4. Le rôle et
les caractéristiques d'un bon tableau de bord
Le tableau de bord est un instrument de contrôle et de
comparaison mais le système d'information qu'il constitue est aussi en
fait un outil de dialogue, de communication et d'aide à la
décision. Il permet le contrôle permanent des réalisations
par rapport aux objectifs fixés dans le cadre de la démarche
budgétaire, attire l'attention sur les points clés de la gestion
et sur leur dérive éventuelle par rapport aux normes de
fonctionnement prévues. Il permet de diagnostiquer les points faibles et
de faire apparaître les anomalies qui peuvent influencer les
résultats de l'entreprise. Il doit enfin servir d'outil de dialogue
entre les différents niveaux hiérarchiques.
Selon les auteurs, un bon tableau de bord obéit
à la règle des « 3U » :
Ø Il est avant tout UTILE, permet au
responsable d'évaluer une situation dans la perspective de
décider des actions à entreprendre ;
Ø Il est ensuite UTILISABLE, le
responsable doit pouvoir facilement en extraire une information exploitable,
à travers un support synthétique ;
Ø Il est enfin UTILISE : à
travers la dimension d'animation, le tableau de bord peut devenir un
véritable outil au service du management d'une structure.
5. Les fonctions d'un tableau de
bord
Dans la définition des fonctions, P. VOYER indique que
le tableau de bord permet, de façon régulière et
même constante, de mesurer, de cerner, de suivre les clientèles.
Il constitue un avertisseur, un outil de prise de décision face aux
problèmes d'écarts, de variations ou de tendances entre le
prévu, le voulu, le réalisé et le vécu. Il peut
indiquer au gestionnaire la nécessité d'entreprendre une analyse
plus approfondie dans le système d'information de gestion. Les
gestionnaires peuvent être informés sur l'essentiel des paliers
inférieurs et peuvent aussi transmettre à leur tour des
indicateurs pertinents aux paliers supérieurs. Un système
rigoureux d'indicateurs permet d'améliorer sensiblement la mesure de la
performance et rend crédible les évaluations qui en sont
tirées. Le tableau de bord favorise la communication, l'échange
d'informations entre les gestionnaires, stimule la discussion en permettant de
cerner le dialogue sur la performance. Il motive l'ensemble du personnel par
l'utilisation d'informations plus objectives pour l'évaluation du
rendement. Il contribue à la formulation des objectifs de
l'organisation.
Section
2 : Conception et composition du
tableau de bord
1. Les composantes du tableau de bord
Le tableau de bord comprend beaucoup d'informations
essentielles à la bonne marche de l'organisation. Une organisation est
constituée de plusieurs services qui traitent la partie
financière, logistique et humaine. Une cohérence des informations
doit être établie afin de répondre aux besoins de chaque
responsable. Les informations sont agrégées et
représentatives pour être ressorties dans le tableau de bord.
Elles servent d'outil de mesure de performances et sont encore appelées
indicateurs de performance.
Chaque auteur dans sa démarche d'élaboration de
tableau de bord définit les indicateurs pouvant être
utilisés selon les besoins de l'organisation. Ce qui signifie qu'il
n'existe pas une liste exhaustive d'indicateurs.
Pour VOYER, « un indicateur comme est un
ensemble d'éléments d'information significative, un indice
représentatif, une statistique ciblée et contextualisée
selon une préoccupation de mesure, résultant de la collecte de
données sur un état, sur la manifestation observable d'un
phénomène ou sur un élément lié au
fonctionnement d'une organisation ».
Qui parle d'information significative fait cas d'une
information qui peut permettre de donner un sens à la gestion
matérielle, financière et humaine d'une organisation. Elle peut
être obtenue à partir des estimations effectuées sur une
population donnée (chiffres, matériel logistique, acteurs,
clients, fournisseurs, etc.). Les opérations obtenues à partir de
ces informations ressortent dans un tableau de bord sous forme d'indicateurs.
Il existe plusieurs types d'indicateurs et le choix doit porter sur ceux
pertinents.
1.1 Les
indicateurs :
L'identification d'un indicateur permet, lors de la conception
d'un tableau de bord, de déterminer l'objet à mesurer et de
préciser la collecte d'indices représentatifs à effectuer.
De multiples nomenclatures peuvent être utilisées pour distinguer
ou regrouper ces indicateurs.
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