour communiquer dans les organisations. Elle permet soit, de
porter à la connaissance du personnel une nouvelle donne relative
à l'organisation, faire le point d'un dossier en terme de suivi,
d'échanger sur un dossier ou préoccupation d'intérêt
pour le ministère ou encore pour faire le bilan d'une activité.
Elle peut concerner un effectif réduit du personnel ou un grand nombre
et peut donc s'appeler, suivant l'effectif qui y prend part, une
assemblée générale.
Faiblesse observée:
- les réunions se tiennent mais ne connaissent pas,
pour la plus part, un suivi pour la mise en application des conclusions
auxquelles ont abouti les participants.
Action corrective:
- faire rentrer dans les usages la mise en place
systématique de structures tels que les comités de suivi pour les
cas de séances ayant abouti à des décisions
nécessitant des actions échelonnées dans le temps. Il faut
aussi veiller à éviter la bureaucratie négative (lourdeur
administrative).
Présenté par Roland Tognidè KPEHOUNTON
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