I.6.1. SCHEMATIQUEMENT
C.R. Est :
GOMA
ADM
PROG
S-E
PROG
ADM
Antenne
Uvira
PROG
POINT FOCAL / BARAKA
Sous Bureau :
GOMA
ADM
PROG
S-E
Antenne
Beni
ADM
POINT FOCAL / WALIKALE
Sous Bureau :
BUKAVU
Le sous Bureau FAO/Goma oi, nous avons passé notre
stage, comprend trois Unités interdépendantes, il s'agit :
L'Administration et Finance ; Programme et SuiviEvaluation.
1). Unité Administration et Finance
Sous la supervision d'une Assistante administratrice qui s'occupe
de finance, du personnel et de la gestion de trois services avec chacun un
responsable :
a). Le service du secrétariat
Le secrétaire s'occupe de :
ü Réception de visiteurs ;
ü Réception de tous les courriers de la Coordination
Régionale Est.
ü Suivi de mouvement du déplacement du personnel
(niveau local) ;
ü Ordres de mission des agents ;
ü Mission de terrain du personnel tant National
qu'International ; Il appuie la logistique a :
o La réservation des billets pour les agents qui voyagent
;
o La réservation des Cargo ;
o La gestion de stock (entrée et sortie).
b). Le service de la logistique s'occupe de :
ü L'approvisionnement des matériaux de Bureau
(Achat, transport, dispatching etc.) ;
ü La réservation des Cargos ;
ü La réparation des véhicules et
matériaux de bureau ;
ü L'enregistrement du mouvement de sortie et entrée
des véhicules, leurs amortissements et autres (entretien, consommation
des carburants) ;
ü La gestion de stock. (Au niveau du bureau et de
dépôt).
c). Le Service de la gestion des intrants s'occupe de:
ü La gestion de Protocoles (facture de protocole) ;
ü La réception intrants livrés par les
partenaires ;
ü L'établissement de Procès Verbal de
réception d'intrants;
ü Enregistrement de bon de commande émis par la
Représentation ;
ü La réception de factures des partenaires pour
faire respecter la procédure de paiement et suivi de transfert d'argent
a toutes les Antennes sous bureau de la Coordination Régionale Est ;
ü La gestion des appels d'offres (date limite et heure)
;
2) Unité Programme
Cette Unité regorge des Consultant Nationaux (Agronomes et
Vétérinaires) et des techniciens agricoles. Elle s'occupe de :
L'élaboration des projets, la planification, la mise en
oeuvre et réduction des rapports.
|
Préparation du programme de distribution d'intrants aux
différents partenaires ;
Organiser des sessions de formations et des réunions de
concertations et d'échange d'information avec les partenaires du cluster
sécurité alimentaire.
|
3). L'Unité Suivi-Evaluation
Cette Unité s'occupe de la conformité de
l'exécution des activités de terrains par rapport a la
programmation établie. Elle recoit les différents rapports
d'activité des partenaires pour examen, analyse et avis a donner sous
forme des recommandations pouvant orienter les décisions de la
hiérarchie.
CONSTATATION
Ces deux Unités (Programme et Suivi-Evaluation)
fonctionnent ensemble et les tâches sont reparties entre les chefs de
Sous bureau et les Consultants Nationaux thématiques sous la direction
du coordonnateur technique régional. Ainsi, dans le déroulement
de notre stage les tâches exécutées seront décrites
dans un seul chapitre.
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CHAP II. DEROULEMENT DU STAGE
Un ordinateur connecté a l'!nternet, un stylo, un
carnet de note et des papiers ont été mis a notre disposition
pour nous permettre de bien suivre et noter toutes les explications. Outre
cela, l'accès a une bibliothèque essentiellement
constituée par des ouvrages et textes juridiques internationaux relatifs
a l'agriculture et a l'alimentation mondiale a parfait nos capacités
intellectuelles et satisfaire notre curiosité scientifique en
qualité de stagiaires.
Nous noterons que, durant notre stage, nous avons parcouru
trois unités opérationnelles distinctes au Sous Bureau de la
FAO/Goma, dont les termes de mandats n'étaient pas bien
élucidés, compte tenu des caractères liés aux
urgences dans l'exécution des activités. Il s'agit de
l'unité de l'Administration et Finance ; de Programme et celle de
Suivi-Evaluation. Ainsi, nous reconnaissons avoir acquis des compléments
de connaissance relative au devoir et droit de la FAO et de ses partenaires a
travers le mondial et également d'expérience professionnelle des
Agences des Nations Unies et des organismes internationaux qui mènent
des actions humanitaires en faveur des différentes
communautés.
