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Traitement des factures clients a règlement a l'échéance:cas des éditions Lepays

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par Ousséni Demba SIDIBE
ISIG Ouagadougou - DTS Finance/comptabilité 2008
  

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I. LES ANALYSES CRITIQUES

1. La facturation

Partant du fait que la facture est la base de l'existence d'une créance client et du recouvrement, les problèmes liés à celle-ci ont une grande incidence sur la trésorerie de l'entreprise. Ces problèmes sont en général :

o L'établissement et la distribution des factures :

Nous avons constaté une lenteur dans l'élaboration des factures et leur distribution. En effet, certaines factures sont établies trois à sept jours après les prestations de service. Cette lenteur est due en général à la mauvaise qualité du logiciel de facturation, au manque de formation adéquate du personnel de ce service, et à la lourdeur des tâches des facturiers.

o Les erreurs de facturation :

Cela peut être due au fait que les facturiers ont omis ou ajouté certains éléments (la nature de la commande, le nom du client, ...) qui ne devraient pas figurer sur les factures, ou tout simplement ont commis une erreur au niveau des tarifs.

2. La gestion comptable des factures

Les problèmes sur la gestion des factures sont en grande partie liés aux règlements des clients.

o L'absence des numéros de factures réglées sur les avis de crédit :

Il arrive que les clients ne précisent pas les numéros des factures réglées sur les avis de crédit lors des virements. Ce problème rend difficile la constatation des règlements par les comptables.

o La non-concordance du montant réglé et celui de la facture :

Cette différence porte généralement sur le montant de la TVA et ne facilite pas les tâches comptables.

II. LES SUGGESTIONS

Après examen des procédures de facturation, de traitement des factures clients et de règlements ; nous proposons quelques recommandations en vue d'améliorer les méthodes de traitement des factures clients.

1. La facturation

o L'établissement rapide des factures et leur distribution : établir la

facture dès la prestation du service, la remettre dans les meilleurs délais au client. Pour permettre cela, nous suggérons la dotation du service d'un logiciel de facturation plus performant et la formation du personnel.

o La vérification des factures par plusieurs personnes :

Cela permettra d'éviter un tant soit peu les erreurs de facturation.

2. La gestion comptable des factures

o Une rencontre entre les comptables et les banques de l'entreprise :

Cela pour freiner les problèmes liés aux virements bancaires. De plus exiger aux clients de signaler sur les chèques les numéros des factures réglées.

o Exiger lors du dépôt du bon de commande le certificat

d'exonération pour les prestations non taxables : nous pensons que cela permettra de freiner la non-concordance du montant réglé avec celui de la facture.

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