II.2. LE DIAGRAMME DES FLUX
Il s'agit des informations échangées entre les
acteurs, lesquelles informations peuvent être véhiculées
soit par les documents imprimés soit échangées grâce
à un support électronique ou magnétique. Le schéma
suivant retrace la circulation de ces flux.
Secrétariat Général
administratif
Commission
de délibération
Commission
d'admission
Ministère de
l'ESU
Centres
(extensions)
(24)
6 (27)
(28)
(16')
(16)
(1) (2)
(23)
(8)
(25)
Secrétariat
Général
académique
Directeur de
budget
Recteur
ou DG
(5)
(6)
(21)
(14)
(19)
(16)
(10)
Bibliothèque
(11)
Apparitorat
Central
(13)
(20)
(22)
(12)
(7)
(4)
(17)
(3)
Enseignant
(9)
(15)
Etudiant
Programme des cours, calendrier
académique, instructions académiques
(2) Rapport statistique (rapport de la rentrée
académique, état de lieu, rapport de fin d'année
académique)
(3) Dossier du candidat
(4) Dossier incomplet
(5) Dossier complet
|
(6) Frais d'inscription, frais d'études et autres frais
connexes
(7) Reçu
(8) Liste des étudiants admis, liste des
étudiants non admis.
(8') Carte d'accès bibliothèque
(9) Attestation d'inscription, carte d'étudiant
(10) Liste des enseignants
(11) Lettre de contact
|
|
|
(12) Lettre de disponibilité
(13) Emploi du temps pour validation
(14) Emploi du temps validé
(15) Communication emploi du temps validé
(16) dossier académique de l'enseignant (16) liste des
enseignants
(17) Fiche de suivi du cours, fiche de cotation à
l'enseignant
(18) Fiches de suivi et de cotation dûment
complétées
(19) Fiche d'évaluation de l'enseignant
(20) Fiche d'évaluation dfiment complétée
(21) Relevé de comptes
(22) Relevé de notes
(23) Rapport académique
(24) Rapport administratif
(25) Rapport financier et social
(26) Rapport de fin d'année académique
(27) Dossiers de finalistes pour homologation ou
entérinement des diplômes
(28) Diplômes homologués
II.3. PRESENTATION DES PROCEDURES
Cette section présente les procédures et la
description des activités internes propres à la gestion
quotidienne d'une institution d'ESU. Ici, nous avons ciblé les
procédures qui sont automatisables et informatisables et qui concernent
directement notre étude.
II.3.1. Liste des procédures
L'inscription de l'étudiant ;
Le paiement des frais d'études et frais connexes ;
Le suivi des cours (les matières, notes, étudiants)
;
Faciliter l'accès aux informations relatives au corps
enseignant, académique, administratif et financier.
II.3.2. Description des procédures
L'inscription de l'étudiant
Avant la rentrée académique, l'étudiant
remplit une fiche d'inscription à l'apparitorat. Celui-ci
(l'apparitorat) se charge de la vérification de la conformité et
de la complétude du dossier dudit étudiant. En cas de dossier
incomplet, celui-ci est retourné à l'étudiant sinon il est
transmis à la Commission d'admission pour la validation. Une fois le
dossier validé l'étudiant procède au paiement des frais
d'inscription, ce qui traduit son inscription définitive. Ainsi
l'étudiant obtient son attestation d'inscription et sa carte
d'étudiant ainsi que sa carte d'accès à la
bibliothèque.
Le paiement des frais d'études et frais
connexes
A chaque paiement des frais par l'étudiant, le montant
est reporté sur son compte. L'étudiant a le droit d'avoir le
relevé de son compte en vue de s'assurer de son évolution
auprès du service de finances.
Le suivi des cours (les matières, notes,
professeurs, étudiants)
Une fois les frais d'études payés,
l'étudiant peut suivre les cours inscrits au programme suivant un
horaire bien élaboré.
Le Recteur/DG ou le Secrétaire général
académique transmet la liste de tous les professeurs à
l'apparitorat et aux différents décanats qui se chargent de
contacter chacun d'eux. Chaque professeur fournit sa disponibilité.
L'apparitorat établit un emploi du temps qu'il soumet au
Secrétaire Général académique pour validation.
L'emploi du temps validé est alors transmis à l'apparitorat qui
le communique aux différents enseignants et étudiants.
