Mise en place d'un nouveau ERP ( Enterprise Resource Planning) . Cas de la société Bouchamaoui industries

CHAPITRE II :

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MISE EN PLACE D'UN NOUVEAU ERP POUR LA SOCIETE BI

D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE - ICHEC Entreprises - 2013

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D.E.S. en Management des Systèmes d'Information IACE - ICHEC Entreprises - 2013

I. POURQUOI LA SOCIETE BI CHANGE D'ERP ?

La société Bouchamaoui Industries qui a déjà un ERP mis en production depuis 2002 a déclenché lors de la revue de direction en 2010 une action qui incombe au système d'information de réexaminer cet ERP en vue de décider soit de le maintenir s'il est en mesure d'être amélioré pour une meilleure couverture des processus de la société et en mesure de répondre à leurs besoins métier soit de le remplacer par une nouvelle solution à définir suite à des analyses de premier niveau des ressources de la société en terme de compétences et moyens informatiques et des besoins fonctionnels des processus cibles.

Sur la base de l'audit de l'organisation cité précédemment qui a démontré l'existence des défaillances organisationnelles dont une partie importante revient à l'ERP existant et sur la base des contraintes techniques d'ordres informatiques constatés dans cet ERP il a été clairement démontré qu'il doit être remplacé et que les actions d'amélioration les plus optimistes ne peuvent lui permettre de combler le gap entre ses fonctionnalités et les besoins fonctionnels des processus de la société.

Convaincu de ce que le service système d'information lui a rapporté, la direction générale a décidé de mettre en place une nouvelle solution qui le remplace. Suite à cette décision, la question que s'est posée par le service système d'information est qu'elle solution mettre en place ?

Dans un article intitulé « Quatre conseils aux entreprises pour bien choisir leurs ERP », publié sur erp-info.com, le CEO Sage ERP X3 Christophe Letellier considère que les dirigeants quand ils décident de mettre en place un ERP se trouvent devant plusieurs questions telles que « Dois-je choisir un système pour ce que ma société est aujourd'hui ou pour ce qu'elle peut devenir dans cinq ou dix ans ? Dois-je opter pour un système complet, qui nécessite une implémentation de 12 à 18 mois, ou commencer plus modestement avec un nombre de fonctions limitées ? Comment trouver l'équilibre qui me garantira le meilleur retour sur investissement ? » 7.

Une simple réflexion sur de telles questions que le Système d'information s'est posé a permet de conclure qu'il est plus opportun de le remplacer par un nouveau ERP pour plusieurs raisons. L'une de ces raisons est qu'il convient mieux aux besoins de la société BI de mettre en place un nouveau ERP et non pas des applications par processus ou groupe de processus car un ERP est « un ensemble de modules paramétrables couvrant les grandes fonctions de gestion d'une entreprise. Il permet la gestion effective de plusieurs domaines de l'entreprise par des modules intégrés susceptibles d'assurer une collaboration des processus»⁸. En plus que cette définition que Gartner considère classique et indique que « maintenant un ERP au sens large est «une stratégie de technologie dans laquelle les transactions métiers opérationnelles sont liés à des transactions financières, spécifiquement les transactions du grand livre général».⁹

7 Quatre conseils aux entreprises pour bien choisir leurs ERP, Christophe Letellier, 15/03/2013, http://www.erp-infos.com

8 Cours DESMSI de l'IACE : Conception des systèmes d'information, Sami Gabsi.

9 ERP Magic Quadrant Report 2010, Gartner.

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D'autres raisons sont liées à la société BI confirment aussi le choix de mettre en place un nouveau ERP. Parmi ces raisons est que :

? Toute nouvelle application informatique mise en place dans la société doit être mise dans un cadre d'intégrité avec l'infrastructure du système d'information et avec les processus et procédures existants. C'est pourquoi mettre en place un ERP répondra beaucoup mieux et facilement à cette condition d'intégrité.

? Les compétences du service système d'information de BI ne sont pas suffisantes pour gérer différentes applications destinées chacune à un ou plusieurs processus. Ceci leurs entrainera des difficultés à maintenir un bon niveau de service au profit des utilisateurs et aussi des difficultés à assurer l'intégrité entre ces applications pour avoir des données et des documents consolidés. A titre d'exemple, en cas de plusieurs applications le service comptabilité doit avoir dans l'application qu'il utilise des données injectées automatiquement à partir des autres applications (application de gestion de la paie, application de gestion de stock, application de gestion des achats, application de gestion des ventes, etc.).

? Mettre en place plusieurs applications peut couter plus cher qu'un ERP en termes des prix des licences, des contrats de maintenance, des interventions payantes, etc.)

? Les utilisateurs de l'ERP existant sont familiarisés avec le travail moyennant un ERP et ils ont une bonne maitrise des flux des documents et informations entre ses différents modules du fait de leur expérience ce qui est très important. Aussi une même ergonomie d'interfaces d'un ERP facilitera aux utilisateurs de travailler sur les différents modules en cas, par exemple, de mutation d'un poste à un autre. Ceci sera un avantage considérable en termes de rapidité d'adaptation et en termes de minimisation des charges de formation à chaque changement de poste.

Certainement, ces réflexions ne peuvent être une base suffisante pour lancer le projet de mise en place du nouveau ERP que si elles soient professionnellement formulées dans des documents bien déterminés. L'élaboration de ces documents se base sur des références de management de projets et d'expériences dans des projets pareils. C'est pourquoi sur la base de mon expérience personnelle¹⁰, des bonnes pratiques en management des systèmes d'information, du management professionnel des projets et notamment de mes études en management des systèmes d'information j'ai entamé la préparation à la mise en place du nouveau ERP.

Dans ce chapitre du présent rapport j'expose la démarche à suivre par le projet de mise en place du nouveau ERP pour la société BI.