CONCLUSION
Nous devons cultiver une nouvelle approche de la formation qui,
plus que jamais, doit devenir une véritable fonction partagée
tant par les managers que par les collaborateurs.
Je recommande aux responsables de formation de garder en
tête mes 10 règles d'or avant d'agir, dont cinq
(« ») que j'ai reprises de « Manager la formation aujourd'hui
» d'Alain Frédéric Fernandez et de Frank Savann.
Ces dernières vont, en effet, les guider dans leurs choix
quotidiens, leur permettre de maintenir une politique d'actions efficientes
pour l'entreprise.
+ Première règle : (( Le budget
formation est l'expression de la stratégie de
l'entreprise. ))
Le budget formation doit valider uniquement les demandes
individuelles qui correspondent à un besoin de montée en
compétence et en corrélation aux besoins d'optimisation des
ressources humaines de l'entreprise dans le cadre de la structure et de sa
stratégie.
Comme l'ont si bien exprimé A. F. Fernandez et .F.
Savann : (( Le plan de formation est la propriété
inaliénable de l'employeur, il ne se partage pas, comme ne se partage
pas la stratégie, le financement et la responsabilité finale.
))38
+ Deuxième règle : ((
La formation doit rendre chaque salarié co-acteur de sa montée
en
compétence. ))
C'est à dire, ne pas forcer un salarié qui ne
souhaite pas participer à une formation car lorsqu'une personne vient
à contrecoeur sa présence est contre-productive, il s'agit donc
d'un mauvais investissement. Seules, pour moi, les formations à
l'adaptation au poste de travail doivent rester obligatoires car la
responsabilité de l'employeur peut être engagée en cas de
licenciement pour insuffisance professionnelle, par exemple.
+ Troisième règle : (( L'entretien
professionnel est le lieu d'échange privilégié
pour
optimiser les actions de formation. ))
En effet, au cours de cet entretien, le manager et son
salarié parlent de montée en
compétence,
élaborent ensembles un parcours de situations
apprenantes (travail en binôme, atelier d'échange de
38 Source : « Manager la formation aujourd'hui
» de d'A. F. Fernandez et F. Savann
pratiques, ...) Les raisons de cette demande de formation sont
exposées, les finalités déterminées à terme
et le tout formalisé.
+ Quatrième règle : « Le service
formation doit transformer sont offre en demande. »
Le principe est simple, comme l'explique, les deux auteurs,
« il ne peut avoir de DIF si le salarié n'est pas à
l'origine de la demande ». En dehors des formations d'adaptation, le
salarié doit disposer d'un formulaire de demande de formation afin de
pouvoir demander une formation à son initiative ou
préconisée par son responsable.
(Voir annexe n°13 : Un modèle de formulaire de
demande individuelle de formation.)
+ Cinquième règle : « A chaque
action de formation doit correspondre un financement
particulier. »
Pour répondre à tous les besoins réels de
formation, le budget de l'entreprise ne suffit pas. Par conséquent, le
responsable de formation doit s'interroger sur tous les financements possibles
(Financement externe, plan de formation, période de
professionnalisation, DIF, faire un mix VAE pour obtenir quelques unités
du diplôme sélectionné et plan de formation pour les
unités manquantes ou CIF à temps partiel en fonction de la
demande, par exemple).
Il faut aussi garder en mémoire que de nombreuses
réponses à des besoins de montée en compétence
passent par des situations apprenantes qui ne sont pas forcément des
formations (ateliers d'échange des pratiques, travail en binôme,
mise en place de fiches techniques, ~)39
+ Sixième règle : Lors de la
création des actions de formation, vérifier les paramètres
STAR.
+ Septième règle : Traquer les
coûts cachés en s'inscrivant dans une démarche
continue
de réduction des coûts
Le responsable de formation doit oeuvrer pour le
développement des compétences uniquement : - les
dispositifs de formation ne doivent donc plus contenir de formations
prétextes et inutiles,
- il doit réduire également intelligemment les
coûts et surcoûts.
39 Voir annexe n°5 : Grille de décision
des 39 modalités de formation
+ Huitième règle : Chercher des
indicateurs de résultats pour suivre la formation.
Ces indicateurs là constituent de l'information
FACTUELLE objective permettant de prendre ou de proposer des
décisions de lancement ou encore de prolonger, voire de supprimer ou
bien de réorganiser une action, en fonction des résultats
attendus et/ou constatés, d'observer et de corriger d'éventuelles
dérives en cours d'action et de rendre compte en final des effets
produits.
+ Neuvième règle : Ne pas se contenter
d'évaluer les actions de formations au niveau 1
(l'évaluation de la
satisfaction) mais également au niveau 3
(l'évaluation du transfert en situation de travail) ou niveau 4
(l'évaluation des efforts de la formation) et toujours au niveau 5
(mettre le système sous contrôle).
+ Dixième et dernière règle :
Simplicité et clarté
Comme le résume très bien l'expression suivante
« Les solutions les plus simples sont souvent les meilleures ».
Toujours rechercher des outils simples, faciles à mettre en oeuvre car
plus ils seront compliqués et moins ils seront exploités. Je
rajouterai même à la simplicité, outils finalisés,
prêts à l'emploi. Les managers sont énormément
sollicités, ils se plaignent d'ailleurs souvent de ne pas avoir assez de
temps pour réaliser tout ce que l'entreprise leur demande (reportings,
entretiens, animations des équipes, etc.). Pour être donc
sûr que ces derniers vont bien exploiter les outils et faire remonter les
informations dont a besoin le service formation, nous devons nous attacher
à leur compréhension de l'intérêt/l'enjeu, que les
outils soient accessibles et surtout que cela ne soit pas chronophage.
Mais les procédures ne suffisent plus et peuvent
même, si elles sont portées à l'excès, devenir
contreproductives. Il faut donc faire confiance aux acteurs de l'entreprise,
aux salariés et aux cadres. Cela suppose que nous puissions compter sur
leur professionnalisme. Face à des événements inattendus,
qui ne peuvent jamais être éliminés, ils devront
élaborer des réponses appropriées, prendre des
initiatives pertinentes. Ils auront à construire des compétences
adéquates.
Selon Jack Welsh40 de General Electric : «
Notre comportement est dicté par un credo fondamental : l'intention
et la capacité d'une organisation de continuellement apprendre de toutes
sources, et de transformer rapidement cet apprentissage en action, est la
source ultime de son avantage concurrentiel ». Jack Welsh nous parle
ici de l'organisation apprenante. Peut-être le futur enjeu du responsable
de formation ?
40 Ancien président du groupe américain
General Electric de 1981 à 2001 et l'un des dirigeants les plus
emblématiques aux États-Unis dans la période 1980-2000.
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