L'autorisation est donc accordée à l'enseignant de dispenser son
cours auquel tous les étudiants sont tenus de participer. Le professeur
pointe chaque cours dispensé. Les enseignements sont dispensés
à terme de nombre d'heures.
L'étudiant est soumis à des évaluations
successives (interrogations, travaux pratiques, examens,...).
L'étudiant reçoit des notes dans les
différents cours inscrits au programme du semestre (interrogations,
travaux de recherche, travaux pratiques, tests et examens,...). Cette
évaluation est suivie d'une appréciation de l'étudiant,
après une délibération à la première et/ou
à la deuxième session.
Les notes obtenues dans différentes matières sont
répertoriées et imprimées sur un relevé semestriel
et ensuite un relevé annuel.
A la fin de l'année académique les dossiers des
étudiants finalistes sont contrôlés en vue de
l'homologation/entérinement de leurs diplômes.
II.3.3. Schéma de circulation et de traitement de
l'information
Pour plus de lisibilité et pour une meilleure
compréhension, le schéma de circulation et de traitement des
données sera subdivisé en modules comportant chacun des
opérations logiquement et directement liées.
1. De l'inscription et de l'admission de
l'étudiant au sein de l'institution
|
Périodicité
|
Extérieur
|
Apparitorat
|
Sec.Gen.Ac
|
Sec.Gen.Ad
|
Direct.
budget
|
Enseignant
|
Etudiant
|
DG/Rect.
|
|
Début de
l'année académique
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
OP N°2
|
|
OP N°1
|
|
|
Vérification dossier
|
|
Vérification dossier Décision admission
Complétude fiche inscription
|
|
Ti
|
|
Incomplet
|
complet
|
3 4 5
|
|
|
|
4
|
|
|
|
1. Dossier de l'étudiant
2. Frais d'inscription et autres
3. Reçu
4. Attestation d'inscription
5. Carte d'accès bibliothèque & autres
services
2. Du paiement des frais d'études et autres frais
connexes
|
Périodicité
|
Extérieur
|
Apparitorat
|
Sec.Gen.Ac
|
Sec.Gen.Ad
|
Direct.
budget
|
Enseignant
|
Etudiant
|
DG/Rect.
|
|
A pourvoir par l'institution
A pourvoir par l'institution
|
3
|
|
|
|
1
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
OP N°1
|
|
Véification compte de l'étudiant et enregistrement
au compte
|
|
TJ
|
|
2
|
|
|
OP N°2
|
|
Etablissement du relevé de comptes
|
|
TJ
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
1. Frais académiques et autres
2. Reçu
3. Relevé de compte
36
3. Du suivi des cours (matières, notes,
professeurs, étudiants)
|
Périodicité
|
Extérieur
|
Apparitorat
|
Sec.Gen.Ac
|
Sec.Gen.Ad
|
Direct.
budget
|
Enseignant
|
Etudiant
|
DG/Rect.
|
|
Début année académique
Début année académique
Au début de chaque cours
|
|
|
|
|
|
|
4
|
4
|
|
1
|
2
|
|
|
|
OP N°1
|
|
Elaboration liste des professeurs
|
|
TJ
|
|
|
2
3
|
|
|
2
|
|
OP N°2
|
|
|
Edition de l'emploi du temps
|
|
TJ
|
|
|
4
|
|
|
|
5
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
OP N°3
|
|
Etablissemt list prés Dispenser cours Pointage h et cours
Evaluation étudiant
|
|
TJ
|
|
Périodicité
|
Extérieur
|
Apparitorat
|
Sec.Gen.Ac
|
Sec.Gen.Ad
|
Direct.
budget
|
Enseignant
|
Etudiant
|
DG/Rect.
|
|
Fin du mois, fin semestre, fin de l'année
|
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
6
7
|
|
|
6
|
|
|
|
7
8
|
|
8
|
|
|
|
|
OP N°4
|
|
Edition fiche pointage
Production relevé de notes
|
|
Mens/semest/ann
|
|
|
9
|
|
9
|
|
|
|
|
|
1. dossier enseignant
2. liste des enseignants
3. disponibilité de l'enseignant
4. Emploi du temps de l'enseignant
5. autorisation dispenser cours
|
6. liste de présences des étudiants
7. Cours dispensés & nombre d'heures
effectuées
8. Fiche d'évaluation de l'étudiant
9. Fiche de pointage et relevé de notes
|
| 
