SECTION 2 : LES DIFFERENTES TACHES EXERCEES DANS
LES SERVICES RESPECTIVES
Notre stage au sein de la Direction d'Etude et Planification
s'est axé principalement dans 2 services :
1. SERVICE DE SECRETARIAT
Les différentes tâches exercées sont de
remplir le cahier d'enregistrement, la date, le n° du courrier, l'objet et
le destinataire, l'obtention de la signature des ordres des missions. Nous
avons constaté que ce sont les agences de voyages qui réservent
et achètent les billets. Nous avons eu à distribuer les
invitations. Nous saisissons les documents dans une base de données,
accueillions et orientons les lecteurs. Nous classions quotidiennement les
courriers en l'endroit indiqué pour les personnels de la Direction
d'Etude et Planification ; enregistrons, saisissons, distribuions et
classions les courriers et enfin, nous les amenions dans des bureaux.
2. SERVICE DE DOCUMENTATION
Au centre de documentation, les différentes
tâches exercées furent les suivantes : L'identification de
tous les nouveaux documents non codifiés ; constitués des
livres, brochures et des monographies dans un document d'enregistrement, le
présenter au documentaliste qui codifie et nous remet pour
procéder à l'enregistrement sur ficher suivant l'ordre
indiqué, afin de nous permettre de connaître le nombre exacte et
les types des documents que dispose la bibliothèque, ensuite le classer
selon les boites numérotées et aux endroits appropriés.
Les conditions d'accès sont gratuites, l'Internet l'est
aussi. Le centre de documentation est ouvert du lundi au vendredi de 9 heures
à 15 heures. Mais s'agissant de la photocopie ou de l'impression des
documents, ils s'effectuent moyennant un paiement.
Après ce fut travail de routine où l'on nous
appris à accueillir les chercheurs, étudiants et toute personne
voulant effectuer des recherches, les orienter, les aider à effectuer
des recherches soit sur Internet soit par documents. Et procéder
à la surveillance de temps de consultation à l'Internet afin de
permettre que chaque personne désireuse d'effecteur des recherches sur
Internet d'être satisfait car bon nombre de personnes viennent pour
l'Internet.
A la fin du temps réglementaire des consultants nous
remettions à chacun une fiche de renseignement auquel devrait remplir
selon les recherches effectuées, mentionner les sites consultés
et les ouvrages lis. Tous ceci dans le but de permettre au documentaliste et
à la secrétaire d'enregistrer le nombre exact des personnes qui
ont accès au centre, en vue de faire la statistique exacte des
chercheurs qui nous visitent.
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