II.4.CRITIQUE DE L'EXISTANT (VADE MECUM)
Point fort :
- Les normes de gestion académique sont bien
élaborées dans le Vade Mecum de gestion d'une institution d'ESU
(CPE, 2003).
Points faibles :
- Etant donné que le Vade Mecum de gestion d'une
institution d'ESU a pour vocation de répondre aux exigences des
nouvelles technologies de l'information et de la communication, aucune
modélisation de communications n'a été définie pour
la bonne circulation de l'information.
- Le Vade Mecum de gestion d'une institution d'ESU ne propose
pas de modélisation d'une infrastructure informatique devant
répondre aux besoins des institutions dans le cadre de la circulation de
l'information entre les différents acteurs.
- Dans ce contexte, l'informatique devenant un outil
incontournable en matière de gestion, le Vade Mecum de gestion d'une
institution d'ESU ne prévoit pas la place d'un responsable (directeur)
informatique ainsi que ses subalternes en vue de s'occuper de toutes les
questions inhérentes à l'organisation informatique au sein de
l'établissement.
- Le Parent est actuellement devenu un acteur important dans
le système d'information d'une institution d'ESU. Malheureusement, le
Vade Mecum reste muet à l'égard de cet acteur si important dans
la gestion d'une institution d'ESU.
II.5.PROPOSITION DES SOLUTIONS
A la lumière des anomalies qui viennent d'être
reprises dans le système existant, nous pouvons proposer quelques
solutions dans le but d'améliorer la performance et le bon
fonctionnement du système existant.
II.5.1. Solutions organisationnelles
- Pour plus d'efficacité dans la circulation des
documents au sein d'une institution d'ESU, nous estimons qu'il nous faut
maintenant modéliser les communications entre les différents
acteurs du système d'information. Ceci nous conduit à
définir un organigramme partiel pour la circulation interne de
l'information concernant notre domaine d'étude.
Comité de gestion
Recteur/DG
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Secrétariat
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Secrétariat général
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Directeur de
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Directeur
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administratif
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académique
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budget
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informatique
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Chefs de
i
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Chefs de service
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Chefs de service
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Administrateur de réseau info.
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Chefs de
section/départemt
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Chefs de
section/département
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Chefs de
section/département
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Chargé de la
maintenance et
sécurité
inform
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Dans cet organigramme, nous avons mis un accent particulier
sur le rôle que doivent jouer le Directeur informatique, l'administrateur
de réseau ainsi que le chargé de la maintenance des
ordinateurs.
En effet, le Directeur informatique traite toutes les
questions liées à l'informatisation de l'institution. Ses
compétences en matière d'encadrement technique sont
indispensables à l'efficacité des services informatiques. Sa
priorité est de répondre aux enjeux que présentent les
NTIC selon deux axes : une vision extérieure visant à exploiter
l'informatique pour créer des opportunités au sein de
l'institution, et une vision intérieure concernant les activités
informatiques elles-mêmes au sein de différents postes de travail
(accroissement de l'efficacité et de la productivité au sein des
différents services).
De plus, en sa qualité de membre de la direction, le
directeur informatique est mieux armé pour évaluer les besoins en
matériel informatique pour chaque domaine du système
d'information de l'institution (administration, apparitorat, corps enseignant,
étudiants).
Quant à l'administrateur du réseau, il est
chargé de faciliter la circulation de l'information entre acteurs de
l'organisation à travers un réseau informatique. Il devra ainsi
veiller à la sécurité du réseau informatique en
mettant un accent particulier sur le contrôle des trafics sur le
réseau, les risques et menaces encourus par le système
d'information. Généralement, l'administrateur du réseau
devrait avoir une grande expérience en matière des
systèmes d'exploitation et un degré pas moindre en analyse des
systèmes. Par ailleurs, compte tenu de l'évolution rapide des
technologies et des
supports de transmission, l'administrateur réseau doit
assurer une veille permanente afin de faire évoluer l'infrastructure
réseau de l'entreprise.
Le chargé de la maintenance doit quotidiennement veiller
au bon fonctionnement du matériel informatique en utilisant les outils
appropriés pour cette fin.
- Dans le contexte actuel de l'enseignement supérieur
et universitaire en République Démocratique du Congo
caractérisé par le désengagement financier de l'Etat dans
la prise en charge des salaires des enseignants, le parent/tuteur de
l'étudiant est devenu un partenaire externe incontournable de toute
institution d'ESU. A cet effet, le parent participe à la gestion de
l'établissement à travers un comité de parents et, donc,
peut à tout moment se rendre compte du cursus académique de
l'étudiant : les notes de l'étudiant et le relevé de
comptes ainsi que toute autre information utile concernant l'étudiant.
Ainsi, nous proposons que le parent fasse partie intégrante du
système d'information de toute institution d'ESU ; en tant que
partenaire extérieur.
Pour assurer une circulation efficace de l'information au sein
de l'organisation, nous suggérons la structuration du système
d'information au sein des institutions d'ESU de la manière suivante :
D'abord, délimiter les communications circulant entre
acteurs internes ; puis celles entre acteurs internes et partenaires
extérieurs. Ensuite, nous allons découper l'entreprise en
domaines :
° le domaine `Etudiants' qui regroupe les informations
relatives aux étudiants.
° le domaine `Enseignants' regroupant les informations
relatives aux enseignants.
° le domaine `Administration' regroupant les informations
relatives au corps dirigeant (Recteur/DG), académique, administratif,
scientifique et financier ainsi que l'apparitorat central.
° le domaine `Acteurs extérieurs' qui regroupe les
informations relatives à tous les partenaires de l'institution :
Ministère de l'ESU, Centres, Parents, et d'autres établissements
d'ESU.
Ensuite, ce découpage nous conduira à la conception
des VLans selon les subdivisions du système d'information en
domaines.
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