CONSTATATIONS
Le premier encadrement bénéficié,
était au niveau du service de la logistique. Le responsable de ce
service nous a donné des plus amples explications concernant les
règles de travail et les dispositions relatives a la passation des
marchés et a l'acquisition des intrants ou tout autre équipement.
Il nous a été illustré que pour la
crédibilité de l'organisation, outre la confidentialité
dans le processus de passation des marchés, la précision, la
neutralité et l'impartialité, bref l'objectivité sont
recommandées.
Au niveau du service de la gestion des intrants, beaucoup
d'explications ont tiré notre attention notamment :
· Sur l'élaboration et la gestion de Protocole ;
· Sur l'établissement des bons de Commande et des
procès verbaux de réception d'intrants;
· Nous avons également appris
l'établissement et la gestion des bons de sortie d'intrants a l'entrepQt
de la FAO.
Dans le service de secrétariat, oi, nous avons
été initié a :
· La réception et classement des papiers d'audiences
demandé par les visiteurs pour raison de service ;
· Suivre les mouvements du personnel (voyages, missions)
tant local qu'international, en concertation avec l'Officier de
Sécurité des Nations Unies et les différentes missions des
humanitaires qui disposent des appareils aériens ;
Durant le stage nous avons eu a assister les certains consultants
nationaux, dans l'accomplissement de leurs taches, notamment :
> La supervision de la collecte de
données ;
> Le traitement informatisé de
données collectées au fin de pilotage des projets ;
> La participation aux réunions
techniques et formulation de recommandations appropriées ;
> La conception et la mise en place d'une
base de données locale, en fonction des indicateurs de résultats
qui sont attendus, selon la spécificité de chaque projet ;
> L'identification des besoins en formation
du Staff FAO/Goma, en vue de renforcer leur capacité dans le domaine
informatique.
12
CONCLUSION, REMARQUES ET
RECOMMANDATIONS
A l'issu de notre stage d'un mois, effectué a
l'organisation des nations unies pour l'alimentation et l'agriculture, en sigle
FAO, nous avons acquis une expérience très riche qui nous a
permis de mieux comprendre les différentes interventions menées
par cette dernière, en faveur des ménages vulnérables. Il
a été pour nous, une occasion de déceler certaines
réalités en milieu professionnel des humanitaires opérant
dans la province du Nord Kivu.
Cette expérience nous a permis d'appliquer nos
connaissances acquises lors de la formation, et de développer notre
savoir faire.
Il convient maintenant a signaler, quant aux remarques et
recommandations qu'au niveau du secrétariat dans le Département
de l'Administration et Finance ; et au niveau du Département de
Suivi-Evaluation, que nous avons constaté un problème de cumul
des fonctions. Ainsi, nous estimons y apporter notre palliatif en recommandant
ceux qui suivent :
> Que le Bureau décante le problème de cumul
des fonctions des staffs affectés dans ses deux Départements.
> Que le Bureau concoive ou achète une base de
données pour la gestion des stocks dans son entrepQt, pour la gestion
des fournitures de bureau auprès du secrétariat ainsi que pour
faciliter la logistique dans les différentes commandes,
réceptions et distributions d'équipements et autres
matériels.
Enfin, pensons-nous que les activités de promotion du
devoir et droit a la sécurité alimentaire auront un nouveau coup
de brosse pour un avenir meilleur des populations Congolaises.
TABLE DES MATIERES
SIGLE ET ABREVIATION i
RESUME ii
REMERCIEMENTS iii
INTRODUCTION 1
CHAP I. PRESENTATION DE L'ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR
L'ALIMENTATION ET L'AGRI CULTURE/Sous Bureau de Goma 2
I.1. DENOMINATION ET LOCALISATION 2
I.2. HISTORIQUE 2
I.3. STATUT JURIDIQUE 5
I.4. MISSION ET FINAN CEMENT 5
I.S. LA STRU CTURATION DE LA FAO/T CEO En RD C 5
I.6. FON CTIONNEMENT DE LA COORDINATION TECHNIQUE 6
REGIONALE EST 6
I.6.1. SCHEMATIQUEMENT 7
CHAP II. DEROULEMENT DU STAGE 10
CONSTATATIONS 10
CONCLUSION, REMARQUES ET RE COMMANDATIONS 12
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