4. Du 09 au 16 Décembre
En suivant toujours la chronologie du déroulement des
activités, en cette échéance c'était le tour du
Bureau administratif. Ce bureau comprend le secrétariat,
l'économat et en fin le bureau. Pour chacun de ces services l'entretien
a pris 2 jours.
4.1 Le secrétariat
Tl constitue la porte d'entrée pour tous courriers
adressés à l'agence et la porte de sortie pour les écrits
par l'agence (courriers adressés aux autres agences ou la direction
provinciale tout comme ceux adressés à des correspondants
externes). Sur ce, ce bureau assure respectivement : la réception,
l'enregistrement, la repartition, la saisie, l'expédition et enfin le
classement du courrier. Le courrier circule dans un document appelé
signataire. Pour rendre cette réception du courrier effective, le
courrier doit être enregistré. Tl se fait dans un grand cahier
appelé « indicateur » dans lequel il faille y inscrire : la
date à l'aide du dateur, le numéro de suite numérique
(manuellement), l'identité de l'expéditeur, la
référence et l'objet du courrier, les observations.
C'est un service où l'on exprime toutes charges courantes
de la l'agence sous la supervision du responsable administratif de l'agence.
4.2 L'économat
C'est un local où se trouve entreposer tout les biens de
l'agence pour assurer sa bonne exploitation. C'est un service chargé de
la gestion du stock. À chaque sortie de stock d'un bien ceci est
justifiée par un bon de réquisition et chaque entrée par
une facture du fournisseur.
A titre exemplatif ces différents biens y sont
entreposés :
RAPPORT CONCU PAR LEON KASIBI ENF.NOIR email :
leon.kasibi@yahoo.fr
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· Fournitures de Bureau : papiers duplicateurs, papier
bristol, enveloppes sacs, stylos, etc.
· Fournitures relatives à la caisse : ficelle, sacs
vide, élastiques, mouilleur, papier collant, ciseau,...
· Fournitures pour assistance sécuritaire : piles,
braises, sucre, torche...
En effet, une fiche de stock y est tenue pour l'enregistrement
tant des entrées que des sorties du stock.
4.3 Le Bureau
C'est dans ce service où la gestion des ressources
humaines est effective. C'est aussi dans celui-ci où l'on évalue
toutes les charges de l'agence et le tenant joue le rôle du
trésorier interne et du superviseur interne de la gestion du
personnel.
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