2.2. Comptabilisation des opérations de
la Communauté
Il s'agit des activités du service de comptabilité
que nous allons présenter en trois étapes :
Ø le contrôle des pièces ;
Ø l'enregistrement des opérations ;
Ø la centralisation.
Nous essaierons de voir ce qui se fait à chacune de ces
trois étapes des activités du service de comptabilité,
tout en tenant compte de l'aspect pluri monétaire des opérations
comptables, à savoir : les opérations en monnaie nationale
(UML) et les opérations en devises (monnaies étrangères).
(UML = Unité monétaire Locale)
a. Les opérations en monnaie nationale (Francs
congolais)
1. Le contrôle des pièces
comptables
Aussitôt transmise au service de comptabilité,
les pièces comptables sont contrôlées avant d'être
classées.
Le contrôle des pièces comptables consiste
à vérifier si toutes les signatures autorisées ont
été apposées et si toutes les pièces justificatives
y sont jointes, si la numérotation est continue et qu'aucun
numéro n'a été sauté.
Pour les opérations financières (caisses et
banques), les pièces sont annexées aux livres financiers
respectifs. Ce sont ces livres financiers qui servent des journaux provisoires.
Ceci permet aux comptables de bien se rassurer qu'aucune pièce ne manque
et surtout que toutes les opérations ont été
transcrites.
Ci-joint la pièce de la situation journalière de
caisse tenue par la trésorière contrôlée par la
comptabilité. Cette situation montre comme les opérations ont
été passées et quel a été notre solde
à la clôture de la journée en faisant la différence
entre les recettes encaissées et les dépenses engagées.
Le livre de caisse en monnaie locale se présente de la
manière suivante :
Après vérification des pièces comptables,
celles-ci sont mises dans des classeurs appropriés (c'est-à-dire,
suivant la nature des opérations), dans un ordre croissant des
numéros des pièces. C'est l'étape du classement des
pièces comptables.
2. L'enregistrement des opérations
Il consiste en l'imputation et la journalisation des
opérations comptables.
La journalisation des opérations
comptables
C'est l'étape de la saisie sur ordinateur des
opérations dans les journaux respectifs. L'utilisation du Logiciel
comptable permet de gagner du temps et de corriger directement les erreurs
d'imputations.
En effet, il est possible de vérifier les imputations
effectuées pendant qu'on procède à la saisie des
opérations. Dès qu'on introduit le numéro de compte,
l'ordinateur affiche l'intitulé du compte concerné, le comptable
peut ainsi se rendre facilement compte qu'il s'est trompé de compte et
rectifier l'imputation en question.
La journalisation se fait mois par mois et le logiciel offre
l'option de modifier une écriture du journal tant que celui-ci n'est pas
clôturé pour le mois en question.
3. La centralisation des opérations
comptables
Dans le système comptable de la Communauté,
comme dans les autres systèmes informatiques, l'étape du journal
central est brûlée. Après la saisie des opérations,
le logiciel procède automatiquement à la centralisation dans le
grand livre et au report des totaux du grand-livre dans la balance de
vérification.
La Balance se présence comme ceci :
Il convient de noter que, pour les opérations en Francs
congolais, le traitement des opérations se fait normalement ;
c'est-à-dire, le montant comptabilisé c'est le même montant
se trouvant sur la pièce comptable et sur lequel porte
l'opération.
Les opérations de change des Francs congolais en
devises et vice-versa sont comptabilisées comme des virements internes
(compte 59).
2.3. Les Traitement des opérations en monnaies
étrangères
Comme nous l'avons dit plus haut, en dehors du Franc
congolais, la Communauté fait usage de deux monnaies
étrangères dans ses opérations courantes : le Dollars
américains et l'Euro.
Pour ces opérations en devises, les étapes de la
comptabilisation sont les mêmes que pour les opérations en monnaie
nationale.
Le livre des devises se présente de la manière
suivante :
Ainsi, pour ces opérations, l'établissement des
journaux provisoires consiste entre autres à convertir chaque
opération en monnaie nationale, suivant le taux du jour de
l'opération. Ce sont ces contre-valeurs en Francs congolais qui sont
enregistrées lors de la saisie des opérations. Chaque devise fait
l'objet d'un journal provisoire et un classement séparé des
pièces comptables.
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